Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse töötlemise põhjust, seda, kuidas Euroopa Ombudsman kogub, käsitleb ja tagab kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja milliseid õigusi andmesubjektid võivad seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Kandidaadid esitavad oma andmed veebipõhise (veebisaidi) taotlusvahendi kaudu. Valikumenetluse läbiviimiseks imporditakse andmed IT-vahendisse, mis on loodud menetluse toetamiseks ja hõlbustamiseks.

Töötleme järgmisi isikuandmeid:

• põhilised isikuandmed (eesnimi, perekonnanimi, kodakondsus, sünnikuupäev, e-posti aadress ning elukohalinn ja -riik, telefon);
• elulookirjelduses sisalduv teave (haridus, töökogemus, keeleoskus);
• taotleja diplomite, kraadide või tunnistuste koopiad.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Menetluse eesmärk on teha kindlaks kandidaadid praktikaprogrammi jaoks, mida Euroopa Ombudsmani büroo pakub, ja viia läbi asjakohane valikumenetlus.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Õiguslik alus on Euroopa Ombudsmani 13. veebruari 202. aasta otsus praktika kohta 3 ja asjakohased praktika kandideerimiskutsed.

Töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt a).

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

EO büroo info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) talitused töötlevad veebisaidile esitatud andmeid. Valikuvahendit haldavad personaliosakond ja IKT-töötajad.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Euroopa Ombudsman, peasekretär (kui see on asjakohane), haldusdirektor, praktikaametnik, personaliosakonna juhataja, uurimisüksuste juhatajad, kandidaatide hindamisega seotud töötajad ning IKT-sektor.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Kandidaatide veebipõhisele kandideerimisvahendile esitatud andmeid säilitatakse nende veebipõhisel isiklikul kontol kaks aastat, kui nad soovivad kandideerida tulevasele praktikale. Kui kandidaat ei loo oma kontoga ühendust kahe aasta jooksul, kustutatakse konto ja selles sisalduvad andmed automaatselt pärast seda, kui talle on saadetud teavituskiri. Kandidaadid võivad paluda ettevõtjal oma konto igal ajal kustutada.

Valikuvahendisse üle kantud andmed mitteedukate kandidaatide kohta kustutatakse üheksa kuud pärast selle praktikaperioodi lõppu, mille kohta andmeid koguti. Praktikale valitud kandidaatide andmed kustutatakse kaks aastat pärast praktikaperioodi lõppu.

7. Kuidas me kaitseme andmesubjekti andmeid?

Andmeid kogutakse võrgus turvalises režiimis. Juurdepääs andmetele veebivormi kaudu on kaitstud taotleja valitud salasõnaga.

Elektroonilisi andmeid säilitatakse veebipõhises taotlusvahendis ettevõtja serverites, mis tähendab, et neid kaitstakse arvukate turvameetmetega, mille IKT-sektor on kehtestanud institutsiooni elektroonilise vara tervikluse ja konfidentsiaalsuse kaitsmiseks.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega ja asjakohase teabega selle kohta, kuidas me neid kasutame. Samuti on teil õigus nõuda teid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist, tingimusel et tagatakse kandidaatide hindamisega seotud töötajate arutelude ja otsuste tegemise konfidentsiaalsus ning teiste kandidaatide õigused.

Identifitseerimisandmeid saate menetluse käigus igal ajal parandada. Vastuvõetavuse või hindamiskriteeriumidega seotud andmeid võib parandada kuni taotluste esitamise tähtpäevani.

Teil on õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel. Teatud tingimustel on teil õigus nõuda, et ettevõtja kustutaks teie isikuandmed või piiraks nende kasutamist. Ettevõtja vastab teie taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata Euroopa Ombudsmani büroo praktikantide valikumenetlusega seotud andmekaitseküsimusi Euroopa Ombudsmanile järgmisel aadressil:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Euroopa Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Samuti võite võtta ühendust ettevõtja büroo andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: EDPS@edps.europa.eu