Δημόσιες εκδηλώσεις του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή

Δημόσιο αρχείο δραστηριότητας επεξεργασίας [1]: Χειρισμός προσωπικών στοιχείων και στοιχείων επικοινωνίας, φωτογραφιών, βίντεο και ηχογραφήσεων ομιλητών και συμμετεχόντων σε δημόσιες εκδηλώσεις, είτε εντός είτε εκτός διαδικτύου, του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή

1. Τελευταία ενημέρωση αυτής της εγγραφής: 12-05-2021

2. Αριθμός αναφοράς [2]: 4/2021

3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας [3]: Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Αρμόδιος: Μονάδα Επικοινωνίας, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων:

Francesca Pavesi - Αναπληρώτρια ΥΠΔ: κ. Nicholas Hernanz

Ηλεκτρονική διεύθυνση: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εκτελούντος την επεξεργασία [4]: Ενδέχεται να υπάρχουν εκτελούντες την επεξεργασία για συγκεκριμένα συμβάντα: εργολάβοι και υπεργολάβοι που χρησιμοποιούνται για τη γενική οργάνωση, διαχείριση και πληρωμή της εγγραφής, οργάνωση ταξιδίων κ.λπ.

Οι συμβατικές ρήτρες διασφαλίζουν ότι οι εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων επεξεργάζονται τα ονόματα, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα τραπεζικά στοιχεία των ομιλητών και άλλων συμμετεχόντων στις εκδηλώσεις του Διαμεσολαβητή μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Διαμεσολαβητή. Οι ίδιες ρήτρες διασφαλίζουν ότι οι φωτογράφοι μπορούν να διαβιβάζουν φωτογραφίες που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια εκδήλωσης του Διαμεσολαβητή μόνο στη Μονάδα Επικοινωνιών. Όλοι οι επεξεργαστές δεδομένων πρέπει να έχουν λάβει πιστοποίηση από αναγνωρισμένους διεθνείς επαγγελματίες προστασίας δεδομένων.

Σε περίπτωση εκδηλώσεων που μεταδίδονται μέσω διαδικτύου, όπως ένα διαδικτυακό σεμινάριο, η σχετική διαδικτυακή πλατφόρμα (δηλαδή η WebEx) ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων για την τεχνική παροχή της διαδικτυακής εκδήλωσης, είτε μέσω προγράμματος περιήγησης είτε μέσω εφαρμογής για φορητές συσκευές. Ισχύουν οι σχετικές δηλώσεις περί ιδιωτικότητας.

Σε περίπτωση χρήσης εργαλείων δημοσκοπήσεων και ερωτήσεων που προστίθενται στην ψηφιακή πλατφόρμα (δηλαδή Slido), το σχετικό εργαλείο ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία ορισμένων δεδομένων, όπως οι διευθύνσεις IP των συμμετεχόντων. Ισχύουν η σχετική πολιτική cookie και οι δηλώσεις απορρήτου.

6. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του (των) από κοινού υπευθύνου(-ων) επεξεργασίας [5]:

Για εκδηλώσεις που διοργανώνονται στις:

• Κτίρια του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (ΕΚ): το ΕΚ είναι από κοινού υπεύθυνος επεξεργασίας για την επεξεργασία της άδειας πρόσβασης στα κτίριά του για λόγους ασφαλείας.
• Εγκαταστάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής: η ΕΚ είναι από κοινού υπεύθυνος επεξεργασίας για την επεξεργασία της άδειας πρόσβασης στα κτίριά της για λόγους ασφαλείας.
• ιδιωτικές εμπορικές εγκαταστάσεις (όπως ξενοδοχεία): η ιδιωτική εμπορική οντότητα είναι από κοινού υπεύθυνος επεξεργασίας για την επαλήθευση της ταυτότητας των προσκεκλημένων στην εκδήλωση.

7. Σκοπός/-οι της επεξεργασίας [6]: Η Μονάδα Επικοινωνίας συντονίζει, οργανώνει και διαχειρίζεται διάφορα είδη δημόσιων εκδηλώσεων σύμφωνα με τη στρατηγική του Διαμεσολαβητή και το ετήσιο σχέδιο διαχείρισης του γραφείου. Στόχοι της είναι η διατήρηση της υψηλής προβολής του έργου δημοσίου συμφέροντος του γραφείου.

Ως εκ τούτου, συλλέγονται δεδομένα με σκοπό την αποστολή προσκλήσεων και πληροφοριών σε δυνητικούς ομιλητές και συμμετέχοντες, τη διευκόλυνση της εγγραφής στην εκδήλωση, την παρακολούθηση της εκδήλωσης και τη διευκόλυνση και βελτίωση της ανταλλαγής απόψεων και της μελλοντικής συνεργασίας με ομιλητές και συμμετέχοντες και μεταξύ αυτών.

Τα δεδομένα συλλέγονται επίσης με σκοπό τη διευκόλυνση των οικονομικών και συμβατικών σχέσεων με ομιλητές και άλλους συμμετέχοντες και προμηθευτές, την πραγματοποίηση ταξιδιωτικών και ξενοδοχειακών ρυθμίσεων και την εκπλήρωση των απαιτήσεων ασφάλειας.

Εικόνες, όπως φωτογραφίες και βιντεοσκοπήσεις και ηχογραφήσεις, που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία των δραστηριοτήτων του Διαμεσολαβητή.

8. Περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα [7]:

Υποκείμενα των δεδομένων

Όλα τα πρόσωπα (εσωτερικά και εξωτερικά) που προσκαλούνται και συμμετέχουν στις εκδηλώσεις, δηλαδή:

• μέλη του Ευρωπαϊκού Δικτύου Διαμεσολαβητών·
• εκπρόσωποι των θεσμικών και λοιπών οργάνων ή οργανισμών της ΕΕ·
• εκπρόσωποι οργανώσεων της κοινωνίας των πολιτών, ενώσεων και ΜΚΟ·
• πανεπιστημιακοί/άτομα που παρακολουθούν στενά το έργο του Διαμεσολαβητή·
• δημοσιογράφοι·
• εξωτερικοί προμηθευτές, όπως συντονιστές και φωτογράφοι·
• μέλη του προσωπικού του γραφείου του Διαμεσολαβητή·
• κάθε συμμετέχων σε εκδήλωση του Διαμεσολαβητή.

Πεδία δεδομένων

• Ονόματα δυνητικών ομιλητών, συμμετεχόντων και εξωτερικών προμηθευτών·
• διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου των ομιλητών, των συμμετεχόντων και των εξωτερικών προμηθευτών·
• Τίτλοι εργασίας, βιογραφικά σημειώματα ομιλητών·
• Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού ομιλητών και εξωτερικών προμηθευτών·
• Ονόματα εργοδοτών ομιλητών (κατά περίπτωση), συμμετεχόντων και εξωτερικών προμηθευτών·
• Εικόνες, όπως φωτογραφίες και βιντεοσκοπήσεις και ηχογραφήσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων·
• Εικόνες και ηχογραφήσεις και βιντεοσκοπήσεις που παρέχονται από δυνητικούς ομιλητές·
• Ερωτήσεις που υποβάλλονται κατά τη διάρκεια διαδικτυακών εκδηλώσεων από τους συμμετέχοντες μέσω εργαλείων δημοσκοπήσεων και ερωτήσεων.

9. Προθεσμία διατήρησης των δεδομένων και, ει δυνατόν, διαγραφής [8]: Τα ονόματα, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι αριθμοί τηλεφώνου, τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, τα βιογραφικά σημειώματα και τα ονόματα των εργοδοτών (κατά περίπτωση) των συμμετεχόντων διατηρούνται για πέντε έτη, μετά τα οποία διαγράφονται, ενώ τα ονόματα, τα στοιχεία επικοινωνίας και οι εικόνες των ομιλητών αρχειοθετούνται για ιστορικούς σκοπούς.

Τα δεδομένα, ιδίως τα ονόματα, οι τίτλοι και οι εικόνες των ομιλητών, δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και παραμένουν εκεί επ’ αόριστον.

Οι φωτογραφίες και οι εγγραφές βίντεο ή ήχου από δημόσιες εκδηλώσεις αποθηκεύονται εσωτερικά για πέντε έτη, μετά τα οποία διαγράφονται. Τα έγγραφα που θεωρούνται συναφή με τις δραστηριότητες του γραφείου αρχειοθετούνται στη συνέχεια για ιστορικούς σκοπούς.

10. Αποδέκτες των δεδομένων [9]:

Η Μονάδα Επικοινωνίας, η οποία συντονίζει, οργανώνει και διαχειρίζεται δημόσιες εκδηλώσεις σύμφωνα με τη στρατηγική του Διαμεσολαβητή και το ετήσιο σχέδιο διαχείρισης του γραφείου.

Η Γενική Γραμματεία και η Μονάδα Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού, οι οποίες χειρίζονται τις οικονομικές και συμβατικές πτυχές των δημόσιων εκδηλώσεων.

Το ιδιαίτερο γραφείο του Διαμεσολαβητή, το οποίο παρέχει τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας των ομιλητών ή των συμμετεχόντων.

Ονόματα, τίτλοι θέσεων εργασίας και εικόνες ομιλητών και συμμετεχόντων σε εκδηλώσεις μπορούν να εμφανίζονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή, στο Extranet του Δικτύου και στην ετήσια έκθεση, στη διάθεση του κοινού. Τα εν λόγω δεδομένα μπορούν επίσης να εμφανίζονται στο Network in Focus, ένα ενημερωτικό δελτίο του Ευρωπαϊκού Δικτύου Διαμεσολαβητών, το οποίο είναι διαθέσιμο στο Extranet του Δικτύου και στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή.

Τα δεδομένα μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης του Διαμεσολαβητή, τα οποία είναι διαθέσιμα στο κοινό.

Οι κατάλογοι των ομιλητών και των συμμετεχόντων σε μια εκδήλωση διανέμονται σε όλους τους ομιλητές και τους συμμετέχοντες.

Τα ονόματα, οι τίτλοι και οι εικόνες των ομιλητών και των συμμετεχόντων σε μια εκδήλωση μπορούν να δημοσιεύονται στο εσωτερικό ενημερωτικό δελτίο του γραφείου του Διαμεσολαβητή.

11. Υπάρχουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες και/ή σε διεθνείς οργανισμούς;[10]: Α.Α.

12. Γενική περιγραφή των μέτρων ασφαλείας [11]: Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του προσωπικού του Διαμεσολαβητή και των εξωτερικών υποκειμένων των δεδομένων —τα οποία συλλέγονται στο πλαίσιο της διοργάνωσης εκδηλώσεων— προστατεύονται από μέτρα ασφαλείας που θεσπίζονται από τον τομέα των τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών για τη διαφύλαξη της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του θεσμικού οργάνου.

13. Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους πρόσβασης και διόρθωσης και, κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και φορητότητας των δεδομένων [12]:

• Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματά του, για παράδειγμα, ζητώντας πρόσβαση και διόρθωση ή διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αποστέλλοντας ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Το αίτημα διεκπεραιώνεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός ενός μηνός.
• Κατά την εγγραφή σε μια εκδήλωση, οι δυνητικοί συμμετέχοντες ενημερώνονται ότι ενδέχεται να ληφθούν εικόνες τους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και να χρησιμοποιηθούν από το γραφείο του Διαμεσολαβητή για επικοινωνιακούς σκοπούς. Εάν έχουν οποιεσδήποτε ανησυχίες, μπορούν να επικοινωνήσουν με τη Μονάδα Επικοινωνίας μέσω της διεύθυνσης eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Η Μονάδα θα προσπαθήσει να ικανοποιήσει τις ανησυχίες τους στο μέτρο του δυνατού (για παράδειγμα, ανάλογα με τη διαμόρφωση της αίθουσας ή σκοτεινιάζοντας/καλύπτοντας την εικόνα τους σε ομαδικές εκτυπωμένες οθόνες που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια διαδικτυακών σεμιναρίων και ψηφιακών διασκέψεων).
• Οι δυνητικοί συμμετέχοντες ερωτώνται επίσης αν επιθυμούν να προστεθούν τα στοιχεία επικοινωνίας τους στους καταλόγους επαφών του Διαμεσολαβητή ώστε να ενημερώνονται σχετικά με μελλοντικές δραστηριότητες. Όλες οι μελλοντικές επικοινωνίες τους επιτρέπουν να διαγραφούν από αυτές τις λίστες, αν το επιθυμούν.

Δήλωση περί ιδιωτικότητας

σχετικά με τη συλλογή ονομάτων, στοιχείων επικοινωνίας, φωτογραφιών, βίντεο, ηχογραφήσεων και φωτογραφικών και οπτικοακουστικών βοηθημάτων από τη Μονάδα Επικοινωνίας του Γραφείου του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή

Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγει το Γραφείο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, γιατί και πώς τα συλλέγει, τα επεξεργάζεται, τα χρησιμοποιεί και τα αποθηκεύει. Η δήλωση περιγράφει επίσης τον τρόπο με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους.

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.

1. Ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

• Ονόματα δυνητικών ομιλητών, συμμετεχόντων και εξωτερικών προμηθευτών.
• Ηλεκτρονικές διευθύνσεις και αριθμοί τηλεφώνου των ομιλητών, των συμμετεχόντων και των εξωτερικών προμηθευτών.
• Τίτλοι εργασίας, βιογραφικά σημειώματα ομιλητών.
• Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού ομιλητών και εξωτερικών προμηθευτών.
• Ονόματα εργοδοτών ομιλητών (κατά περίπτωση), συμμετεχόντων και εξωτερικών προμηθευτών.
• Εικόνες, όπως φωτογραφίες και εγγραφές βίντεο και ήχου που λαμβάνονται σε εκδηλώσεις.
• Εικόνες και εγγραφές ήχου και βίντεο που παρέχονται από πιθανά ηχεία.

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Με αποκλειστικό σκοπό τον συντονισμό, τη διοργάνωση και τη διαχείριση των δημόσιων εκδηλώσεων του Διαμεσολαβητή.

3. Ποιες είναι οι νομικές βάσεις και η ανάγκη επεξεργασίας αυτών των δεδομένων;

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα κατά την άσκηση των καθηκόντων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή προς το δημόσιο συμφέρον σύμφωνα με το καταστατικό του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού 2018/1725. Ρωτάμε επίσης τους πιθανούς συμμετέχοντες αν επιθυμούν να προστεθούν τα στοιχεία επικοινωνίας τους στη βάση δεδομένων μας.

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία δεδομένων, την οποία διενεργούν οι Μονάδες Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού και Επικοινωνίας. Η Μονάδα Επικοινωνίας μπορεί να αναθέτει σε εξωτερικούς επαγγελματίες να φωτογραφίζουν και να μαγνητοσκοπούν τις δημόσιες εκδηλώσεις του Διαμεσολαβητή.

5. Ποιος είναι ο επεξεργαστής;

Ενδέχεται να υπάρχουν εκτελούντες την επεξεργασία για συγκεκριμένα συμβάντα: εργολάβοι και υπεργολάβοι που χρησιμοποιούνται για τη γενική οργάνωση, διαχείριση και πληρωμή της εγγραφής κ.λπ.

Οι συμβατικές ρήτρες διασφαλίζουν ότι οι εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων επεξεργάζονται τα ονόματα, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα τραπεζικά στοιχεία των ομιλητών και άλλων συμμετεχόντων στις εκδηλώσεις του Διαμεσολαβητή μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Διαμεσολαβητή. Οι ίδιες ρήτρες διασφαλίζουν ότι οι φωτογράφοι μπορούν να διαβιβάζουν φωτογραφίες που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια εκδήλωσης του Διαμεσολαβητή μόνο στη Μονάδα Επικοινωνιών. Όλοι οι επεξεργαστές δεδομένων πρέπει να έχουν λάβει πιστοποίηση από αναγνωρισμένους διεθνείς επαγγελματίες προστασίας δεδομένων.

Σε περίπτωση εκδηλώσεων που μεταδίδονται μέσω διαδικτύου, όπως ένα διαδικτυακό σεμινάριο, η σχετική διαδικτυακή πλατφόρμα (δηλαδή η WebEx) ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων για την τεχνική παροχή της διαδικτυακής εκδήλωσης, είτε μέσω προγράμματος περιήγησης είτε μέσω εφαρμογής για φορητές συσκευές. Ισχύουν οι σχετικές δηλώσεις περί ιδιωτικότητας.

Σε περίπτωση χρήσης εργαλείων δημοσκοπήσεων και ερωτήσεων που προστίθενται στην ψηφιακή πλατφόρμα (δηλαδή Slido), το σχετικό εργαλείο ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία ορισμένων δεδομένων, όπως οι διευθύνσεις IP των συμμετεχόντων. Ισχύουν η σχετική πολιτική cookie και οι δηλώσεις απορρήτου.

6. Ποιος λαμβάνει τα δεδομένα;

• Μέλη ομάδας της Μονάδας Επικοινωνίας, της Γενικής Γραμματείας, της Μονάδας Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού και του ιδιαίτερου γραφείου του Διαμεσολαβητή, το έργο των οποίων απαιτεί από αυτούς να χειρίζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με τη διοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων.
• Δικτυακός τόπος και ετήσια έκθεση του Διαμεσολαβητή, διαθέσιμα στο κοινό. Το Extranet του Δικτύου, ιστότοπος διαθέσιμος μόνο για τα μέλη του Δικτύου. Τα δεδομένα μπορούν επίσης να εμφανίζονται στο Network in Focus, ένα ενημερωτικό δελτίο του Ευρωπαϊκού Δικτύου Διαμεσολαβητών, το οποίο είναι διαθέσιμο στο Extranet του Δικτύου και στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή.
• Τα δεδομένα μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης του Διαμεσολαβητή, τα οποία είναι διαθέσιμα στο κοινό.
• Οι κατάλογοι των ομιλητών και των συμμετεχόντων σε μια εκδήλωση διανέμονται σε όλους τους ομιλητές και τους συμμετέχοντες.
• Τα ονόματα και οι εικόνες των ομιλητών και των συμμετεχόντων σε μια εκδήλωση μπορούν να δημοσιεύονται στο εσωτερικό ενημερωτικό δελτίο του γραφείου του Διαμεσολαβητή.

7. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

• Τα ονόματα και οι επαγγελματικοί τίτλοι των ομιλητών σε εκδηλώσεις, καθώς και τα ονόματα των εργοδοτών τους (κατά περίπτωση), δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή.
• Εικόνες και ηχογραφήσεις από εκδηλώσεις δημοσιεύονται στον ιστότοπο της Διαμεσολαβήτριας, χρησιμοποιούνται στις δημοσιεύσεις της και διανέμονται μέσω των επίσημων λογαριασμών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αποθηκεύονται επίσης εσωτερικά για πέντε έτη, μετά τα οποία διαγράφονται. Τα έγγραφα που θεωρούνται συναφή με τις δραστηριότητες του γραφείου αρχειοθετούνται στη συνέχεια για ιστορικούς σκοπούς.

8. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα σας;

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προστατεύονται με μέτρα ασφαλείας, τα οποία θεσπίζονται από τον τομέα των τεχνολογιών των πληροφοριών και των επικοινωνιών στο γραφείο του Διαμεσολαβητή για τη διαφύλαξη της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του θεσμικού οργάνου.

9. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

• Το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματά του, για παράδειγμα, ζητώντας πρόσβαση και διόρθωση ή διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αποστέλλοντας ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Η αίτηση διεκπεραιώνεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός μηνός από την παραλαβή της.

α) Κατά την εγγραφή σε εκδήλωση, ενημερώνουμε τους δυνητικούς συμμετέχοντες ότι ενδέχεται να ληφθούν εικόνες τους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και να χρησιμοποιηθούν από το γραφείο του Διαμεσολαβητή για επικοινωνιακούς σκοπούς. Εάν έχουν οποιεσδήποτε ανησυχίες, μπορούν να επικοινωνήσουν με τη Μονάδα Επικοινωνίας μέσω της διεύθυνσης eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Η Μονάδα θα προσπαθήσει να ικανοποιήσει τις ανησυχίες τους στο μέτρο του δυνατού (για παράδειγμα, ανάλογα με τη διαμόρφωση της αίθουσας ή συσκοτίζοντας την εικόνα τους σε ομαδικές εκτυπωμένες οθόνες που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια διαδικτυακών σεμιναρίων και ψηφιακών διασκέψεων).

• Ρωτάμε επίσης τους πιθανούς συμμετέχοντες αν θέλουν να προστεθούν στις λίστες επαφών μας, ώστε να μπορέσουμε να τους ενημερώσουμε για τις δραστηριότητές μας. Όλες οι μελλοντικές επικοινωνίες θα τους επιτρέψουν να διαγραφούν από αυτές τις λίστες, αν το επιθυμούν.

10. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, το υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να αποστείλει ερωτήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Προϊστάμενος της Μονάδας Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού
Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

ή να υποβάλει καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων: edps@edps.europa.eu

Στρασβούργο, 12/5/2021

 

[1] Συμπληρώνεται από τον ελεγκτή. Βλ. άρθρο 31 παράγραφοι 1 και 5 σχετικά με τα αρχεία των δραστηριοτήτων επεξεργασίας του κανονισμού 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Για τον εντοπισμό. Εάν το γραφείο αποφασίσει να τηρεί κεντρικό μητρώο, επικοινωνήστε με τον κάτοχο του εν λόγω μητρώου για να λάβετε αριθμό αναφοράς.

[3] Χρήση λειτουργικών γραμματοκιβωτίων στο μέτρο του δυνατού για τη διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας.

[4] Κατά περίπτωση. Εάν χρησιμοποιείτε εκτελούντα την επεξεργασία (εργολάβο) για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό σας, παρακαλείστε να το αναφέρετε (π.χ. αξιολογήσεις 360°, εξωτερικές υπηρεσίες ΤΠ ή ιατρικές εξετάσεις πριν από την πρόσληψη).

[5] Κατά περίπτωση. Εάν είστε από κοινού υπεύθυνος με άλλο θεσμικό όργανο της ΕΕ, παρακαλείσθε να το αναφέρετε εδώ (π.χ. δύο θεσμικά όργανα με κοινή ιατρική υπηρεσία). Εάν συμβαίνει αυτό, φροντίστε να αναφέρετε στην περιγραφή ποιος είναι υπεύθυνος για το τι και ποιοι μπορούν να απευθύνουν τα ερωτήματά τους.

[6] Πολύ συνοπτική περιγραφή του τι σκοπεύετε να επιτύχετε. εάν το πράττετε αυτό σε συγκεκριμένη νομική βάση, να το αναφέρετε επίσης (π.χ. κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης για τις διαδικασίες επιλογής).

[7] Σε περίπτωση που οι κατηγορίες δεδομένων διαφέρουν μεταξύ των διαφόρων κατηγοριών προσώπων, εξηγήστε επίσης (π.χ.: ύποπτοι έναντι μαρτύρων σε διοικητικές έρευνες)

[8] Αναφέρετε τη διοικητική περίοδο διατήρησής σας, συμπεριλαμβανομένου του σημείου έναρξής της· διαφοροποίηση μεταξύ κατηγοριών προσώπων ή δεδομένων, όπου απαιτείται (π.χ. στις διαδικασίες επιλογής: υποψήφιοι που συμπεριλήφθηκαν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων έναντι εκείνων που δεν συμπεριλήφθηκαν).

[9] Ποιος θα έχει πρόσβαση στα δεδομένα στο πλαίσιο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή; Είναι κανείς έξω από το γραφείο; Δεν χρειάζεται να αναφέρονται οντότητες που ενδέχεται να έχουν πρόσβαση κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης έρευνας (π.χ. OLAF, ΕΕΠΔ, Ελεγκτικό Συνέδριο).

[10] Εάν ναι, συμπεριλάβετε τον προσδιορισμό της χώρας ή του διεθνούς οργανισμού και την τεκμηρίωση των κατάλληλων διασφαλίσεων (π.χ. εκτελών την επεξεργασία σε τρίτη χώρα χρησιμοποιώντας τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες, δημόσια αρχή τρίτης χώρας με την οποία συνεργάζεστε βάσει συνθήκης).

[11] Όπου είναι δυνατόν. Συμπεριλάβετε μια γενική περιγραφή των μέτρων ασφαλείας σας που θα μπορούσατε επίσης να παρέχετε στο κοινό. Βλ. άρθρο 33 σχετικά με την ασφάλεια της επεξεργασίας του κανονισμού 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Εξετάστε το ενδεχόμενο δημοσίευσης του σχετικού μέρους της δήλωσης περί ιδιωτικότητας και παροχής συνδέσμου. Βλ. άρθρα 15 και 16 σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται στα υποκείμενα των δεδομένων και άρθρα 17 έως 22 σχετικά με τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων του κανονισμού 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725