Bäste X,

Jag vill tacka dig för Frontex svar på min skrivelse av den 24 juli 2023 om att inleda denna undersökning och för de handlingar som du gjorde tillgängliga för inspektion.

På grundval av Ert svar, vår granskning av handlingar och ytterligare information som mottagits i samband med vårt samråd med det civila samhället [1] har jag nu beslutat att ytterligare utredningsåtgärder är nödvändiga.

För det första skulle jag vilja att min undersökningsgrupp träffade relevanta företrädare för Frontex (inklusive företrädare för ombudet för grundläggande rättigheter som hanterar rapporter om allvarliga incidenter samt företrädare för den europeiska övervakningsgruppen) för att klargöra de frågor som beskrivs i bilagan till denna skrivelse. Om möjligt skulle jag uppskatta om mötet kunde äga rum i era lokaler i Warszawa den 20–21 november 2023, med era företrädare närvarande personligen.

För det andra har jag beslutat att det är nödvändigt att ta del av ytterligare handlingar i Frontex akt i samband med ovannämnda möte. Denna ytterligare inspektion bör omfatta a) dokument som rör de två incidenter för vilka ni har tillhandahållit rapporter om allvarliga incidenter (ännu inte slutförda), b) de operativa planerna för de gemensamma insatserna Poseidon och Themis, c) Frontex operativa förfaranden för Frontex övervakningsresurser, inklusive mallar för observations- och uppdragsrapporter, och d) slutförda rapporter om allvarliga incidenter avseende sök- och räddningsincidenter under 2022 som inbegriper vrak eller nedläggning av fartyg.  

När det gäller led A skulle jag, för att underlätta identifieringen av handlingar, uppskatta om Frontex senast den 6 november 2023 skulle skicka min utredningsgrupp en förteckning över alla handlingar som den innehar och som rör de två ovannämnda incidenterna. Detta bör bland annat omfatta loggar över kommunikationen mellan Frontex och relevanta nationella myndigheter, EU-myndigheter och icke-statliga organisationer, lägesrapporter från samordningscentrumet för sjöräddning och uppdragsrapporter för Frontex tillgångar, tillsammans med interna utbyten med ombudet för grundläggande rättigheter, övervakare av grundläggande rättigheter och relevant samordnare. Baserat på listan kan mitt undersökningsteam identifiera ytterligare dokument som de vill inspektera. Vi kommer att meddela Frontex den fullständiga förteckningen över handlingar som ska inspekteras en vecka efter det att vi mottagit den förteckning över handlingar som beskrivs ovan.

När inspektionen och mötet har ägt rum skickar jag dig en kopia av rapporten för kännedom. All konfidentiell information kommer att läggas till i en konfidentiell bilaga och kommer inte att offentliggöras.

Dessutom har jag beslutat att min utredningsgrupp ska samla in information från samordnarna för de gemensamma insatserna Poseidon och Themis. Beroende på den information som samlats in i samband med inspektionen kommer jag att besluta om detta ska ske genom separata möten eller utfrågningar [2] med de två samordnarna i fråga. Jag kommer att bekräfta formatet och omfattningen av detta under de kommande veckorna.

Om du behöver ytterligare information eller förtydliganden, inklusive hur man ordnar inspektion av dokument, kan din personal kontakta Marta Hirsch-Ziembinska, chefsrådgivare för överensstämmelse med stadgan, som ansvarar för utredningen.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 24 oktober 2023

Bilaga - Uppföljningsfrågor till inspektionsmöte

(1) I Frontex handlingsplan för grundläggande rättigheter (åtgärd 14)[3] anges att övervakningsresurserna bör finnas kvar på platsen för upptäckta incidenter för att dokumentera gränspolisens/kustbevakningens åtgärder tills de har slutförts och att en systematisk bedömning/motivering av huruvida de ska stanna kvar eller inte bör baseras på fastställda kriterier. Det anges också (åtgärd 13) att utvärderingen av situationen och motsvarande meddelande bör skickas så snart som möjligt till de berörda myndigheterna. Mayday-reläkommunikation bör sändas omedelbart efter det att en nödsituation har observerats.

Hur bedömde Frontex sin efterlevnad av dessa två åtgärder under sök- och räddningsinsatsen avseende Adriana?

(2) På vilka grunder beslutar Frontex när den själv ska utfärda Mayday-signaler till alla båtar i närheten av en framväxande incident eller nödsituation? Har Frontex riktlinjer eller interna protokoll som reglerar hur och när sådana signaler utfärdas?

(3) Frontex beslutade slutligen att placera ut en av sina flygövervakningsresurser till koordinaterna för Adriana-incidenten, trots att de grekiska myndigheterna inte hade instruerat eller uppmanat Frontex att göra detta. Varför utplacerade eller omplacerade inte Frontex flygövervakningsresurser tidigare?

(4) Har Frontex interna riktlinjer eller kriterier som gör det möjligt för dem som ansvarar för dess övervakningsresurser att identifiera fartyg som befinner sig i sjönöd, osäkerhet eller beredskap?

(5) På grundval av offentligt tillgänglig information har Frontex sagt att man erbjöd sig att göra flygövervakningsresurser tillgängliga för de grekiska myndigheterna i samband med Adriana-incidenten, men att de grekiska myndigheterna inte svarade på detta erbjudande. Har Frontex, med beaktande av tidigare iakttagelser från Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och andra rapporter, riktlinjer eller ett protokoll för sin relevanta personal (t.ex. samordnande tjänstemän) för kontakter med nationella myndigheter i samband med incidenter där byrån har anledning att tro att det finns en risk för nödläge och förlust av människoliv, men där de nationella myndigheterna inte svarar på erbjudanden om bistånd eller där de ber Frontex att sätta in resurser någon annanstans?

6) Har Frontex några protokoll med nationella myndigheter som innebär att de i realtid bör informera Frontex om de åtgärder som vidtas inom ramen för sök- och räddningsinsatser?

(7) Svarade den verkställande direktören på de farhågor som ombudet för grundläggande rättigheter tog upp 2022 i samband med multifunktionell flygövervakning i centrala Medelhavet eller följdes ombudets yttrande upp? Om ja, kan detta svar eller närmare uppgifter om uppföljningen lämnas till min undersökningsgrupp?

(6) I Frontex svar av den 8 oktober 2023 lämnade byrån närmare uppgifter om operativt engagemang och kapacitetsuppbyggnadsåtgärder. Kan ytterligare information och handlingar som rör denna verksamhet lämnas till min utredningsgrupp?

(7) I Frontex svar av den 8 oktober 2023 uppgav byrån att den särskilda verksamhetsplanen för den gemensamma insatsen Poseidon kräver att maritima resurser som används i den gemensamma insatsen dokumenterar alla åtgärder på ett korrekt sätt. Detta omfattas av nationell lagstiftning, inklusive dataskyddslagar. Klargör Frontex vid ingåendet av operativa planer medlemsstaternas tillämpliga lagstiftning för att fastställa om det finns några hinder för användningen av kameror ombord på sådana fartyg? Om sådana hinder identifieras, hur hanteras dessa i planen för att säkerställa att användningen av fartyg är förenlig med de grundläggande rättigheterna?

(8) Kan Frontex klargöra sitt svar på frågan i min skrivelse av den 24 juli 2023 om huruvida byrån har ett protokoll om sin kommunikation med icke-statliga organisationer som arbetar till stöd för sök- och räddningsinsatser, i syfte att säkerställa samordning och snabba reaktioner på nödsituationer till sjöss? Om Frontex kontaktas av sådana organisationer och/eller får information om en incident till sjöss, hur hanterar Frontex sådan kommunikation och/eller information? Har Frontex interna riktlinjer för detta?

(9) I sitt svar av den 8 oktober 2023 uppger Frontex att övervakare av grundläggande rättigheter tilldelas varje operativ verksamhet och att de ger samordnaren råd om aspekter som rör grundläggande rättigheter. I vilket skede ges detta råd? Skulle Frontex kunna ge min undersökningsgrupp de råd som ges i den operativa verksamheten i fråga i denna undersökning?

(10) Om Frontex identifierar ett fartyg till havs i en medlemsstats sök- och räddningsområde, har Frontex riktlinjer eller ett protokoll om vilken specifik information och/eller bedömning av fartyget som bör lämnas till MRCC och när? Skiljer sig denna information och/eller bedömning åt beroende på vilken typ av flygtillgång som används av Frontex?

[1] Publicerad på https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63451

[2] I enlighet med artikel 7 i Europeiska ombudsmannens stadga

[3] Frontex styrelses beslut 61/2021 om antagande av handlingsplanen för grundläggande rättigheter för

Genomförande av strategin för grundläggande rättigheter: antagande av handlingsplanen för grundläggande rättigheter

genomförandet av strategin för grundläggande rättigheter https://www.frontex.europa.eu/assets/Key_Documents/MB_Decision/2021/MB_Decision_61_2021_adopting_the_Fundamental_Rights_Action_Plan_for_the_implementation_of_the_FRS.pdf