Αξιότιμε κύριε Πρόεδρε,

Στο πλαίσιο του επιθετικού πολέμου της Ρωσίας κατά της Ουκρανίας, η ΕΕ χρηματοδοτεί δωρεές στρατιωτικού εξοπλισμού από κράτη μέλη της ΕΕ στην Ουκρανία μέσω του Ευρωπαϊκού Μηχανισμού για την Ειρήνη ^[1] και έχει θεσπίσει νομοθεσία που αποσκοπεί στην αύξηση της παραγωγής πυρομαχικών για να βοηθήσει τα κράτη μέλη να διατηρήσουν τα αποθέματά τους, διασφαλίζοντας παράλληλα την παράδοση πυρομαχικών στην Ουκρανία [2]. 

Η ΕΕ θα δαπανήσει επίσης 8 δισ. EUR μεταξύ 2021 και 2027 μέσω του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας για τη συμπλήρωση των επενδύσεων των κρατών μελών στην έρευνα και την ανάπτυξη στον τομέα της ασφάλειας και της άμυνας. Σύμφωνα με τον κανονισμό για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Άμυνας [3], η Ευρωπαϊκή Επιτροπή είναι αρμόδια να αποφασίζει τον τρόπο κατανομής των εν λόγω κονδυλίων. Στο πλαίσιο αυτό, επικουρείται από εξωτερικούς εμπειρογνώμονες, οι οποίοι συμβάλλουν στην αξιολόγηση, τη δεοντολογική εξέταση και την εκτίμηση του προϋπολογισμού των προτάσεων.

Η Επιτροπή πρέπει να επιλέγει εμπειρογνώμονες με βάση τις δεξιότητες, την πείρα και τις γνώσεις τους, λαμβάνοντας υπόψη τα καθήκοντα που θα τους ανατεθούν, επιδιώκοντας να εξασφαλίσει την κατάλληλη εναλλαγή των εμπειρογνωμόνων και την κατάλληλη ισορροπία ιδιωτικού-δημόσιου τομέα. Οι ανεξάρτητοι εμπειρογνώμονες δεν θα πρέπει να αξιολογούν, να συμβουλεύουν ή να επικουρούν σε θέματα σχετικά με τα οποία έχουν συγκρούσεις συμφερόντων, ιδίως όσον αφορά τη θέση τους κατά τον χρόνο της αξιολόγησης. Κανονικά, όταν η Επιτροπή επιλέγει και αμείβει εξωτερικούς εμπειρογνώμονες για να βοηθήσουν στην αξιολόγηση των προτάσεων, οι κατάλογοι των εμπειρογνωμόνων δημοσιοποιούνται, επιτρέποντας έτσι κάποιο δημόσιο έλεγχο. Ωστόσο, ο κανονισμός ΕΤΑ παρεκκλίνει ρητά από αυτόν τον γενικό κανόνα, υπό την έννοια ότι η ταυτότητα των εν λόγω εμπειρογνωμόνων δεν δημοσιοποιείται.[4] Ως εκ τούτου, είναι ακόμη πιο σημαντικό να είναι αξιόπιστη η αξιολόγηση της σύγκρουσης συμφερόντων, η οποία διενεργείται από την Επιτροπή κατά την επιλογή των εμπειρογνωμόνων.

Στο πλαίσιο προηγούμενης αλληλογραφίας σχετικά με το θέμα του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας ^[5], η Επιτροπή ενημέρωσε την Υπηρεσία μου για την «εταιρική προσέγγισή» της όσον αφορά τη διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων, η οποία φαίνεται να βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην υπεύθυνη δήλωση των επιλεγμένων εμπειρογνωμόνων σχετικά με (την απουσία οποιασδήποτε) σύγκρουσης συμφερόντων.

Στο πλαίσιο αυτό, αποφάσισα να κινήσω έρευνα για να εξετάσω τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή διασφαλίζει ότι δεν υπάρχουν συγκρούσεις συμφερόντων με εξωτερικούς εμπειρογνώμονες που την επικουρούν στις αξιολογήσεις προτάσεων έργων, στις δεοντολογικές εκτιμήσεις και στις εκτιμήσεις κόστους στο πλαίσιο του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας.

Κατέληξα στο συμπέρασμα ότι, ως πρώτο βήμα, θα ήταν χρήσιμο να λάβω γραπτή απάντηση από την Επιτροπή στις ερωτήσεις που παρατίθενται στο παράρτημα. Σημειωτέον ότι θα δημοσιοποιήσω την απάντηση της Επιτροπής ^[6].

Υπεύθυνος για τις έρευνες είναι ο κ. Koen Roovers.

Θα σας παρακαλούσα να μου διαβιβάσετε την απάντηση της Επιτροπής έως τις 31 Ιανουαρίου 2024.

Με εκτίμηση,

Emily O'Reilly
Ευρωπαία Διαμεσολαβήτρια

Στρασβούργο, 10/11/2023

Παράρτημα — Ερωτήσεις προς την Επιτροπή στο έγγραφο OI/5/2023/KR

1. Στο πλαίσιο προηγούμενης αλληλογραφίας σχετικά με το θέμα του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας ^[7], η Επιτροπή εξήγησε ότι τα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής που είναι αρμόδια για ειδικά θέματα του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας διενεργούν προκαταρκτικούς ελέγχους απουσίας σύγκρουσης συμφερόντων κατά την προεπιλογή εμπειρογνωμόνων από την εσωτερική υπηρεσία διαχείρισης εμπειρογνωμόνων (EMI), μια βάση δεδομένων με προφίλ εμπειρογνωμόνων («στάδιο προεπιλογής»). Εξήγησε περαιτέρω ότι τα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής υποβάλλουν εσωτερική έκθεση στον αρμόδιο προϊστάμενο μονάδας σχετικά με τη μέθοδο που ακολουθείται για την προεπιλογή των εμπειρογνωμόνων, μεμονωμένα και στο σύνολό τους. Αυτό περιλαμβάνει πτυχές όπως η επαλήθευση της εμπειρογνωμοσύνης, η διαθεσιμότητα, η προφανής απουσία συγκρούσεων συμφερόντων και η ποικιλομορφία των υποβάθρων.

Πριν από την ανάθεση των προτάσεων έργων στο πλαίσιο του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας σε εξωτερικούς εμπειρογνώμονες για την αξιολόγησή τους, τα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής ελέγχουν, με βάση τα βιογραφικά σημειώματα των εμπειρογνωμόνων, ότι οι εμπειρογνώμονες που διορίζονται για την αξιολόγηση των προτάσεων δεν έχουν τον ίδιο εργοδότη με εκείνους που υποβάλλουν αίτηση χρηματοδότησης (στάδιο πριν από την παραλαβή των προτάσεων).

α. Τα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής που συμμετέχουν στις εν λόγω αξιολογήσεις:

• να ζητηθούν πρόσθετες πληροφορίες από δυνητικούς εμπειρογνώμονες για την καλύτερη κατανόηση του κατά πόσον υπάρχουν κίνδυνοι σύγκρουσης συμφερόντων; Εάν ναι, παραθέστε ορισμένα παραδείγματα.
• χρησιμοποιούν υλικό διαθέσιμο στο κοινό για τη διασταύρωση ή την επαλήθευση πτυχών ή βασίζονται αποκλειστικά στις πληροφορίες που παρέχονται από τους εμπειρογνώμονες (ή στην απάντησή τους);

β. Ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπληρώνουν οι εμπειρογνώμονες κατά την ηλεκτρονική εγγραφή τους;[8] Υποβάλετε το σχετικό υπόδειγμα.

Εάν απαιτείται από τους εμπειρογνώμονες να τηλεφορτώσουν βιογραφικό σημείωμα, ορίζει η Επιτροπή συγκεκριμένο μορφότυπο/ελάχιστες πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται;

γ. Θα μπορούσε η Επιτροπή να αναλύσει τον τρόπο με τον οποίο αξιολογούνται στο στάδιο της προεπιλογής τα στοιχεία που παρέχονται στο κεφάλαιο 2 σχετικά με την «Αμεροληψία» του εφαρμοστέου κώδικα δεοντολογίας για τους εμπειρογνώμονες [9];

2. Στο πλαίσιο προηγούμενης αλληλογραφίας σχετικά με το θέμα του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας [10], προέκυψε ότι η Επιτροπή εφαρμόζει μια «εταιρική προσέγγιση» όσον αφορά τη διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων, η οποία βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην υπεύθυνη δήλωση των επιλεγμένων εμπειρογνωμόνων σχετικά με (την απουσία οποιασδήποτε) σύγκρουσης συμφερόντων.

α. Πόσο συχνά έχουν δηλώσει οι εμπειρογνώμονες συγκρούσεις συμφερόντων μέχρι σήμερα; Παρακαλείσθε να παράσχετε στοιχεία για κάθε γύρο ετήσιων δαπανών [11].

β. Ομοίως, πόσο συχνά οι εμπειρογνώμονες αποκλείονταν από την αξιολόγηση των προτάσεων; Παρακαλείσθε να παράσχετε στοιχεία για κάθε ετήσιο γύρο δαπανών.

3. Όταν εντοπίζεται σύγκρουση συμφερόντων που κανονικά θα οδηγούσε στον αποκλεισμό του εμπειρογνώμονα [12], τα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής μπορούν να αποφασίσουν να διατηρήσουν τον εμπειρογνώμονα, εφόσον πληρούνται σωρευτικά οι ακόλουθες τρεις προϋποθέσεις:

• i. ο εμπειρογνώμονας εργάζεται σε διαφορετικό τμήμα/εργαστήριο/ινστιτούτο από εκείνο στο οποίο πρόκειται να εκτελεστεί η δράση και
• ii. τα τμήματα/εργαστήρια/ιδρύματα εντός του οικείου οργανισμού λειτουργούν με υψηλό βαθμό αυτονομίας και
• iii. η συμμετοχή δικαιολογείται από την απαίτηση διορισμού των καλύτερων διαθέσιμων εμπειρογνωμόνων και από το περιορισμένο μέγεθος της ομάδας ειδικευμένων εμπειρογνωμόνων.»

α. Πόσο συχνά έχουν επιλεγεί στις επιτροπές αξιολόγησης εμπειρογνώμονες με συγκρούσεις συμφερόντων [13];

β. Ομοίως, έχει εκδώσει η Επιτροπή κατευθυντήριες γραμμές για τα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν στη διαχείριση καταστάσεων σύγκρουσης συμφερόντων, μεταξύ άλλων όσον αφορά τον τρόπο άσκησης διακριτικής ευχέρειας για την εφαρμογή της παρέκκλισης από τον αποκλεισμό; Εάν ναι, παρακαλείσθε να υποβάλετε αντίγραφο του παρόντος εγγράφου καθοδήγησης μαζί με την απάντηση.

4. Οι ακόλουθες καταστάσεις μπορούν να θεωρηθούν ότι συνιστούν σύγκρουση συμφερόντων, εάν το αποφασίσουν τα μέλη του προσωπικού της Επιτροπής «λαμβανομένων υπόψη των αντικειμενικών περιστάσεων, των διαθέσιμων πληροφοριών και των δυνητικών κινδύνων»:

i. απασχόληση του εμπειρογνώμονα από έναν από τους αιτούντες (ή συνδεόμενα τρίτα μέρη ή άλλα τρίτα μέρη που συμμετέχουν στη δράση) κατά τα τελευταία τρία έτη

ii. συμμετοχή του εμπειρογνώμονα σε σύμβαση, [..] ή συμμετοχή σε δομές διαχείρισης (π.χ. μέλος διοικητικού ή συμβουλευτικού συμβουλίου κ.λπ.) ή ερευνητική συνεργασία με αιτούντα, συνδεόμενο τρίτο μέρος ή άλλο τρίτο μέρος που συμμετέχει στη δράση κατά τα τελευταία τρία έτη

iii. οποιαδήποτε άλλη κατάσταση που θα μπορούσε να θέσει υπό αμφισβήτηση την ικανότητά του/της να συμμετάσχει στην αξιολόγηση αμερόληπτα ή που θα μπορούσε εύλογα να φανεί ότι το πράττει στα μάτια εξωτερικού τρίτου [14].

α. Βάσει του υποδείγματος σύμβασης, είναι ορθό ότι, όταν ανακύπτουν μία ή περισσότερες από αυτές τις περιπτώσεις, τα αρμόδια μέλη του προσωπικού της Επιτροπής μπορούν να αποφασίσουν να αποκλείσουν τον εμπειρογνώμονα από την αξιολόγηση της σχετικής πρότασης ή και για ανταγωνιστικές προτάσεις ή για ολόκληρη την πρόσκληση και, εάν είναι αναγκαίο, να τον αντικαταστήσουν και να διοργανώσουν επαναξιολόγηση;

β. Πόσες περιπτώσεις έχει εντοπίσει η Επιτροπή ότι εμπίπτουν στα σημεία i. έως iii. ανωτέρω; Παρακαλείσθε να παράσχετε στοιχεία για κάθε ετήσιο γύρο δαπανών.

γ. Σε πόσες από αυτές τις περιπτώσεις αποκλείστηκαν από τις επιτροπές αξιολόγησης εμπειρογνώμονες με συγκρούσεις συμφερόντων; Παρακαλείσθε να παράσχετε στοιχεία για κάθε ετήσιο γύρο δαπανών.

δ. Έχει εκδώσει η Επιτροπή κατευθυντήριες γραμμές για το προσωπικό που διενεργεί την εν λόγω αξιολόγηση σύγκρουσης συμφερόντων, μεταξύ άλλων όσον αφορά τον τρόπο άσκησης διακριτικής ευχέρειας για τη διατήρηση δυνητικά αντικρουόμενων εμπειρογνωμόνων στις επιτροπές αξιολόγησης; Εάν ναι, παρακαλείσθε να υποβάλετε αντίγραφο του παρόντος εγγράφου καθοδήγησης μαζί με την απάντηση.

Έλαβε η Επιτροπή προειδοποιήσεις, για παράδειγμα από άλλους εμπειρογνώμονες, αιτούντες ή τρίτους, όσον αφορά τους κινδύνους σύγκρουσης συμφερόντων, πέραν των υπεύθυνων δηλώσεων εμπειρογνωμόνων; Εάν ναι, παραθέστε παραδείγματα και δεδομένα για κάθε ετήσιο γύρο δαπανών.

β. Προβλέπει η Επιτροπή άλλες δυνατότητες για την επισήμανση τέτοιων προειδοποιήσεων;

γ. Ενημερώνονται οι εμπειρογνώμονες σχετικά με τους ισχύοντες κανόνες για την καταγγελία δυσλειτουργιών; Αν ναι, πώς;

δ. Είναι δυνατόν η Επιτροπή να διενεργεί λογιστικούς ελέγχους ή εκ των υστέρων επισκοπήσεις για να διασφαλίζει ότι οι εμπειρογνώμονες που διορίζονται δεν έρχονται σε σύγκρουση;

6. Αναφέρει η Επιτροπή τυχόν ζητήματα που σχετίζονται με συγκρούσεις συμφερόντων εκτός της Επιτροπής, για παράδειγμα, στην επιτροπή προγράμματος (εκπρόσωποι των κρατών μελών της ΕΕ) ή στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο;

[1] Ο Ευρωπαϊκός Μηχανισμός για την Ειρήνη βασίζεται σε απόφαση που εξέδωσε το Συμβούλιο. Βλέπε: https://www.consilium.europa.eu/en/policies/european-peace-facility/.

[2] Βλ. τον νόμο για τη στήριξη της παραγωγής πυρομαχικών (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Κανονισμός 2021/697 για τη σύσταση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Άμυνας, βλ.: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Βλ. άρθρο 26 παράγραφος 2 του κανονισμού 2021/697, το οποίο συνδέεται με την υποσημείωση 2.

[5] Βλέπε: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Εάν επιθυμείτε να υποβάλετε έγγραφα ή πληροφορίες που θεωρείτε εμπιστευτικές και οι οποίες δεν θα πρέπει να δημοσιοποιηθούν, σημειώστε τα ως «εμπιστευτικά». Κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αποσταλούν στην ειδική ηλεκτρονική μας θυρίδα. Οι πληροφορίες και τα έγγραφα αυτού του είδους θα διαγραφούν από τους φακέλους της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας λίγο μετά τη λήξη της έρευνας.

[7] Βλέπε: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] Βλέπε: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Βλέπε τις καταστάσεις που αναφέρονται στο στοιχείο α) στις σελίδες 1 έως 5 του παραρτήματος 1 του υποδείγματος σύμβασης για εμπειρογνώμονες: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Βλέπε: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] Η Επιτροπή έλαβε αποφάσεις όσον αφορά δύο ετήσιους γύρους δαπανών:

· 20 Ιουλίου 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_el·

· 26 Ιουνίου 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_el#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding

[12] Βλ. τις καταστάσεις που απαριθμούνται στο παράρτημα Ι «Κώδικας δεοντολογίας», σημείο 2.1 στοιχείο α) στη σελίδα 2 του υποδείγματος σύμβασης για εμπειρογνώμονες: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 1 στοιχείο α) του παραρτήματος 1 του υποδείγματος σύμβασης για εμπειρογνώμονες, βλ. υποσημείωση 7.

[14] Το ίδιο.