(1)

Euroopa Ombudsmani on volitused läbi viia haldusjuurdlusi, distsiplinaarmenetluste eelmenetlusi, distsiplinaarmenetlusi ja ametist kõrvaldamise menetlusi kooskõlas Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade ja Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimustega, mis on sätestatud nõukogu määruses (EMÜ, Euratom, ESTÜ) nr 259/68 (2) (edaspidi „personalieeskirjad“), ja Euroopa Ombudsmani 4. novembri 2004. aasta otsuses, millega kehtestati haldusjuurdluste ja distsiplinaarmenetluste läbiviimise üldised rakendussätted. Vajaduse korral teatab ta juhtumitest ka OLAFile.

(2)

Euroopa Ombudsmani töötajad on kohustatud teatama liidu huve kahjustavast võimalikust ebaseaduslikust tegevusest, sh pettusest ja korruptsioonist. Samuti on töötajad kohustatud teatama töökohustuste täitmata jätmisest, mis võib olla liidu ametnike kohustuste oluline eiramine. Seda reguleeritakse Euroopa Ombudsmani 20. veebruari 2015. aasta otsusega rikkumisest teatamist käsitlevate sise-eeskirjade kohta.

(3)

Euroopa Ombudsman on kehtestanud poliitika tegelike või võimalike psühholoogilise või seksuaalse ahistamise juhtumite ennetamiseks ning tõhusaks lahendamiseks töökohal oma 18. detsembri 2017. aasta otsusega. Otsusega kehtestati mitteametlik menetlus, mille abil saab väidetav ahistamise ohver võtta ühendust Euroopa Ombudsmani kontaktisikutega eetikaküsimustes ja/või pöörduda lepituskomitee poole.

(4)

Euroopa Ombudsman võib korraldada ka Euroopa Liidu salastatud teabe turbe-eeskirjade võimaliku rikkumisega seotud juurdlusi.

(5)

Euroopa Ombudsmani tegevuse suhtes viiakse läbi nii sise- kui ka välisauditeid.

(6)

Haldusjuurdluste, auditite ja uurimistega seoses teeb Euroopa Ombudsman koostööd muude liidu institutsioonide, organite ja asutustega.

(7)

Euroopa Ombudsman võib teha koostööd kolmandate riikide ametiasutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonidega nende asutuste taotlusel või omal algatusel.

(8)

Euroopa Ombudsman võib teha koostööd ka ELi liikmesriikide ametiasutustega nende asutuste taotlusel või omal algatusel.

(9)

Euroopa Ombudsman viib läbi juurdlusi väidetavate haldusomavoli juhtumite kohta Euroopa Liidu institutsioonide, organite ja asutuste tegevuses, v.a Euroopa Liidu Kohtu tegevus, kui see tegutseb õigusemõistjana. Sellega seoses võib Euroopa Ombudsmanil olla vaja tagada, et osapooltelt ja juurdluse käigus saadud dokumentides sisalduvad isikuandmed jääksid konfidentsiaalseks. Euroopa Ombudsmanil võib olla vaja kaitsta ka kaebuse esitajate ja muude juhtumiga seotud isikute õigusi ja vabadusi.

(10)

Oma ülesannete täitmiseks kogub ja töötleb Euroopa Ombudsman teavet ja isikuandmete eri kategooriaid, sh füüsilise isiku identifitseerimisandmed, kontaktandmed, ametiülesanded ja kohustused, teave eraelulise ning tööalase käitumise ja tulemuslikkuse kohta ning finantsandmed. Euroopa Ombudsman tegutseb vastutava töötlejana.

(11)

Määruse (EL) 2018/1725 (edaspidi „määrus“) kohaselt on Euroopa Ombudsman seega kohustatud andma andmesubjektidele teavet selliste töötlemistoimingute kohta ja järgima nende kui andmesubjektide õigusi.

(12)

Euroopa Ombudsmanil võib olla vaja ühitada need õigused haldusjuurdluste, auditite, uurimiste ja kohtumenetluste eesmärkidega. Samuti võib tal olla vaja tasakaalustada andmesubjekti õigusi muude andmesubjektide põhiõiguste ja -vabaduste suhtes. Selleks on Euroopa Ombudsmanil määruse artikli 25 kohaselt teatavatel rangetel tingimustel võimalus piirata määruse artiklite 14–22, 35 ja 36 ning artikli 4 kohaldamist, kui selle sätted vastavad artiklites 14–20 kehtestatud õigustele ja kohustustele. Kui aluslepingute alusel vastu võetud õigusaktidega ei ole piiranguid kehtestatud, tuleb Euroopa Ombudsmanil nende õiguste piiramiseks vastu võtta sise-eeskirjad.

(13)

Euroopa Ombudsmanil võib näiteks olla vaja piirata andmesubjekti teavitamist isikuandmete töötlemisest haldusjuurdluse esialgses hindamisetapis või uurimise käigus enne juhtumi võimalikku lõpetamist või distsiplinaarmenetluse eeletapis. Teatud tingimustel võib sellise teabe andmine oluliselt mõjutada Euroopa Ombudsmani suutlikkust juurdlust tõhusalt läbi viia, näiteks kui esineb risk, et asjaomane isik võib hävitada asitõendid või mõjutada võimalikke tunnistajaid enne küsitlemist. Euroopa Ombudsmanil võib olla vaja kaitsta ka tunnistajate ja muude juhtumiga seotud isikute õigusi ja vabadusi.

(14)

Võib olla vaja kaitsta anonüümseks jääda soovinud tunnistaja või rikkumisest teataja anonüümsust. Sellisel juhul võib Euroopa Ombudsman otsustada piirata juurdepääsu nende isikute identifitseerimisandmetele, ütlustele ja muudele isikuandmetele, et kaitsta nende õigusi ja vabadusi.

(15)

Võib olla vaja kaitsta seoses ahistamismenetlusega Euroopa Ombudsmani kontaktisikutega eetikaküsimustes ja/või lepituskomiteega ühendust võtnud töötaja konfidentsiaalset teavet. Sellistel juhtudel võib Euroopa Ombudsmanil olla vaja piirata juurdepääsu väidetava ohvri, väidetava ahistaja ja teiste seotud isikute identifitseerimisandmetele, ütlustele ja muudele isikuandmetele, et kaitsta nende õigusi ja vabadusi.

(16)

Euroopa Ombudsman võib näiteks piirata teavet, mida ta annab kaebuses või juurdluse dokumentides nimetatud andmesubjektile tema isikuandmete töötlemise kohta Euroopa Liidu institutsioonis, organis või asutuses toimunud väidetavate haldusomavoli juhtumite uurimise ajal. Sellise teabe andmine võib oluliselt mõjutada Euroopa Ombudsmani suutlikkust juurdlust tõhusalt läbi viia, näiteks kui esineb risk, et asjaomane isik võib juurdlust kahjustada. Euroopa Ombudsmanil võib olla vaja kaitsta ka kaebuse esitajate ja muude juhtumiga seotud isikute õigusi ja vabadusi.

(17)

Euroopa Ombudsman peaks kohaldama piiranguid üksnes juhul, kui need on kooskõlas põhiõiguste ja -vabaduste olemusega ning demokraatlikus ühiskonnas tingimata vajalikud ja proportsionaalsed. Euroopa Ombudsman peaks selgitama nende piirangute põhjusi.

(18)

Vastutuse põhimõtte kohaselt peaks Euroopa Ombudsman piirangute kohaldamist dokumenteerima.

(19)

Oma ülesannete raames muude organisatsioonidega vahetatavate isikuandmete töötlemisel konsulteerivad Euroopa Ombudsman ja need organisatsioonid vastastikku piirangute kehtestamise võimalike aluste ning piirangute vajalikkuse ja proportsionaalsuse osas, kui see ei kahjusta Euroopa Ombudsmani tegevust.

(20)

Määruse artikli 25 lõikes 6 kohustatakse vastutavat töötlejat teavitama andmesubjekti piirangu kohaldamise peamistest põhjustest ning tema õigusest esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (EDPS).

(21)

Määruse artikli 25 lõike 8 kohaselt võib Euroopa Ombudsman andmesubjektile piirangu kohaldamise põhjuste kohta teabe esitamise edasi lükata, selle esitamata jätta või selle esitamisest keelduda, kui see tühistaks piirangu mõju. Euroopa Ombudsman peaks hindama igal üksikjuhul eraldi, kas piirangu kohta teabe esitamisel kaotaks piirang oma mõju.

(22)

Euroopa Ombudsman peaks tühistama piirangu kohe, kui piirangu aluseks olevad tingimused enam ei kehti, ning hindama neid tingimusi korrapäraselt.

(23)

Andmesubjektide õiguste ja vabaduste parima kaitse tagamiseks ning kooskõlas määruse artikli 44 lõikega 1 tuleks andmekaitseametnikuga aegsasti konsulteerida mis tahes kohaldatavate piirangute osas, et kontrollida nende vastavust käesolevale otsusele.

(24)

Määruse artikli 16 lõikes 5 ja artikli 17 lõikes 4 on sätestatud erandid seoses andmesubjektide õigusega saada teavet ja tutvuda andmetega. Kui need erandid kehtivad, ei ole Euroopa Ombudsmanil vaja kohaldada piirangut käesoleva otsuse alusel,