Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots pieteikuma iesniedzēju datu vākšanas un apstrādes iemesls; veids, kādā Eiropas Ombuds (EO) vāc sniegtos datus, rīkojas ar tiem un nodrošina to aizsardzību; kā šī informācija tiek izmantota; un kādas tiesības kandidāti var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

Par datu apstrādi atbildīgā persona ir Eiropas Ombuds.

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Pieteikuma iesniedzēji sniedz savus datus, izmantojot tiešsaistes (tīmekļa vietnes) pieteikšanās rīku. Atlases procedūras veikšanai dati tiek importēti IT rīkā, kas paredzēts procedūras atbalstam un atvieglošanai.

Šie dati parasti ietver, bet neaprobežojas ar: pamatinformācija par personu (vārds, uzvārds, valstspiederība, tālruņa numurs); CV ietvertā informācija (izglītība, darba pieredze, valodas prasme utt.); pieteikuma iesniedzēja pilsonību apliecinoša dokumenta kopijas; vajadzības gadījumā paziņojums, kurā norādīta invaliditāte, lai nodrošinātu, ka var ieviest vajadzīgos pieejamības pasākumus; pieteikumu iesniedzējiem, kas ir ES darbinieki, administratīvais statuss (t. i., štata ierēdnis, pagaidu darbinieks utt.), iestāde, kurā viņi strādā, viņu pašreizējā amata nosaukums, viņu pašreizējā pakāpe; informācija, kas ietverta jebkurā motivācijas vēstulē; pieteikuma iesniedzēju diplomu kopijas; attiecīgā gadījumā – pieteikuma iesniedzēju novērtējuma ziņojumu kopijas; attiecīgā gadījumā profesionālās pieredzes apliecinājumu kopijas; atbildes uz kandidātu iesūtītajām gadījumu izpētēm.

Par atlases procedūrām atbildīgie PAB Cilvēkresursu nodaļas darbinieki arī apstrādā datus, kas tiek glabāti koplietojamā mapē EO serverī, piemēram: lēmumus par Konsultatīvo atlases komiteju iecelšanu, atbilstības paziņojumus, ko parakstījusi Konsultatīvā atlases komiteja un apstiprinājis ombuds; kandidātu vērtēšanas tabulas; priekšatlases piezīmes, kas iesniegtas uzņēmējam. Pārskatīšanas/informācijas pieprasījumi, ko kandidāti nosūtījuši pa e-pastu, un attiecīgās atbildes tiek glabātas funkcionālajā pastkastītē “Career”.

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Datu apstrādes mērķis ir identificēt kandidātus vakanču aizpildīšanai EO birojā un veikt attiecīgo atlases procedūru.

3. Kāds ir šo datu apstrādes juridiskais pamats un nepieciešamība?

Ierēdņu un pārējo darbinieku atlases procedūras juridiskais pamats ir Civildienesta noteikumi (un jo īpaši 27.–34. pants), Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtība un Eiropas Ombuda 2014. gada 1. decembra lēmums, ar ko pieņem vispārīgus īstenošanas noteikumus attiecībā uz līgumdarbinieku pieņemšanu darbā un nodarbināšanu.

Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Tīmekļa vietnē iesniegtos datus pārvalda Eiropas Ombuda Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (IKT) nodaļa. Atlases rīku pārvalda Personāla, administrācijas un budžeta (PAB) nodaļa (cilvēkresursu nozare) un IKT nozare.

5. Kas būs datu saņēmēji?

Eiropas Ombuds, ģenerālsekretārs (ĢS), IKT nozares darbinieki, kas atbild par tiešsaistē iesniegto datu pārvaldību, par atlases procedūrām atbildīgās PAB nodaļas darbinieki (cilvēkresursu nozare) un Konsultatīvās atlases komitejas locekļi. Pēc cilvēkresursu nozarei adresēta pieprasījuma ģenerālsekretāra komanda var iepazīties ar veiksmīgo kandidātu CV, motivācijas vēstulēm un atbildēm uz gadījumu izpēti.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

Tīmekļa vietnē iesniegtie pieteikuma iesniedzēju dati tiek glabāti viņu tiešsaistes personīgajā kontā divus gadus, ja pieteikuma iesniedzēji vēlas pieteikties uz turpmākām vakancēm. Ja pieteikuma iesniedzēji divu gadu laikā nepievienojas savam kontam, konts un tajā ietvertie dati tiek automātiski dzēsti pēc tam, kad pieteikuma iesniedzējam ir nosūtīts paziņojuma e-pasts.

Divus gadus pēc atlases procedūras beigām atlases rīkā, EO servera koplietotajā mapē un funkcionālajā pastkastītē “Career” tiek dzēsti dati par noraidītajiem kandidātiem.

Darbā pieņemto kandidātu dati tiek glabāti 10 gadus pēc darba attiecību izbeigšanas vai pēc pēdējās pensijas izmaksas, pēc kuras tie tiek iznīcināti.

Daļu datu (valstspiederība, dzimums, dzīvesvietas valsts, pieteikuma datumi, pieteikuma reģistrācijas numurs, atlases procedūras atsauces numurs, dzimšanas gads un lietotās valodas) anonimizē un glabā tikai statistikas nolūkos.

7. Kā mēs aizsargājam datu subjekta datus?

Dati tiek vākti tiešsaistē drošā režīmā. Piekļuvi datiem tīmekļa vietnē aizsargā pieteikuma iesniedzēja izvēlēta parole.

Elektroniskie dati tiek glabāti tīmekļa vietnē un Ombuda serveros (atlases rīks un kopīgotā mape). Datus aizsargā daudzi drošības pasākumi, ko izveidojusi informācijas un komunikācijas tehnoloģiju nozare, lai aizsargātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

Piekļuve personas datiem tiek aizsargāta, pārvaldot piekļuves tiesības, kuras saskaņā ar principu “nepieciešamība zināt” stingri ierobežo lietotāja kompetence.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā mēs tos izmantojam.

Jums ir arī tiesības pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas attiecas uz jums, ar nosacījumu, ka tiek aizsargāta atlases padomdevējas komitejas apspriežu un lēmumu pieņemšanas konfidencialitāte, kā arī citu kandidātu tiesības. Pieteikuma iesniedzēji var labot identifikācijas datus jebkurā procedūras brīdī. Attiecībā uz datiem, kas saistīti ar pieņemamības vai novērtēšanas kritērijiem, tiesības labot datus var izmantot līdz pieteikumu iesniegšanas termiņa beigām.

Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka Eiropas Ombuds izmanto jūsu datus, pamatojoties uz jūsu konkrēto situāciju.

Noteiktos apstākļos jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs dzēšam jūsu personas datus vai ierobežojam to izmantošanu.

Eiropas Ombuds atbildēs uz jūsu pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Jūs jebkurā laikā varat nosūtīt ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par Biroja ierēdņu un citu darbinieku atlases procedūru Eiropas Ombudam uz šādu adresi: career@ombudsman.europa.eu

Personāla, administrācijas un budžeta nodaļas vadītājs
Eiropas Ombuds
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Jūs varat arī sazināties ar Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu