Euroopa Ombudsmani avalikud üritused

Töötlemistoimingu avalik register [1]: Euroopa Ombudsmani avalikel üritustel (nii internetis kui ka väljaspool seda) sõnavõtjate ja osalejate isikuandmete ja kontaktandmete, fotode, video- ja helisalvestiste käitlemine

1. Selle kirje viimane ajakohastamine: 12-05-2021

2. Viitenumber [2]: 4/2021

3. Vastutava töötleja nimi ja kontaktandmed [3]: Euroopa Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontaktisik: Teabevahetuse üksus, e-post: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Andmekaitseametniku nimi ja kontaktandmed:

Francesca Pavesi – andmekaitseametniku asetäitja: Nicholas Hernanz

E-post: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Töötleja nimi ja kontaktandmed [4]: Konkreetsete sündmuste jaoks võivad olla volitatud töötlejad: töövõtjad ja alltöövõtjad, keda kasutatakse registreerimise, reisikorralduse jms üldiseks korraldamiseks, haldamiseks ja selle eest tasumiseks.

Lepingutingimustega tagatakse, et volitatud töötlejad töötlevad sõnavõtjate ja teiste ombudsmani üritustel osalejate nimesid, kontaktandmeid ja pangaandmeid ainult ombudsmani juhiste kohaselt. Samad klauslid tagavad, et fotograafid võivad ombudsmani üritusel tehtud fotosid edastada ainult kommunikatsiooniüksusele. Kõik andmetöötlejad peavad olema saanud tunnustatud rahvusvahelistelt andmekaitsespetsialistidelt sertifikaadi.

Veebis voogedastatud ürituste, näiteks veebiseminari puhul toimib asjaomane veebiplatvorm (st WebEx) teie isikuandmete töötlejana veebiürituse tehniliseks pakkumiseks kas brauseri või mobiilirakenduse kaudu. Kohaldatakse asjakohaseid isikuandmete kaitse põhimõtteid.

Digiplatvormile lisatud küsitlus- ja küsitlusvahendite (nt Slido) kasutamisel toimib asjaomane vahend teatavate andmete, näiteks osalejate IP-aadresside volitatud töötlejana. Kehtivad asjakohased küpsiste kasutamise põhimõtted ja privaatsusavaldused.

6. Kaasvastutava(te) töötleja(te) nimi (nimed) ja kontaktandmed [5]:

Üritused, mis korraldatakse:

• Euroopa Parlamendi hooned: Euroopa Parlament on kaasvastutav töötleja oma hoonetele turvalisuse eesmärgil juurdepääsu loa menetlemisel.
• Euroopa Komisjoni hooned: Euroopa Komisjon on kaasvastutav töötleja oma hoonetele turvalisuse eesmärgil juurdepääsu loa menetlemisel.
• eraäripinnad (nt hotellid): eraõiguslik äriüksus on ürituse külastajate isikusamasuse kontrollimisel kaasvastutav töötleja.

7. Töötlemise eesmärk (eesmärgid):[6] Teabevahetuse üksus koordineerib, korraldab ja juhib eri liiki avalikke üritusi kooskõlas ombudsmani strateegia ja büroo iga-aastase juhtimiskavaga. Selle eesmärk on säilitada büroo avalikes huvides tehtava töö suur nähtavus.

Seepärast kogutakse andmeid, et saata kutseid ja teavet võimalikele kõnelejatele ja osalejatele, võimaldada üritusele registreerumist, jälgida üritust ning hõlbustada ja parandada arvamuste vahetust ja tulevast koostööd kõnelejate ja osalejatega ning nende vahel.

Andmeid kogutakse ka selleks, et hõlbustada finants- ja lepingulisi suhteid kõnelejate ning teiste osalejate ja tarnijatega, korraldada reisi- ja hotellikorraldusi ning täita turvanõudeid.

Ombudsmani tegevusest teavitamiseks kasutatakse üritustel tehtud pilte, näiteks fotosid ning video- ja helisalvestisi.

8. Andmesubjektide kategooriate ja isikuandmete liikide kirjeldus [7]:

Andmesubjektid

Kõik üritustele kutsutud ja neil osalevad (asutusesisesed ja -välised) isikud, st:

• Euroopa ombudsmanide võrgustiku liikmed;
• ELi institutsioonide, organite või asutuste esindajad;
• kodanikuühiskonna organisatsioonide, ühenduste ja valitsusväliste organisatsioonide esindajad;
• teadlased/üksikisikud, kes jälgivad tähelepanelikult ombudsmani tööd;
• ajakirjanikud;
• välistarnijad, nagu moderaatorid ja fotograafid;
• ombudsmani büroo töötajad;
• kõik ombudsmani üritusel osalejad.

Andmeväljad

• võimalike kõnelejate, osalejate ja välistarnijate nimed;
• kõnelejate, osalejate ja välistarnijate e-posti aadressid ja telefoninumbrid;
• sõnavõtjate ametinimetused ja elulookirjeldused;
• kõnelejate ja välistarnijate pangakonto andmed;
• kõnelejate tööandjate (vajaduse korral), osalejate ja välistarnijate nimed;
• pildid, näiteks üritustel tehtud fotod ning video- ja helisalvestised;
• potentsiaalsete kõlarite esitatud pildid ning audio- ja videosalvestised;
• Küsimused, mida osalejad esitasid veebiüritustel küsitlus- ja küsitlusvahendite kaudu.

9. Andmete säilitamise ja võimaluse korral kustutamise tähtaeg [8]: Osalejate nimesid, e-posti aadresse, telefoninumbreid, pangakonto andmeid, CVsid ja tööandjate nimesid (vajaduse korral) säilitatakse viis aastat, pärast mida need kustutatakse ning kõnelejate nimed, kontaktandmed ja pildid arhiveeritakse ajaloolistel eesmärkidel.

Andmed, eelkõige kõnelejate nimed, pealkirjad ja pildid, avaldatakse ombudsmani veebisaidil ja sotsiaalmeediakanalites ning need jäävad sinna määramata ajaks.

Avalike ürituste fotosid ja video- või helisalvestisi säilitatakse asutusesiseselt viis aastat, pärast mida need kustutatakse. Need, mida peetakse büroo tegevuse seisukohast oluliseks, arhiveeritakse seejärel ajaloolistel eesmärkidel.

10. Andmete saajad [9]:

Teabevahetuse üksus, mis koordineerib, korraldab ja juhib avalikke üritusi kooskõlas ombudsmani strateegia ja büroo iga-aastase juhtimiskavaga.

Peasekretariaat ning personali-, haldus- ja eelarveüksus, mis tegeleb avalike ürituste finants- ja lepinguliste aspektidega.

Ombudsmani kabinet, mis edastab kõnelejate või osalejate nimed ja kontaktandmed.

Sõnavõtjate ja üritustel osalejate nimed, ametinimetused ja pildid võivad olla ombudsmani veebisaidil, võrgustiku Extranetis ja üldsusele kättesaadavas aastaaruandes. Need andmed võivad ilmuda ka Euroopa ombudsmanide võrgustiku uudiskirjas Network in Focus, mis on kättesaadav võrgustiku Extranetis ja ombudsmani veebisaidil.

Andmed võivad ilmuda ka ombudsmani sotsiaalmeediakanalites, mis on avalikult kättesaadavad.

Üritusel kõnelejate ja osalejate nimekirjad jagatakse kõigile kõnelejatele ja osalejatele.

Üritusel kõnelejate ja osalejate nimed, pealkirjad ja pildid võib avaldada ombudsmani büroosiseses uudiskirjas.

11. Kas isikuandmeid edastatakse kolmandatele riikidele ja/või rahvusvahelistele organisatsioonidele?[10] Ei kohaldata

12. Turvameetmete üldkirjeldus [11]: Ombudsmani töötajate ja väliste andmesubjektide isikuandmeid, mida kogutakse ürituste korraldamise raames, kaitstakse info- ja kommunikatsioonitehnoloogia sektori kehtestatud turvameetmetega, et säilitada institutsiooni elektroonilise vara terviklikkus ja konfidentsiaalsus.

13. Teave selle kohta, kuidas andmesubjektid saavad kasutada oma õigust andmetega tutvuda ja neid parandada ning vajaduse korral kustutada, piirata ja andmeid üle kanda [12]:

• Andmesubjekt võib kasutada oma õigusi, näiteks taotleda juurdepääsu isikuandmetele ning nende parandamist või kustutamist, saates e-kirja aadressile eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Taotlust käsitletakse põhjendamatu viivituseta ja igal juhul ühe kuu jooksul.
• Üritusele registreerudes teavitatakse võimalikke osalejaid sellest, et neid võidakse ürituse ajal pildistada ja ombudsmani büroo võib neid kasutada teabevahetuse eesmärgil. Probleemide korral võivad nad võtta ühendust teabevahetuse üksusega e-posti aadressil eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Üksus püüab nende muresid võimalikult suures ulatuses arvesse võtta (näiteks sõltuvalt ruumi konfiguratsioonist või varjates/kattes nende pilti veebiseminaride ja digikonverentside ajal tehtud ühistel prindiekraanidel).
• Võimalikelt osalejatelt küsitakse ka seda, kas nad soovivad, et nende kontaktandmed lisataks ombudsmani kontaktide nimekirja, et hoida neid kursis edasise tegevusega. Kõik tulevased teatised võimaldavad neil soovi korral sellistest nimekirjadest loobuda.

Isikuandmete kaitse põhimõtted

nimede, kontaktandmete, fotode, videote, helisalvestiste ning foto- ja audiovisuaalsete abivahendite kogumise kohta Euroopa Ombudsmani büroo kommunikatsiooniüksuse poolt

Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse, milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsmani büroo kogub, miks ja kuidas ta neid kogub, töötleb, kasutab ja säilitab. Avalduses kirjeldatakse ka seda, kuidas andmesubjektid saavad oma õigusi kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

• Võimalike kõnelejate, osalejate ja välistarnijate nimed.
• Kõnelejate, osalejate ja välistarnijate e-posti aadressid ja telefoninumbrid.
• Ametinimetused, kõnelejate elulookirjeldused.
• Kõnelejate ja välistarnijate pangakonto andmed.
• Kõnelejate tööandjate (vajaduse korral), osalejate ja välistarnijate nimed.
• Pildid, näiteks üritustel tehtud fotod ning video- ja helisalvestised.
• Potentsiaalsete kõlarite esitatud pildid ning audio- ja videosalvestised.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Üksnes ombudsmani avalike ürituste koordineerimise, korraldamise ja haldamise eesmärgil.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Töötleme andmeid Euroopa Ombudsmani ülesannete täitmisel avalikes huvides kooskõlas Euroopa Ombudsmani põhikirjaga ja määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktiga a. Samuti küsime potentsiaalsetelt osalejatelt, kas nad soovivad oma kontaktandmete lisamist meie andmebaasi.

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Euroopa Ombudsman vastutab andmetöötluse eest, mida teostavad personali-, haldus- ja eelarve- ning kommunikatsiooniüksused. Teabevahetusüksus võib paluda välisspetsialistidel teha ombudsmani avalikest üritustest fotosid ning heli- ja videosalvestisi.

5. Kes on töötleja?

Konkreetsete sündmuste jaoks võivad olla volitatud töötlejad: töövõtjad ja alltöövõtjad, keda kasutatakse registreerimise üldiseks korraldamiseks, haldamiseks ja tasumiseks jne.

Lepingutingimustega tagatakse, et volitatud töötlejad töötlevad sõnavõtjate ja teiste ombudsmani üritustel osalejate nimesid, kontaktandmeid ja pangaandmeid ainult ombudsmani juhiste kohaselt. Samad klauslid tagavad, et fotograafid võivad ombudsmani üritusel tehtud fotosid edastada ainult kommunikatsiooniüksusele. Kõik andmetöötlejad peavad olema saanud tunnustatud rahvusvahelistelt andmekaitsespetsialistidelt sertifikaadi.

Veebis voogedastatud ürituste, näiteks veebiseminari puhul toimib asjaomane veebiplatvorm (st WebEx) teie isikuandmete töötlejana veebiürituse tehniliseks pakkumiseks kas brauseri või mobiilirakenduse kaudu. Kohaldatakse asjakohaseid isikuandmete kaitse põhimõtteid.

Digiplatvormile lisatud küsitlus- ja küsitlusvahendite (nt Slido) kasutamisel toimib asjaomane vahend teatavate andmete, näiteks osalejate IP-aadresside volitatud töötlejana. Kehtivad asjakohased küpsiste kasutamise põhimõtted ja privaatsusavaldused.

6. Kes andmed vastu võtab?

• Teabevahetuse üksuse, peasekretariaadi personali-, haldus- ja eelarveüksuse ning ombudsmani kabineti meeskonnaliikmed, kelle töö nõuab avalike ürituste korraldamisega seotud isikuandmete töötlemist.
• Ombudsmani veebisait ja aastaaruanne on üldsusele kättesaadavad. Võrgustiku Extranet – veebisait, mis on kättesaadav ainult võrgustiku liikmetele. Andmed võivad ilmuda ka Euroopa ombudsmanide võrgustiku uudiskirjas Network in Focus, mis on kättesaadav võrgustiku Extranetis ja ombudsmani veebisaidil.
• Andmed võivad ilmuda ka ombudsmani sotsiaalmeediakanalites, mis on avalikult kättesaadavad.
• Üritusel kõnelejate ja osalejate nimekirjad jagatakse kõigile kõnelejatele ja osalejatele.
• Üritusel kõnelejate ja osalejate nimed ja pildid võib avaldada ombudsmani büroosiseses uudiskirjas.

7. Kui kaua andmeid säilitatakse?

• Üritustel sõnavõtjate nimed ja ametinimetused ning vajaduse korral nende tööandjate nimed avaldatakse ombudsmani veebisaidil.
• Ürituste pildid ja audio-/videosalvestised avaldatakse ombudsmani veebisaidil, neid kasutatakse tema väljaannetes ja levitatakse ametlike sotsiaalmeediakontode kaudu. Neid säilitatakse ka asutusesiseselt viis aastat, pärast mida need kustutatakse. Need, mida peetakse büroo tegevuse seisukohast oluliseks, arhiveeritakse seejärel ajaloolistel eesmärkidel.

8. Kuidas me teie andmeid kaitseme?

Isikuandmeid kaitstakse turvameetmetega, mille info- ja kommunikatsioonitehnoloogia sektor on kehtestanud ombudsmani büroos, et säilitada institutsiooni elektroonilise vara terviklikkus ja konfidentsiaalsus.

9. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

• Andmesubjekt võib kasutada oma õigusi, näiteks taotleda juurdepääsu isikuandmetele ning nende parandamist või kustutamist, saates e-kirja aadressile eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Taotlus vaadatakse läbi põhjendamatu viivituseta ja igal juhul ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest.

a) Üritusele registreerudes teavitame võimalikke osalejaid sellest, et ürituse ajal võidakse teha neist pilte, mida ombudsmani büroo kasutab teabevahetuse eesmärgil. Probleemide korral võivad nad võtta ühendust teabevahetuse üksusega e-posti aadressil eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Üksus püüab nende muresid võimalikult suures ulatuses arvesse võtta (nt sõltuvalt ruumi konfiguratsioonist või muutes nende pildi veebiseminaride ja digikonverentside ajal tehtud ühistel prindiekraanidel tumedamaks).

• Samuti küsime potentsiaalsetelt osalejatelt, kas nad soovivad olla lisatud meie kontaktide nimekirjadesse, et saaksime neid oma tegevusest teavitada. Kõik tulevased teatised võimaldavad neil soovi korral sellistest nimekirjadest loobuda.

10. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Andmesubjekt võib igal ajal saata andmekaitsega seotud küsimusi:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Personali-, haldus- ja eelarveüksuse juhataja
Euroopa Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Võite võtta ühendust ka Euroopa Ombudsmani andmekaitseametnikuga: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

või esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 12. mai 2021

 

[1] Täidab vastutav töötleja. Vt määruse 2018/1725 artikli 31 lõiked 1 ja 5 töötlemistoimingute registreerimise kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Jälitamiseks. Kui asutus otsustab pidada keskregistrit, võtke viitenumbri saamiseks ühendust registripidajaga.

[3] Talitluspidevuse tagamiseks kasutage nii palju kui võimalik eriotstarbelisi postkaste.

[4] Vajaduse korral. Kui kasutate oma nimel isikuandmete töötlemiseks volitatud töötlejat (töövõtjat), märkige see ära (nt 360° hindamised, sisseostetud IT-teenused või töölevõtmise-eelne arstlik kontroll).

[5] Vajaduse korral. Kui vastutate ühiselt koos mõne teise ELi institutsiooniga, märkige see siin (nt kaks asutust, millel on ühine meditsiiniteenistus). Kui see on nii, märkige kindlasti kirjelduses, kes vastutab selle eest, mida ja keda inimesed saavad oma päringutele vastata.

[6] väga lühike kirjeldus sellest, mida kavatsete saavutada; kui teete seda konkreetsel õiguslikul alusel, märkige ka see ära (nt personalieeskirjad valikumenetluste jaoks).

[7] Kui andmekategooriad erinevad isikute eri kategooriate vahel, palun selgitage ka seda (nt kahtlustatavad vs. tunnistajad haldusjuurdlustes)

[8] Märkige oma halduslik säilitamisperiood, sealhulgas selle alguspunkt; vajaduse korral eristada isikute kategooriaid või andmeid (nt valikumenetlustes: reservnimekirja kantud kandidaadid vs. need, kes seda ei teinud).

[9] Kellel on juurdepääs Euroopa Ombudsmani andmetele? Kas keegi on kontorist väljas? Ei ole vaja nimetada üksusi, kellel võib olla juurdepääs konkreetse juurdluse käigus (nt OLAF, Euroopa Andmekaitseinspektor, kontrollikoda).

[10] Kui jah, märkige riik või rahvusvaheline organisatsioon ja esitage dokumendid sobivate kaitsemeetmete kohta (nt volitatud töötleja kolmandas riigis, kes kasutab lepingu tüüptingimusi, kolmanda riigi ametiasutus, kellega teete lepingu alusel koostööd).

[11] Võimaluse korral. Lisage oma turvameetmete üldine kirjeldus, mida võiksite ka üldsusele pakkuda. Vt määruse 2018/1725 artikkel 33 isikuandmete töötlemise turvalisuse kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Kaaluge isikuandmete kaitse avalduse asjakohase osa avaldamist ja lingi lisamist. Vt määruse 2018/1725 artiklid 15 ja 16 andmesubjekti(de)le antava teabe kohta ning artiklid 17–22 andmesubjektide õiguste kohta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725