Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse, miks taotlejate andmeid kogutakse ja töödeldakse; viis, kuidas Euroopa Ombudsman esitatud andmeid kogub, käsitleb ja tagab nende kaitse; kuidas seda teavet kasutatakse; ning milliseid õigusi võivad kandidaadid seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Taotlejad esitavad oma andmed veebipõhise (veebisaidi) taotlusvahendi kaudu. Valikumenetluse läbiviimiseks imporditakse andmed IT-vahendisse, mis on loodud menetluse toetamiseks ja hõlbustamiseks.

Need andmed hõlmavad üldiselt järgmist, kuid ei piirdu sellega: põhilised isikuandmed (eesnimi, perekonnanimi, kodakondsus, telefoninumber); elulookirjelduses sisalduv teave (haridus, töökogemus, keeleoskus jne); koopiad taotleja kodakondsust tõendavast dokumendist; vajaduse korral avaldus puuete kohta, et tagada vajalike ligipääsetavusmeetmete kehtestamine; ELi töötajatest kandidaatide puhul halduslik staatus (st alaline ametnik, ajutine teenistuja jne), institutsioon, kus nad töötavad, nende praeguse ametikoha nimetus, nende praegune palgaaste; motivatsioonikirjas sisalduv teave; taotlejate diplomite koopiad; vajaduse korral taotlejate hindamisaruannete koopiad; töökogemust tõendavate dokumentide koopiad, kui see on asjakohane; vastused kandidaatide saadetud juhtumiuuringutele.

Valikumenetluste eest vastutavad PABi personaliosakonna töötajad töötlevad ka andmeid, mida säilitatakse EO serveris ühises kaustas, näiteks: nõuandvate valikukomisjonide ametisse nimetamise otsused, nõuandva valikukomisjoni allkirjastatud ja ombudsmani poolt heaks kiidetud osalemistingimused; kandidaatide hindamistabelid; ettevõtjale esitatud eelvaliku teated. Kandidaatide poolt e-posti teel saadetud läbivaatamis-/teabetaotlused ja asjakohased vastused salvestatakse eriotstarbelisele e-posti aadressile „Karjäär“.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Andmetöötluse eesmärk on teha kindlaks kandidaadid Euroopa Ombudsmani büroo vabade töökohtade täitmiseks ja viia läbi asjakohane valikumenetlus.

3. Milline on nende andmete töötlemise õiguslik alus ja vajadus?

Ametnike ja muude teenistujate valikumenetluse õiguslik alus on personalieeskirjad (eelkõige artiklid 27–34), Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimused ning Euroopa Ombudsmani 1. detsembri 2014. aasta otsus, millega võetakse vastu lepinguliste töötajate töölevõtmise ja kasutamisega seotud üldised rakendussätted.

Töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt a).

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Veebilehele esitatud andmeid haldab Euroopa Ombudsmani info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) sektor. Valikuvahendit haldavad personali-, haldus- ja eelarveüksus (personalisektor) ning IKT sektor.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Euroopa Ombudsman, peasekretär, IKT sektori töötajad, kes vastutavad veebis esitatud andmete haldamise eest, PAB üksuse töötajad, kes vastutavad valikumenetluste eest (personalisektor), ja nõuandva valikukomisjoni liikmed. Personalisektorile esitatud taotluse korral võib peasekretäri meeskond tutvuda edukate kandidaatide elulookirjelduste, motivatsioonikirjade ja juhtumiuuringute vastustega.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Kui kandidaadid soovivad kandideerida tulevastele vabadele töökohtadele, hoitakse veebisaidile esitatud kandidaatide andmeid nende veebipõhisel isiklikul kontol kaks aastat. Kui taotlejad ei loo oma kontoga ühendust kahe aasta jooksul, kustutatakse konto ja selles sisalduvad andmed automaatselt pärast seda, kui taotlejale on saadetud teavituskiri.

Tagasilükatud kandidaatide andmed kustutatakse valikuvahendist, EO serveri jagatud kaustast ja eriotstarbelisest postkastist „Karjäär“ kaks aastat pärast valikumenetluse lõppu.

Töölevõetud kandidaatide andmeid säilitatakse kümme aastat alates töösuhte lõppemisest või viimasest pensionimaksest, pärast mida need hävitatakse.

Osa andmetest (kodakondsus, sugu, elukohariik, taotluse esitamise kuupäevad, taotluse registreerimisnumber, valikumenetluse viitenumber, sünniaasta ja räägitavad keeled) muudetakse anonüümseks ja säilitatakse üksnes statistilistel eesmärkidel.

7. Kuidas me kaitseme andmesubjekti andmeid?

Andmeid kogutakse võrgus turvalises režiimis. Juurdepääs veebisaidil olevatele andmetele on kaitstud taotleja valitud salasõnaga.

Elektroonilisi andmeid säilitatakse veebisaidil ja ombudsmani serverites (valikuvahend ja ühine kaust). Andmeid kaitsevad arvukad turvameetmed, mille info- ja kommunikatsioonitehnoloogia sektor on kehtestanud selleks, et kaitsta institutsiooni elektroonilise vara terviklikkust ja konfidentsiaalsust.

Juurdepääs isikuandmetele on kaitstud juurdepääsuõiguste haldamisega, mis on teadmisvajaduse põhimõtte kohaselt rangelt piiratud kasutaja pädevusega.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega ja asjakohase teabega selle kohta, kuidas me neid kasutame.

Samuti on teil õigus nõuda teid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist, tingimusel et kaitstakse valikukomisjoni arutelude ja otsuste tegemise konfidentsiaalsust ning teiste kandidaatide õigusi. Taotlejad võivad isikutuvastusandmeid menetluse käigus igal ajal parandada. Vastuvõetavuse või hindamiskriteeriumidega seotud andmeid võib parandada kuni taotluste esitamise tähtpäevani.

Teil on õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine Euroopa Ombudsmani poolt teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel.

Teatud tingimustel on teil õigus nõuda, et kustutaksime teie isikuandmed või piiraksime nende kasutamist.

Euroopa Ombudsman vastab Teie taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata Euroopa Ombudsmanile andmekaitsega seotud küsimusi, mis on seotud ameti ametnike ja muude teenistujate valikumenetlusega, järgmisel aadressil: career@ombudsman.europa.eu

Personali-, haldus- ja eelarveüksuse juhataja
Euroopa Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Samuti võite võtta ühendust Euroopa Ombudsmani andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: EDPS@edps.europa.eu