Η υπόθεση αφορούσε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, το οποίο υποβλήθηκε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή, σχετικά με τις επιπτώσεις της συμβουλευτικής γνώμης του Διεθνούς Δικαστηρίου (ΔΔ) της 19ης Ιουλίου 2024 στην εμπορική συμφωνία ΕΕ-Ισραήλ. Η Επιτροπή προσδιόρισε ένα «σημείωμα στον φάκελο» (στο εξής: σημείωμα) στο οποίο αρνήθηκε την πρόσβαση στο σύνολό του, παραπέμποντας σε εξαίρεση βάσει της νομοθεσίας της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Ειδικότερα, η Επιτροπή υποστήριξε ότι θα μπορούσε να τεκμαίρεται ότι η γνωστοποίηση του σημειώματος θα έθιγε την προστασία των νομικών συμβουλών. Ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή να επανεξετάσει την απόφασή της, υποστηρίζοντας ότι υπήρχε υπερισχύον δημόσιο συμφέρον για τη γνωστοποίηση. Όταν η Επιτροπή ενέμεινε στην άρνησή της να κοινοποιήσει το σημείωμα, προσθέτοντας ότι η κοινοποίησή του θα υπονόμευε επίσης την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή.

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας επιθεώρησε το επίμαχο έγγραφο και συναντήθηκε με εκπροσώπους της Επιτροπής. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής διευκρίνισαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης ότι, ενώ η Επιτροπή βασίστηκε σε γενικό τεκμήριο μη γνωστοποίησης το οποίο, κατά την άποψή της, ισχύει για όλες τις νομικές συμβουλές που δεν παρασχέθηκαν στο πλαίσιο νομοθετικής διαδικασίας, είχε επίσης διενεργήσει ατομική αξιολόγηση του σημειώματος.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι η Επιτροπή, επικαλούμενη ένα γενικό τεκμήριο μη δημοσιοποίησης που θα ίσχυε για οποιαδήποτε νομική συμβουλή, σε οποιονδήποτε τομέα του δικαίου της ΕΕ, εφόσον δεν σχετίζεται με νομοθετικό φάκελο, απέκλινε από την πάγια νομολογία σχετικά με την προστασία των νομικών συμβουλών και από το σκεπτικό στο οποίο βασίζεται οποιοδήποτε από τα γενικά τεκμήρια που αναγνωρίζονται από τα δικαστήρια της ΕΕ.

Βάσει της εξέτασης του εγγράφου και των συμπληρωματικών πληροφοριών που παρασχέθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε, ωστόσο, στο συμπέρασμα ότι ήταν εύλογο για την Επιτροπή να θεωρήσει, κατόπιν ατομικής αξιολόγησης του σημειώματος, ότι η δημοσιοποίησή του θα μπορούσε να υπονομεύσει το συμφέρον του θεσμικού οργάνου να ζητήσει και να λάβει ειλικρινείς, αντικειμενικές και ολοκληρωμένες νομικές συμβουλές. Θεώρησε επίσης ότι ήταν εύλογο για την Επιτροπή να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι δεν υπήρχε υπερισχύον δημόσιο συμφέρον για τη δημοσιοποίηση του σημειώματος.

Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περάτωσε την υπόθεση με το συμπέρασμα ότι δεν ήταν δικαιολογημένες περαιτέρω έρευνες. Τούτου λεχθέντος, η Διαμεσολαβήτρια εξέφρασε τη λύπη της για το γεγονός ότι ήταν αναγκαία μια συνάντηση για να επιβεβαιωθεί ότι η Επιτροπή είχε διενεργήσει ατομική αξιολόγηση του σημειώματος και για να λάβει εξηγήσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η δημοσιοποίηση του σημειώματος θα έθιγε συγκεκριμένα και ουσιαστικά το συμφέρον του θεσμικού οργάνου να αναζητήσει και να λάβει ειλικρινείς, αντικειμενικές και πλήρεις νομικές συμβουλές.

Η υπόθεση αφορούσε τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή χειρίστηκε αίτημα για πρόσβαση του κοινού σε επιστολή μελών του προσωπικού της ΕΕ προς τον Πρόεδρο της Επιτροπής σχετικά με τη θέση της όσον αφορά την ισραηλινοπαλαιστινιακή σύγκρουση. Η ύπαρξη της επιστολής αναφέρθηκε στα μέσα ενημέρωσης τον Οκτώβριο του 2023.

Απαντώντας στο αίτημα του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή δήλωσε ότι δεν διέθετε κανένα έγγραφο που να αντιστοιχεί στην περιγραφή της επιστολής. Ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή να επανεξετάσει τη θέση της (υποβάλλοντας επιβεβαιωτική αίτηση). Περισσότερο από ένα έτος αργότερα, η Επιτροπή επιβεβαίωσε ότι, κατά τον χρόνο υποβολής της αρχικής αίτησης, δεν διέθετε κανένα έγγραφο που να αντιστοιχεί στην περιγραφή της επιστολής. Ωστόσο, η Επιτροπή καταχώρισε με δική της πρωτοβουλία νέα αίτηση πρόσβασης του κοινού σε σχέση με την εν λόγω επιστολή. Δυσαρεστημένος από τη διεκπεραίωση του αιτήματός του, ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή.

Στις προκαταρκτικές απόψεις της σχετικά με την υπόθεση, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι δεν ήταν σαφές από την απόφαση της Επιτροπής γιατί δεν μπορούσε να προσδιορίσει το ζητούμενο έγγραφο. Η Διαμεσολαβήτρια επισήμανε επίσης ότι, ακόμη και αν η Επιτροπή δεν είχε στην κατοχή της τη ζητούμενη επιστολή, δεν ήταν σαφές για ποιον λόγο δεν ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα σχετικά μόλις έλαβε την επιβεβαιωτική αίτηση και, σε κάθε περίπτωση, εντός των ισχυουσών προθεσμιών. Η Διαμεσολαβήτρια διατύπωσε την προκαταρκτική άποψη ότι ο τρόπος με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε την επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος συνιστούσε κακοδιοίκηση.

Στην απάντησή της προς τη Διαμεσολαβήτρια, η Επιτροπή διευκρίνισε ότι η ζητούμενη επιστολή δεν ελήφθη ποτέ από το ιδιαίτερο γραφείο του Προέδρου. Αντ’ αυτού, η Επιτροπή έλαβε την αιτηθείσα επιστολή στις 23 Απριλίου 2024 ως παράρτημα επιστολής που απευθυνόταν στον τότε επίτροπο Προϋπολογισμού και Διοίκησης. Δεδομένου ότι η καταληκτική ημερομηνία για τον προσδιορισμό των εγγράφων είναι η καταχώριση του αρχικού αιτήματος, η ζητούμενη επιστολή δεν ενέπιπτε στο χρονικό πεδίο εφαρμογής του αιτήματος πρόσβασης του καταγγέλλοντος. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή καταχώρισε νέα αίτηση με δική της πρωτοβουλία. 

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε αρκετές ελλείψεις στον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε το αίτημα πρόσβασης. Πρώτον, ο Διαμεσολαβητής εξέφρασε την ανησυχία του για τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή είχε επικοινωνήσει με τον καταγγέλλοντα, καθώς ο καταγγέλλων δεν έλαβε, για περισσότερο από ένα έτος (δηλαδή μεταξύ της αρχικής αίτησής του τον Οκτώβριο του 2023 και της απάντησης της Επιτροπής στον Διαμεσολαβητή τον Μάρτιο του 2025), σαφείς πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους η Επιτροπή δεν μπόρεσε να προσδιορίσει το έγγραφο που είχε ζητήσει. Δεύτερον, η Διαμεσολαβήτρια επισήμανε ότι, μολονότι δεν αμφισβητείται ότι η Επιτροπή γνώριζε την ύπαρξη του ζητηθέντος εγγράφου κατά τον χρόνο έκδοσης της τελικής απόφασής της, δεν αξιολόγησε την επιστολή ενόψει της ενδεχόμενης δημοσιοποίησής της. Αντ’ αυτού, καταχώρισε νέα αίτηση σε σχέση με την επιστολή, παραπέμποντας σε καταληκτική ημερομηνία για τον προσδιορισμό των εγγράφων στον εσωτερικό κανονισμό της. Μια τέτοια τυπολατρική προσέγγιση φαίνεται δύσκολο να συμβιβαστεί με το πνεύμα της νομοθεσίας της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, και σίγουρα δεν είναι φιλική προς τους πολίτες ούτε προσανατολισμένη στην παροχή υπηρεσιών. Τέλος, η Διαμεσολαβήτρια επισήμανε τη σημαντική καθυστέρηση στην απάντηση στην επιβεβαιωτική αίτηση του καταγγέλλοντος.

Συνολικά, η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώνει ότι ο τρόπος με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος συνιστούσε κακοδιοίκηση. Ωστόσο, δεδομένου ότι η Επιτροπή έχει εν τω μεταξύ εκδώσει νέα αρχική απόφαση και έχει παράσχει πλήρη πρόσβαση στη ζητούμενη επιστολή, η Διαμεσολαβήτρια δεν θεωρεί χρήσιμο να διατυπώσει επίσημη σύσταση.

Η υπόθεση αφορούσε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και αφορούσαν ανησυχίες σχετικά με την επαγγελματική συμπεριφορά που εξέφρασαν μέλη της Διεθνούς Επιχείρησης Παρακολούθησης στην Αλβανία. Η Επιτροπή διαπίστωσε ότι ένα έγγραφο (επιστολή) εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του αιτήματος και χορήγησε μερική πρόσβαση σε αυτό. Αρνήθηκε την πρόσβαση σε τμήματα της επιστολής με βάση την ανάγκη προστασίας της ιδιωτικής ζωής και του δημόσιου συμφέροντος όσον αφορά τις διεθνείς σχέσεις της ΕΕ.

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας εξέτασε το έγγραφο και επιβεβαίωσε ότι τα μέρη που παρακρατήθηκαν περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και ευαίσθητες πληροφορίες. Η Διαμεσολαβήτρια έκρινε εύλογα τα επιχειρήματα της Επιτροπής που δικαιολογούν την απαλοιφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Διαπίστωσε επίσης ότι δεν ήταν προδήλως εσφαλμένο να υποστηρίξει η Επιτροπή ότι η γνωστοποίηση ορισμένων ευαίσθητων τμημάτων της επιστολής θα έθιγε τις διεθνείς σχέσεις της ΕΕ με την Αλβανία.

Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περάτωσε την έρευνα διαπιστώνοντας ότι δεν υπήρξε κακοδιοίκηση.