Εκπονήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 5 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή [1]

Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο καταγγέλλων, μια μικρή γερμανική εταιρεία, συμμετείχε σε δύο χρηματοδοτούμενα από την ΕΕ έργα (εφεξής «έργο Α» και «έργο Β») στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης [2]. Τη διαχείριση της επιχορήγησης της ΕΕ για τα έργα ανέλαβε ο Εκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού (EACEA). Η καταγγελία αφορά την απόφαση του EACEA να δηλώσει ως μη επιλέξιμες για χρηματοδότηση από την ΕΕ τις δαπάνες που δηλώθηκαν από την εταιρεία για τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος για τα έργα Α και Β.

Έργο Α

2. Ο καταγγέλλων συμμετείχε στο έργο από τον Οκτώβριο του 2010.

3. Τον Ιούλιο του 2013, μετά την ολοκλήρωση του έργου, ο EACEA έκρινε ότι οι δαπάνες ύψους 22 946,87 EUR, οι οποίες αφορούσαν τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διευθύνων εταίρος του καταγγέλλοντος, δεν ήταν επιλέξιμες. Ο καταγγέλλων δεν είχε λάβει αποζημίωση για τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διευθύνων εταίρος του. Ο EACEA δήλωσε ότι ο καταγγέλλων είχε αναθέσει υπεργολαβικά τη διαχείριση του έργου στον διευθύνοντα εταίρο, παρόλο που δεν επιτρεπόταν η εν λόγω υπεργολαβία. Επιπλέον, ο αριθμός των ημερών που δηλώθηκαν για τη «διαχείριση έργου» με υπεργολαβία για τους σκοπούς της δήλωσης δαπανών δεν αντιστοιχούσε στον αριθμό των ημερών που δηλώθηκαν για τη «διαχείριση έργου» στην τελική έκθεση [3]. Επιπλέον, ο EACEA επισημαίνει ότι ο καταγγέλλων δεν είχε παράσχει τιμολόγια για τις δαπάνες «διαχείρισης του έργου». Τέλος, τα φύλλα κατανομής χρόνου που υπέβαλε ο καταγγέλλων δεν μπορούσαν να συνδεθούν με το έργο και είχαν υπογραφεί μόνο από τον διαχειριστικό εταίρο (δεν είχαν επικυρωθεί από κανένα τρίτο πρόσωπο).

4.  Τον Σεπτέμβριο του 2013, ο καταγγέλλων υπέβαλε πρόσθετα δικαιολογητικά έγγραφα. Εξήγησε επίσης ότι ο διευθύνων εταίρος της ήταν μόνιμος εκτελεστικός διευθυντής, συνιδιοκτήτης και συνιδρυτής της εταιρείας. Ως εκ τούτου, κατά την άποψη του καταγγέλλοντος, ήταν «μόνιμο προσωπικό». Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι πλήρωσε τον Διευθύνοντα Εταίρο του με βάση τις ώρες εργασίας για κάθε έργο, στο πλαίσιο σύμβασης που καταρτίστηκε μαζί του για κάθε έργο. Όταν ο καταγγέλλων υπέγραψε τη σύμβαση με τον διευθύνοντα εταίρο για το έργο Α, εκτιμήθηκε ο συνολικός αριθμός ανθρωποημερών που απαιτούνταν για το εν λόγω έργο.

5. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων εξήγησε ότι καταρτίστηκαν χωριστά φύλλα κατανομής χρόνου για κάθε έργο. Τα φύλλα κατανομής χρόνου σαρώθηκαν. Τα σαρωμένα αντίγραφα είχαν το ακρωνύμιο του έργου Α γραμμένο πάνω τους και υπογράφονταν από τον Διευθύνοντα Εταίρο. Αυτά τα δελτία χρόνου εργασίας περιείχαν επίσης πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν στο πλαίσιο του έργου και αναφέρονταν στη σχετική δέσμη εργασιών του έργου. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι τα δελτία καταγραφής χρόνου εργασίας αποδίδονταν σαφώς στο έργο Α [4].

6. Ο EACEA υποστήριξε ότι οι δαπάνες που σχετίζονται με τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος δεν ήταν επιλέξιμες. Ο διευθύνων εταίρος δεν είχε σταθερό μηνιαίο μισθό και το καθεστώς πληρωμών που είχε θεσπίσει ο καταγγέλλων για κάθε έργο δεν μπορούσε να θεωρηθεί ισοδύναμο με «μισθό». Ο EACEA ισχυρίστηκε επίσης ότι ο καταγγέλλων δεν είχε παράσχει καμία απόδειξη ότι είχαν πραγματοποιηθεί πληρωμές στον διαχειριστικό εταίρο για το έργο Α.

7. Τον Δεκέμβριο του 2013, ο καταγγέλλων απέστειλε εκ νέου επιστολή στον EACEA αναφέροντας ότι, σύμφωνα με το γερμανικό δίκαιο, ο διευθύνων εταίρος μιας «Kommanditgesellschaft» (δηλαδή μιας «εταιρικής σχέσης») δεν μπορεί να έχει σύμβαση εργασίας ή να λαμβάνει σταθερή αμοιβή. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι οι κανόνες για τις δαπάνες προσωπικού που είναι επιλέξιμες για χρηματοδότηση στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης δεν απαιτούν οι αποδοχές να είναι τακτικές.

8. Τον Ιανουάριο του 2014, ο EACEA συναντήθηκε με τον καταγγέλλοντα. Σύμφωνα με τον EACEA, εξήγησε ότι μπορεί πράγματι να θεωρήσει την αμοιβή των ιδιοκτητών επιχειρήσεων ως «κόστος προσωπικού» υπό την προϋπόθεση ότι: i) υπάρχει νόμιμος δεσμός μεταξύ του ιδιοκτήτη της επιχείρησης και της εταιρείας· ii) η πληρωμή στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης είναι ανιχνεύσιμη στα λογιστικά βιβλία της εταιρείας · iii) είναι σαφές ότι οι πληρωμές αυτές δεν πραγματοποιούνται από τα κέρδη της εταιρείας· και iv) ο χρόνος που δηλώνεται καταγράφεται και αιτιολογείται δεόντως, π.χ. μέσω συστήματος φύλλου κατανομής χρόνου. Ο EACEA ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να προσκομίσει έγγραφα που να αποδεικνύουν ότι η αμοιβή που καταβάλλεται στον διευθύνοντα εταίρο θα πρέπει να θεωρείται «δαπάνη προσωπικού» σύμφωνα με τους εν λόγω κανόνες.

9. Τον Απρίλιο του 2014, ο EACEA κατέληξε εκ νέου στο συμπέρασμα ότι οι δαπάνες που σχετίζονται με τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος δεν μπορούσαν να καλυφθούν από την επιχορήγηση. Ο EACEA υποστήριξε ότι οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν στον διαχειριστικό εταίρο δεν μπορούσαν να θεωρηθούν «μισθός» σύμφωνα με τους κανόνες του προγράμματος διά βίου μάθησης [5]. Επιπλέον, η απόδειξη τραπεζικών εμβασμάτων που είχε παράσχει ο καταγγέλλων δεν αντιστοιχούσε στα ποσά που αναφέρονται ως αμοιβή στα λογιστικά βιβλία του καταγγέλλοντος.

10. Τον Μάιο του 2014, ο EACEA κανόνισε τη διενέργεια εξωτερικού ελέγχου του έργου Α.

Έργο Β

11. Ο καταγγέλλων ήταν συνδικαιούχος του έργου Β. Ο καταγγέλλων συμμετείχε στο έργο από την έναρξή του το 2011.

12. Ο EACEA έκρινε επίσης μη επιλέξιμες τις δαπάνες που σχετίζονται με τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος για το έργο Β, ύψους 41 475,00 EUR. Ο EACEA αναφέρθηκε στα δικαιολογητικά έγγραφα που καλύπτουν το καθεστώς απασχόλησης του διαχειριστικού εταίρου τα οποία είχε αναλύσει στο πλαίσιο του έργου Α. Ο EACEA δεν βρήκε λόγο να λάβει διαφορετική θέση σχετικά με τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν στον διαχειριστικό εταίρο στο πλαίσιο του έργου Β.

13. Τον Δεκέμβριο του 2014, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τον EACEA ότι ο EACEA δεν είχε αιτιολογήσει δεόντως την απόφασή του. Επέμεινε ότι η απλή αναφορά στην απόφαση που ελήφθη σχετικά με το σχέδιο Α δεν ήταν επαρκής. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων επανέλαβε τα επιχειρήματά του σε σχέση με το έργο Α. Ο καταγγέλλων υποστήριξε ότι η απόφαση απόρριψης των δαπανών που σχετίζονται με το έργο που επιτέλεσε ο διευθύνων εταίρος του ήταν ιδιαίτερα σκληρή, δεδομένου ότι ο διευθύνων εταίρος του ήταν υπεύθυνος για τον συνολικό συντονισμό του έργου Β. Ο καταγγέλλων υποστήριξε επίσης ότι ο EACEA είχε αγνοήσει το επιχείρημά του ότι οι συχνές ερωτήσεις (FAQ) σχετικά με οικονομικά και συμβατικά ζητήματα που ισχύουν για έργα στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης, οι οποίες δημοσιεύθηκαν από τον EACEA τον Ιούνιο του 2011, υποστήριζαν την άποψή του ότι η αμοιβή του διευθύνοντος εταίρου του θα μπορούσε να θεωρηθεί ως «δαπάνες προσωπικού» που πρέπει να καλυφθούν από την επιχορήγηση.

14. Τον Δεκέμβριο του 2014, ο EACEA αποφάσισε να αναμείνει το αποτέλεσμα του εξωτερικού ελέγχου του έργου Α προτού αποφανθεί επί της προσφυγής σχετικά με το έργο Β.

Σχετικό και με τα δύο έργα

15. Τον Δεκέμβριο του 2015, ο καταγγέλλων ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι όλες οι δαπάνες που σχετίζονται με το έργο που επιτέλεσε ο διευθύνων εταίρος του καταγγέλλοντος είχαν κηρυχθεί μη επιλέξιμες μετά τον εξωτερικό έλεγχο του έργου Α. Ωστόσο, οι λόγοι απόρριψης των εν λόγω δαπανών ήταν, σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, διαφορετικοί από εκείνους που είχε προβάλει προηγουμένως ο EACEA. Ο εξωτερικός ελεγκτής ήταν της άποψης ότι το «οικονομικό εγχειρίδιο»[6], καθώς και οι συχνές ερωτήσεις που δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο του EACEA, ισχύουν μόνο για τα έργα που επελέγησαν το 2009. Το έργο Α είχε επιλεγεί για χρηματοδότηση το 2010.

Η έρευνα

16. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με την καταγγελία και εντόπισε τους ακόλουθους ισχυρισμούς και ισχυρισμούς:

Ισχυρισμός:

Ο EACEA εσφαλμένα απέρριψε ως μη επιλέξιμες δαπάνες τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος σε δύο έργα του προγράμματος διά βίου μάθησης.

Αιτήσεις:

Ο EACEA θα πρέπει:

i) αποδέχεται ως επιλέξιμες τις δαπάνες προσωπικού των διαχειριστών ιδιοκτητών·

ii) να καταβάλει εντόκως τα οφειλόμενα ποσά για τα έργα Α και Β·

iii) επιστροφή των δικαστικών εξόδων και των εξόδων ταξιδίου του καταγγέλλοντος, καθώς και άλλων ζημιών που προκύπτουν από την κακοδιοίκηση του EACEA· και

iv) να ζητήσει συγγνώμη για την κακοδιοίκηση και να λάβει μέτρα για την αποφυγή της κακοδιοίκησης αυτής στο μέλλον.

17. Ο καταγγέλλων, προς στήριξη του ισχυρισμού του, προέβαλε τα ακόλουθα επιχειρήματα:

1.1 Ο EACEA εισήγαγε διακρίσεις εις βάρος του καταγγέλλοντος ως ΜΜΕ.

1.2 Ο EACEA καταχράστηκε την εξουσία του και παραβίασε τις αρχές της διαφάνειας και της δικαιολογημένης εμπιστοσύνης.

1.3 Ο EACEA παρέβη το άρθρο 41 του Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων (στο εξής: Χάρτης) επειδή δεν ενήργησε σύμφωνα με την αρχή της χρηστής διοίκησης.

18. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε τη γνώμη του EACEA σχετικά με την καταγγελία και, στη συνέχεια, τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σε απάντηση της γνώμης του EACEA. Η πρόταση λύσης του Διαμεσολαβητή λαμβάνει υπόψη τα επιχειρήματα και τις γνώμες που προβάλλουν τα μέρη.

Ισχυρισμός ότι ο EACEA εσφαλμένα απέρριψε ως μη επιλέξιμες δαπάνες τις εργασίες που πραγματοποίησε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

19. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι οι δαπάνες του διαχειριστικού εταίρου του θα έπρεπε να είχαν θεωρηθεί «δαπάνες προσωπικού» σύμφωνα με την ερώτηση 1.5 των συχνών ερωτήσεων σχετικά με οικονομικά και συμβατικά ζητήματα που ισχύουν για έργα στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης: «Τα διευθυντικά στελέχη και οι διευθυντές χωρίς σύμβαση εργασίας μπορούν να θεωρηθούν ως δαπάνες προσωπικού, εφόσον έχουν νομική σχέση με τον οργανισμό (καταστατικά που ορίζονται από το διοικητικό συμβούλιο). Βλ. επίσης ερώτηση 1.3 για τις πραγματικές αποδοχές των διοικητικών στελεχών και των διευθυντικών στελεχών». Οι εν λόγω συχνές ερωτήσεις δημοσιεύθηκαν από τον EACEA στον ιστότοπό του στον «χώρο των δικαιούχων». Σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, έπρεπε να ισχύουν αναδρομικά για έργα από το 2009 και να παρέχουν σαφή καθοδήγηση σχετικά με το τι θα πρέπει να θεωρείται κόστος προσωπικού στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι ενήργησε σύμφωνα με τις εν λόγω συχνές ερωτήσεις. Τυχόν αυθαίρετη τροποποίηση, με αναδρομική ισχύ, της ερμηνείας του όρου «δαπάνες προσωπικού» θα παραβίαζε τις αρχές της ασφάλειας δικαίου, της δικαιολογημένης εμπιστοσύνης και της διαφάνειας.

20. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι το καθεστώς του διευθύνοντος εταίρου του ορίστηκε στο καταστατικό του (στη γερμανική γλώσσα «Gesellschaftsvertrag») και ότι, ως εκ τούτου, η κατάσταση του διευθύνοντος εταίρου του αντιστοιχεί στην κατάσταση που περιγράφεται στην ερώτηση 1.5 των συχνών ερωτήσεων. Όσον αφορά τη σχετική πολιτική αποδοχών, το καταστατικό προβλέπει ότι οι μισθοί καταβάλλονται στους διευθύνοντες εταίρους με βάση τις ώρες/ημέρες εργασίας στα έργα της εταιρείας. Η πολιτική αποδοχών πρέπει να καθορίζεται με απόφαση των μετόχων. Η απόφαση αυτή ελήφθη τον Οκτώβριο του 2008, καθορίζοντας ημερήσια τιμή 350 ευρώ για όλα τα έργα ή τις συμβάσεις στις οποίες συνεισφέρουν οι διαχειριστικοί εταίροι. Η απόφαση των μετόχων ορίζει επίσης ότι οι διευθύνοντες εταίροι πρέπει να παρέχουν αποδεικτικά στοιχεία για τον χρόνο εργασίας (δελτία ωραρίου). Κατά συνέπεια, οι Διαχειριστικοί Εταίροι είναι υπόλογοι στον καταγγέλλοντα και στα μέλη της Γενικής Συνέλευσης. Ως εκ τούτου, οι δαπάνες προσωπικού του διαχειριστικού εταίρου στην προκειμένη περίπτωση συμμορφώνονται με τον ορισμό των δαπανών προσωπικού που παρατίθεται από τον EACEA στις συχνές ερωτήσεις.

21.  Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι στη Γερμανία το 86 % του συνόλου των εταιρειών διοικούνται από διαχειριστές-ιδιοκτήτες. Η μη αποδοχή των δαπανών για τις εργασίες που πραγματοποιούνται από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους διευθύνοντες εταίρους θα σήμαινε ότι όλες αυτές οι εταιρείες δεν μπορούν να συμμετάσχουν σε έργα στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης. Αυτό θα δημιουργούσε διακρίσεις εις βάρος των γερμανικών ΜΜΕ υπέρ των μεγαλύτερων οργανισμών.  

22. Όσον αφορά το επιχείρημα του EACEA ότι οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν δεν αντιστοιχούσαν στα ποσά στους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων του καταγγέλλοντος, ο καταγγέλλων δήλωσε ότι όλες οι πληρωμές που καταχωρίστηκαν στους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων του στον λογαριασμό μισθοδοσίας των διαχειριστικών εταίρων αντιστοιχούν στα καθαρά ποσά στα τιμολόγια των διαχειριστικών εταίρων. Το ποσό του ΦΠΑ περιλαμβάνεται στον λογαριασμό ΦΠΑ.

23. Στην απάντησή του προς τη Διαμεσολαβήτρια, ο EACEA επέμεινε να εξετάσει συγκεκριμένα την κατάσταση των ιδιοκτητών επιχειρήσεων στις συχνές ερωτήσεις του. Σημείωσε ότι η ερώτηση 1.5 των συχνών ερωτήσεων αφορά ειδικά τις δαπάνες των διευθυντικών στελεχών και των διευθυντών που δεν έχουν σύμβαση εργασίας με την οικεία εταιρεία (επιτρέπει τις εν λόγω δαπάνες). Επιπλέον, επισήμανε ότι η ερώτηση 1.6 των συχνών ερωτήσεων αφορά την κατάσταση των ιδιοκτητών εταιρειών που δεν αμείβονται με σταθερό μισθό [7].

24. Καθώς το πρόγραμμα διά βίου μάθησης 2007-2014 πλησίαζε στο τέλος του, οι συχνές ερωτήσεις αφαιρέθηκαν από τον ιστότοπο του EACEA τον Απρίλιο του 2014. Ωστόσο, αυτό δεν επηρέασε την άποψη του EACEA σχετικά με την επιλεξιμότητα της αμοιβής των διαχειριστών.

25. Ο EACEA εξήγησε ότι υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους οι ιδιοκτήτες εταιρειών, συμπεριλαμβανομένων των ιδιοκτητών ΜΜΕ, μπορούν να δηλώνουν τις δαπάνες τους για τις εργασίες που πραγματοποιούνται σε ένα έργο του προγράμματος διά βίου μάθησης. Εάν ο ιδιοκτήτης δεν έχει σύμβαση εργασίας, η ερώτηση 1.5 των συχνών ερωτήσεων διευκρινίζει υπό ποιες προϋποθέσεις οι σχετικές δαπάνες θεωρούνται επιλέξιμες για την επιχορήγηση. Προσέθεσε ότι πρέπει επίσης να τηρούνται τα γενικά κριτήρια επιλεξιμότητας που καθορίζονται στον σχετικό κανόνα εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού [8] και στις σχετικές διατάξεις των συμφωνιών επιχορήγησης.

26. Σύμφωνα με τον EACEA, είχε καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να βρει έναν τρόπο να θεωρήσει ως «επιλέξιμες» τις δαπάνες που δήλωσε ο καταγγέλλων για τον διαχειριστικό εταίρο του. Ωστόσο, ο EACEA δεν θεώρησε ότι πληρούνται τα κριτήρια επιλεξιμότητας που καθορίζονται στους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού [9] και στις συμφωνίες επιχορήγησης [10].

27. Σύμφωνα με τη συμφωνία επιχορήγησης, οι δαπάνες πρέπει να είναι επαληθεύσιμες και αιτιολογημένες [11]. Το εγχειρίδιο του προγράμματος διά βίου μάθησης («το εγχειρίδιο») ορίζει ότι τα απαραίτητα δικαιολογητικά περιλαμβάνουν «δελτία χρόνου εργασίας υπογεγραμμένα τόσο από τον εργαζόμενο όσο και από τον υπεύθυνο του οργανισμού, στα οποία αναφέρονται το όνομα, η ιδιότητα και τα καθήκοντα που εκτελέστηκαν, η αναφορά στις δραστηριότητες του προγράμματος εργασίας, ο αριθμός των ωρών ανά ημέρα και οι ημέρες ανά μήνα που διατέθηκαν στο έργο». Σύμφωνα με τον EACEA, τα φύλλα κατανομής χρόνου που υποβλήθηκαν αρχικά από τον καταγγέλλοντα δεν περιείχαν καμία αναφορά στο έργο και συχνά δεν προσδιόριζαν σύνδεση με τη σχετική δέσμη εργασιών. Επιπλέον, η περιγραφή των εκτελούμενων εργασιών στα φύλλα κατανομής χρόνου ήταν υπερβολικά ασαφής ώστε να επιτρέπει τον προσδιορισμό και την επαλήθευση των δραστηριοτήτων του έργου. Ο EACEA υποστήριξε ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου δεν μπορούν να διορθωθούν αναδρομικά [12]. Ως εκ τούτου, ο EACEA δεν ήταν σε θέση να επαληθεύσει ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου που υπέβαλε ο καταγγέλλων αφορούσαν εργασίες που εκτελέστηκαν στο πλαίσιο του έργου Α. Ορισμένες περιγραφές καθηκόντων στα φύλλα κατανομής χρόνου αναφέρονταν πράγματι σε συνεδριάσεις που σχετίζονταν με το έργο Α. Ωστόσο, σε ορισμένα από αυτά τα φύλλα κατανομής χρόνου είχαν δηλωθεί περισσότερες ώρες από την πραγματική διάρκεια της συνεδρίασης.

28. Ο EACEA συμφώνησε να διενεργήσει νέα λεπτομερή ανάλυση των δαπανών του καταγγέλλοντος για τον διαχειριστικό εταίρο, προκειμένου να καθορίσει αν ορισμένες ημέρες θα μπορούσαν να θεωρηθούν ότι σχετίζονται με το έργο και, ως εκ τούτου, να γίνουν δεκτές ως επιλέξιμες δαπάνες.

29. Στο πλαίσιο αυτό, ο EACEA δήλωσε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε υποβάλει εξαρχής πλήρη και συνεκτικά αποδεικτικά έγγραφα, δημιουργώντας έτσι κάποια σύγχυση [13]. Ο EACEA επέμεινε ότι ενήργησε με ανοικτό και διαφανή τρόπο. Είχε αναλύσει τις προσφυγές του καταγγέλλοντος, οργάνωσε συνεδρίαση για να αποσαφηνίσει τα θέματα και έδωσε στον καταγγέλλοντα αρκετό χρόνο για να παράσχει πρόσθετα δικαιολογητικά έγγραφα. Είχε επίσης ενημερώσει τον καταγγέλλοντα για τους λόγους απόρριψης των δαπανών σε κάθε στάδιο.  Ως εκ τούτου, έκρινε δικαιολογημένη τη θέση της σχετικά με το σχέδιο Α.

30. Όσον αφορά το έργο Β, ο EACEA επισήμανε ότι δεν είχε λάβει τιμολόγια από τον καταγγέλλοντα στα οποία να αναφέρονται η ονομασία του έργου, ο αριθμός των ημερών που δαπανήθηκαν για το έργο και η περίοδος κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν οι εργασίες για το έργο. Ως εκ τούτου, δεν μπορούσε να συνδέσει τις δηλωθείσες δαπάνες για το έργο με τους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, οι δαπάνες για τον διευθύνοντα εταίρο δεν ήταν επιλέξιμες.

31. Όσον αφορά την εικαζόμενη διάκριση εις βάρος των ΜΜΕ από τον EACEA, ο EACEA επισήμανε ότι το σχετικό ερώτημα στις συχνές ερωτήσεις (ερώτηση 1.5) τέθηκε στις συχνές ερωτήσεις προκειμένου να ληφθεί υπόψη το γεγονός ότι οι ΜΜΕ μπορούν να χρησιμοποιούν επιχορηγήσεις στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης για την κάλυψη των δαπανών των διευθυντικών στελεχών που δεν εργάζονται βάσει σύμβασης εργασίας. Η απάντηση που δόθηκε στο ερώτημα αυτό εξηγεί ότι οι εν λόγω διευθυντές και τα διευθυντικά στελέχη μπορούν να θεωρηθούν ως διαχειριστές ιδιοκτητών που εργάζονται βάσει σύμβασης εργασίας, υπό την προϋπόθεση ότι πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Σύμφωνα με τον EACEA, οι προϋποθέσεις αυτές δεν πληρούνταν όσον αφορά τον διευθύνοντα εταίρο του καταγγέλλοντος. Οι δαπάνες που δηλώθηκαν από τον καταγγέλλοντα δεν αντιστοιχούσαν στα λογιστικά βιβλία του καταγγέλλοντος ή στα δικαιολογητικά έγγραφα. Μεταξύ άλλων, τα δικαιολογητικά έγγραφα δεν επέτρεπαν στον EACEA να συνδέσει τον αριθμό των ημερών για τις οποίες ζητήθηκαν δαπάνες με τις ημέρες πραγματικής εργασίας στο πλαίσιο του έργου Α.

32. Ο EACEA επισήμανε επίσης —όσον αφορά τα έργα που θα υλοποιηθούν στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+ (το οποίο διαδέχθηκε το πρόγραμμα διά βίου μάθησης)— ότι εξετάζει το ενδεχόμενο επιστροφής των δαπανών προσωπικού των ιδιοκτητών ΜΜΕ που δεν λαμβάνουν μισθό βάσει μοναδιαίου κόστους [14].

33. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με την απάντηση του EACEA, ο καταγγέλλων αναγνώρισε ότι δεν είχε αρχικά αναφερθεί στο έργο Α στην επικεφαλίδα των σχετικών φύλλων κατανομής χρόνου. Ωστόσο, δεδομένου ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου καθόριζαν σαφώς, με χρονολογική σειρά, τα καθήκοντα που είχαν εκτελεστεί, τα φύλλα κατανομής χρόνου αποδόθηκαν σαφώς στο εν λόγω έργο. Ο καταγγέλλων δήλωσε ότι ο EACEA δεν είχε παράσχει κανένα υπόδειγμα φύλλου κατανομής χρόνου. Μια απλή παράλειψη αναφοράς της ονομασίας του έργου στην κεφαλίδα του φύλλου κατανομής χρόνου δεν θα πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα την απόρριψη όλων των δαπανών. Όσον αφορά την παρατήρηση του EACEA σχετικά με τη δήλωση περισσότερων ωρών από τη διάρκεια των σχετικών συνεδριάσεων, ο καταγγέλλων εξήγησε ότι οι ώρες που δηλώθηκαν περιλάμβαναν τον χρόνο μετακίνησης από και προς τον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, γεγονός που συνάδει με τη γερμανική νομοθεσία. Επιπλέον, ο καταγγέλλων επισήμανε ότι είχε προστεθεί ως συνδικαιούχος στο έργο Α, σε αντικατάσταση άλλου εταίρου, σε στάδιο κατά το οποίο ο προϋπολογισμός είχε ήδη καταρτιστεί. Ο καταγγέλλων ολοκλήρωσε τα καθήκοντά του στο πλαίσιο του έργου Α σε 87,56 ημέρες, ενώ ο εταίρος που είχε αντικαταστήσει είχε προγραμματίσει να δαπανήσει 247 ημέρες για το έργο. 

34. Όσον αφορά το έργο Β, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι είχε υποβάλει όλα τα σχετικά έγγραφα [15] στον EACEA. Ο EACEA θα έπρεπε να είχε ενημερώσει τον καταγγέλλοντα σε περίπτωση που έλειπαν ορισμένα έγγραφα, όπως είχε πράξει για άλλους εταίρους του έργου. Ο καταγγέλλων υπέβαλε επίσης στον Διαμεσολαβητή τα σχετικά οικονομικά έγγραφα:  i) τιμολόγια για το έργο Β· ii) καταστάσεις λογαριασμών που αφορούν πληρωμές προς τον Διαχειριστή Εταίρο, iii) καταστάσεις τραπεζικών λογαριασμών για να εμφανίζονται οι μεταφορές των σχετικών ποσών στον Διαχειριστή Εταίρο. Ο καταγγέλλων διευκρίνισε ότι στο έργο Β καταλογίστηκαν μόνο καθαρά ποσά.

Η προκαταρκτική αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή που οδήγησε στην πρόταση λύσης

35. Ο EACEA αναγνώρισε στην απάντησή του προς τον Διαμεσολαβητή ότι οι αρχές και η καθοδήγηση που καθορίζονται στις συχνές ερωτήσεις σχετικά με οικονομικά και συμβατικά ζητήματα που ισχύουν για έργα στο πλαίσιο του προγράμματος διά βίου μάθησης ισχύουν πράγματι για το έργο Α.

36. Ως εκ τούτου, ο EACEA συμφωνεί ότι ο διευθύνων εταίρος του καταγγέλλοντος μπορεί να «προσαρμοστεί» σε μέλος του προσωπικού, όπως περιγράφεται στις συχνές ερωτήσεις, και ότι οι δαπάνες που σχετίζονται με το έργο που επιτελεί ο διευθύνων εταίρος μπορούν να θεωρηθούν δαπάνες προσωπικού ή «προσαρμοσμένες» στις δαπάνες προσωπικού, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται ορισμένα κριτήρια σε σχέση με τις εν λόγω δαπάνες.

37. Ως εκ τούτου, σε αντίθεση με την άποψη του καταγγέλλοντος, ο EACEA δεν αποκλείει τις δαπάνες που σχετίζονται με τις εργασίες που εκτελούνται σε έργα από τους εταίρους διαχείρισης των ΜΜΕ. Αντιθέτως, εξαρτά απλώς τις πληρωμές για τις δαπάνες αυτές από ορισμένες εύλογες προϋποθέσεις προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι πληρωμές είναι δικαιολογημένες. Οι δαπάνες αυτές μπορούν να καλυφθούν μόνον εάν οι εργασίες έχουν δεόντως προσδιορισθεί και επαληθευτεί ως πραγματοποιηθείσες στο συγκεκριμένο έργο και εάν η αμοιβή για τις εν λόγω εργασίες έχει προσδιορισθεί και επαληθευτεί ως συνδεόμενη με τη συγκεκριμένη εργασία. Οι προϋποθέσεις αυτές είναι σημαντικές για τη διασφάλιση της ορθής χρήσης των δημόσιων πόρων της ΕΕ. Ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει και υποστηρίζει αυτή τη συνετή προσέγγιση όσον αφορά τη δαπάνη δημόσιου χρήματος.

38. Ο EACEA ισχυρίστηκε ότι, με βάση κυρίως τις ελλείψεις στα δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας και στους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων του καταγγέλλοντος, οι δηλωθείσες δαπάνες δεν μπορούν να εντοπιστούν και να επαληθευτούν. Όσον αφορά το έργο Α, ο EACEA υποστηρίζει 1) ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου δεν αναφέρονται στο έργο Α, 2) ότι απουσιάζουν σύνδεσμοι προς δέσμες εργασιών, 3) ότι οι εργασίες περιγράφονται υπερβολικά αόριστα και 4) ότι οι σύνδεσμοι προς τους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων είναι ανεπαρκείς.

39. Ωστόσο, ο EACEA είχε δείξει την προθυμία του να ασχοληθεί με το ζήτημα του κατά πόσον ορισμένες δαπάνες θα μπορούσαν, κατά την επανεξέταση, να θεωρηθούν επιλέξιμες. Στην απάντησή της προς τον Διαμεσολαβητή ανέφερε ότι: «... δεσμεύεται να αξιολογήσει εκ νέου τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβλήθηκαν και να επαληθεύσει κατά πόσον μέρος των δαπανών που δηλώθηκαν από [τον καταγγέλλοντα] για τις εργασίες [του διευθύνοντος εταίρου του] μπορούν να γίνουν δεκτές ως επιλέξιμες» για το έργο Α. Ο Διαμεσολαβητής συγχαίρει τον EACEA για την εποικοδομητική αυτή στάση.

40. Ως εκ τούτου, ο EACEA ζήτησε από τους εξωτερικούς ελεγκτές να εξετάσουν τα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων.

41. Ο εξωτερικός ελεγκτής υπέβαλε την έκθεσή του σχετικά με το έργο Α μετά την απάντηση του EACEA στον Διαμεσολαβητή στην παρούσα υπόθεση. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ο εξωτερικός ελεγκτής δεν εξέτασε, στην πραγματικότητα, τα έγγραφα που υπέβαλε ο καταγγέλλων. Αντιθέτως, προέβαλε έναν χωριστό και νέο λόγο για την απόρριψη του κόστους των εργασιών που πραγματοποίησε ο διευθύνων εταίρος του καταγγέλλοντος: Ο εξωτερικός ελεγκτής θεωρεί ότι το «οικονομικό εγχειρίδιο», καθώς και οι συχνές ερωτήσεις που δημοσιεύθηκαν στον δικτυακό τόπο του EACEA, εφαρμόζονταν μόνο στα έργα που επελέγησαν το 2009, ενώ το έργο Α επελέγη για χρηματοδότηση το 2010.

42. Ο Διαμεσολαβητής δεν έχει άποψη σχετικά με το αν οι συχνές ερωτήσεις ισχύουν για έργο που επελέγη το 2010. Πράγματι, δεν θεωρεί ότι το σημείο αυτό είναι καίριας σημασίας για την επίλυση του ζητήματος. Η επίλυση του ζητήματος συνεπάγεται, απλώς, τον έλεγχο του κατά πόσον τα έγγραφα που προσκόμισε ο καταγγέλλων επαρκούν για να δικαιολογήσουν τις δηλωθείσες δαπάνες. Ο EACEA έχει αναλάβει τη δέσμευση να το πράξει. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ο καταγγέλλων έχει δικαιολογημένη προσδοκία ότι ο EACEA θα εμμείνει στις απόψεις του σχετικά με το θέμα αυτό και, ως εκ τούτου, θα τηρήσει τη δέσμευσή του να διενεργήσει λεπτομερή ανάλυση των δαπανών που σχετίζονται με τον διαχειριστικό εταίρο. Θα ήταν εύλογο ο EACEA να διενεργήσει, ή να έχει διενεργήσει, την εν λόγω λεπτομερή ανάλυση, προκειμένου να διαπιστωθεί κατά πόσον τουλάχιστον ένα μέρος των δαπανών του διαχειριστικού εταίρου του καταγγέλλοντος είναι επιλέξιμο για χρηματοδότηση από την ΕΕ.

43. Ο Διαμεσολαβητής συμφωνεί με τον EACEA, όπως παρουσιάζεται στην απάντησή του προς τον Διαμεσολαβητή, ότι η επιλεξιμότητα των σχετικών δαπανών πρέπει να καθορίζεται με βάση την καθοδήγηση που παρέχεται στις συχνές ερωτήσεις [16] και στο εγχειρίδιο, μαζί με τις σχετικές διατάξεις των συμφωνιών επιχορήγησης και τα γενικά κριτήρια επιλεξιμότητας που ορίζονται στους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού.

44. Τόσο οι σχετικές διατάξεις των συμφωνιών επιχορήγησης ^[17] όσο και τα γενικά κριτήρια επιλεξιμότητας που καθορίζονται στους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού ^[18] ορίζουν ότι οι δαπάνες πρέπει να είναι αναγνωρίσιμες και επαληθεύσιμες [19]. Επιπλέον, όσον αφορά τα γενικά κριτήρια επιλεξιμότητας, το εγχειρίδιο αναφέρει ότι: «Οι δαπάνες πρέπει να καταχωρίζονται στο λογιστικό σύστημα βάσει κατάλληλων δικαιολογητικών κατά τον χρόνο πραγματοποίησης των δαπανών. Έγγραφα που δημιουργούνται μετά την περίοδο κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν οι δαπάνες, θα κηρύσσονται μη επιλέξιμα». Το εγχειρίδιο παρέχει επίσης παραδείγματα απαραίτητων δικαιολογητικών εγγράφων [20].

45. Ο καταγγέλλων αναγνωρίζει ότι τα φύλλα κατανομής χρόνου δεν περιλάμβαναν αρχικά το ακρωνύμιο του έργου Α στον τίτλο· το ακρωνύμιο προστέθηκε σε μεταγενέστερο στάδιο. Ο Διαμεσολαβητής δεν συμφωνεί ότι η έλλειψη ρητής αναφοράς στο συγκεκριμένο έργο θα πρέπει να καθιστά αυτομάτως και πάντοτε μη επιλέξιμες τις δαπάνες που περιγράφονται στα σχετικά δελτία χρόνου εργασίας. Εξακολουθεί να είναι πιθανό ότι, παρά την έλλειψη ρητής αναφοράς στο έργο στον τίτλο του φύλλου κατανομής χρόνου, οι δαπάνες θα είναι επαρκώς αναγνωρίσιμες και επαληθεύσιμες. Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι ορισμένα φύλλα κατανομής χρόνου φαίνεται να περιέχουν τουλάχιστον ρητές αναφορές στο έργο Α στην περιγραφή των εργασιών που πραγματοποιήθηκαν (π.χ. συνεδρίαση για το έργο Α) ή στη συγκεκριμένη δέσμη εργασιών. Ως εκ τούτου, τουλάχιστον ορισμένες δαπάνες θα μπορούσαν να θεωρηθούν, μετά από προσεκτική και ισορροπημένη επανεξέταση, αναγνωρίσιμες και επαληθεύσιμες παρά την έλλειψη ρητής αναφοράς του έργου στον τίτλο των φύλλων κατανομής χρόνου.

46. Όσον αφορά τη συνεδρίαση που αναφέρεται στην προηγούμενη παράγραφο, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι ο καταγγέλλων δήλωσε περισσότερες ώρες από την πραγματική διάρκεια της συνεδρίασης. Η Διαμεσολαβήτρια πιστεύει ότι θα ήταν σκόπιμο ο EACEA να αξιολογήσει, στο πλαίσιο της δέσμευσής του να διενεργήσει λεπτομερή ανάλυση των δαπανών που σχετίζονται με τον διευθύνοντα εταίρο, το επιχείρημα του καταγγέλλοντος ότι οι ώρες που δηλώθηκαν για τη συνεδρίαση αυτή περιλάμβαναν τον χρόνο ταξιδίου. Εάν ο εν λόγω χρόνος ταξιδίου δεν μπορεί να αποδειχθεί επαρκώς με σύγχρονα αποδεικτικά στοιχεία, ο EACEA θα πρέπει τουλάχιστον να εξετάσει το ενδεχόμενο να λάβει δεόντως υπόψη τον χρόνο που δαπανήθηκε στην ίδια τη συνεδρίαση.

47. Ο EACEA θα πρέπει επίσης να εξετάσει προσεκτικά την εξήγηση του καταγγέλλοντος ότι οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν στον διευθύνοντα εταίρο διαφέρουν από τις αντίστοιχες εγγραφές στους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων του λόγω εκπτώσεων για φόρους (δηλαδή τον συμψηφισμό καθαρό και ακαθάριστο).

48. Επιπλέον, οι εγγραφές στα λογιστικά βιβλία του καταγγέλλοντος περιέχουν αριθμό τιμολογίου. Αυτό υποδηλώνει ότι, σύμφωνα με το εγχειρίδιο, οι «δαπάνες [καταγράφονται] στο λογιστικό σύστημα βάσει επαρκών δικαιολογητικών εγγράφων».  Αυτό πρέπει να ελεγχθεί.

49. Όσον αφορά το έργο Β, ο EACEA ανέστειλε την αξιολόγηση των δαπανών, εν αναμονή της αξιολόγησης του Διαμεσολαβητή σε σχέση με το έργο Α. Ως εκ τούτου, θα ήταν χρήσιμο και συνεπές να διενεργηθεί παρόμοια επανεξέταση των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν για το έργο Β.

50. Ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει τις προσπάθειες του EACEA να είναι ευέλικτος και να βρει μια λογική λύση. Δεδομένων των περαιτέρω εξελίξεων και των πρόσθετων διευκρινίσεων, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί εύλογο ο EACEA να αξιολογήσει εκ νέου το κόστος του καταγγέλλοντος.

Προκαταρκτικό συμπέρασμα

51. Στο παρόν στάδιο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η απόφαση του EACEA να απορρίψει το σύνολο των δαπανών του διευθύνοντος εταίρου του καταγγέλλοντος στερείται συνέπειας. Σύμφωνα με την αποστολή της να επιδιώκει δίκαια αποτελέσματα στις καταγγελίες, η Διαμεσολαβήτρια καλεί τον EACEA να επανεξετάσει την επιλεξιμότητα των δαπανών που σχετίζονται με το έργο που επιτέλεσε ο διευθύνων εταίρος του καταγγέλλοντος, τόσο στο έργο Α όσο και στο έργο Β, και να καταβάλει στον καταγγέλλοντα τα ποσά που κρίθηκαν επιλέξιμα για χρηματοδότηση από την ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των τόκων, κατά περίπτωση.

52. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι είναι πρόωρο να εξεταστούν τα αιτήματα του καταγγέλλοντος για αποζημίωση για έξοδα και ζημίες (αίτημα 3) και το αίτημά του για συγγνώμη (αίτημα 4).

53. Όσον αφορά τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος ότι ο EACEA θα πρέπει να λάβει μέτρα για την αποφυγή παρόμοιων προβλημάτων στο μέλλον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι ο EACEA δήλωσε ότι εξετάζει τη δυνατότητα επιστροφής, βάσει μοναδιαίου κόστους, των δαπανών προσωπικού των ιδιοκτητών ΜΜΕ που δεν λαμβάνουν μισθό, προκειμένου να καλυφθούν καλύτερα οι ανάγκες των ΜΜΕ.

54. Βάσει των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει την ακόλουθη πρόταση λύσης, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 5 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

Η πρόταση λύσης

Ο Διαμεσολαβητής προτείνει στον EACEA:

Εξετάζει την επιλεξιμότητα των δαπανών που σχετίζονται με το έργο που επιτέλεσε ο διαχειριστικός εταίρος του καταγγέλλοντος, τόσο στο έργο Α όσο και στο έργο Β, και καταβάλλει στον καταγγέλλοντα τα ποσά που κρίθηκαν επιλέξιμα για χρηματοδότηση από την ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των τόκων.

 

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής

Στρασβούργο, 19/9/2016

 

Παράρτημα:

Υποσημείωση 8:

Άρθρο 172α παράγραφος 1 των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού του 2002: «Επιλέξιμες δαπάνες είναι οι δαπάνες που όντως πραγματοποιήθηκαν από τον δικαιούχο επιχορήγησης και οι οποίες πληρούν όλα τα ακόλουθα κριτήρια:

- πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της δράσης ή του προγράμματος εργασίας, με εξαίρεση τις δαπάνες που σχετίζονται με τις τελικές εκθέσεις και τα πιστοποιητικά ελέγχου·

- αναφέρονται στον εκτιμώμενο συνολικό προϋπολογισμό της δράσης ή του προγράμματος εργασίας·

- είναι αναγκαίες για την υλοποίηση της ενέργειας ή του προγράμματος εργασίας που αποτελεί αντικείμενο της επιδότησης·

- είναι αναγνωρίσιμες και επαληθεύσιμες, ιδίως καταχωρίζονται στα λογιστικά βιβλία του δικαιούχου και προσδιορίζονται σύμφωνα με τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα της χώρας στην οποία είναι εγκατεστημένος ο δικαιούχος και σύμφωνα με τις συνήθεις πρακτικές κοστολόγησης του δικαιούχου·

συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της ισχύουσας φορολογικής και κοινωνικής νομοθεσίας·

είναι εύλογες, δικαιολογημένες και συμμορφώνονται με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, ιδίως όσον αφορά την οικονομία και την αποδοτικότητα».

Υποσημείωση 10:

Άρθρο II.14.1 των σχετικών συμφωνιών επιχορήγησης:

«Επιλέξιμες δαπάνες της δράσης είναι οι δαπάνες που όντως πραγματοποιήθηκαν από τον δικαιούχο, οι οποίες πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

κριτήρια:

- πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της δράσης, όπως ορίζεται στο άρθρο 1.2.2 της συμφωνίας, με εξαίρεση τις δαπάνες που αφορούν τις τελικές εκθέσεις και τις εκθέσεις εξωτερικού ελέγχου σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις και τους υποκείμενους λογαριασμούς της δράσης·

- συνδέονται με το αντικείμενο της συμφωνίας και αναφέρονται στον εκτιμώμενο συνολικό προϋπολογισμό της δράσης·

- είναι αναγκαίες για την υλοποίηση της ενέργειας που αποτελεί αντικείμενο της επιδότησης·

- είναι αναγνωρίσιμα και επαληθεύσιμα, ιδίως καταχωρίζονται στα λογιστικά βιβλία ενός δικαιούχου και προσδιορίζονται σύμφωνα με τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα της χώρας στην οποία είναι εγκατεστημένος ο δικαιούχος και σύμφωνα με τις συνήθεις πρακτικές κοστολόγησης του δικαιούχου·

συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της ισχύουσας φορολογικής και κοινωνικής νομοθεσίας·

είναι εύλογες, δικαιολογημένες και συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, ιδίως όσον αφορά την οικονομία και την αποδοτικότητα.

Οι λογιστικές διαδικασίες και οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου των δικαιούχων πρέπει να επιτρέπουν την άμεση συμφωνία των δαπανών και των εσόδων που δηλώθηκαν για τη δράση με τις αντίστοιχες λογιστικές καταστάσεις και τα δικαιολογητικά έγγραφα.»

 

[1] Απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 9ης Μαρτίου 1994, σχετικά με το καθεστώς του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του (94/262/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ) (ΕΕ 1994, L 113, σ. 15).

[2] Το πρόγραμμα αυτό περιλαμβάνει διάφορα υποπρογράμματα και δράσεις, συμπεριλαμβανομένης της δράσης Leonardo da Vinci, η οποία καλύπτει σχέδια στον τομέα της επαγγελματικής εκπαίδευσης και κατάρτισης.

[3] 36 ημέρες σύμφωνα με τη σύμβαση και 65,56 ημέρες που δηλώθηκαν στην τελική έκθεση.

[4] Στο πλαίσιο της προσφυγής της, η καταγγέλλουσα υπέβαλε εκ νέου τα φύλλα κατανομής χρόνου προσθέτοντας μια επικεφαλίδα με το σχετικό ακρωνύμιο του έργου l.

[5] Ο EACEA ισχυρίστηκε ότι οι πληρωμές που καταβλήθηκαν στον διευθύνοντα εταίρο συμπεριλήφθηκαν στις «λοιπές δαπάνες» ως «Einkünfte aus Gewerbebetrieb», οι οποίες σύμφωνα με τον γερμανικό νόμο περί φορολογίας εισοδήματος αποτελούν εισόδημα από ανεξάρτητη εργασία. Μολονότι οι πληρωμές που καταβλήθηκαν στον διευθύνοντα εταίρο αναφέρονταν ως «αμοιβή» (στη γερμανική «Vergütung»), δεν μπορούσαν να θεωρηθούν μισθός σύμφωνα με τους κανόνες του προγράμματος διά βίου μάθησης. Ο EACEA ισχυρίστηκε ότι η αμοιβή του διευθύνοντος εταίρου έπρεπε να θεωρηθεί εισόδημα από ανεξάρτητη εργασία, δεδομένου ότι η σύμβαση μεταξύ του καταγγέλλοντος και του διευθύνοντος εταίρου ήταν σύμβαση παροχής υπηρεσιών (στα γερμανικά «Dienstleistungsvertrag»).

[6] Αν και δεν είναι απολύτως σαφής, ο Διαμεσολαβητής κατανοεί ότι ο όρος αυτός παραπέμπει στο Εγχειρίδιο για το Πρόγραμμα Διά Βίου Μάθησης

[7] "Οι ημερήσιες δαπάνες προσωπικού πρέπει να υπολογίζονται με βάση τον ετήσιο μισθό που καταβάλλει η εταιρεία και να καταλογίζονται στους ετήσιους λογαριασμούς, διαιρούμενες διά του αριθμού των εργάσιμων ημερών (βλ. ερώτηση 1.2 ανωτέρω). Το κόστος πρέπει φυσικά να είναι ισοδύναμο με την αγοραία αξία για τα καθήκοντα που εκτελούνται στη χώρα του εν λόγω εταίρου (πρέπει να παρέχεται απόδειξη). Ο Οργανισμός μπορεί να ζητήσει τους ετήσιους λογαριασμούς ως δικαιολογητικό έγγραφο».

[8] Άρθρο 172α παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2342/2002 της Επιτροπής, της 23ης Δεκεμβρίου 2002, για τη θέσπιση των κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (EK, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (νυν άρθρο 126 παράγραφος 2 του δημοσιονομικού κανονισμού του 2012).

[9] Άρθρο 172α παράγραφος 1 των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού του 2002. Για τις σχετικές διατάξεις, βλ. παράρτημα.

[10] Άρθρο II.14.1 των συμφωνιών επιχορήγησης

[11] Άρθρο II.14.1 των συμφωνιών επιχορήγησης. Για τις σχετικές διατάξεις, βλ. παράρτημα.

[12] Το τμήμα 2.2.2. του εγχειριδίου LLP έχει ως εξής:

Έγκαιρη κωδικοποίηση των δαπανών: Οι δαπάνες πρέπει να καταχωρίζονται στο λογιστικό σύστημα βάσει κατάλληλων δικαιολογητικών κατά τον χρόνο πραγματοποίησης των δαπανών. Τα έγγραφα που δημιουργούνται μετά την περίοδο κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν οι δαπάνες, θα κηρύσσονται μη επιλέξιμα.

[13] Από τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος και του EACEA προκύπτει ότι, έως τον Μάρτιο του 2014, ο καταγγέλλων είχε παράσχει στον EACEA:

1) τα τιμολόγια που εξέδωσε ο διευθύνων εταίρος του καταγγέλλοντος (για συνολικό καθαρό ποσό 22 946,87 EUR/ακαθάριστο ποσό 27 308,78 EUR)·

2) τα timesheets,

2) τις προκαταρκτικές καταστάσεις εσωτερικού λογαριασμού σχετικά με την πληρωμή που πραγματοποιήθηκε στον διευθύνοντα εταίρο (στα γερμανικά «Vergütung an Mitunernehmer §15EStG - Αποδοχές σε συνεπιχειρηματίες»),

3) τις καταστάσεις τραπεζικού λογαριασμού του Διαχειριστή Εταίρου με σκοπό την επιβεβαίωση της μεταφοράς των αιτούμενων ποσών στον τραπεζικό του λογαριασμό και για τα τρία τιμολόγια (πληρωμή ακαθάριστου ποσού).

4) το επεξηγηματικό σημείωμα του καταγγέλλοντος για να δικαιολογήσει την καθυστερημένη πληρωμή του τελευταίου τιμολογίου του έργου· όπως εξηγείται, το τιμολόγιο αυτό εξοφλήθηκε αφού ο EACEA ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι μόνο οι δαπάνες που έχουν καταβληθεί πριν από την τελική πληρωμή της συνεισφοράς της ΕΕ γίνονται δεκτές από τον EACEA ως επιλέξιμες.

5) την υπεύθυνη δήλωση του ορκωτού λογιστή του καταγγέλλοντος, στην οποία εξηγείται ότι τα τιμολόγια του διευθύνοντος εταίρου του καταγγέλλοντος καταχωρίστηκαν ως τιμολόγια του προσωπικού στους λογαριασμούς τήρησης λογιστικών βιβλίων. Ωστόσο, σύμφωνα με τον EACEA, δεν υπήρχε καμία αναφορά στο ποσό που καταχωρίστηκε στα λογιστικά βιβλία ως αμοιβή.

Τον Φεβρουάριο του 2014, ο EACEA ζήτησε πρόσθετα έγγραφα από τον καταγγέλλοντα:

6) Εκτύπωση του συστήματος τήρησης λογιστικών βιβλίων του καταγγέλλοντος, όπου εμφαίνονται οι λογαριασμοί στους οποίους καταχωρίστηκαν όλα τα τιμολόγια του Διευθύνοντος Εταίρου.

7) Η φορολογική δήλωση του καταγγέλλοντος,

8) Αποδεικτικά στοιχεία, όπως αντίγραφα κίνησης τραπεζικών λογαριασμών, εκτυπώσεις λογαριασμών κ.λπ., που αποδεικνύουν ότι η κοινωνική ασφάλιση του διευθύνοντος εταίρου του καταγγέλλοντος καταβλήθηκε από τον καταγγέλλοντα.

Όπως δήλωσε ο EACEA, τα έγγραφα αυτά παρελήφθησαν τον Μάρτιο του 2014.  

[14] Σύμφωνα με το άρθρο 124 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού του 2012.

[15] Ο καταγγέλλων ανέφερε ειδικότερα: τα καταστατικά της καταγγέλλουσας εταιρείας (στα γερμανικά «Gesellschaftsvergrag»), την απόφαση των μετόχων σχετικά με την αμοιβή των εταίρων (στα γερμανικά «Gesellschafterbeschluss über Vergütungen der Geschäftsführer») και αντίγραφα λογιστικών βιβλίων.

[16] Ερωτήσεις 1.5. και 1.6. των συχνών ερωτήσεων

[17] Άρθρο II.14.1 των συμφωνιών επιχορήγησης

[18] Άρθρο 172α παράγραφος 1 των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού του 2002,

[19] Ενότητα 2.2.2. του εγχειριδίου

[20] «Τα δελτία χρόνου εργασίας που υπογράφονται τόσο από τον εργαζόμενο όσο και από τον υπεύθυνο του οργανισμού, στα οποία αναφέρονται το όνομα, η ιδιότητα και τα καθήκοντα που εκτελέστηκαν, η αναφορά στις δραστηριότητες του προγράμματος εργασίας, ο αριθμός των ωρών ανά ημέρα και οι ημέρες ανά μήνα που διατέθηκαν στο έργο»