Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να αντιμετωπίσει επειγόντως τις συστημικές καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα, επισημαίνοντας ότι απαιτείται ριζική επανεξέταση προκειμένου να τηρηθούν οι προθεσμίες που ορίζονται στον κανονισμό της ΕΕ για τη διαφάνεια.

Από την αυτεπάγγελτη έρευνα της Διαμεσολαβήτριας διαπιστώθηκε ότι, όταν οι πολίτες ζητούν από την Επιτροπή να επανεξετάσει την αρχική της απόφαση πρόσβασης —επειδή αρνήθηκε ή χορήγησε μερική μόνο πρόσβαση στα ζητούμενα έγγραφα— οι προθεσμίες του κανονισμού για τη διαφάνεια (1049/2001) δεν τηρούνται στο 85 % των περιπτώσεων.

Πάνω από το 60 % των εν λόγω αποφάσεων επανεξέτασης έλαβε περισσότερες από 60 εργάσιμες ημέρες, παρά τη μέγιστη προθεσμία των 30 εργάσιμων ημερών.  

Η Διαμεσολαβήτρια αναγνώρισε τον αυξανόμενο αριθμό και την πολυπλοκότητα των αιτημάτων —πάνω από 8000 το 2021— που διεκπεραιώνει η Επιτροπή, με τους αιτούντες να επιδιώκουν λιγότερο από το 10 % των αρνητικών αποφάσεων.

Ωστόσο, η εμπειρία της Διαμεσολαβήτριας όσον αφορά τη διεκπεραίωση καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα είναι ότι συχνά σημειώνονται μεγάλες καθυστερήσεις σε υποθέσεις που παρουσιάζουν σημαντικό δημόσιο ενδιαφέρον.

Οι καθυστερήσεις αυτές έχουν ως αποτέλεσμα, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι πληροφορίες που λαμβάνονται να μην είναι πλέον χρήσιμες για ερευνητικούς ή δημοσιογραφικούς σκοπούς. Οι καθυστερήσεις μπορεί επίσης να εμποδίσουν τους πολίτες να έχουν λόγο σε σχετικές χρονικές στιγμές κατά τη λήψη αποφάσεων.

Η Επιτροπή χρειάστηκε σχεδόν επτά μήνες για να επανεξετάσει τα αρχικά πορίσματά της σε υπόθεση πρόσβασης που αφορούσε έγγραφα σχετικά με το εθνικό σχέδιο της Πολωνίας στο πλαίσιο του μηχανισμού ανάκαμψης και ανθεκτικότητας.

Δημοσιογράφος έλαβε έγγραφα σχετικά με την αγορά ιατρικών μασκών χαμηλότερης ποιότητας από την Επιτροπή σχεδόν δύο έτη μετά το αρχικό αίτημα, ενώ η Επιτροπή χρειάστηκε συνολικά 14 μήνες για να διεκπεραιώσει αίτημα πρόσβασης σχετικά με ταξίδι που σχετίζεται με την εργασία από επίτροπο.

Από την έρευνα της Διαμεσολαβήτριας διαπιστώθηκε ότι οι συστημικές και σημαντικές καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης ισοδυναμούσαν με κακοδιοίκηση.

Σημειώνοντας ότι «η καθυστέρηση πρόσβασης είναι άρνηση πρόσβασης», τα πορίσματα της Διαμεσολαβήτριας αναφέρονται επίσης στο ενδεχόμενο οι χρονοβόρες καθυστερήσεις να αποτρέπουν τους πολίτες από την υποβολή αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα.

Η Διαμεσολαβήτρια πρότεινε στην Επιτροπή να διαθέσει περισσότερους πόρους για τη διεκπεραίωση επιβεβαιωτικών αιτήσεων, να συνεργαστεί εποικοδομητικά και ανοικτά με τα άτομα που ζητούν έγγραφα και να προβλέψει θέματα δημόσιου συμφέροντος, ώστε να μπορεί να είναι προορατικά διαφανής.

Τα πορίσματα επισήμαναν ότι οι προτάσεις αυτές θα συμβάλουν μόνο στη μείωση των καθυστερήσεων, καθώς απαιτείται μια πιο θεμελιώδης αλλαγή από την πλευρά της Επιτροπής.

Σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001, τα θεσμικά όργανα της ΕΕ πρέπει να λαμβάνουν απόφαση, στο αρχικό στάδιο και στο στάδιο της επανεξέτασης, εντός μέγιστης προθεσμίας 30 εργάσιμων ημερών. Βλ. την πλήρη σύσταση εδώ.