Sehr geehrter Herr X,

In der Anlage finden Sie meine oben genannte Entscheidung.

Auf der Grundlage meiner Initiativuntersuchung habe ich beschlossen, den Fall mit folgenden Schlussfolgerungen abzuschließen:

Die EU-Agenturen sollten ein solides Verfahren für die Bewertung von Meldungen von (ehemaligen) leitenden Mitarbeitern einführen, um Aufgaben im privaten Sektor zu übernehmen, die eng mit ihren früheren Aufgaben zusammenhängen.

EU-Agenturen, denen es an einer internen Politik zur Vermeidung von Interessenkonflikten der Mitglieder des Verwaltungsrats (Nichtbedienstete) mangelt, sollten ihre Leitungsgremien ermutigen, eine solche Politik anzunehmen.

Um die EU-Agenturen bei der Verbesserung ihrer Verfahren in Bezug auf Drehtürbewegungen zu unterstützen, hat der Bürgerbeauftragte die beigefügten „Leitlinien für bewährte Verfahren im Umgang mit Drehtürsituationen“ angenommen.

Ich beabsichtige, die Leitlinien für bewährte Verfahren auf Fälle anzuwenden, die mir in Zukunft zur Kenntnis gebracht werden. Die Leitlinien sind diesem Schreiben beigefügt.

Mit freundlichen Grüßen,

Teresa Anjinho

Europäischer Bürgerbeauftragter

Straßburg, 20.4.2026

Anhang – Leitlinien für bewährte Verfahren für den Umgang mit Drehtürsituationen

1. Prävention

über ein Standardverfahren für die Bewertung von Drehtürsituationen verfügen, das einen klaren Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Agentur, ihre Mitarbeiter und die Mitglieder des Verwaltungsrats in Bezug auf Meldungen, Bewertung, Abhilfemaßnahmen, Transparenz und Einhaltung enthält.

Bereitstellung umfassender Schulungs- und Beratungsmaterialien für Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder und Durchführung regelmäßiger Sensibilisierungskampagnen und Kommunikationsinitiativen zur Förderung der Einhaltung der geltenden Ethikregeln.

Festlegung klarer Kriterien für i) das Verbot von Umzügen nach dem Dienst oder nach dem Mandat oder ii) die Abgabe von Empfehlungen in Fällen, in denen bestimmte von den nationalen Behörden ernannte teilzeitbeschäftigte Verwaltungsratsmitglieder betroffen sind, wobei sicherzustellen ist, dass potenzielle Bedienstete oder Verwaltungsratsmitglieder diese Einschränkungen verstehen, bevor sie der Agentur beitreten.

Sobald sie Kenntnis von der Absicht eines Mitarbeiters oder Vorstandsmitglieds haben, eine neue Beschäftigung aufzunehmen, bewerten sie unverzüglich, ob sie Zugangsrechte widerrufen oder sie im Falle von Mitarbeitern von bestimmten Aufgaben zurückziehen sollen.

Benötigen Sie Mitarbeiter, die beabsichtigen, eine neue Position einzunehmen, um ihre Ethik- und / oder Compliance-Teams zu informieren, was dazu beitragen kann, potenzielle Risiken zu bewerten und bei den nächsten Schritten zu beraten, einschließlich der Unterrichtung des Vorgesetzten.

2. Notifizierung

Für (ehemalige) Bedienstete:

Im Falle verspäteter Mitteilungen weisen Sie den (ehemaligen) Bediensteten an, vor Beginn der neuen Tätigkeit (soweit noch möglich) die förmliche Genehmigung abzuwarten, und erinnern Sie ihn ausdrücklich an seine Verpflichtung, die künftige Einhaltung der Mitteilungsfristen sicherzustellen.

Bei unvollständigen oder unklaren Mitteilungen unverzüglich fehlende Informationen anfordern und die 30-Arbeitstage-Frist für die Entscheidungsfindung aussetzen, bis die Mitteilung vollständig ist, oder die Frist erst dann beginnen, wenn alle erforderlichen Informationen vorgelegt wurden.

Für (ehemalige) Vorstandsmitglieder:

Bitten Sie (ehemalige) Mitglieder des Verwaltungsrats, Tätigkeiten nach dem Mandat für zwei Jahre nach Ablauf ihres Mandats und vor Beginn der geplanten Tätigkeiten nach dem Mandat entsprechend den für Bedienstete geltenden Vorschriften zu melden.

3. Bewertung

Es sollte sichergestellt werden, dass (ehemalige) Mitarbeiter oder Vorstandsmitglieder Gelegenheit erhalten, zu Entwürfen von Beschlüssen oder Entwürfen von Empfehlungen, in denen Beschränkungen oder Verbote vorgeschlagen werden, Stellung zu nehmen.

unverzüglich eine mit Gründen versehene Entscheidung zu erlassen, mit der (ehemalige) Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder über ihr Recht informiert werden, die Entscheidung anzufechten.

Dokumentieren Sie die Bewertung von Meldungen und die damit verbundenen Entscheidungsprozesse, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden und eine wirksame Aufsicht möglich ist.

Für (ehemalige) Bedienstete:

Konsultieren Sie frühzeitig den Vorgesetzten des (ehemaligen) Bediensteten.

Konsultieren Sie die Gemischten Ausschüsse konsequent zu den geplanten Tätigkeiten der (ehemaligen) Bediensteten nach dem Dienst im Privatsektor oder zu anderen Positionen, die Risiken bergen können.

(ehemalige) Bedienstete auffordern, neben ihrer Benachrichtigung eine förmliche Beschreibung ihrer neuen Funktion oder der entsprechenden Stellenausschreibung (falls verfügbar) vorzulegen.

Für (ehemalige) Vorstandsmitglieder:

In Ermangelung rechtlich bindender Durchsetzungsmechanismen bewerten Sie die Tätigkeiten nach dem Mandat im Hinblick auf etwaige Konflikte, die sich im Zusammenhang mit den berechtigten Interessen der Agentur ergeben könnten, und formulieren Sie gegebenenfalls entsprechende Empfehlungen an die zuständige nationale Behörde. Dies sollte so schnell wie möglich und idealerweise vor Beginn der notifizierten Tätigkeit durch das (ehemalige) Vorstandsmitglied erfolgen.

Um die rechtzeitige Annahme von Empfehlungen zu gewährleisten, sollten schriftliche Genehmigungsverfahren für das zuständige Leitungsorgan eingeführt werden, um mögliche Verzögerungen durch seltene persönliche Treffen zu vermeiden.

4. Abhilfemaßnahmen

Erkunden Sie das gesamte Spektrum der verfügbaren Maßnahmen bei der Bewertung von Tätigkeiten nach dem Dienst oder nach dem Mandat, wie etwa Karenzzeiten, Kontakt- und/oder Lobbyverbote und mögliche Verbote bestimmter Aufgaben des Privatsektors.

Wenn Risiken nicht ausreichend gemindert werden können, verbieten Sie der betroffenen Person (vorübergehend) die Ausübung solcher Tätigkeiten. Im Falle eines (ehemaligen) Vorstandsmitglieds, das eine nationale Behörde vertritt, kann diese Feststellung in Form einer Empfehlung an ihre nationale Behörde erfolgen.

Für (ehemalige) Bedienstete:

Wenn Beschränkungen die Bearbeitung bestimmter Angelegenheiten verbieten, erleichtern Sie die Einhaltung, indem Sie eine Liste dieser Angelegenheiten erstellen und mit dem betreffenden (ehemaligen) Bediensteten teilen.

5. Transparenz

Informationen über genehmigte Tätigkeiten ehemaliger leitender Bediensteter nach der Dienstzeit und Tätigkeiten ehemaliger Verwaltungsratsmitglieder nach der Mandatserteilung auf der Website der Agentur kurz nach Annahme der einschlägigen Beschlüsse oder Empfehlungen veröffentlichen.

Für (ehemalige) Bedienstete:

Teilen Sie bedingte Entscheidungen direkt mit dem neuen Arbeitgeber des (ehemaligen) Mitarbeiters.

Wenden Sie bei der Umsetzung der Bestimmung in Artikel 16 des EU-Beamtenstatuts eine hinreichend weit gefasste Definition des Begriffs „höheres Personal“ an, um alle wichtigen Führungsaufgaben innerhalb der Agentur einzubeziehen.

Machen Sie nähere Angaben zu den Beschränkungen, die für ehemalige Bedienstete auf der Grundlage des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ gelten.

Für (ehemalige) Vorstandsmitglieder:

Teilen Sie der zuständigen nationalen Behörde und den Leitungsgremien der Agentur Empfehlungen zu Tätigkeiten der (ehemaligen) Verwaltungsratsmitglieder nach ihrer Amtszeit mit, die Beschränkungen oder Verbote beinhalten.

6. Compliance und Monitoring

Überwachung der Einhaltung aller angewandten Abhilfemaßnahmen sowie der Vertraulichkeitspflicht.

Im Falle eines mutmaßlichen Verstoßes gegen die Vorschriften unverzüglich die Fakten ermitteln, die Schwere des Verstoßes bewerten und in den schwerwiegendsten Fällen (disziplinäre) Folgemaßnahmen einleiten.

Bedienstete in unbezahltem Urlaub:

Einführung eines automatisierten Warnsystems, um sowohl die betroffenen Bediensteten als auch das zuständige Team über bevorstehende Verlängerungsfristen für genehmigte externe Tätigkeiten zu informieren.