Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα όταν απαντάτε σε διαβούλευση με τον Διαμεσολαβητή και όταν, ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων. Η παρούσα δήλωση καθορίζει επίσης τα δικαιώματα που έχετε ως υποκείμενο των δεδομένων.

Ειδικότερα, εξηγεί τον λόγο συλλογής και επεξεργασίας των δεδομένων· τον τρόπο με τον οποίο ο Διαμεσολαβητής συλλέγει, χειρίζεται και διασφαλίζει την προστασία των παρεχόμενων δεδομένων· και ποια δικαιώματα μπορούν να ασκήσουν οι συνεισφέροντες σε σχέση με τα δεδομένα τους.

1. Ποια προσωπικά δεδομένα θα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Οι συνεισφέροντες συμπληρώνουν το έντυπο επικοινωνίας στον ιστότοπο της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας, το οποίο κατευθύνει τις συνεισφορές στην ειδική ηλεκτρονική θυρίδα διαβούλευσης. Οι συνεισφορές μπορούν επίσης να σταλούν με επιστολή ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το αρμόδιο προσωπικό στο γραφείο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή επεξεργάζεται τις συνεισφορές.

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μπορεί να επικοινωνήσει με τους συνεισφέροντες για να ζητήσει διευκρινίσεις και/ή να διαδώσει τα αποτελέσματα της διαβούλευσης/έρευνας. Τα στοιχεία επικοινωνίας του προσώπου που είναι υπεύθυνο για την έρευνα παρέχονται στην πρόσκληση να απαντήσει στη διαβούλευση.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται και υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία είναι δεδομένα απαραίτητα για τη συμμετοχή στη διαβούλευση, ως εξής: όνομα, επώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περιγραφή θέσης εργασίας και προτιμώμενη γλώσσα για περαιτέρω αλληλογραφία, άλλη γλώσσα στην οποία κάποιος θα δεχόταν απάντηση και περιεχόμενο (ως επί το πλείστον, τις απόψεις του ατόμου ή του οργανισμού σχετικά με το θέμα).

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επιθυμεί να δώσει στο κοινό και στα ενδιαφερόμενα μέρη την ευκαιρία να εκφράσουν τις απόψεις τους στο πλαίσιο στρατηγικών ερευνών και πρωτοβουλιών που θα μπορούσαν να επωφεληθούν από εξωτερική συμβολή και, ως εκ τούτου, μπορούν να ξεκινήσουν δημόσιες διαβουλεύσεις.

3. Ποια είναι η νομική βάση και η αναγκαιότητα για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων;

Η νομική βάση για την επεξεργασία αυτή είναι το άρθρο 11 της ΣΕΕ.

Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κανονισμό 2018/1725 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ. Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον [άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού 2018/1725].

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Ο Τομέας Τεχνολογιών Πληροφοριών και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή διαχειρίζεται τα δεδομένα που υποβάλλονται στον ιστότοπο. Το προσωπικό του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή που είναι αρμόδιο για τη διεξαγωγή δημόσιων διαβουλεύσεων και το εξουσιοδοτημένο προσωπικό, σε βάση «ανάγκης γνώσης», θα επεξεργάζονται περαιτέρω τα δεδομένα που υποβάλλουν οι συνεισφέροντες.

5. Ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των δεδομένων;

το προσωπικό του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή που είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση αυτής της πράξης επεξεργασίας έχει πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα· καθώς και άλλο εξουσιοδοτημένο προσωπικό της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας σε βάση «ανάγκης γνώσης».

Στο πλαίσιο της διαδικασίας έρευνας, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διαβιβάζει στο αρμόδιο θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμό της ΕΕ όλες τις συνεισφορές που έλαβε. Για λόγους διαφάνειας, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δημοσιοποιεί τις παρατηρήσεις που λαμβάνει στο πλαίσιο διαβούλευσης.

Όταν συμμετέχετε σε διαβούλευση, πρέπει να αναφέρετε τον εαυτό σας και τον οργανισμό για λογαριασμό του οποίου συμβάλλετε. Ανώνυμες συνεισφορές σε διαβουλεύσεις δεν γίνονται δεκτές. Αυτό γίνεται για να αποφευχθεί η κακή χρήση.

Για λόγους διαφάνειας, η Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια προβαίνει σε δημόσιες συνεισφορές που έλαβε ως απάντηση σε δημόσια διαβούλευση. Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν θα δημοσιοποιηθούν. Θα πρέπει να αποφεύγετε να συμπεριλαμβάνετε περιττά προσωπικά δεδομένα στις συνεισφορές σας, ιδίως προσωπικά δεδομένα τρίτων. Εάν συμπεριληφθούν τέτοια δεδομένα, θα διαγραφούν από την έκδοση που δημοσιοποιείται.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Οι συνεισφορές αποθηκεύονται στη σχετική δικογραφία σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης του συστήματος διαχείρισης υποθέσεων του Διαμεσολαβητή για περίοδο δέκα ετών μετά την περάτωση της υπόθεσης ^[2]. Αυτό περιλαμβάνει βασικές προσωπικές πληροφορίες (όνομα, επώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), γλωσσικές προτιμήσεις και απαντήσεις. Οι συνεισφορές αρχειοθετούνται σύμφωνα με την πολιτική αρχειοθέτησης του Διαμεσολαβητή ^[3].

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα σας;

Τα ηλεκτρονικά δεδομένα αποθηκεύονται στους διακομιστές του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Τα δεδομένα αυτά προστατεύονται από πολυάριθμα μέτρα ασφαλείας που έχει θεσπίσει ο τομέας των τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή για την προστασία της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής περιουσίας του θεσμικού οργάνου.

Η πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προστατεύεται μέσω της διαχείρισης των δικαιωμάτων πρόσβασης, τα οποία είναι αυστηρά περιορισμένα και βασίζονται στην αρχή της «ανάγκης γνώσης».

Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν δημοσιοποιούνται ποτέ, αλλά αποθηκεύονται και μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή για την αλληλογραφία που σχετίζεται με την απάντηση που παρέχεται.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Όταν συμμετέχετε σε μια διαβούλευση, μπορείτε να επιλέξετε αν τα προσωπικά σας δεδομένα θα πρέπει να δημοσιευτούν ή όχι στον ιστότοπό μας.

Έχετε επίσης συγκεκριμένα δικαιώματα ως «υποκείμενο των δεδομένων» σύμφωνα με το κεφάλαιο III (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, ιδίως το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα και διόρθωσής τους σε περίπτωση που τα προσωπικά σας δεδομένα είναι ανακριβή ή ελλιπή. Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχετε το δικαίωμα να διαγράψετε τα προσωπικά σας δεδομένα, να περιορίσετε την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων.

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα απαντήσει στα αιτήματά σας το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός.

Τέλος, έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε ανά πάσα στιγμή στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, εάν θεωρείτε ότι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει παραβιάσει τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού 2018/1725 λόγω της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να στέλνετε ερωτήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων που αφορούν τις δημόσιες διαβουλεύσεις του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή στην ακόλουθη διεύθυνση: EO@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή στην ακόλουθη διεύθυνση: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu

[2] Βλέπε: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Βλέπε: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.