Der Beschwerdeführer beantragte bei der Europäischen Kommission den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten über seinen Austausch mit der ungarischen Regierung über die Unabhängigkeit der Justiz im Rahmen der Bewertung der Förderfähigkeit Ungarns für Kohäsionsfonds durch die Kommission. Nach Rücksprache mit den ungarischen Behörden verweigerte die Kommission den Zugang zu einigen Dokumenten und berief sich dabei auf zwei Ausnahmen nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten. Konkret argumentierte die Kommission, dass die Offenlegung den Zweck ihrer Untersuchung in Bezug auf die Förderfähigkeit Ungarns für Kohäsionsfonds und seinen Entscheidungsprozess untergraben würde. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, ihre Entscheidung zu überprüfen (indem er einen „Bestätigungsantrag“ stellte). Als die Kommission nicht innerhalb der geltenden Fristen antwortete, wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der impliziten Weigerung der Kommission ein, der Öffentlichkeit Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu gewähren. Während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten nahm die Kommission ihren Zweitbeschluss an. Sie hielt an ihrer Entscheidung fest, den Zugang zu verweigern, berief sich jedoch auf eine zusätzliche Ausnahme und machte geltend, dass das Europäische Parlament in der Zwischenzeit ein Gerichtsverfahren in dieser Angelegenheit eingeleitet habe und dass die Offenlegung dieses laufende Verfahren untergraben könnte.

Die Prüfung des Bürgerbeauftragten ergab, dass die angeforderten Dokumente die Selbstbewertung Ungarns, förmliche Fragebögen der Kommission an die ungarischen Behörden und die offiziellen Antworten der zuständigen ungarischen Behörden auf diese Fragen enthalten. Die angeforderten Dokumente bilden somit die Grundlage für die Entscheidung der Kommission, gegen die das Parlament ein Gerichtsverfahren eingeleitet hat. Sie wurden weder für die Zwecke des konkreten Gerichtsverfahrens erstellt, noch enthalten sie durchgehend interne Rechtspositionen zu strittigen Fragen.

Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass die Kommission nicht hinreichend dargetan habe, wie die Offenlegung der Dokumente das betreffende Gerichtsverfahren untergraben könnte. Der Bürgerbeauftragte war auch nicht von dem Argument der Kommission überzeugt, dass die Offenlegung seine Untersuchung untergraben könnte. Darüber hinaus betonte die Bürgerbeauftragte, wie wichtig es sei, die Öffentlichkeit über die Maßnahmen der Kommission und der ungarischen Behörden zum Schutz der finanziellen Interessen der EU und zur Wahrung der Rechtsstaatlichkeit zu informieren. Daher vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Weigerung der Kommission, der breiten Öffentlichkeit Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu gewähren, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt, und empfahl der Kommission, ihren Standpunkt zum Antrag auf Zugang zu überdenken.

In ihrer Erwiderung bestätigte die Kommission ihren Standpunkt, dass die Verbreitung der angeforderten Dokumente die Ruhe des vom Parlament eingeleiteten Gerichtsverfahrens und seine Untersuchung in Bezug auf die Förderfähigkeit Ungarns für Kohäsionsfonds beeinträchtigen würde. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Kommission keine überzeugenden Erklärungen dafür abgegeben hat, warum kein umfassenderer Zugang zu diesen Dokumenten gewährt werden konnte. Daher bestätigte die Bürgerbeauftragte ihre Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit und schloss den Fall ab.

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu einem Finanzbericht des Europäischen Parlaments über die inzwischen aufgelöste Fraktion „Identität und Demokratie“ (ID). Das Parlament verweigerte den Zugang zu dem Bericht in seiner Gesamtheit. Dabei berief sie sich auf zwei Ausnahmen nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und machte geltend, dass die Offenlegung des Berichts den Schutz des Zwecks von Untersuchungen und Prüfungen und ihren eigenen laufenden Entscheidungsprozess beeinträchtigen würde.

Der Beschwerdeführer forderte das Parlament auf, seine Entscheidung zu überprüfen, indem er einen Zweitantrag stellte und geltend machte, dass angesichts der Verwendung öffentlicher Mittel ein zwingendes überwiegendes öffentliches Interesse an der Offenlegung bestehe. Das Parlament hielt an seiner Weigerung fest, das Dokument offenzulegen, und fügte hinzu, dass das Dokument Teil einer laufenden Untersuchung der Europäischen Staatsanwaltschaft (EUStA) in Bezug auf den mutmaßlichen Missbrauch von Geldern durch die ID-Gruppe sei. Unzufrieden mit dieser Antwort wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten prüfte das streitige Dokument. Bei der Kontrolle wurde bestätigt, dass das angeforderte Dokument eine Bewertung der Finanzen der Fraktion enthält. Das Parlament bestätigte dem Bürgerbeauftragten, dass die Untersuchung der EUStA noch nicht abgeschlossen sei. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das Parlament berechtigt war, den Zugang zu dem Dokument zu verweigern. Sie schloss die Untersuchung daher mit der Feststellung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliege.

Der Beschwerdeführer beantragte im März 2024 bei der Europäischen Kommission den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit seiner Neubewertung der Anwendung des „Rechtsstaatlichkeitsverfahrens“ 2023 in Ungarn (auf der Grundlage der Konditionalitätsverordnung). Die Kommission stellte fest, dass vier vierteljährliche Berichte und mehrere Austausche zwischen Ungarn und der Kommission in den Anwendungsbereich des Antrags fallen, verweigerte jedoch den Zugang zu allen Dokumenten. Bei der Verweigerung des Zugangs berief sie sich auf Ausnahmen nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und argumentierte, dass die Offenlegung den Zweck einer Untersuchung und ihren laufenden Entscheidungsprozess nach der Konditionalitätsverordnung beeinträchtigen könnte.

Der Beschwerdeführer forderte die Kommission im April 2024 auf, ihren Standpunkt zu überprüfen (indem er einen „Bestätigungsantrag“ stellte). Da die Kommission den Zweitantrag des Beschwerdeführers nicht innerhalb der geltenden Frist beantwortete, wandte sich der Beschwerdeführer im Juni 2024 an den Bürgerbeauftragten.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung darüber ein, dass die Kommission den Zweitantrag des Beschwerdeführers nicht beantwortet hatte, und bat die Kommission, so bald wie möglich zu antworten. Die Kommission antwortete dem Beschwerdeführer im Dezember 2025, d. h. mehr als 19 Monate nach Einreichung des Zweitantrags.

Da die Kommission auf den Zweitantrag des Beschwerdeführers geantwortet hatte, schloss der Bürgerbeauftragte diesen Fall ab. Sie kritisierte jedoch unmissverständlich die erheblichen Verzögerungen, die der Kommission bei der Beantwortung des Antrags des Beschwerdeführers entstanden seien, und erinnerte die Kommission daran, dass sie das Problem der Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten dringend angehen sollte.

Der Fall betraf die Behandlung eines Finanzhilfeantrags durch die Europäische Kommission (EU-Delegation bei der Afrikanischen Union) und Bedenken hinsichtlich eines potenziellen Interessenkonflikts.

Der Beschwerdeführer nahm an einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für ein Projekt zur Unterstützung panafrikanischer Wahlkapazitäten teil. Die Delegation lehnte den Antrag des Beschwerdeführers ab, da sie eine EU-Finanzierung beantragte, die über dem im Rahmen der Aufforderung zulässigen Höchstsatz lag. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass es sich um einen typografischen Fehler handele und dass die Delegation um Klarstellungen hätte bitten müssen, anstatt ihren Antrag abzulehnen. Der Beschwerdeführer machte ferner geltend, dass ein Sachverständiger, der an der Entwicklung des im Rahmen dieser Aufforderung finanzierten Projekts beteiligt gewesen sei, für eine Einrichtung arbeite, die einen Antrag im Rahmen der Aufforderung gestellt habe.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission auf der Grundlage ihrer eigenen internen Leitlinien den Fehler des Beschwerdeführers als „offensichtlichen Schreibfehler“ hätte betrachten müssen, und bat den Beschwerdeführer um Klarstellung und/oder berichtigte den Fehler des Beschwerdeführers. Sie stellte ferner fest, dass die Kommission die Behauptungen des Beschwerdeführers über einen potenziellen Interessenkonflikt nicht angemessen bewertet habe. Diese beiden Mängel stellten einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Für beide Feststellungen war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es nicht angemessen wäre, entsprechende Empfehlungen abzugeben, da die Finanzhilfe in der Zwischenzeit bereits gewährt wurde. Dennoch macht sie drei Vorschläge, um zu verhindern, dass solche Probleme in künftigen ähnlichen Fällen auftreten.

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem Vorschlag der Europäischen Kommission zur Anwendung des „Rechtsstaatlichkeitsverfahrens“ in Ungarn (Vorschlag für einen Beschluss des Rates auf der Grundlage der Konditionalitätsverordnung). Die Kommission ermittelte vierzehn Dokumente, die in den Anwendungsbereich des Antrags fielen, und veröffentlichte alle bis auf Teile von drei Dokumenten. Bei der Verweigerung des Zugangs zu diesen Teilen berief sie sich auf zwei Ausnahmen nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und argumentierte, dass die Offenlegung laufende Gerichtsverfahren und ihren Entscheidungsprozess beeinträchtigen könnte.

Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und versuchte, die fraglichen Dokumente einzusehen. Ihr Untersuchungsteam traf sich zweimal mit Vertretern der Kommission, um den Fall zu erörtern. Auf der Grundlage ihrer Untersuchung war die Bürgerbeauftragte nicht von der Anwendung der beiden von der Kommission geltend gemachten Ausnahmen vom Zugang der Öffentlichkeit überzeugt. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher einen Lösungsvorschlag und forderte die Kommission auf, ihren Standpunkt zu dem Antrag zu überdenken, um den Zugang der Öffentlichkeit zu verbessern.

Die Kommission akzeptierte den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten und gewährte uneingeschränkten Zugang zu den angeforderten Dokumenten. Die Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung ab und begrüßte die positive Antwort der Kommission.

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Auswärtigen Dienstes (EAD), der Öffentlichkeit uneingeschränkten Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) zu Fehlverhalten von Bediensteten zu gewähren. Bei der Verweigerung des Zugangs stützte sich der EAD auf eine Ausnahme nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und argumentierte, dass die Offenlegung die Notwendigkeit untergraben würde, die Privatsphäre und Integrität der in den Dokumenten genannten Personen, einschließlich der von den OLAF-Untersuchungen betroffenen Personen, zu schützen. Darüber hinaus hat der EAD die Namen der in den Dokumenten genannten Unternehmen geschwärzt, um ihren Ruf zu schützen, da sie nicht Gegenstand der OLAF-Untersuchungen waren.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer nicht festgestellt hatte, dass die Offenlegung der personenbezogenen Daten im öffentlichen Interesse erforderlich ist, wie dies in den EU-Rechtsvorschriften zum Datenschutz vorgeschrieben ist. Der Bürgerbeauftragte hielt auch die begrenzte Schwärzung von Geschäftsinformationen für angemessen und konnte in dieser Hinsicht kein überwiegendes öffentliches Interesse erkennen. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass der EAD berechtigt gewesen sei, die vollständige Offenlegung der streitigen Dokumente zu verweigern.

Der Bürgerbeauftragte schloss daher die Untersuchung der Zugangsverweigerung ab, in der kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde. Während der Beschwerdeführer auch mit der mit dem EAD vereinbarten fairen Lösung unzufrieden war, die bedeutete, dass der Umfang seines Antrags auf Zugang auf 50 Seiten beschränkt war, vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren, da der EAD in der Zwischenzeit mit der Bearbeitung eines neuen, umfassenderen Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Beschwerdeführers begonnen hatte.

Nach Enthüllungen, dass ein (ehemaliger) Generaldirektor der Europäischen Kommission nach Katar gereist ist und die damit verbundene Gastfreundschaft auf Kosten Dritter erhalten hat, was zu Bedenken in Bezug auf Interessenkonflikte geführt hat, schrieb der Bürgerbeauftragte erstmals im März 2023 an die Kommission. Sie bittet um Informationen über den Umfang dieser Praxis und darüber, wie die Kommission prüft, ob es keine Interessenkonflikte gibt, wenn Dritte die Ausgaben der Kommissionsbediensteten decken.

Kurz darauf aktualisierte die Kommission ihre Vorschriften über Beiträge Dritter zu Arbeitsreisen. Der Bürgerbeauftragte kam damals zu dem Schluss, dass diese Vorschriften bei sorgfältiger Anwendung verhindern würden, dass Beiträge Dritter für Arbeitsreisen zu Interessenkonflikten führen.

Die Antwort der Kommission zeigte jedoch, dass es zwar nur begrenzte Beispiele für Arbeitsreisen von Kommissionsbediensteten gab, die von Dritten bezahlt wurden, einige davon jedoch auf höchster Ebene der Verwaltung der Kommission stattfanden.

Vor diesem Hintergrund leitete die Bürgerbeauftragte diese Initiativuntersuchung ein, um eine Stichprobe solcher Fälle vor dem Inkrafttreten der aktualisierten Vorschriften zu überprüfen. Mit dieser Untersuchung sollte ermittelt werden, wie die Kommission potenzielle Interessenkonflikte im Zusammenhang mit von Dritten bezahlten Arbeitsreisen bewertet und welche Schritte sie unternommen hat, um die Risiken festgestellter Interessenkonflikte zu mindern.

In der Untersuchung wurde kein Fall ermittelt, der Anlass zu anderen Interessenkonflikten gab als die des (ehemaligen) Generaldirektors der Kommission, der von den oben genannten Enthüllungen betroffen war. Die Untersuchung ergab jedoch, dass die Fragen einen breiteren Anwendungsbereich hatten. Da das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung die Angelegenheit untersucht und die Europäische Staatsanwaltschaft eine Untersuchung eingeleitet hat, war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass keine weiteren Untersuchungen in dieser Angelegenheit gerechtfertigt waren.  

Allerdings wies die Untersuchung Mängel in Bezug auf die Art und Weise auf, wie die Kommission ihre früheren Vorschriften über Arbeitsreisen umgesetzt hat. Insbesondere stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission nicht feststellte, wie sie die Risiken von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit von Dritten gezahlten Beiträgen inhaltlich bewertet hatte. Die Kommission versäumte es auch, den Wert der Beiträge Dritter zu erfassen. Da diese Mängel bei der Anwendung der aktualisierten Vorschriften durch die Kommission nach wie vor relevant sind, unterbreitete der Bürgerbeauftragte hierzu zwei Verbesserungsvorschläge.