Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί τον λόγο συλλογής και επεξεργασίας των δεδομένων των αιτούντων· τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής συλλέγει, χειρίζεται και διασφαλίζει την προστασία των παρεχόμενων δεδομένων· τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες αυτές· και ποια δικαιώματα μπορούν να ασκήσουν οι υποψήφιοι σε σχέση με τα δεδομένα τους.

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.

1. Ποια προσωπικά δεδομένα θα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Οι αιτούντες παρέχουν τα δεδομένα τους μέσω του εργαλείου ηλεκτρονικής εφαρμογής (ιστότοπος). Για τη διεξαγωγή της διαδικασίας επιλογής, τα δεδομένα εισάγονται σε εργαλείο ΤΠ που έχει σχεδιαστεί για την υποστήριξη και τη διευκόλυνση της διαδικασίας.

Αυτά τα δεδομένα περιλαμβάνουν γενικά, αλλά δεν περιορίζονται σε: βασικές προσωπικές πληροφορίες (όνομα, επώνυμο, ιθαγένεια, αριθμός τηλεφώνου)· πληροφορίες που περιέχονται στο βιογραφικό σημείωμα (εκπαίδευση, επαγγελματική πείρα, γλωσσική επάρκεια κ.λπ.)· αντίγραφα εγγράφου που αποδεικνύει την ιθαγένεια του αιτούντος· εάν είναι απαραίτητο, δήλωση στην οποία δηλώνεται οποιαδήποτε αναπηρία, ώστε να διασφαλίζεται ότι μπορούν να τεθούν σε εφαρμογή τα αναγκαία μέτρα προσβασιμότητας· για τους αιτούντες που είναι μέλη του προσωπικού της ΕΕ, το διοικητικό καθεστώς (δηλαδή μόνιμος υπάλληλος, έκτακτος υπάλληλος κ.λπ.), το θεσμικό όργανο στο οποίο εργάζονται, τον τίτλο της τρέχουσας θέσης τους, τον τρέχοντα βαθμό τους· πληροφορίες που περιέχονται σε οποιαδήποτε επιστολή εκδήλωσης ενδιαφέροντος· αντίγραφα των διπλωμάτων των προσφευγόντων· αντίγραφα των εκθέσεων βαθμολογίας των προσφευγόντων, κατά περίπτωση· αντίγραφα αποδεικτικών επαγγελματικής πείρας, κατά περίπτωση· απαντήσεις στις περιπτωσιολογικές μελέτες που απέστειλαν οι υποψήφιοι.

Τα μέλη του προσωπικού της μονάδας PAB-HR που είναι αρμόδια για τις διαδικασίες επιλογής επεξεργάζονται επίσης δεδομένα, αποθηκευμένα σε κοινόχρηστο φάκελο στον εξυπηρετητή EO, όπως: τις αποφάσεις διορισμού των συμβουλευτικών επιτροπών επιλογής, τα σημειώματα επιλεξιμότητας που υπογράφονται από τη συμβουλευτική επιτροπή επιλογής και εγκρίνονται από τον Διαμεσολαβητή· τους πίνακες αξιολόγησης των υποψηφίων· τα σημειώματα προεπιλογής που υποβλήθηκαν στον οικονομικό φορέα. Οι αιτήσεις επανεξέτασης/ενημέρωσης που αποστέλλονται από τους υποψηφίους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι σχετικές απαντήσεις αποθηκεύονται στην υπηρεσιακή ηλεκτρονική θυρίδα «Career».

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός της επεξεργασίας των δεδομένων είναι ο εντοπισμός των υποψηφίων για την πλήρωση κενών θέσεων στο Γραφείο Οικονομικών και η διεξαγωγή της σχετικής διαδικασίας επιλογής.

3. Ποια είναι η νομική βάση και η αναγκαιότητα για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων;

Η νομική βάση της διαδικασίας που διέπει την επιλογή των μονίμων και λοιπών υπαλλήλων είναι ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης (και ιδίως τα άρθρα 27-34), το καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της ΕΕ και η απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, της 1ης Δεκεμβρίου 2014, για τη θέσπιση γενικών εκτελεστικών διατάξεων σχετικά με την πρόσληψη και τη χρησιμοποίηση συμβασιούχων υπαλλήλων.

Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον [άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού 2018/1725].

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Ο Τομέας Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή διαχειρίζεται τα δεδομένα που υποβάλλονται στον ιστότοπο. Η μονάδα προσωπικού, διοίκησης και προϋπολογισμού (PAB) (τομέας ανθρώπινων πόρων) και ο τομέας ΤΠΕ διαχειρίζονται το εργαλείο επιλογής.

5. Ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των δεδομένων;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής, ο Γενικός Γραμματέας (ΓΓ), τα μέλη του προσωπικού του τομέα ΤΠΕ που είναι αρμόδια για τη διαχείριση των δεδομένων που υποβάλλονται ηλεκτρονικά, τα μέλη του προσωπικού της μονάδας PAB που είναι αρμόδια για τις διαδικασίες επιλογής (τομέας ανθρώπινων πόρων) και τα μέλη της συμβουλευτικής επιτροπής επιλογής. Κατόπιν αιτήματος που υποβάλλεται στον τομέα των ανθρώπινων πόρων, η ομάδα του ΓΓ μπορεί να συμβουλευτεί το βιογραφικό σημείωμα, τις επιστολές εκδήλωσης ενδιαφέροντος και τις απαντήσεις στις περιπτωσιολογικές μελέτες των επιτυχόντων υποψηφίων.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Τα δεδομένα των αιτούντων που υποβάλλονται στον ιστότοπο διατηρούνται στον ηλεκτρονικό προσωπικό τους λογαριασμό για δύο έτη, σε περίπτωση που οι αιτούντες επιθυμούν να υποβάλουν αίτηση για μελλοντικές κενές θέσεις εργασίας. Εάν οι αιτούντες δεν συνδεθούν με τον λογαριασμό τους εντός δύο ετών, ο λογαριασμός και τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτόν διαγράφονται αυτόματα μετά την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης στον αιτούντα.

Τα δεδομένα των απορριφθέντων αιτούντων διαγράφονται από το εργαλείο επιλογής, από τον κοινόχρηστο φάκελο στον εξυπηρετητή EO και από την υπηρεσιακή ηλεκτρονική θυρίδα «Career» δύο έτη μετά τη λήξη της διαδικασίας επιλογής.

Τα δεδομένα των προσληφθέντων υποψηφίων διατηρούνται για περίοδο 10 ετών από τη λήξη της απασχόλησης ή από την τελευταία καταβολή σύνταξης μετά την οποία καταστρέφονται.

Μέρος των δεδομένων (ιθαγένεια, φύλο, χώρα διαμονής, ημερομηνίες υποβολής αιτήσεων, αριθμός καταχώρισης της αίτησης, αριθμός αναφοράς της διαδικασίας επιλογής, έτος γέννησης και ομιλούμενες γλώσσες) είναι ανωνυμοποιημένα και τηρούνται μόνο για στατιστικούς σκοπούς.

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα του υποκειμένου των δεδομένων;

Τα δεδομένα συλλέγονται online σε ασφαλή λειτουργία. Η πρόσβαση στα δεδομένα του ιστοτόπου προστατεύεται από τον κωδικό πρόσβασης της επιλογής του αιτούντος.

Τα ηλεκτρονικά δεδομένα αποθηκεύονται στον ιστότοπο και στους διακομιστές του Διαμεσολαβητή (εργαλείο επιλογής και κοινόχρηστος φάκελος). Τα δεδομένα προστατεύονται από πολυάριθμα μέτρα ασφαλείας που έχουν θεσπιστεί από τον τομέα των Τεχνολογιών Πληροφοριών και Επικοινωνιών για την προστασία της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του Ιδρύματος.

Η πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προστατεύεται μέσω της διαχείρισης των δικαιωμάτων πρόσβασης, τα οποία περιορίζονται αυστηρά, βάσει της αρχής της «ανάγκης γνώσης», από την αρμοδιότητα του χρήστη.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα και σε σχετικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα χρησιμοποιούμε.

Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που σας αφορούν, υπό την προϋπόθεση ότι διαφυλάσσεται ο εμπιστευτικός χαρακτήρας των διαβουλεύσεων και της λήψης αποφάσεων της συμβουλευτικής επιτροπής επιλογής, καθώς και τα δικαιώματα άλλων υποψηφίων. Οι αιτούντες μπορούν να διορθώσουν τα στοιχεία ταυτοποίησης ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Όσον αφορά τα δεδομένα που σχετίζονται με το παραδεκτό ή τα κριτήρια αξιολόγησης, το δικαίωμα διόρθωσης μπορεί να ασκηθεί έως την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των αιτήσεων.

Έχετε ανά πάσα στιγμή το δικαίωμα να αντιταχθείτε στη χρήση των δεδομένων σας από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας.

Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε να διαγράψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα ή να περιορίσουμε τη χρήση τους.

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα απαντήσει στα αιτήματά σας το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να στέλνετε ερωτήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων όσον αφορά τη διαδικασία επιλογής των μονίμων και λοιπών υπαλλήλων της Υπηρεσίας στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, στην ακόλουθη διεύθυνση: career@ombudsman.europa.eu

Προϊστάμενος της Μονάδας Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού
Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή στην ακόλουθη διεύθυνση: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu