Straßburg, 24.7.2014

Initiativuntersuchung zur Meldung von Missständen (OI/1/2014/PMC)

Sehr geehrter Herr Hustinx,

Anfang Februar 2014 veröffentlichte die Europäische Kommission ihren ersten EU-Antikorruptionsbericht [1], den ich mit großem Interesse las. Wie im Bericht zu Recht festgestellt wird, kann Korruption der Wirtschaft und der Gesellschaft insgesamt ernsthaft schaden und im Extremfall das Vertrauen der Bürger in demokratische Institutionen und Prozesse untergraben. Dies sind Fragen, die wir auf der Ebene der EU-Organe aktiv angehen müssen.

In dem Bericht wurde die Meldung von Missständen als ein Bereich hervorgehoben, in dem wirksame politische Maßnahmen dazu beitragen können, die Chancen für Korruption zu verringern. In dem Bericht wurde jedoch festgestellt, dass „[...] Whistleblowing angesichts der allgemeinen Zurückhaltung, solche Handlungen innerhalb der eigenen Organisation zu melden, und der Angst vor Vergeltungsmaßnahmen mit Schwierigkeiten konfrontiert ist. In diesem Zusammenhang sind der Aufbau einer Integritätskultur innerhalb jeder Organisation, die Sensibilisierung und die Schaffung wirksamer Schutzmechanismen, die potenziellen Hinweisgebern Vertrauen geben würden, [...] von entscheidender Bedeutung.“[2]

Artikel 22c des Statuts, der am 1. Januar 2014 in Kraft getreten ist, enthält weitere Bestimmungen, um die oben genannte Frage in Bezug auf die EU-Organe und ihr Personal anzugehen. Darin ist festgelegt, dass die EU-Organe interne Vorschriften für den Schutz von Hinweisgebern und die Bereitstellung von Informationen für sie sowie für das Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden von Hinweisgebern über die Art und Weise, wie sie infolge der Meldung schwerwiegender Unregelmäßigkeiten behandelt wurden, festlegen.

Zur Umsetzung von Artikel 22c des Statuts hat der Bürgerbeauftragte interne Vorschriften für die Meldung von Missständen ausgearbeitet, wobei er sich auf die Leitlinien der Kommission zur Meldung von Missständen als wertvolle Inspirationsquelle stützte [3]. Der Entwurf der Regelung wurde dann über die Personalvertretung an alle Bediensteten des Bürgerbeauftragten weitergeleitet und mit einer Aufforderung zur Stellungnahme versehen. Angesichts der Verpflichtung des Personals, schwerwiegende Unregelmäßigkeiten zu melden, wurde es als besonders wichtig erachtet, dass das Personal sich der Vorschriften bewusst ist, sie versteht und sich in dem von ihnen gebotenen Schutz sicher fühlt.

Der Entwurf der Vorschriften wurde dann dem Datenschutzbeauftragten des Bürgerbeauftragten im Einklang mit dem Grundsatz der Rechenschaftspflicht vorgelegt, den der Europäische Datenschutzbeauftragte in seiner "Politik für Konsultationen im Bereich der Aufsicht und Durchsetzung"[4] befürwortet hat. Angesichts der Auswirkungen der Meldung von Missständen auf den Datenschutz schließt der Bürgerbeauftragte derzeit eine Mitteilung zu diesem Thema ab, die dem EDSB gemäß Artikel 27 der Datenschutzverordnung [5] zusammen mit dem Entwurf der Vorschriften vorgelegt wird.

Schließlich wird der Entwurf der Vorschriften auch auf der Website des Bürgerbeauftragten zur öffentlichen Stellungnahme zur Verfügung gestellt, bevor eine endgültige Fassung angenommen wird.

Als Bürgerbeauftragter möchte ich die EU-Verwaltung dabei unterstützen, sicherzustellen, dass sie alles in ihrer Macht Stehende tut, um Einzelpersonen, die schwerwiegende Unregelmäßigkeiten aufdecken, zu ermutigen, sich zu äußern. Vor diesem Hintergrund habe ich beschlossen, die vorliegende Initiativuntersuchung [6] in Bezug auf die Meldung von Missständen einzuleiten.

Mir ist bekannt, dass viele Organe und Einrichtungen der EU Leitlinien für die Meldung von Missständen angenommen haben. Angesichts der Notwendigkeit, interne Vorschriften zu erlassen, die mit Artikel 22c im Einklang stehen, konzentriert sich die Initiativuntersuchung hauptsächlich auf diese spezifische Verpflichtung.

Ich schreibe daher an alle Organe und Einrichtungen der EU, die im Kollegium der Verwaltungschefs vertreten sind [7], und fordere sie auf, mich über die Maßnahmen zu informieren, die sie ergriffen haben oder zu ergreifen beabsichtigen, um Artikel 22c des Statuts umzusetzen.

Insbesondere wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mir

(i) Informationen darüber übermitteln könnten, ob Ihr Organ die in Artikel 22c des Statuts vorgeschriebenen internen Vorschriften bereits angenommen hat oder wann Sie dies beabsichtigen, und welche Form diese Vorschriften annehmen oder annehmen werden;

ii) gegebenenfalls Informationen über das Verfahren zur Annahme der genannten internen Vorschriften. Insbesondere wäre ich daran interessiert zu erfahren, ob Ihre Mitarbeiter und/oder die breite Öffentlichkeit während des Adoptionsverfahrens Gelegenheit hatten, sich dazu zu äußern, und wenn ja, in welcher Weise;

iii) eine Kopie dieser Regelung oder gegebenenfalls einen Vorentwurf dieser Regelung; und

iv) sonstige nützliche Informationen zu diesem Thema. Da die Verwaltung öffentlicher Mittel nicht nur das Personal der EU-Organe betrifft, sondern auch Dritte wie Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, möchte ich Sie bitten, darüber nachzudenken, wie externe Informanten, die nicht in den Anwendungsbereich der internen Vorschriften eines Organs über die Meldung von Missständen fallen, ermutigt werden könnten, schwerwiegende Unregelmäßigkeiten zu melden, und wie sie am besten geschützt werden könnten, ^{wenn sie dies tun [8].} 

Bitte beachten Sie, dass ich es für sinnvoll erachte, Ihre Antwort auf der Website des Bürgerbeauftragten zur Verfügung zu stellen.

Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn Sie Ihre Antwort bis zum 31. Oktober 2014 übermitteln würden. Sollten Ihre Dienststellen weitere Informationen oder Klarstellungen zu dieser Initiativuntersuchung benötigen, wenden Sie sich bitte an den für die Bearbeitung zuständigen Rechtsreferenten, Herrn Philipp-Maximilian Chaimowicz (Tel.: +32 2 284 67 68).

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly