Título del asunto: Transparencia de las interacciones de la Comisión Europea con los representantes de la industria tabacalera

Fecha: Jueves 5 de mayo de 2022

Reunión a distancia

Presente

Representantes de la Comisión:

DG SANTE

Jefe de Unidad Adjunto

Líder de equipo de la Ley de Control del Tabaco e Internacional

Oficial de Asuntos Jurídicos

SG

Jefe de Unidad Adjunto

Jefe de equipo - Registro de transparencia

Responsable de políticas - Registro de transparencia

Experto superior - Coordinador de Relaciones Interinstitucionales - Relaciones con el Defensor del Pueblo Europeo

Becario

DG TAXUD

Responsable jurídico - Coordinador para la solicitud de acceso a documentos y comitología

DG Comercio

Responsable de políticas - Aspectos comerciales de las normas de origen

Agente administrativo - Apoyo administrativo a la Unidad, en particular al equipo del PE

DG Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación

Oficial de Asuntos Jurídicos

Auxiliar de Coordinación de Relaciones Interinstitucionales

Representantes del Defensor del Pueblo:

Jennifer King, experta jurídica

Leticia Díez Sánchez, responsable de investigaciones

Koen Roovers, responsable de investigaciones

D.a Nina Klubert, becaria de investigación

Finalidad de la reunión

Al iniciar la investigación estratégica en noviembre de 2021, la Defensora del Pueblo solicitó una inspección de determinados documentos de los que dispone la Comisión en relación con sus interacciones con representantes de la industria tabacalera [1].

El objetivo de la reunión era aclarar algunas cuestiones que surgían al analizar los documentos solicitados. Las preguntas se compartieron con la Comisión antes de la reunión.

Introducción e información procedimental

El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo se presentó, dio las gracias a los representantes de la Comisión por reunirse con ellos y expuso el propósito de la reunión. El equipo de investigación esbozó el marco jurídico aplicable a las inspecciones y reuniones celebradas por el Defensor del Pueblo, en particular, que el Defensor del Pueblo no divulgaría ninguna información identificada como confidencial a ninguna persona ajena a la Oficina del Defensor del Pueblo, sin el consentimiento previo de la Comisión.  

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo explicó que se elaboraría un informe sobre la reunión y que el proyecto se enviaría a la Comisión para su revisión a fin de garantizar que fuera exacto y completo desde el punto de vista fáctico.

Información intercambiada

El debate se centró en las cuestiones que se habían compartido con la Comisión antes de la reunión.

I. ¿Podría facilitar la Comisión una visión general de las medidas que haya adoptado para dar seguimiento a la Decisión del Defensor del Pueblo de 2016 relativa al cumplimiento por parte de la Comisión Europea del Convenio para el Control del Tabaco?

Los representantes de la Comisión explicaron la amplia política de transparencia de la Comisión y, en particular, los requisitos relativos a sus interacciones con los representantes del tabaco. El régimen general se establece en dos decisiones de la Comisión [2] adoptadas en 2014. Estas requieren la publicación de todas las reuniones que tienen lugar entre los representantes de intereses y los Comisarios, los miembros de su gabinete y los Directores Generales. Además, los comisarios, los miembros de su gabinete y los directores generales solo pueden reunirse con representantes de intereses inscritos en el Registro de transparencia. Estas normas no se aplican a los miembros del personal por debajo del nivel de director general [3]. Los representantes explicaron que cuando la Comisión publica los detalles de sus reuniones con representantes de intereses en los sitios web de la Comisión, también se carga automáticamente en el sitio web del Registro de transparencia.

Los representantes de la Comisión explicaron que la DG SANTE sigue un régimen especial, ya que hace públicas proactivamente sus reuniones con miembros del personal a todos los niveles, así como las actas resumidas de dichas reuniones, en un sitio web específico. De conformidad con las Directrices del Convenio Marco de la OMS para el Control del Tabaco (CMCT), la DG SANTE ha reducido sus reuniones con la industria tabacalera a las estrictamente necesarias a efectos reglamentarios. Esto puede suceder, por ejemplo, cuando la Comisión necesita verificar algunos aspectos prácticos de la cadena de suministro a lo largo del proceso de elaboración de políticas. En tales casos, la DG SANTE suele organizar un acto más amplio en el que también se invita a otras partes, como los representantes de la sociedad civil, a presentar sus puntos de vista. Por lo general, la DG SANTE no acepta las solicitudes de cumplimiento presentadas únicamente por la industria tabacalera, por lo que ya no recibe muchas de estas solicitudes.

La DG TAXUD ha seguido el mismo régimen especial que la DG SANTE desde 2021.

Los representantes de la Comisión explicaron que la DG SANTE y la DG TAXUD presentaron cada una una una nota, que se transmitió a la Defensora del Pueblo a raíz de su solicitud de inspección de noviembre de 2021.

La nota de la DG SANTE se distribuyó el 16 de julio de 2020 a los directores generales de todas las direcciones generales de la Comisión. Les recordó el contenido del párrafo 3 del artículo 5 del CMCT y las Directrices adoptadas en virtud de la Convención. La nota también explica algunas prácticas recomendadas más allá de los controles estándar en el Registro de Transparencia, como abstenerse de participar en eventos patrocinados por la industria tabacalera.

La nota de la DG TAXUD se distribuyó el 26 de abril de 2021 a sus directores y jefes de unidad. Recordó las Directrices del CMCT y enumeró buenas prácticas, además de las normas generales de comportamiento ético, en relación con las interacciones entre el personal y los representantes de la industria tabacalera. La nota recuerda a los miembros del personal que los comisarios, los miembros de su gabinete y los directores generales deben publicar estas reuniones a través de la herramienta informática específica. El acta resumida de todas las reuniones con grupos interesados en el tabaco se registra en ARES y se publica en un sitio web específico. Además, la DG TAXUD tiene una página web interna en la que publica información pertinente para los miembros del personal.

Los representantes de la DG TAXUD explican además que las actas de las reuniones con representantes de intereses de la industria tabacalera se publican de forma proactiva en su sitio web. Desde que comenzó con esta publicación proactiva, ha experimentado una caída en el número de solicitudes de acceso público a documentos que recibe.

Los representantes de la Comisión señalaron que estas obligaciones de transparencia más estrictas se aplican a la DG SANTE y a la DG TAXUD, ya que celebran la mayoría de las reuniones con la industria tabacalera, mientras que otras DG solo las celebran ocasionalmente.

Los representantes de la DG SANTE explicaron que su DG asesora, previa solicitud, a los colegas de las demás DG —por ejemplo, la DG Medio Ambiente y la DG Acción por el Clima— en relación con las reuniones con representantes de los intereses del tabaco. Por ejemplo, la DG SANTE recibe correos electrónicos o preguntas de colegas sobre solicitudes de reuniones de la industria tabacalera o sobre si pueden participar en actos patrocinados por la industria tabacalera. En tales casos, la DG SANTE suele aconsejar a los colegas que se abstengan de participar a menos que la participación sea absolutamente necesaria. En respuesta a una solicitud del equipo de investigación del Defensor del Pueblo, la Comisión acordó proporcionar ejemplos de dicho asesoramiento después de la reunión.

Por último, los representantes de la Comisión señalaron que la Comisión había publicado las «Recomendaciones prácticas para la interacción de los funcionarios públicos con los representantes de intereses» de la Defensora del Pueblo en la intranet de la Comisión y las había incluido en su Guía ética para los miembros del personal.

II.  ¿Podría la Comisión comprobar si hay otras reuniones que entren en el ámbito de la solicitud del Defensor del Pueblo?

Los representantes de la Comisión aclararon que la lista de reuniones enviada al Defensor del Pueblo, en forma de hoja Excel, se obtuvo manualmente mediante búsqueda en el Registro de transparencia [4]. En consecuencia, la lista incluía reuniones celebradas por los Comisionados, los miembros de su gabinete y los Directores Generales, pero no por funcionarios de categoría inferior a la de Directores Generales.  Por lo que se refiere a otras reuniones en las que participó personal por debajo del nivel de la DG, la Comisión centró su búsqueda en las DG SANTE, TAXUD y TRADE, ya que consideraba que eran las DG más afectadas en lo que respecta a los grupos de presión sobre el tabaco, pero también las DG que recibieron solicitudes de acceso a documentos en el período de referencia, es decir, la DG NEAR. Esta fue la razón por la que se invitó a representantes de estas direcciones generales a la reunión con el equipo de investigación del Defensor del Pueblo.

Los representantes de la Comisión acordaron realizar otra búsqueda para incluir detalles de las reuniones de todos los miembros del personal en todas las direcciones generales y presentar sus registros al Defensor del Pueblo en las próximas semanas.

III. Junto con la lista de reuniones pertinentes, ¿podría la Comisión facilitar también las actas de estas reuniones?

Los representantes de la Comisión acordaron identificar las actas de las reuniones con los representantes de los intereses del tabaco y presentar una copia de las mismas al Defensor del Pueblo en las próximas semanas, si están disponibles.

En este contexto, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo preguntó a los representantes de la Comisión si existían directrices internas sobre cómo tomar las actas de las reuniones con los representantes de intereses, en general, y con los representantes de intereses del tabaco, en particular.

Los representantes de la Comisión respondieron que no existe una práctica habitual de cómo tomar las actas de las reuniones.

Los representantes de la DG SANTE explican que se da instrucciones a los miembros de su personal para que utilicen el sentido común. Deben tratar de cubrir todos los puntos relevantes de la reunión, como dónde y cuándo tuvo lugar, cuáles fueron los puntos discutidos y quién participó, respetando los datos personales. Además, las actas deben redactarse de manera que constituyan un acta útil de la reunión. Antes de publicar los informes resumidos de las reuniones, los representantes de la DG SANTE confirmaron que normalmente los envían a las partes, que estaban presentes para su información y comentarios, pero esta práctica no afecta sustancialmente al contenido de los informes de las reuniones.

Los representantes de la DG TAXUD explican que la DG tiene requisitos similares. Pide a los miembros del personal que garanticen que las actas son objetivas y objetivas y que respetan los datos personales. Los miembros del personal también deben informar a los participantes de que el acta se publicará después de la reunión y preguntar si desean ser consultados al respecto.

IV. ¿Podría explicar la Comisión los criterios que tiene en cuenta al clasificar a determinadas organizaciones como «organizaciones relacionadas con el tabaco»?

Los representantes de la Comisión explicaron que la lista de reuniones en las que participaron miembros de la Comisión, miembros de su gabinete y directores generales facilitada al Defensor del Pueblo se extrajo manualmente del Registro de transparencia utilizando palabras clave relacionadas con el tabaco, y que esto se refiere a la información pública. Las reuniones que, en opinión de la Comisión, no estaban relacionadas con la industria no se incluyeron en la lista, pero estarían a disposición del público en Europa y en el Registro de transparencia.

El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo hizo un seguimiento de algunas preguntas relativas al funcionamiento del Registro de transparencia. En primer lugar, el equipo de investigación preguntó cómo interpretaba la Comisión los términos «pertenencia» y «afiliación» en la sección del Registro de transparencia titulada «Lista de organizaciones, redes y asociaciones que son miembros o a las que está afiliado». En segundo lugar, el equipo de investigación preguntó cómo garantizaba la Secretaría la exactitud de la información facilitada por los solicitantes de registro, tanto en el momento de la inscripción como mediante comprobaciones de control en una fase posterior.

Los representantes de la Comisión explicaron que el Registro de transparencia se basa en un Acuerdo interinstitucional entre el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión. Los solicitantes de registro pueden registrarse y darse de baja en cualquier momento, por lo que el Registro de transparencia es dinámico y está sujeto a cambios. Además, el registro se realiza de forma voluntaria. La Comisión cumple la norma de condicionalidad prevista en el Acuerdo Interinstitucional, que exige que los responsables de la toma de decisiones se reúnan únicamente con los representantes de intereses inscritos en el Registro de transparencia.

Los representantes de la Comisión acordaron que normalmente se consideraría que la contribución periódica a la financiación de una organización demuestra una forma de «afiliación» a efectos del Registro de transparencia. Para garantizar que la información facilitada por los declarantes cumple los requisitos de información establecidos en el Acuerdo Interinstitucional, la Secretaría del Registro, compuesta por personal del Parlamento, del Consejo y de la Comisión, lleva a cabo controles ex ante y ex pos t. Todas las nuevas solicitudes deben someterse a un control ex ante realizado por un miembro del personal para comprobar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el Acuerdo Interinstitucional. Sin embargo, la responsabilidad última de la exactitud de la información facilitada recae en el solicitante de registro. Existen directrices disponibles públicamente sobre el Registro de transparencia para guiar a los solicitantes y solicitantes de registro a través del proceso de registro (solicitud de registro). Los campos de entrada del formulario utilizado para el registro van acompañados de orientaciones adicionales. Además, la Secretaría utiliza un procedimiento interno para sus controles.

La Secretaría también lleva a cabo controles periódicos a posteriori. Se llevan a cabo cuando se presenta una reclamación a la Secretaría o por propia iniciativa de la Secretaría en caso de preocupación grave de que un solicitante de registro pueda no ser admisible, incluso en casos sospechosos de información inexacta o incompleta. Los controles ex post de la Secretaría no se centran en ámbitos políticos específicos ni en categorías particulares de solicitantes de registro.

El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo preguntó a los representantes de la Comisión si la Comisión garantiza la exactitud del campo «objeto de la reunión» incluido en el sitio web de la Comisión y en el Registro de transparencia. El equipo de investigación observó que las orientaciones internas de la Comisión para los comisarios, los miembros de su gabinete y los directores generales sobre las reuniones con representantes de intereses exigen que los miembros del personal «introduzcan un tema significativo». Esta información es crucial para que el público examine si, como indican las directrices del CMCT, las interacciones con los representantes del tabaco tienen lugar solo cuando y en la medida estrictamente necesaria para permitirles regular eficazmente la industria del tabaco y los productos del tabaco.

Los representantes de la Comisión explicaron que la responsabilidad de la exactitud y corrección del tema de la reunión recae en el servicio correspondiente.  Sin embargo, el tema de la reunión puede ser breve y amplio, pero debe seguir siendo significativo de conformidad con las orientaciones internas de la Comisión.

V.  En cuanto a las solicitudes de acceso público a documentos sobre las interacciones de la Comisión con la industria tabacalera, ¿podría la Comisión facilitar también al Defensor del Pueblo sus respuestas a estas solicitudes?

Los representantes de la Comisión explicaron que habían interpretado que la solicitud del Defensor del Pueblo solo abarcaba los documentos que contenían las solicitudes de acceso a los documentos. La Comisión confirmó que facilitará al Defensor del Pueblo una copia de las respuestas dadas a estas solicitudes.

Conclusión de la reunión

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo agradeció a los representantes de la Comisión las explicaciones y aclaraciones facilitadas.

El equipo de investigación del Defensor del Pueblo informó a la Comisión de que, tras el análisis de los documentos que la Comisión ha acordado compartir con el Defensor del Pueblo, puede programar otra reunión en un futuro próximo.

Seguimiento

Los representantes de la Comisión acordaron compartir con el Defensor del Pueblo Europeo:

• Una lista de las reuniones con la industria u organizaciones tabacaleras relacionadas con la industria tabacalera de todos los miembros del personal, también por debajo del nivel de director general en todas las DG, la Secretaría General y el Servicio Jurídico, y actas si están disponibles.
• Las respuestas de la Comisión a las solicitudes de acceso público a documentos que recibió en 2020 y 2021 en relación con reuniones con la industria tabacalera.
• Ejemplos de intercambios y asesoramiento de la DG SANTE a miembros del personal de otras direcciones generales de la Comisión en relación con reuniones con representantes de los intereses del tabaco.

Bruselas, 20.5.2022

Leticia Díez Sánchez Jennifer King                                                                 

Oficial de investigaciones Experto jurídico                                                                

 

[1] Carta del Defensor del Pueblo Europeo a la Comisión Europea sobre la transparencia de sus interacciones con los representantes de la industria tabacalera: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149744

[2] Decisión 2014/839/UE de la Comisión, de 25 de noviembre de 2014, relativa a la publicación de información sobre las reuniones celebradas entre miembros de la Comisión y organizaciones o personas que trabajan por cuenta propia, y Decisión 2014/838/UE de la Comisión, de 25 de noviembre de 2014, relativa a la publicación de información sobre las reuniones celebradas entre directores generales de la Comisión y organizaciones o personas que trabajan por cuenta propia.

[3] Sin embargo, la Comisión dirige una recomendación estándar a todo su personal para que se abstenga de entablar contactos con representantes de intereses no registrados.

[4] El Registro de transparencia es una base de datos en la que figuran «representantes de intereses» (organizaciones, asociaciones, grupos y personas que trabajan por cuenta propia) que llevan a cabo actividades para influir en la política y el proceso de toma de decisiones de la UE. El Acuerdo Interinstitucional entre el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea sobre un Registro de transparencia obligatorio establece las normas y principios que rigen el Registro de transparencia. El Registro está gestionado por una Secretaría, integrada por personal del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión.