Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Στις 23 Απριλίου 2013, ο καταγγέλλων υπέβαλε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεκαοκτώ [1] αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα, σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001 [2]. Οι αιτήσεις αφορούσαν έγγραφα σχετικά με τη διαδικασία που οδήγησε στην τροποποίηση του κανονισμού 540/2011 [3] (δηλαδή συνεδριάσεις, εσωτερικά έγγραφα, νομικές γνωμοδοτήσεις, αλληλογραφία μεταξύ της Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια των Τροφίμων) και, γενικότερα, τη χρήση νεονικοτινοειδών φυτοφαρμάκων.

2. Στις 13 Ιουνίου 2013, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι δεν είχε στην κατοχή της έγγραφα που να εμπίπτουν σε τρία από τα αιτήματα.

3. Όσον αφορά τις λοιπές αιτήσεις, η Επιτροπή ανέφερε ότι κάλυπταν πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων, πολλά από τα οποία προέρχονταν από τρίτους και από κράτη μέλη. Υπό τις συνθήκες αυτές, η ατομική αξιολόγηση των εγγράφων δεν μπορούσε να πραγματοποιηθεί εντός των προθεσμιών που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001. Η Επιτροπή επικαλέστηκε το άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού ^[4] και ρώτησε τον καταγγέλλοντα αν θα μπορούσε να περιορίσει το πεδίο εφαρμογής των αιτήσεων, ώστε να περιοριστούν σε διαχειρίσιμο αριθμό εγγράφων. Εναλλακτικά, η Επιτροπή προσφέρθηκε να διεκπεραιώσει τα αιτήματα σταδιακά και να αποστείλει στον καταγγέλλοντα, σε χρονικά διαστήματα που επρόκειτο να καθοριστούν αργότερα, δέσμες εγγράφων που είχαν εγκριθεί για κοινοποίηση ή λεπτομερείς λόγους για την άρνηση κοινοποίησης. Η Επιτροπή πρότεινε την ομαδοποίηση των ζητηθέντων εγγράφων σε πέντε κατηγορίες προκειμένου να διευκολυνθεί η επεξεργασία τους και ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να προσδιορίσει εκείνα που θεωρούσε ως προτεραιότητα.

4. Ο καταγγέλλων εξέφρασε την άποψη ότι τα αιτήματά του για πρόσβαση ήταν απολύτως εύλογα και ότι θα έπρεπε να είχε ήδη παρασχεθεί μεγάλος αριθμός των ζητηθέντων εγγράφων. Αρνήθηκε να περιορίσει τα αιτήματά της και «απρόθυμα» αποδέχθηκε την πρόταση της Επιτροπής για σταδιακή δημοσιοποίηση. Ανέφερε ότι αναμενόταν να της χορηγηθεί πρόσβαση σε 3 από τις 5 παρτίδες εντός 10 εργάσιμων ημερών και στις υπόλοιπες 2 εντός 20 εργάσιμων ημερών. Προειδοποίησε επίσης την Επιτροπή ότι θα ενημερώσει τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή για τις καθυστερήσεις που αντιμετωπίζει όσον αφορά την εξασφάλιση της πρόσβασης στα σχετικά έγγραφα.

5. Η Επιτροπή συμφώνησε να δώσει προτεραιότητα στις τρεις παρτίδες που προσδιόρισε ο καταγγέλλων. Ωστόσο, έκρινε ότι οι προθεσμίες που ζητήθηκαν δεν ήταν εύλογες, δεδομένου του αριθμού των εγγράφων και της ανάγκης για εξατομικευμένη αξιολόγηση. Η Επιτροπή επισήμανε ότι, όταν ο όγκος των εργασιών που συνεπάγεται η επεξεργασία των αιτήσεων ενδέχεται να υπονομεύσει τη λειτουργία των υπηρεσιών της, πρέπει να σταθμίζει το συμφέρον της πρόσβασης του κοινού με το συμφέρον της χρηστής διοίκησης ^[5]. Κατά την άποψη της Επιτροπής, μια ισορροπημένη λύση θα συνίστατο στην αποστολή στον καταγγέλλοντα των ζητηθέντων εγγράφων (ή της λεπτομερούς αιτιολόγησης της άρνησης πρόσβασης) μεταξύ της 31ης Ιουλίου 2013 και της 30ής Νοεμβρίου 2013 [6].

6. Ο καταγγέλλων διαφώνησε με την πρόταση της Επιτροπής και υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση. Η Γενική Γραμματεία της Επιτροπής την απέρριψε ως άνευ αντικειμένου, δεδομένου ότι δεν αναφερόταν σε μερική ή ολική άρνηση κοινοποίησης. Η Γενική Γραμματεία έκρινε επίσης ότι το χρονοδιάγραμμα που πρότειναν οι υπηρεσίες της Επιτροπής δεν ήταν παράλογο λόγω του αριθμού των ζητούμενων εγγράφων, της ανάγκης διαβούλευσης με τρίτους και του μεγάλου φόρτου εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής.

7. Δυσαρεστημένος με το αποτέλεσμα αυτό, ο ενδιαφερόμενος επικοινώνησε με τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή τον Οκτώβριο του 2013.

Η έρευνα

8. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με τους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος ότι η Επιτροπή δεν (i) παρείχε τα ζητηθέντα έγγραφα εντός εύλογων προθεσμιών και (ii) δεν απάντησε στην αρχική αίτηση εντός της ισχύουσας προθεσμίας και δεν ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι σκόπευε να παρατείνει την εν λόγω προθεσμία και τους λόγους για την παράταση αυτή. Η έρευνα αφορούσε επίσης τον ισχυρισμό του καταγγέλλοντος ότι η Επιτροπή θα πρέπει να ζητήσει συγγνώμη για τις διαδικαστικές παραλείψεις της και να κοινοποιήσει τα ζητηθέντα έγγραφα χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση.

9. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε τη γνώμη της Επιτροπής σχετικά με την καταγγελία και, στη συνέχεια, τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής. Κατά τη διεξαγωγή της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής έλαβε υπόψη τα επιχειρήματα και τις γνώμες που προέβαλαν τα μέρη.

Εικαζόμενη μη παροχή των εγγράφων εντός εύλογων προθεσμιών και σχετική αξίωση 

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

10. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι η Επιτροπή δεν μπορούσε να βασιστεί στο άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001, το οποίο προβλέπει άτυπες συζητήσεις με τον αιτούντα, προκειμένου να παρατείνει μονομερώς τις προθεσμίες που επιβάλλονται από τα άρθρα 7 και 8 του κανονισμού. Ελλείψει συμφωνίας μεταξύ της Επιτροπής και του καταγγέλλοντος, η Επιτροπή ήταν υποχρεωμένη να τηρήσει τις προθεσμίες που ορίζονται στο άρθρο 7. Παρά την καλή θέληση και την καλή πίστη του καταγγέλλοντος να συνεργαστεί με την Επιτροπή, δεν κατέστη δυνατό να βρεθεί τέτοια συμφωνία, διότι οι προθεσμίες που πρότεινε η Επιτροπή δεν ήταν ούτε δίκαιες ούτε εύλογες.

11. Πράγματι, σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, η λύση που επέβαλε η Επιτροπή είχε ως αποτέλεσμα την κοινοποίηση της τελευταίας παρτίδας των ζητηθέντων εγγράφων το αργότερο επτά μήνες μετά την αίτηση πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η κατάσταση αυτή ισοδυναμεί με περιττές καθυστερήσεις, κατά παράβαση του άρθρου 17 και του άρθρου 23 παράγραφος 1 του Ευρωπαϊκού Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς και του κανονισμού 1049/2001. Υποπτεύθηκε ότι η καθυστέρηση θα μπορούσε να οφείλεται στην πρόθεση της Επιτροπής να εμποδίσει τον καταγγέλλοντα να χρησιμοποιήσει τα σχετικά έγγραφα. Εάν η Επιτροπή είχε τηρήσει το είδος της προθεσμίας που είχε ήδη αποδεχθεί σε άλλη υπόθεση από τα δικαστήρια της ΕΕ [7], δηλαδή δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες ανά παρτίδα, τα περισσότερα από τα ζητούμενα έγγραφα θα είχαν παραληφθεί εγκαίρως ώστε να μπορέσει ο καταγγέλλων να τα χρησιμοποιήσει για τους νόμιμους σκοπούς του.

12. Η Επιτροπή δήλωσε ότι τα αιτήματα του καταγγέλλοντος συντάχθηκαν με πολύ γενικούς όρους και κάλυπταν μεγάλο αριθμό εγγράφων. Ορισμένα από αυτά περιείχαν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και άλλα φαίνεται να εμπίπτουν στις εξαιρέσεις που προβλέπονται στον κανονισμό 1049/2001. Επιπλέον, σε ορισμένες περιπτώσεις, χρειάστηκε να πραγματοποιηθούν διαβουλεύσεις με τρίτα μέρη προκειμένου να αποφασιστεί αν θα πρέπει ή όχι να χορηγηθεί πρόσβαση. Δεδομένου ότι ο «διοικητικός φόρτος κατά τη διαχείρισή [τους] από την αρμόδια μονάδα απειλούσε να υπονομεύσει την εκτέλεση των βασικών λειτουργιών της εν λόγω μονάδας», η Επιτροπή έπρεπε να βρει έναν τρόπο «να αντιμετωπίσει τον φόρτο εργασίας, ικανοποιώντας παράλληλα τα αιτήματα του καταγγέλλοντος».

13. Στις 22 Μαΐου 2013, η Επιτροπή παρέτεινε την προθεσμία απάντησης στην αρχική αίτηση, όπως επιτρέπεται από το άρθρο 7 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001. Ο πρόσθετος χρόνος ήταν απαραίτητος «για τον προσδιορισμό και τη συλλογή των σχετικών εγγράφων». Στη συνέχεια, συνεργάστηκε με τον καταγγέλλοντα για την εξεύρεση δίκαιης λύσης σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 3 του ίδιου κανονισμού. Η Επιτροπή έκρινε ότι, ενώ ο καταγγέλλων συμφώνησε να παραλάβει τα ζητηθέντα έγγραφα κατά παρτίδες, εντούτοις «επέμεινε σε πολύ σύντομες προθεσμίες», τις οποίες η Επιτροπή δεν θεώρησε εύλογες διότι «η έρευνα και η συλλογή των εγγράφων ήταν πολύ χρονοβόρες, λόγω του γεγονότος ότι οι αιτήσεις ήταν εξαιρετικά ευρείες. Χρειάστηκε ακόμη περισσότερος χρόνος για την αξιολόγηση του περιεχομένου των εγγράφων, τη διαβούλευση με τρίτους, τα κράτη μέλη και άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής και την προσεκτική μαυρίλα των εγγράφων λόγω προσωπικών δεδομένων και/ή άλλων εξαιρέσεων».  Επιπλέον, οι εσωτερικές διαδικασίες της Επιτροπής απαιτούν συνεργασία μεταξύ διαφόρων μονάδων και απαιτούν αναγκαστικά χρόνο, ιδίως σε περίπτωση απόρριψης της κοινοποίησης.

14. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή πρότεινε ένα άλλο χρονοδιάγραμμα στον καταγγέλλοντα, λαμβάνοντας υπόψη τη σειρά προτίμησης που είχε καθορίσει ο τελευταίος. Η Επιτροπή τήρησε το χρονοδιάγραμμα αυτό και, μέχρι την ημερομηνία της γνωμοδότησής της, είχε ήδη παράσχει στον καταγγέλλοντα είτε πρόσβαση είτε αιτιολογημένη άρνηση πρόσβασης σε όλα τα ζητηθέντα έγγραφα.

15. Η Επιτροπή θεώρησε ότι ενήργησε λογικά και καλή τη πίστει, ενώ ο καταγγέλλων δεν επέδειξε «καμία προθυμία να συνεργαστεί καλή τη πίστει για την επίτευξη συμβιβασμού». «Απλώς αρνήθηκε το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα και δεν προσπάθησε καν να συνεργαστεί για την εξεύρεση δίκαιης λύσης, λαμβάνοντας υπόψη το φόρτο εργασίας που προκαλείται από τα πολλαπλά αιτήματά της». Η Επιτροπή επισήμανε ότι ο καταγγέλλων δεν απάντησε καν στην πρόσκληση της Επιτροπής να επικοινωνήσει μαζί του σε περίπτωση που ο καταγγέλλων είχε ερωτήσεις σχετικά με το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

16. Το άρθρο 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001 επιτρέπει στα θεσμικά όργανα, σε περιπτώσεις κατά τις οποίες μια αίτηση πρόσβασης αφορά «πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων», να «διαβουλεύονται ανεπίσημα με τον αιτούντα, με σκοπό την εξεύρεση δίκαιης λύσης».

17. Η Επιτροπή προσπάθησε να χρησιμοποιήσει τη διαδικασία «δίκαιης λύσης», σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 3, για να διαπραγματευθεί τη λήψη αποφάσεων, σε σταδιακή βάση, εκτός των προθεσμιών που ορίζονται διαφορετικά στον κανονισμό 1049/2001. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι, μετά από ανταλλαγή αποκλινουσών απόψεων σχετικά με το χρονοδιάγραμμα της σταδιακής δημοσιοποίησης, ο καταγγέλλων υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, στην οποία αμφισβήτησε το εν λόγω χρονοδιάγραμμα. Η αίτηση αυτή δείχνει σαφώς ότι ο καταγγέλλων είχε εγκαταλείψει τις άτυπες συζητήσεις βάσει του άρθρου 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001 και απέρριψε την πρόταση της Επιτροπής για λύση.

18. Ο καταγγέλλων θεωρεί ότι, κατά συνέπεια, η Επιτροπή ήταν υποχρεωμένη να τηρήσει τις περιοριστικές προθεσμίες που επιβάλλουν τα άρθρα 7 και 8 του κανονισμού. Κατόπιν ρητού αιτήματος του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή διευκρίνισε στη γνώμη της ότι, κατά την άποψή της, σε τέτοιες περιπτώσεις «έχει τη δυνατότητα να αναβάλει τις αυστηρές προθεσμίες του κανονισμού, υπό την προϋπόθεση ότι έχει εξηγήσει τις ειδικές περιστάσεις και έχει προτείνει εύλογο χρονικό πλαίσιο», ιδίως σε περιπτώσεις όπου ο αιτών δεν έχει επιδείξει προθυμία συνεργασίας.

19. Κατά τον χρόνο εξέτασης της υπόθεσης από την Επιτροπή, το Γενικό Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης είχε ήδη κρίνει, για το συγκεκριμένο θέμα, ότι ο κανονισμός 1049/2001 «δεν περιέχει καμία διάταξη που να επιτρέπει ρητά στο θεσμικό όργανο, ελλείψει δίκαιης λύσης που να έχει συμφωνηθεί με τον αιτούντα, να αναστείλει τις προθεσμίες που προβλέπονται στα άρθρα 7 και 8, ακόμη και αν η πρόταση του θεσμικού οργάνου είναι εύλογη στη συγκεκριμένη περίπτωση» ^[8]. Επιπλέον, ενώ η έρευνα του Διαμεσολαβητή βρισκόταν σε εξέλιξη και αφού η Επιτροπή είχε ήδη κοινοποιήσει τα σχετικά έγγραφα σύμφωνα με το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα, το Δικαστήριο [9] εξέδωσε την αναιρετική απόφασή του στην υπόθεση αυτή και διευκρίνισε ότι η δίκαιη λύση που προβλέπεται στο άρθρο 6 παράγραφος 3 «μπορεί να αφορά μόνο το περιεχόμενο ή τον αριθμό των εγγράφων για τα οποία υποβλήθηκε αίτηση»[10].  Το Δικαστήριο συνέχισε λέγοντας ότι «η επίκληση της αρχής της αναλογικότητας [11] δεν μπορεί να επιτρέψει την τροποποίηση των προθεσμιών που προβλέπονται από τον κανονισμό αριθ. 1049/2001 χωρίς να δημιουργηθεί κατάσταση ανασφάλειας δικαίου»[12] (η υπογράμμιση προστέθηκε και στα δύο αποσπάσματα). 

20. Η θέση του Δικαστηρίου που αποκλείει τη δυνατότητα παράτασης, μέσω του άρθρου 6 παράγραφος 3, των προθεσμιών που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001 βασίζεται σε επιχειρήματα ασφάλειας δικαίου. Πράγματι, η προθεσμία εντός της οποίας ο προσφεύγων μπορεί να ασκήσει προσφυγή ακυρώσεως κατά αρνητικής αποφάσεως είναι καθορισμένη και το σημείο εκκινήσεώς της πρέπει να υπολογιστεί με ακρίβεια. Ωστόσο, ο αιτών έχει πάντοτε τη δυνατότητα να ζητήσει φιλικό διακανονισμό με το οικείο θεσμικό όργανο όσον αφορά την παράταση των προθεσμιών, εφόσον γνωρίζει ότι αυτό μπορεί να συνεπάγεται την παραίτηση από το δικαίωμα προσφυγής στη δικαιοσύνη σε περίπτωση αρνητικής έκβασης εκτός των προβλεπόμενων προθεσμιών. Ωστόσο, οι εν λόγω αιτούντες θα διατηρήσουν το δικαίωμά τους να υποβάλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή, το οποίο αποτελεί ένα από τα μέσα προσφυγής που προβλέπονται ρητά στον κανονισμό 1049/2001.

21. Στην προκειμένη περίπτωση, με αυστηρά νομικούς όρους, η Επιτροπή δεν είχε το δικαίωμα να παρατείνει το χρονικό πλαίσιο που ορίζεται στον κανονισμό 1049/2001. Στην πράξη, ωστόσο, επεδίωξε να το πράξει [13].

22. Ωστόσο, η αξιολόγηση μιας καταγγελίας από τον Διαμεσολαβητή υπερβαίνει τα αμιγώς νομικά επιχειρήματα και περιλαμβάνει εκτιμήσεις σχετικά με τον εύλογο χαρακτήρα, τη δικαιοσύνη και την καλή πίστη. Από την άποψη αυτή, ο αιτών που συμφωνεί σε μια «δίκαιη λύση» με ένα θεσμικό όργανο αποδέχεται ότι δεν είναι εύλογο να αναμένεται εμπεριστατωμένη απόφαση εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών. Υπό τις συνθήκες αυτές, η παράλειψη του θεσμικού οργάνου να αποφασίσει σχετικά με την πρόσβαση σε όλα τα ζητηθέντα έγγραφα εντός των νόμιμων προθεσμιών δεν μπορεί να θεωρηθεί κακοδιοίκηση. Τίθεται, επομένως, το ερώτημα αν, σε περιπτώσεις στις οποίες δεν υπήρξε συμφωνία για «δίκαιη λύση», όπως εν προκειμένω, η παράλειψη ενός θεσμικού οργάνου να αποφανθεί επί της αιτήσεως προσβάσεως εντός των νομίμων προθεσμιών συνιστά κατ' ανάγκην κακοδιοίκηση.

23. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η απάντηση στο ερώτημα αυτό θα ήταν θετική. Αυτό ισχύει ιδίως, για παράδειγμα, όταν η πτώχευση του θεσμικού οργάνου είναι αποτέλεσμα αδικαιολόγητης καθυστέρησης ή αντικατοπτρίζει γενική έλλειψη σεβασμού της αρχής της διαφάνειας που αντιπροσωπεύεται από τον κανονισμό 1049/2001.  Από την άλλη πλευρά, θα υπάρξουν περιπτώσεις στις οποίες η μη έκδοση απόφασης εντός των νόμιμων προθεσμιών είναι απίθανο να ισοδυναμεί με κακοδιοίκηση. Αυτό συμβαίνει όταν το θεσμικό όργανο έχει ενεργήσει καλή τη πίστει και όταν υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για τους οποίους δεν έχει αποφανθεί επί της αίτησης εντός των νόμιμων προθεσμιών. Αυτό θα μπορούσε να προκύψει όταν υπάρχει μεγάλος διοικητικός φόρτος για το θεσμικό όργανο λόγω του αριθμού των αιτήσεων που υποβάλλονται ταυτόχρονα από τον αιτούντα ή λόγω του αριθμού των ζητούμενων εγγράφων ή λόγω της πολυπλοκότητας της διαδικασίας λήψης αποφάσεων στη συγκεκριμένη περίπτωση ή οποιουδήποτε συνδυασμού αυτών των παραγόντων. 

24. Ως εκ τούτου, το μόνο ζήτημα για τον Διαμεσολαβητή είναι κατά πόσον η παράλειψη της Επιτροπής να αποφασίσει σχετικά με τις αιτήσεις εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών συνιστά κακοδιοίκηση. Για τους λόγους που εκτίθενται στις ακόλουθες παραγράφους, ο Διαμεσολαβητής καταλήγει στο συμπέρασμα ότι η παράλειψη της Επιτροπής δεν ισοδυναμεί με κακοδιοίκηση.

25. Πρώτον, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι τα αιτήματα του καταγγέλλοντος συντάχθηκαν με πολύ γενικούς όρους και αναφέρονταν, για παράδειγμα, σε «όλη την αλληλογραφία»,«όλα τα έγγραφα»,«όλη την εσωτερική και εξωτερική αλληλογραφία»,«όλη την αλληλογραφία με τρίτους» και «όλα τα έγγραφα, τα έγγραφα αίθουσας, τα πρακτικά, τα συνοπτικά πρακτικά και τις ηχογραφήσεις». Όπως υποστήριξε η Επιτροπή, αυτό σήμαινε, στην πραγματικότητα, ότι ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που συνδέονται άμεσα και έμμεσα με την κατάρτιση του κανονισμού 485/2013. Ως εκ τούτου, η προσπάθεια που απαιτείται για τον εντοπισμό, την ταξινόμηση και τη συγκέντρωση των αναγκαίων εγγράφων φαίνεται σημαντική.

26. Δεύτερον, ενώ η Επιτροπή θεώρησε αρχικά ότι οι αιτήσεις κάλυπταν 169 έγγραφα, τελικά αποδείχθηκε ότι 293 έγγραφα ενέπιπταν στην αίτηση. Καθένα από αυτά απαιτούσε εξατομικευμένη αξιολόγηση προκειμένου να διασφαλιστεί ότι δεν ενέπιπταν σε καμία από τις εφαρμοστέες εξαιρέσεις βάσει του κανονισμού 1049/2001. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό το γεγονός ότι, σε αντίθεση με την υπόθεση T-2/03 [14], την οποία επικαλέστηκαν αμφότερα τα μέρη, στην προκειμένη περίπτωση η Επιτροπή επέδειξε πλήρη προθυμία να αξιολογήσει μεμονωμένα κάθε ζητούμενο έγγραφο, σύμφωνα με το πνεύμα του κανονισμού 1049/2001, και τελικά το έπραξε. Επιπλέον, από τους καταλόγους των εγγράφων που συνοδεύουν τις αποφάσεις κοινοποίησης της Επιτροπής, δεν είναι αμέσως προφανές ότι τα εν λόγω έγγραφα δεν καλύπτονταν από καμία εξαίρεση, όπως υποστήριξε ο καταγγέλλων.

27. Τρίτον, πράγματι, από τις αποφάσεις της Επιτροπής περί χορηγήσεως προσβάσεως προκύπτει ότι, σε κάθε παρτίδα, διάφορα έγγραφα καλύπτονταν από μία ή περισσότερες εξαιρέσεις. Ως εκ τούτου, ορισμένα από αυτά έπρεπε να απαλειφθούν και να παρασχεθούν σχετικές εξηγήσεις στον καταγγέλλοντα.

28. Τέταρτον, 69 από τα ζητηθέντα έγγραφα προέρχονταν από τρίτα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών, τρίτων χωρών και του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια των Τροφίμων, και, ως εκ τούτου, απαιτούσαν διαβουλεύσεις με αυτά. Υπό κανονικές συνθήκες, ο Διαμεσολαβητής αναμένει ότι τα θεσμικά όργανα της ΕΕ θα διασφαλίσουν ότι οι διαβουλεύσεις αυτές δεν θα τους εμποδίσουν να τηρήσουν τις προθεσμίες που ορίζει ο κανονισμός 1049/2001. Στην περίπτωση αυτή, ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής δέχεται ότι ο αριθμός των εγγράφων και των τρίτων μερών που έπρεπε να συμβουλευτούν θα μπορούσε πράγματι να απαιτήσει πρόσθετο χρόνο.

29. Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι η πρόταση της Επιτροπής για σταδιακή κοινοποίηση ήταν εύλογη. Αυτό εξακολουθεί να ισχύει παρά τη διευκρίνιση του Δικαστηρίου (βλ. παράγραφο 19 ανωτέρω) ότι η εξεύρεση «δίκαιης λύσης» δεν έχει ως αποτέλεσμα την αναστολή ή την αλλαγή των νόμιμων προθεσμιών για τη λήψη απόφασης σχετικά με τις αιτήσεις πρόσβασης.

30. Ως εκ τούτου, υπό όλες τις περιστάσεις της παρούσας υπόθεσης, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι δεν υπήρξε κακοδιοίκηση εκ μέρους της Επιτροπής λόγω της μη συμμόρφωσής της με τις νόμιμες προθεσμίες για τη λήψη απόφασης σχετικά με τις αιτήσεις πρόσβασης.

Εικαζόμενη παράλειψη απάντησης στην αρχική αίτηση εντός της προθεσμίας και αίτησης παράτασης και αίτησης συγγνώμης

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

31. Στη γνώμη, η Επιτροπή ανέφερε ότι, δεδομένου ότι καταχώρισε τα αιτήματα του καταγγέλλοντος στις 29 Απριλίου 2014, η προθεσμία για την παροχή πρόσβασης στα έγγραφα σύμφωνα με το άρθρο 7 του κανονισμού 1049/2001 έληξε στις 24 Μαΐου 2013. Πριν από την ημερομηνία αυτή, στις 22 Μαΐου 2013, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα, σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 3 του κανονισμού, για την ανάγκη παράτασης κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες της προθεσμίας απάντησης σε δεκαέξι από τις εν λόγω αιτήσεις, δεδομένου ότι έπρεπε να εξεταστούν μεγάλοι φάκελοι προκειμένου να ανακτηθούν τα ζητηθέντα έγγραφα. Ως εκ τούτου, η νέα προθεσμία για την κοινοποίηση των εγγράφων έληξε στις 14 Ιουνίου 2013.

32. Στις 13 Ιουνίου 2013, η Επιτροπή ενημέρωσε τον καταγγέλλοντα ότι δεν είχε στην κατοχή της τα έγγραφα που εμπίπτουν σε τρία από τα αιτήματα και ζήτησε τη συνεργασία του καταγγέλλοντος για τη διαπραγμάτευση δίκαιης λύσης. Η Επιτροπή επισήμανε ότι η καταγγελία που υποβλήθηκε στον Διαμεσολαβητή παρέλειψε οποιαδήποτε αναφορά στην επιστολή της Επιτροπής με την οποία παρατείνεται η προθεσμία απάντησης σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

33. Από τα έγγραφα που υποβλήθηκαν μαζί με την καταγγελία προέκυπτε ότι, μεταξύ της ημερομηνίας υποβολής των αιτήσεων πρόσβασης και της επίκλησης από την Επιτροπή του άρθρου 6 παράγραφος 3 του κανονισμού 1049/2001, η Επιτροπή δεν είχε παράσχει στον καταγγέλλοντα καμία πληροφορία σχετικά με την κατάσταση των αιτήσεών του και, ειδικότερα, δεν τον είχε ενημερώσει για την πρόθεσή της να παρατείνει την προθεσμία των δεκαπέντε εργάσιμων ημερών για την απάντηση στις αρχικές αιτήσεις του. Ωστόσο, η γνώμη της Επιτροπής έχει αποσαφηνίσει επαρκώς το θέμα, αποδεικνύοντας ότι ενήργησε σύμφωνα με τον κανονισμό 1049/2001 κατά την παράταση των σχετικών προθεσμιών και κατά την ενημέρωση του καταγγέλλοντος αναλόγως, όπως ήταν νομικά υποχρεωμένη να πράξει.

34. Ως εκ τούτου, δεν απαιτούνται περαιτέρω έρευνες σχετικά με τον δεύτερο ισχυρισμό και δεν απαιτείται συγγνώμη. 

Προορατική δημοσιοποίηση νομοθετικών εγγράφων

35. Το άρθρο 12 του κανονισμού 1049/2001 αφορά την παροχή άμεσης πρόσβασης σε ορισμένα είδη εγγράφων χωρίς να απαιτείται από τα άτομα να υποβάλλουν ειδικές αιτήσεις πρόσβασης.  Το άρθρο 12 παράγραφος 2 ορίζει, ειδικότερα, ότι τα «νομοθετικά έγγραφα» θα πρέπει να καθίστανται «άμεσα προσβάσιμα». Το άρθρο 12 παράγραφος 2 ορίζει τα «νομοθετικά έγγραφα» ως «έγγραφα που συντάσσονται ή παραλαμβάνονται κατά τη διάρκεια διαδικασιών για την έκδοση πράξεων που είναι νομικά δεσμευτικές στα ή για τα κράτη μέλη». Τουλάχιστον ορισμένα από τα έγγραφα που ζητήθηκαν στις αιτήσεις του καταγγέλλοντος ήταν έγγραφα σχετικά με τη διαδικασία που οδήγησε στην τροποποίηση του κανονισμού 540/2011 (βλ. παράγραφο 1). Ο εν λόγω κανονισμός είναι «νομικά δεσμευτικός στα κράτη μέλη ή για τα κράτη μέλη». Εκ πρώτης όψεως, ορισμένα από τα έγγραφα που ζητούνται από τον καταγγέλλοντα είναι «νομοθετικά έγγραφα» τα οποία το άρθρο 12 του κανονισμού 1049/2001 χαρακτηρίζει ειδικά ως ένα είδος εγγράφου το οποίο θα πρέπει να είναι άμεσα προσβάσιμο. Εάν η Επιτροπή είχε καταστήσει τα έγγραφα αυτά άμεσα προσβάσιμα, θα ήταν περιττό (ως επί το πλείστον, εν πάση περιπτώσει) για τον καταγγέλλοντα να έχει υποβάλει συγκεκριμένα αιτήματα πρόσβασης βάσει του κανονισμού 1049/20001.  Μολονότι το ζήτημα αυτό δεν τέθηκε ρητά από τον καταγγέλλοντα, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι είναι σκόπιμο να αντιμετωπιστεί μέσω συμπληρωματικής παρατήρησης.

Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Στην υπό κρίση υπόθεση δεν συντρέχει περίπτωση κακοδιοίκησης.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Περαιτέρω παρατήρηση

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα πρέπει να εξετάσει τον καλύτερο τρόπο με τον οποίο μπορεί να εξασφαλίσει την κατάλληλη και συνεπή συμμόρφωση με την απαίτηση του άρθρου 12 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001, σύμφωνα με την οποία τα «νομοθετικά έγγραφα» πρέπει να καθίστανται άμεσα προσβάσιμα στο κοινό.