Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Έχοντας υπόψη

(1) τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2018 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (ο κανονισμός)^[1], και ιδίως το άρθρο 45 παράγραφος 3, και

(2) το έγγραφο θέσης του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (o « ΕΕΠΔ ») σχετικά με τον ρόλο των υπευθύνων προστασίας δεδομένων των θεσμικών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ,

Αποφασίζει:

Άρθρο 1 Ορισμός του υπευθύνου προστασίας δεδομένων

1. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής ορίζει έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (εφεξής «ΥΠΔ») μεταξύ των μελών του προσωπικού του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή βάσει των προσωπικών και επαγγελματικών του προσόντων και, ιδίως, βάσει της εμπειρογνωσίας που διαθέτει στον τομέα του δικαίου και των πρακτικών περί προστασίας δεδομένων, καθώς και βάσει της ικανότητας εκπλήρωσης των καθηκόντων του. Είναι δυνατόν να διοριστεί και αναπληρωτής ΥΠΔ κατόπιν διαβούλευσης με τον ΥΠΔ^[2]. Ο ΥΠΔ μπορεί να επικουρείται από βοηθητικό προσωπικό.

2. Η θητεία του ΥΠΔ είναι διάρκειας πέντε ετών με δυνατότητα ανανέωσης.

3. Τα στοιχεία επικοινωνίας του ΥΠΔ πρέπει να γνωστοποιούνται στον ΕΕΠΔ και να δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

4. Ο ΥΠΔ εφόσον έχει παύσει να πληροί τις προϋποθέσεις που απαιτούνται για την άσκηση των καθηκόντων του είναι δυνατό να απαλλαχθεί από τα καθήκοντά του με τη συγκατάθεση του ΕΕΠΔ. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι ο ΥΠΔ δεν πληροί πλέον τις απαιτούμενες προϋποθέσεις κατόπιν πρότασης του Γενικού Γραμματέα. Για τους σκοπούς της εξασφάλισης της συγκατάθεσης του ΕΕΠΔ σε τέτοιου είδους περίπτωση απαλλαγής, σύμφωνα με το άρθρο 44 παράγραφος 8 του κανονισμού, ζητείται η γραπτή συγκατάθεση του ΕΕΠΔ. Αντίγραφο της συγκατάθεσης αυτής αποστέλλεται στον ΥΠΔ.

Άρθρο 2 Καθεστώς του ΥΠΔ

1. Ο ΥΠΔ λογοδοτεί στον Γενικό Γραμματέα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

2. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 1, ο ΥΠΔ ενεργεί ανεξάρτητα. Ο ΥΠΔ δεν μπορεί να λαμβάνει εντολές για την άσκηση των καθηκόντων του και δεν μπορεί να απολυθεί ούτε να υποστεί κυρώσεις επειδή επιτέλεσε τα καθήκοντά του.

3. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής διασφαλίζει ότι:

(α) ο ΥΠΔ συμμετέχει, δεόντως και εγκαίρως, σε όλα τα ζητήματα τα οποία σχετίζονται με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

(β) ο ΥΠΔ διαθέτει τον απαραίτητο χρόνο και τους απαραίτητους πόρους για την άσκηση των καθηκόντων του καθώς και για τη διατήρηση της εμπειρογνωσίας του· και

(γ) δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ των καθηκόντων και υποχρεώσεων του ΥΠΔ και άλλων επισήμων καθηκόντων και υποχρεώσεων που ενδεχομένως αυτός επιτελεί.

4. Ο ΥΠΔ και το σχετικό βοηθητικό προσωπικό δεσμεύονται από την υποχρέωση τήρησης του απορρήτου ή της εμπιστευτικότητας όσον αφορά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης.

Άρθρο 3 Καθήκοντα, αρμοδιότητες και εξουσίες του υπευθύνου προστασίας δεδομένων

1. Ο ΥΠΔ ενημερώνει και συμβουλεύει τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή σχετικά με τις υποχρεώσεις του θεσμικού οργάνου σύμφωνα με τον κανονισμό και άλλες διατάξεις της Ένωσης σχετικά με την προστασία των δεδομένων.

2. Ο ΥΠΔ διασφαλίζει με ανεξάρτητο τρόπο την εσωτερική εφαρμογή του κανονισμού και παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τον κανονισμό, με άλλες ισχύουσες νομοθετικές πράξεις του ενωσιακού δικαίου που περιέχουν διατάξεις για την προστασία των δεδομένων και με τις πολιτικές του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σε σχέση με την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων της ανάθεσης αρμοδιοτήτων, της ενίσχυσης της ευαισθητοποίησης και της κατάρτισης των υπαλλήλων που συμμετέχουν στις πράξεις επεξεργασίας, και των σχετικών ελέγχων.

3. Ο ΥΠΔ διασφαλίζει ότι τα υποκείμενα των δεδομένων ενημερώνονται για τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους βάσει του κανονισμού.

4. Ο ΥΠΔ παρέχει συμβουλές, κατόπιν σχετικού αιτήματος, όσον αφορά την αναγκαιότητα

(α) γνωστοποίησης στον ΕΕΠΔ και/ή ανακοίνωσης στο υποκείμενο των δεδομένων παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

(β) πραγματοποίησης εκτίμησης αντικτύπου σχετικά με την προστασία των δεδομένων, παρακολούθησης της υλοποίησής της και διαβούλευσης με τον ΕΕΠΔ σε περίπτωση αμφιβολίας όσον αφορά την ανάγκη διενέργειας εκτίμησης αντικτύπου σχετικά με την προστασία των δεδομένων, και

(γ) όσον αφορά την ανάγκη προηγούμενης διαβούλευσης με τον ΕΕΠΔ και διαβούλευσης με τον ΕΕΠΔ σε περίπτωση αμφιβολίας όσον αφορά την ανάγκη προηγούμενης διαβούλευσης.

5. Ο ΥΠΔ ανταποκρίνεται στα αιτήματα του ΕΕΠΔ και,·στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του, συνεργάζεται και διαβουλεύεται με τον ΕΕΠΔ, είτε κατόπιν αιτήματος του τελευταίου είτε με δική του πρωτοβουλία.

6. Ο ΥΠΔ διασφαλίζει ότι τα δικαιώματα και οι ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων δεν θίγονται από τις δραστηριότητες επεξεργασίας για τις οποίες υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.

7. Ο ΥΠΔ συστήνει κεντρικό μητρώο στο οποίο θα τηρεί αρχεία των πράξεων επεξεργασίας και των παραβιάσεων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Ο ΥΠΔ μεριμνά ώστε το μητρώο στο οποίο τηρούνται τα αρχεία των πράξεων επεξεργασίας να είναι προσβάσιμο, επίσης ηλεκτρονικά, από το κοινό. Κατόπιν σχετικού αιτήματος, τα αρχεία των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που τελούν υπό την ευθύνη του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή τίθενται στη διάθεση του ΕΕΠΔ.

8. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, η επιτροπή προσωπικού και κάθε φυσικό πρόσωπο μπορούν να συμβουλεύονται τον ΥΠΔ ως προς κάθε θέμα που άπτεται της ερμηνείας ή της εφαρμογής του κανονισμού, χωρίς να ακολουθούν την επίσημη οδό, στον βαθμό που σχετίζεται με πράξεις επεξεργασίας δεδομένων για τις οποίες υπεύθυνος είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής. Ο ΥΠΔ παρέχει, στο μέτρο του δυνατού, πληροφορίες που είναι κατανοητές χωρίς να απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις.

9. Ο ΥΠΔ δύναται να διατυπώνει συστάσεις προς τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή για τη βελτίωση στην πράξη της προστασίας των δεδομένων και να τον συμβουλεύει σχετικά με θέματα που άπτονται της εφαρμογής των διατάξεων για την προστασία των δεδομένων σε πράξεις επεξεργασίας δεδομένων για τις οποίες υπεύθυνος είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.

10. Περαιτέρω, μπορεί να προβαίνει, είτε με δική του πρωτοβουλία είτε κατόπιν αιτήματος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, του Γενικού Γραμματέα, της οικείας επιτροπής προσωπικού ή οποιουδήποτε φυσικού προσώπου, στη διερεύνηση ζητημάτων και περιστατικών που σχετίζονται ευθέως με τα καθήκοντά του και που υποπίπτουν στην αντίληψή του και να ενημερώνει το πρόσωπο το οποίο ζήτησε την έρευνα ή τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή. Οι έρευνες αυτές σέβονται την αρχή της δίκαιης μεταχείρισης και το δικαίωμα των ενδιαφερόμενων ατόμων να εκφράζουν τις απόψεις τους για τα πραγματικά περιστατικά που τα αφορούν.

11. Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να επικοινωνούν με τον ΥΠΔ για κάθε ζήτημα σχετικό με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν και με την άσκηση των δικαιωμάτων τους.

12. Ουδείς επιτρέπεται να υποστεί ζημία για θέμα που τίθεται στη γνώση του ΥΠΔ σχετικά με ισχυρισμό ότι έχει λάβει χώρα παραβίαση των διατάξεων του κανονισμού.

13. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, ο ΥΠΔ έχει πρόσβαση, ανά πάσα στιγμή, στα δεδομένα που αποτελούν αντικείμενο των εργασιών επεξεργασίας, σε όλους τους χώρους, εγκαταστάσεις επεξεργασίας δεδομένων και υποθέματα πληροφοριών.

14. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του σε σχέση με την επεξεργασία που διενεργείται από άλλο θεσμικό όργανο ή οργανισμό της Ένωσης εκ μέρους του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, ο ΥΠΔ μπορεί να συνεργάζεται με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του οικείου θεσμικού οργάνου ή οργανισμού.

Άρθρο 4 Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.

Στρασβούργο, 9/10/2019

Emily O’Reilly

[1] ΕΕ 2018 L 295, σ. 39.

[2] Σε περίπτωση που διορίζεται αναπληρωτής ΥΠΔ σύμφωνα με τη διαδικασία αυτή, με τον όρο «ΥΠΔ» νοούνται τόσο ο ΥΠΔ όσο και ο αναπληρωτής ΥΠΔ.