Ενδιαφερόμενο θεσμικό όργανο ή οργανισμός: Ευρωπαϊκή Επιτροπή

Ημερομηνία και ώρα: 8 Ιουνίου 2017, 11:30 - 12:15

Τοποθεσία: Rue de la Loi 200, 1049 Βρυξέλλες, BERL 6/B

Διαμεσολαβητή

εκπροσωπούμενη από:
την κ. Rosita Hickey, προϊσταμένη της μονάδας στρατηγικών ερευνών,
την κ. Nastasja Fuxa, μονάδα 4 – Inquiries
τον κ. Pieter van der Ploeg, μονάδα στρατηγικών ερευνών

Επιτροπή εκπροσωπούμενη από τους:
Christophe Keller, SG.F.3
Henning Klaus, SG.B.2
Dorthe Christensen, SG.B.2
Antonello Maschio, SG.B.2
Bernard De Cock De Rameyen, SG.B.2
Gitte Olsen, SG.B.2
Kevin Rieger, SG.B.2

1. Εισαγωγή και διαδικαστικές πτυχές

Συστάθηκαν ο Διαμεσολαβητής και οι εκπρόσωποι της Επιτροπής. Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας εξήγησε ότι σκοπός της συνεδρίασης ήταν να συγκεντρωθούν περαιτέρω πληροφορίες από την Επιτροπή για να προσδιοριστεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή έχει αποδεχθεί και εφαρμόσει τις δύο ειδικές συστάσεις της Διαμεσολαβήτριας [1] σε σχέση με το περιεχόμενο των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων και την εμπιστευτικότητα των διαβουλεύσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων. Ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι είχε παρέλθει αρκετός χρόνος από την έκδοση της απόφασης της Επιτροπής [2] για τη θέσπιση νέων οριζόντιων κανόνων που διέπουν τις ομάδες εμπειρογνωμόνων για να προχωρήσει τώρα σε αυτό το στάδιο της έρευνας.

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας περιέγραψε το νομικό πλαίσιο που ισχύει για τη συνεδρίαση [3] και ενημέρωσε επίσης την Επιτροπή ότι η Διαμεσολαβήτρια σκόπευε να χρησιμοποιήσει τις ουσιαστικές πληροφορίες που έλαβε κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης για να ενημερώσει το επόμενο βήμα της έρευνάς της.

2. Ανταλλαγή απόψεων και πληροφοριών που παρασχέθηκαν από την Επιτροπή

Κατά την προετοιμασία της συνεδρίασης, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την Επιτροπή να της παράσχει δέκα παραδείγματα πρακτικών της ομάδας εμπειρογνωμόνων που εγκρίθηκαν πρόσφατα, τα οποία, σύμφωνα με την Επιτροπή, πληρούν τα πρότυπα που ορίζονται στην απόφαση της ομάδας εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής, καθώς και δέκα παραδείγματα πρακτικών της ομάδας εμπειρογνωμόνων, για τα οποία η Επιτροπή πιστεύει ότι υπάρχει ακόμη περιθώριο βελτίωσης [4].

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ζήτησε διευκρινίσεις σχετικά με ορισμένα σημεία που αφορούν τα εν λόγω πρακτικά, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον η Επιτροπή ή οι ίδιες οι ομάδες εμπειρογνωμόνων προσκομίζουν τα πρακτικά. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής ανέφεραν ότι στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, η Επιτροπή είναι υπεύθυνη για την κατάρτιση των πρακτικών.

Η Διαμεσολαβήτρια είχε επίσης ενημερώσει εκ των προτέρων [5] την Επιτροπή ότι θα θεωρούσε χρήσιμο να λάβει απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης:

1. Ποια συγκεκριμένα μέτρα έχει λάβει η Επιτροπή για να βελτιώσει τη σημασία και την πληρότητα των πρακτικών που συντάσσονται μετά τις συνεδριάσεις των ομάδων εμπειρογνωμόνων; Καταρτίστηκαν και διανεμήθηκαν κατευθυντήριες γραμμές; Εάν ναι, παρακαλείσθε να υποβάλετε αντίγραφα που θα επανεξεταστούν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης ή, εάν είναι δυνατόν, μαζί με το υλικό που ζητείται ανωτέρω.
2. Θα μπορούσε η Επιτροπή να περιγράψει τυχόν εμπόδια που αντιμετώπισε κατά την εφαρμογή των ανωτέρω συστάσεων της Διαμεσολαβήτριας;
3. Ποια περαιτέρω μέτρα προτίθεται να λάβει η Επιτροπή για να βελτιώσει τη σημασία και την πληρότητα των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων στο μέλλον;
4. Ποια πρόοδος έχει σημειωθεί όσον αφορά την έγκαιρη δημοσίευση των ημερήσιων διατάξεων, των εγγράφων τεκμηρίωσης και των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων; Ποια μέτρα έχει λάβει, εάν υπάρχουν, η Επιτροπή για να επιταχύνει τη δημοσίευση των ημερήσιων διατάξεων, των εγγράφων τεκμηρίωσης και των πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων;
5. Πόσο συχνά και ποιες ομάδες εμπειρογνωμόνων έχουν κάνει χρήση της δυνατότητας δημόσιας διαβούλευσης;
6. Πόσο συχνά και σε ποιες ομάδες εμπειρογνωμόνων τα μέλη που καταψήφισαν γνωμοδότηση, σύσταση ή έκθεση (ή απείχαν από την ψηφοφορία) έκαναν χρήση του δικαιώματός τους να επισυνάπτουν τις μειοψηφούσες γνώμες τους σε παράρτημα;

Όσον αφορά την πρώτη ερώτηση της Διαμεσολαβήτριας, η Επιτροπή είχε αποστείλει, εκ των προτέρων [6] της συνεδρίασης, στη Διαμεσολαβήτρια υπόδειγμα πρακτικών των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων, το οποίο η Γενική Γραμματεία είχε καταρτίσει και διαβιβάσει στις Γενικές Διευθύνσεις («ΓΔ») της Επιτροπής προς χρήση από τον Νοέμβριο του 2016. Το υπόδειγμα περιλαμβάνει ειδικές οδηγίες σχετικά με τον τρόπο σύνταξης των πρακτικών. Ειδικότερα, ζητεί από τις ΓΔ να απαριθμήσουν όλα τα σημεία που συζητήθηκαν από μια ομάδα εμπειρογνωμόνων, ένα προς ένα, και να συντάξουν τα πρακτικά κατά τρόπο που να επιτρέπει την πλήρη κατανόηση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης και κάθε άλλου θέματος που συζητήθηκε κατά τη συνεδρίαση, των θέσεων που εξέφρασαν οι συμμετέχοντες σε σχέση με καθένα από τα θέματα που συζητήθηκαν και των πιθανών συμπερασμάτων ή ψηφοφορίας για κάθε θέμα που συζητήθηκε. Το υπόδειγμα προβλέπει επίσης ότι οι ΓΔ δηλώνουν αν μια συνεδρίαση ήταν δημόσια ή μη δημόσια.

Όσον αφορά τη δεύτερη ερώτηση της Διαμεσολαβήτριας, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι αποτελούσε πρόκληση η διασφάλιση της έγκαιρης εφαρμογής ορισμένων νέων υποχρεώσεων που θεσπίστηκαν στην απόφασή της για τη θέσπιση νέων οριζόντιων κανόνων που διέπουν τις ομάδες εμπειρογνωμόνων της. Η μεταβατική περίοδος έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2016. Κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2016, σημαντικό μέρος των διαθέσιμων πόρων της Επιτροπής διατέθηκε για τη διασφάλιση της δημοσίευσης των δηλώσεων συμφερόντων στο μητρώο των ομάδων εμπειρογνωμόνων της, της κατηγοριοποίησης των μελών σύμφωνα με τη νέα ταξινόμηση και της πραγματικής εγγραφής των μελών των ομάδων εμπειρογνωμόνων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Μητρώου Διαφάνειας στο Μητρώο Διαφάνειας. Όσον αφορά την εφαρμογή των ειδικών συστάσεων της Διαμεσολαβήτριας, οι κύριες προκλήσεις που αναφέρθηκαν από τους εκπροσώπους της Επιτροπής όσον αφορά τη βελτίωση των προτύπων και τη διασφάλιση της συνοχής στην ομάδα εμπειρογνωμόνων ήταν ο μεγάλος αριθμός ομάδων εμπειρογνωμόνων [7] και, ως εκ τούτου, ο μεγάλος αριθμός συνεδριάσεων που πραγματοποιήθηκαν, καθώς και τα πρακτικά που προέρχονταν από τις ομάδες ..

Όσον αφορά την τρίτη ερώτηση της Διαμεσολαβήτριας, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι η Επιτροπή θα συνεχίσει να παρακολουθεί τη χρήση του υποδείγματος πρακτικών από τις ΓΔ της και τον τρόπο με τον οποίο ακολουθούν τις οδηγίες σχετικά με τη σύνταξη των πρακτικών. Ειδικότερα, η Επιτροπή θα διανείμει τα παραδείγματα βέλτιστων πρακτικών των πρακτικών συνεδριάσεων στις ΓΔ της, ζητώντας τους να αξιοποιήσουν τα παραδείγματα αυτά για την περαιτέρω βελτίωση της σημασίας των πρακτικών συνεδριάσεων των δικών τους ομάδων εμπειρογνωμόνων. Η Επιτροπή θα συνεχίσει επίσης να παρέχει καθοδήγηση στις ΓΔ της σχετικά με συγκεκριμένα ζητήματα και να προσφέρει τακτικά μαθήματα κατάρτισης για το προσωπικό της.

Όσον αφορά την τέταρτη ερώτηση της Διαμεσολαβήτριας, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι ο χρόνος δημοσίευσης των εγγράφων των συνεδριάσεων των ομάδων εμπειρογνωμόνων εξαρτάται ουσιαστικά από τις ρυθμίσεις εργασίας εντός των ομάδων, οι οποίες διαφέρουν ανάλογα με τις εντολές των ομάδων και το συγκεκριμένο έργο που επιτελούν. Πολλές ομάδες εγκρίνουν τα πρακτικά των συνεδριάσεων μόνο κατά την επόμενη συνεδρίαση, γεγονός που συνεπάγεται ορισμένο χρονικό διάστημα μεταξύ της ημερομηνίας της σχετικής συνεδρίασης και της ημερομηνίας δημοσίευσης των πρακτικών της. Ωστόσο, ορισμένες ομάδες έχουν διαφορετικές ρυθμίσεις εργασίας και υιοθετούν πρακτικά μέσω της χρήσης επιγραμμικών πλατφορμών. Δεδομένων των διαφορετικών τύπων εργασίας που πραγματοποιούνται από τις ομάδες εμπειρογνωμόνων και των διαφορετικών ρυθμίσεων εργασίας τους, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι υπάρχει όριο στην τυποποίηση που μπορεί να επιτύχει η Επιτροπή στον τομέα αυτό. Ειδικότερα, δεν είναι πρακτικά δυνατό για τη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής να παρακολουθεί, για κάθε συνεδρίαση της ομάδας εμπειρογνωμόνων, πότε ακριβώς δημοσιεύονται τα έγγραφα τεκμηρίωσης ή τα πρακτικά των συνεδριάσεων στο μητρώο των ομάδων εμπειρογνωμόνων [8]. Ωστόσο, η Επιτροπή θα δημιουργήσει, έως το τέλος του 2017, μια νέα ενότητα στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων της, ειδικά αφιερωμένη σε έγγραφα σχετικά με τις εργασίες των ομάδων εμπειρογνωμόνων. Η Επιτροπή αναμένει ότι αυτό το νέο τμήμα, το οποίο θα ταξινομεί τα έγγραφα ανά τύπο, θα αυξήσει την προβολή των εγγράφων και θα δώσει κίνητρα στις ΓΔ να δημοσιεύουν έγγραφα εγκαίρως [9].

Απαντώντας στην πέμπτη ερώτηση της Διαμεσολαβήτριας, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής αναφέρθηκαν στο γεγονός ότι η Επιτροπή είχε συμπεριλάβει, στο πρότυπό της για τα πρακτικά των συνεδριάσεων, ειδικό τίτλο «φύση της συνεδρίασης», ο οποίος θα καθορίζει αν μια συγκεκριμένη συνεδρίαση της ομάδας εμπειρογνωμόνων πραγματοποιήθηκε δημοσίως ή όχι. Πρόθεση της Επιτροπής είναι, με τον τρόπο αυτό, οι ΓΔ της και οι ίδιες οι ομάδες εμπειρογνωμόνων να εξετάσουν κατά πόσον μια συγκεκριμένη συνεδρίαση θα μπορούσε ενδεχομένως να είναι ανοικτή στο κοινό, ανάλογα με το αντικείμενο της συνεδρίασης. Η απόφαση για τη δημοσιοποίηση μιας συγκεκριμένης συνεδρίασης πρέπει απαραιτήτως να λαμβάνεται πριν από τη συνεδρίαση, ώστε να επιτρέπονται οι σχετικές πρακτικές ρυθμίσεις, όπως η κράτηση κατάλληλης αίθουσας συνεδριάσεων ή η δημιουργία διαδικτυακής μετάδοσης. Συνολικά, στόχος της Επιτροπής στον τομέα αυτό είναι να ενθαρρύνει τη μεγαλύτερη διαφάνεια και να προβάλει περαιτέρω στις ΓΔ της την ιδέα της διεξαγωγής δημόσιων συνεδριάσεων ομάδων εμπειρογνωμόνων, όποτε κρίνεται σκόπιμο. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι, εξ όσων γνωρίζουν, μέχρι στιγμής έχουν πραγματοποιηθεί δημοσίως τρεις συνεδριάσεις ομάδων εμπειρογνωμόνων, μέσω διαδικτυακής ροής. Μια άλλη ομάδα εμπειρογνωμόνων διοργάνωσε δημόσιο εργαστήριο σχετικά με το θέμα των εργασιών της.[10] Η ερευνητική ομάδα του Διαμεσολαβητή πληροφορήθηκε με ικανοποίηση ότι ορισμένες ομάδες εμπειρογνωμόνων, είτε πρόκειται για μικρό αριθμό, έκαναν χρήση της δυνατότητας διαδικτυακής μετάδοσης [11] των συνεδριάσεών τους.

Απαντώντας στην έκτη ερώτηση του Διαμεσολαβητή, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι, εξ όσων γνωρίζουν, οι διαφωνούσες απόψεις των μελών έχουν καταγραφεί μέχρι στιγμής σε τρεις ομάδες εμπειρογνωμόνων, είτε απευθείας στα σχετικά πρακτικά είτε σε παράρτημα των πρακτικών.[12] Το γεγονός ότι οι διαφωνούσες απόψεις σπάνια καταγράφονται επίσημα οφείλεται στο γεγονός ότι οι ομάδες εμπειρογνωμόνων εκτελούν παραδοσιακά το έργο τους με συλλογικό τρόπο, γεγονός που συνεπάγεται ότι οι πιθανώς αποκλίνουσες απόψεις συχνά επιλύονται με την πάροδο του χρόνου. Η εντύπωση της Επιτροπής είναι ότι οι ομάδες εμπειρογνωμόνων αποσκοπούν στην επίτευξη συναίνεσης σχετικά με το έργο τους, προκειμένου να δοθεί μεγαλύτερη εξουσία στις γνώμες, τις συστάσεις και τις εκθέσεις τους.

Όσον αφορά τη νέα απαίτηση εγγραφής σε αυτό των μελών των ομάδων εμπειρογνωμόνων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Μητρώου Διαφάνειας, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι υπήρξε αισθητή αύξηση του αριθμού των εγγραφών στο Μητρώο Διαφάνειας κατά τους έξι έως εννέα μήνες μετά την έγκριση από την Επιτροπή των νέων οριζόντιων κανόνων που διέπουν τις ομάδες εμπειρογνωμόνων.

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Επιτροπής για την εποικοδομητική συνάντηση.

Βρυξέλλες, 04/07/2017

Rosita Hickey
Προϊσταμένη στρατηγικών ερευνών

η κ. Nastasja Fuxa, νομική σύμβουλος
της μονάδας (υπεύθυνος διεκπεραίωσης υποθέσεων)

[1] Η σύσταση του Διαμεσολαβητή είναι διαθέσιμη εδώ: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/63441/html.bookmark

[2] Η Επιτροπή εξέδωσε την απόφασή της για τη θέσπιση νέων οριζόντιων κανόνων που διέπουν τις ομάδες εμπειρογνωμόνων στις 30 Μαΐου 2016. Η απόφαση προβλέπει μεταβατική περίοδο έως τις 31 Δεκεμβρίου 2016 για την εφαρμογή ορισμένων νέων κανόνων.

[3] Άρθρο 4 παράγραφοι 5 και 8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

[4] Η Επιτροπή διαβίβασε τα ζητηθέντα έγγραφα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στις 31 Μαΐου 2017.

[5] Το αίτημα του Διαμεσολαβητή για συνεδρίαση και έγγραφα είναι διαθέσιμο εδώ: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/78385/html.bookmark

[6] Με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 31ης Μαΐου 2017.

[7] Επί του παρόντος υπάρχουν περίπου 800 ομάδες εμπειρογνωμόνων.

[8] Το μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής είναι διαθέσιμο στη διεύθυνση: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/

[9] Το νέο τμήμα εγγράφων σχετικά με το μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων θα συνδεθεί επίσης με ένα νέο μητρώο για τις κατ’ εξουσιοδότηση πράξεις, το οποίο η Επιτροπή βρίσκεται στη διαδικασία δημιουργίας. Ορισμένες ομάδες εμπειρογνωμόνων έχουν ως ειδικό καθήκον να παρέχουν συμβουλές και εμπειρογνωσία σχετικά με την προετοιμασία των κατ’ εξουσιοδότηση πράξεων της Επιτροπής.

[10] Με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 8ης και 13ης Ιουνίου 2017, η Επιτροπή διαβίβασε στον Διαμεσολαβητή κατάλογο των σχετικών συνεδριάσεων των δημόσιων ομάδων εμπειρογνωμόνων, συμπεριλαμβανομένων συνδέσμων προς τα σχετικά πρακτικά των συνεδριάσεων και/ή τη διαδικτυακή μετάδοση.

[11] Βλ. για παράδειγμα: https://webcast.ec.europa.eu/6th-meeting-of-the-structured-dialogue-with-european-structural-and-investment-funds-partners-group-of-experts· https://webcast.ec.europa.eu/inaugural-meeting-of-the-platform-on-animal-welfare

[12] Με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 8ης και 13ης Ιουνίου 2017, η Επιτροπή διαβίβασε στον Διαμεσολαβητή κατάλογο των σχετικών μειοψηφουσών απόψεων που εκφράστηκαν σε ομάδες εμπειρογνωμόνων, συμπεριλαμβανομένων συνδέσμων με τις σχετικές μειοψηφούσες απόψεις.