Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί τον λόγο της επεξεργασίας, τον τρόπο με τον οποίο ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής συλλέγει, χειρίζεται και διασφαλίζει την προστασία όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες και τα δικαιώματα που μπορούν να ασκήσουν τα υποκείμενα των δεδομένων σε σχέση με τα δεδομένα τους.

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής.

1. Ποια προσωπικά δεδομένα θα επεξεργάζεται ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής;

Οι υποψήφιοι παρέχουν τα δεδομένα τους μέσω του εργαλείου ηλεκτρονικής εφαρμογής (ιστότοπος). Για τη διεξαγωγή της διαδικασίας επιλογής, τα δεδομένα εισάγονται σε εργαλείο ΤΠ που έχει σχεδιαστεί για την υποστήριξη και τη διευκόλυνση της διαδικασίας.

Επεξεργαζόμαστε τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα:

• βασικές προσωπικές πληροφορίες (όνομα, επώνυμο, ιθαγένεια, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πόλη και χώρα διαμονής, τηλέφωνο)·
• πληροφορίες που περιέχονται στο βιογραφικό σημείωμα (εκπαίδευση, επαγγελματική πείρα, γλωσσική επάρκεια)·
• αντίγραφα των διπλωμάτων, πτυχίων ή πιστοποιητικών του αιτούντος.

2. Γιατί ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός της επεξεργασίας είναι ο εντοπισμός των υποψηφίων για το πρόγραμμα πρακτικής άσκησης που προσφέρει το Γραφείο Οικονομικών και η διεξαγωγή της σχετικής διαδικασίας επιλογής

3. Ποιες είναι οι νομικές βάσεις και η αναγκαιότητα για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων;

Η νομική βάση είναι η απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή σχετικά με την πρακτική άσκηση της 13ης Φεβρουαρίου 202 3 και οι σχετικές προσκλήσεις υποβολής αιτήσεων για πρακτική άσκηση.

Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον [άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού 2018/1725].

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων;

Οι υπηρεσίες Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) του Γραφείου ΕΟ επεξεργάζονται τα δεδομένα που υποβάλλονται στον ιστότοπο. Η Μονάδα Ανθρώπινων Πόρων (HR) και τα μέλη του προσωπικού ΤΠΕ διαχειρίζονται το εργαλείο επιλογής.

5. Ποιοι θα είναι οι αποδέκτες των δεδομένων;

Ο εκτελεστικός διευθυντής, ο γενικός γραμματέας (κατά περίπτωση), ο διευθυντής διοίκησης, ο υπεύθυνος πρακτικής άσκησης, ο προϊστάμενος της μονάδας ανθρώπινων πόρων, οι προϊστάμενοι των μονάδων ερευνών, τα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν στην αξιολόγηση των υποψηφίων και ο τομέας ΤΠΕ.

6. Για πόσο χρονικό διάστημα θα διατηρούνται τα δεδομένα;

Τα δεδομένα των υποψηφίων που υποβάλλονται στο διαδικτυακό εργαλείο υποβολής αιτήσεων διατηρούνται στον ηλεκτρονικό προσωπικό τους λογαριασμό για δύο έτη, σε περίπτωση που επιθυμούν να υποβάλουν αίτηση για μελλοντική πρακτική άσκηση. Εάν οι υποψήφιοι δεν συνδεθούν με τον λογαριασμό τους εντός δύο ετών, ο λογαριασμός και τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτόν διαγράφονται αυτόματα, αφού τους αποσταλεί μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης. Οι υποψήφιοι μπορούν να ζητήσουν από τον οικονομικό φορέα να διαγράψει τον λογαριασμό τους ανά πάσα στιγμή.

Τα δεδομένα που διαβιβάζονται στο εργαλείο επιλογής σχετικά με τους απορριφθέντες υποψηφίους διαγράφονται εννέα μήνες μετά τη λήξη της περιόδου πρακτικής άσκησης για την οποία συλλέχθηκαν δεδομένα. Τα δεδομένα των υποψηφίων που επιλέγονται για πρακτική άσκηση διαγράφονται δύο έτη μετά τη λήξη της περιόδου πρακτικής άσκησης

7. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα του υποκειμένου των δεδομένων;

Τα δεδομένα συλλέγονται online σε ασφαλή λειτουργία. Η πρόσβαση στα δεδομένα μέσω του ηλεκτρονικού εντύπου προστατεύεται από τον κωδικό πρόσβασης της επιλογής του αιτούντος.

Τα ηλεκτρονικά δεδομένα αποθηκεύονται στο εργαλείο ηλεκτρονικής εφαρμογής, στους διακομιστές του EO, γεγονός που σημαίνει ότι προστατεύονται από πολυάριθμα μέτρα ασφαλείας που έχει θεσπίσει ο τομέας ΤΠΕ για την προστασία της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας της ηλεκτρονικής ιδιοκτησίας του θεσμικού οργάνου.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα και σε σχετικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα χρησιμοποιούμε. Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση τυχόν ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που σας αφορούν, υπό την προϋπόθεση ότι διαφυλάσσεται ο εμπιστευτικός χαρακτήρας των διαβουλεύσεων και της λήψης αποφάσεων των μελών του προσωπικού που συμμετέχουν στην αξιολόγηση των υποψηφίων, καθώς και τα δικαιώματα άλλων υποψηφίων.

Μπορείτε να διορθώσετε τα δεδομένα ταυτοποίησης ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Όσον αφορά τα δεδομένα που σχετίζονται με το παραδεκτό ή τα κριτήρια αξιολόγησης, το δικαίωμα διόρθωσης μπορεί να ασκηθεί έως την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των αιτήσεων.

Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στη χρήση των δεδομένων σας από τον ΕΟ για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, ανά πάσα στιγμή. Υπό ορισμένες προϋποθέσεις, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον ΕΟ να διαγράψει τα προσωπικά σας δεδομένα ή να περιορίσει τη χρήση τους. Ο εκτελεστικός διευθυντής θα απαντήσει στα αιτήματά σας το συντομότερο δυνατόν και το αργότερο εντός ενός μηνός.

9. Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε σε περίπτωση ερωτήσεων ή καταγγελιών σχετικά με ζητήματα προστασίας δεδομένων;

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να αποστείλετε ερωτήσεις σχετικά με την προστασία δεδομένων όσον αφορά τη διαδικασία επιλογής ασκουμένων στο γραφείο του οικονομικού φορέα, στον οικονομικό φορέα, στην ακόλουθη διεύθυνση:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της Υπηρεσίας ΕΟ στην ακόλουθη διεύθυνση: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων ανά πάσα στιγμή στην ακόλουθη διεύθυνση: EDPS@edps.europa.eu