Euroopa Ombudsman,

võttes arvesse

(1)  Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrust (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001 ja otsus nr 1247/2002/EÜ (edaspidi „määrus“)^[1], eelkõige selle artikli 45 lõiget 3, ja

(2) Euroopa Andmekaitseinspektori (edaspidi „andmekaitseinspektor“) seisukohti väljendavat dokumenti Euroopa Liidu institutsioonide ja asutuste andmekaitseametnike rolli kohta,

on teinud järgmise otsuse:

Artikkel 1 Andmekaitseametniku määramine

1. Euroopa Ombudsman määrab andmekaitseametniku Euroopa Ombudsmani personali hulgast, võttes arvesse tema isikuomadusi ja pädevust, eelkõige andmekaitseseaduste ja -tavade ekspertteadmisi ning suutlikkust täita ülesandeid. Pärast andmekaitseametnikuga konsulteerimist võib määrata ka andmekaitseametniku asetäitja^[2]. Andmekaitseametnikul võib olla abipersonal.

2. Andmekaitseametniku ametiaeg kestab viis aastat ja teda võib ametisse tagasi nimetada.

3. Andmekaitseametniku kontaktandmed edastatakse andmekaitseinspektorile ja avaldatakse Euroopa Ombudsmani veebilehel.

4. Andmekaitseametniku, kes ei vasta enam oma ülesannete täitmiseks vajalikele tingimustele, võib ametist vabastada üksnes Euroopa Ombudsman andmekaitseinspektori nõusolekul. Euroopa Ombudsman teeb peasekretäri ettepanekul kindlaks, et andmekaitseametnik ei vasta enam nimetatud tingimustele. Et saada andmekaitseinspektorilt nõusolek ametist vabastamiseks vastavalt määruse artikli 44 lõikele 8, konsulteeritakse andmekaitseinspektoriga kirjalikult. Nõusoleku koopia saadetakse andmekaitseametnikule.

Artikkel 2 Andmekaitseametniku staatus

1. Andmekaitseametnik annab aru Euroopa Ombudsmani peasekretärile.

2. Ilma et see piiraks lõike 1 kohaldamist, tegutseb andmekaitseametnik sõltumatult. Andmekaitseametnik ei või saada juhiseid oma ülesannete täitmiseks ja teda ei tohi ametist vabastada ega karistada nende ülesannete täitmise eest.

3. Euroopa Ombudsman tagab järgmise:

(a) andmekaitseametnik on nõuetekohaselt ja õigeaegselt kaasatud kõikidesse andmekaitsega seotud küsimustesse;

(b) andmekaitseametnikul on oma ülesannete täitmiseks ja oma ekspertteadmiste säilitamiseks vajalik aeg ja vahendid, ning

(c) andmekaitseametniku ülesannete ja kohustuste ning muude ametiülesannete ja -kohustuste vahel, mida ta võib täita, ei ole huvide konflikti.

4. Andmekaitseametnik ja seotud abipersonal on oma ülesannete täitmisel kooskõlas liidu õigusega kohustatud hoidma saladust või konfidentsiaalsust.

Artikkel 3 Andmekaitseametniku ülesanded, kohustused ja volitused

1. Andmekaitseametnik teavitab ja nõustab Euroopa Ombudsmani institutsiooni kohustustest vastavalt määrusele ja muudele liidu andmekaitsesätetele.

2. Andmekaitseametnik tagab sõltumatul viisil määruse kohaldamise institutsioonis ja jälgib vastavust määrusele, muudele kohaldatavatele liidu seadustele, mis sisaldavad andmekaitsesätteid, ja Euroopa Ombudsmani põhimõtetele seoses isikuandmete kaitsega, sealhulgas töötlemistoimingutega seotud töötajatele vastutuse andmine, nende teadlikkuse suurendamine ja koolitamine ning seonduvad auditid.

3. Andmekaitseametnik tagab, et andmesubjektidele teatatakse nende õigused ja kohustused vastavalt määrusele.

4. Andmekaitseametnik annab taotluse korral nõu seoses järgmisega:

(a) andmekaitseinspektori/andmesubjekti teavitamine isikuandmetega seotud rikkumisest;

(b) andmekaitse mõjuhinnang, selle tulemuslikkuse jälgimine ja konsulteerimine andmekaitseinspektoriga, kui esineb kahtlus seoses vajadusega teha andmekaitse mõjuhinnang, ning

(c) eelnev konsulteerimine andmekaitseinspektoriga ja konsulteerimine andmekaitseinspektoriga, kui esineb kahtlus, kas eelnev konsulteerimine on vajalik.

5. Andmekaitseametnik vastab andmekaitseinspektori taotlustele ja teeb oma pädevuse piires koostööd ja konsulteerib andmekaitseinspektoriga viimase taotlusel või omal algatusel.

6. Andmekaitseametnik tagab, et töötlemistoimingud, mille vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman, ei kahjusta andmesubjektide õigusi ja vabadusi.

7. Andmekaitseametnik peab töötlemistoimingute ja isikuandmetega seotud rikkumiste keskregistrit Euroopa Ombudsmani vastutusel. Andmekaitseametnik tagab, et töötlemistoimingute register on avalikult ja elektrooniliselt kättesaadav. Taotluse korral tehakse andmekaitseinspektorile kättesaadavaks andmed Euroopa Ombudsmani töötlemistoimingute kohta.

8. Euroopa Ombudsman, personalikomitee ja iga üksikisik võib ilma ametlikke kanaleid kasutamata konsulteerida andmekaitseametnikuga kõigis määruse tõlgendamise või kohaldamisega seotud küsimustes, kui need on seotud andmetöötlustoimingutega, mille vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman. Andmekaitseametnik annab võimaluse korral teavet, mis on mõistetav ilma eriteadmisteta.

9. Andmekaitseametnik võib anda Euroopa Ombudsmanile soovitusi andmekaitse praktiliseks täiustamiseks ja anda nõu küsimustes, mis on seotud andmekaitsesätete kohaldamisega selliste andmetöötlustoimingute suhtes, mille vastutav töötleja on ombudsman.

10. Andmekaitseametnik võib omal algatusel või Euroopa Ombudsmani, peasekretäri, personalikomitee või mis tahes üksikisiku taotlusel uurida küsimusi või juhtumeid, mis on otseselt seotud tema ülesannetega ja millest talle teatatakse, ning anda neist aru uurimise algatanud isikule või Euroopa Ombudsmanile. Sellistes uurimistes järgitakse õigluse põhimõtet ja asjaomaste isikute õigust avaldada oma arvamust neid puudutavate asjaolude kohta.

11. Andmesubjektid võivad pöörduda andmekaitseametniku poole kõigis küsimustes, mis on seotud nende isikuandmete töötlemisega ja nende õiguste kasutamisega.

12. Keegi ei tohi kannatada seepärast, et ta juhtis andmekaitseametniku tähelepanu väidetavale määruse rikkumisele.

13. Oma ülesannete täitmisel on andmekaitseametnikul alati juurdepääs töötlusobjektiks olevatele andmetele ja kõikidele tööruumidele, andmetöötlusseadmetele ning andmekandjatele.

14. Andmekaitseametnik võib oma ülesannete täitmisel, mis on seotud isikuandmete töötlemisega teises liidu institutsioonis või asutuses Euroopa Ombudsmani nimel, teha koostööd asjaomase institutsiooni või asutuse andmekaitseametnikuga.

Artikkel 4 Jõustumine

Käesolev otsus jõustub selle vastuvõtmise päeval.

Strasbourg, 9.10.2019

Emily O’Reilly

[1] ELT 2018 L 295, lk 39.

[2] Kui vastavalt nimetatud menetlusele määratakse andmekaitseametniku asetäitja, mõistetakse andmekaitseametniku all nii andmekaitseametnikku kui ka tema asetäitjat.