Die EU-Agenturen spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der EU-Politik und der Bereitstellung von technischem, wissenschaftlichem und rechtlichem Fachwissen in Schlüsselsektoren. Jede Wahrnehmung, dass ihre Beamten private Interessen verfolgen, die im Widerspruch zu ihren Pflichten stehen, kann das Vertrauen der Öffentlichkeit in ihre Arbeit untergraben. Die Europäische Bürgerbeauftragte hat stets auf die Risiken des Phänomens „Drehtür“ hingewiesen, bei dem Mitarbeiter in externe Funktionen wechseln, insbesondere im privaten Sektor. Selbst eine kleine Anzahl hochkarätiger Fälle kann zu öffentlichen Unruhen und Reputationsschäden führen, wie die jüngsten Untersuchungen zeigen.

Gleichzeitig muss die EU-Verwaltung qualifizierte Fachkräfte für Prioritäten wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Sicherheit gewinnen. Maßnahmen wie Karenzzeiten und Arbeitsplatzbeschränkungen können sich auf die berufliche Flexibilität auswirken, insbesondere in Bereichen wie Recht, Finanzen oder Technologie.

Vor diesem Hintergrund wurde in dieser Untersuchung aus systemischer Sicht untersucht, wie die EU-Agenturen mit Drehtürfällen umgehen. Ziel war es, bewährte Verfahren und mögliche Mängel in den bestehenden Strategien und Verfahren zu ermitteln. Zu diesem Zweck führte die Bürgerbeauftragte eine detaillierte Überprüfung der von 15 EU-Agenturen ergriffenen Maßnahmen durch und prüfte 54 Dossiers zu Einzelfällen, die von neun EU-Agenturen bearbeitet wurden. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten traf sich mit Vertretern von fünf EU-Agenturen, um noch offene Fragen zu klären.

Fast alle EU-Agenturen, die dem Bürgerbeauftragten Unterlagen vorgelegt haben, gaben an, dass sie den Ansatz der Europäischen Kommission zur Umsetzung der rechtlichen Verpflichtungen des Personals, das bei der Abreise oder während eines unbezahlten Urlaubs in den privaten Sektor wechselt, übernommen haben. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass einige EU-Agenturen über detailliertere und umfassendere Leitlinien zur Umsetzung dieser rechtlichen Verpflichtungen verfügen als andere. Die vom Bürgerbeauftragten festgestellten Unterschiede betreffen die Art und Weise, wie Agenturen mit verspäteten oder unvollständigen Meldungen von Tätigkeiten nach dem Dienst umgehen, wie Agenturen solche Meldungen bewerten, die Art der auferlegten Abhilfemaßnahmen, die Transparenz von Entscheidungen über gemeldete Tätigkeiten nach dem Dienst und die Überwachung der sich daraus ergebenden Verpflichtungen sowie die Art und Weise, wie die Agenturen das Personal in Bezug auf ihre ethischen Verpflichtungen schulen.

Darüber hinaus stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Regeln und Strategien für die Tätigkeiten von Nichtbediensteten nach der Mandatsperiode, d. h. von Mitgliedern des Verwaltungsrats oder des Rates der Aufseher der Agenturen, deutlich voneinander abweichen. Die meisten Mitglieder des Verwaltungsrats der Agenturen werden von den nationalen Behörden ernannt und vertreten ihre jeweiligen Mitgliedstaaten, was bedeutet, dass sie weiterhin nationalen Ethikvorschriften unterliegen, die von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich sind. Um potenzielle Interessenkonflikte und Rufschädigungen infolge von Drehtürbewegungen anzugehen, haben nur wenige der Leitungsgremien der im Rahmen dieser Untersuchung untersuchten EU-Agenturen Strategien zur Regelung der Tätigkeiten von (ehemaligen) Verwaltungsratsmitgliedern nach der Mandatserteilung angenommen.

Um die EU-Agenturen bei der weiteren Verschärfung ihrer Vorschriften für Drehtürbewegungen zu unterstützen, legte die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Leitlinien für bewährte Verfahren vor:

• Ein starker Integritätsrahmen beginnt mit der Prävention: Es ist von entscheidender Bedeutung, das Personal und die Mitglieder des Verwaltungsrats mit klaren Leitlinien, regelmäßigen Schulungen und laufenden Sensibilisierungsinitiativen auszustatten, um ein umfassendes Verständnis der ethischen Verpflichtungen zu gewährleisten.
• Dies wird durch robuste Standardbetriebsverfahren für den Umgang mit Drehtürsituationen verstärkt, die einen klaren, schrittweisen Ansatz für Benachrichtigungen, Bewertungen und Compliance bieten.
• Transparente Kriterien für die Einschränkung von Post-Service- oder Post-Mandate-Rollen müssen im Voraus festgelegt werden, damit Einzelpersonen sich der Einschränkungen vor dem Beitritt voll bewusst sind.
• Wenn ein Wechsel in den Privatsektor signalisiert wird, sollten die Agenturen rasch handeln - indem sie gründliche Risikobewertungen durchführen, potenzielle Interessenkonflikte ermitteln und sofortige Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, wie etwa den Widerruf von Zugangsrechten oder erforderlichenfalls die Neuzuweisung von Zuständigkeiten.
• Die Entscheidungsfindung sollte fair, transparent und gut dokumentiert sein und es Einzelpersonen ermöglichen, zu vorgeschlagenen Beschränkungen Stellung zu nehmen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Risiken durch verhältnismäßige Maßnahmen wie Karenzzeiten, Lobbyverbote oder erforderlichenfalls vollständige Verbote wirksam bewältigt werden.
• Rechtzeitig begründete Entscheidungen müssen das Beschwerderecht klar umreißen.
• Über eine gründliche Entscheidungsfindung hinaus hängt die Rechenschaftspflicht von einer starken Durchsetzung ab. Dazu gehören die Veröffentlichung von Zusammenfassungen genehmigter Tätigkeiten, die aktive Überwachung der Einhaltung auferlegter Bedingungen und die Einhaltung von Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Bei Verdacht auf Verstöße müssen die Behörden umgehend reagieren - Fakten ermitteln und in schwerwiegenden Fällen Disziplinarmaßnahmen ergreifen -, um das Vertrauen zu wahren und die institutionelle Integrität zu wahren.

Die Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass die EU-Agenturen viel von den Praktiken der jeweils anderen lernen können. Die Bürgerbeauftragte beabsichtigt, diese Leitlinien für bewährte Verfahren auf Fälle anzuwenden, die ihr in Zukunft zur Kenntnis gebracht werden könnten.

In dem Fall ging es darum, wie die Agentur der Europäischen Union für die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Strafverfolgung (Europol) mit dem Umzug zweier ihrer ehemaligen Mitarbeiter nach Thorn (einer privaten Einrichtung, die KI-basierte Softwarelösungen zur Aufdeckung von Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs im Internet entwickelt) umgegangen ist, während die EU erwägt, diesbezüglich Vorschriften zu erlassen. Der Beschwerdeführer äußerte Bedenken hinsichtlich möglicher Interessenkonflikte mit den Maßnahmen.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Art und Weise, wie Europol mit dem Umzug eines Bediensteten in den Privatsektor umgegangen war, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Im Zuge der Untersuchung erklärte sich Europol jedoch bereit, seine bestehenden Verfahren zu überarbeiten. Der Bürgerbeauftragte begrüßte dies und forderte Europol auf, innerhalb von sechs Monaten darüber Bericht zu erstatten und anzugeben, wie mit der Überarbeitung die bei dieser Untersuchung festgestellten Mängel behoben werden.

Der Fall betraf den Wechsel eines ehemaligen Vizepräsidenten (ehemaliger Vizepräsident) der Europäischen Investitionsbank (EIB), der auch Vorsitzender des Europäischen Investitionsfonds (EIF) war, zum Chief Executive Officer (CEO) der „nationalen Förderbank“ in Italien, seinem Herkunftsmitgliedstaat.

Nationale Förderbanken fungieren als Finanzintermediäre zwischen der EIB-Gruppe und kleinen Projekten, die von Investitionen der EIB-Gruppe profitieren. Daher befürchtete der Beschwerdeführer, dass der Schritt des ehemaligen Vizepräsidenten Interessenkonflikte mit sich bringe.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach der Angelegenheit und stellte fest, dass er Wochen vor der Ernennung des ehemaligen Vizepräsidenten zum CEO der nationalen Förderbank an der Genehmigung von Finanzierungsvereinbarungen zwischen der EIB und dem EIF und der nationalen Förderbank in Italien beteiligt war. Dies geschah trotz der Tatsache, dass der Chief Compliance Officer der EIB darauf hingewiesen hatte, dass er sich von Geschäften mit der nationalen Förderbank enthalten sollte, während sein Ernennungsverfahren bei dieser Bank im Gange war. Der Chief Compliance Officer verwies 2018 auf einen entsprechenden Beschluss des Ethik- und Compliance-Ausschusses (ECC) der EIB.

Vor diesem Hintergrund vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Art und Weise, wie die EIB mit den Risiken von Interessenkonflikten umgegangen sei, unzureichend sei und einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstelle. Um dies zu erreichen, schlägt die Bürgerbeauftragte vor, dass die EIB die Rolle der ECC in Bezug auf geplante Tätigkeiten von (ehemaligen) Mitgliedern des EIB-Verwaltungsausschusses nach dem Mandat stärkt, auch wenn die Tätigkeiten nach dem Mandat bei einer Einrichtung durchgeführt werden, die als öffentlich-rechtliche Einrichtung definiert ist. Insbesondere sollte das ECC in der Lage sein, Maßnahmen zur Minderung der festgestellten Risiken von Interessenkonflikten zu ergreifen. Der Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass die EIB ECC-Beschlüsse kurz nach ihrer Annahme veröffentlichen sollte, um die Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung der vom ECC für die Tätigkeiten ehemaliger Mitglieder des Verwaltungsausschusses nach der Mandatserteilung auferlegten Bedingungen zu verbessern. Der Bürgerbeauftragte ist zuversichtlich, dass die EIB mit diesen Verbesserungen ähnliche Probleme künftig vermeiden kann.

Da der EU zunehmend größere Befugnisse in Bereichen von der Verteidigung bis zur Gesundheitsversorgung übertragen werden, ist das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung von entscheidender Bedeutung. Jede Wahrnehmung, dass öffentliche Bedienstete private Interessen verfolgen, die im Widerspruch zu ihrer öffentlichen Arbeit stehen, ist daher äußerst schädlich. Der Europäische Bürgerbeauftragte hat das Phänomen des „Drehtüreffekts“ seit langem als ein Phänomen identifiziert, das das Vertrauen der Öffentlichkeit schädigen kann, wenn es nicht angemessen bewältigt wird. Selbst eine kleine Anzahl von hochkarätigen Bewegungen kann erhebliche öffentliche Unruhe hervorrufen und Reputationsschäden verursachen. Bei dieser strategischen Untersuchung wurden 100 Dossiers der Europäischen Kommission mit Drehtüreffekt untersucht, um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und um die übrige EU-Verwaltung für die Zukunft zu leiten.

Die Untersuchung der Bürgerbeauftragten ergab echte Verbesserungen, da sie das Thema zuletzt geprüft hatte, einschließlich Leitlinien für die Durchführung strengerer Prüfungen der einzelnen Schritte.

Allerdings stimmte die Kommission in einigen Fällen Anträgen ehemaliger leitender Bediensteter auf Aufnahme von Tätigkeiten zu, obwohl Vorbehalte bestehen, ob die für die Umzüge geltenden Bedingungen die potenziellen Risiken (z. B. Interessenkonflikte und Zugang zu Wissen oder Kontakten innerhalb der Verwaltung) mindern würden. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass solche Schritte nur genehmigt werden sollten, wenn die Tätigkeit Beschränkungen unterworfen werden kann, die die Risiken angemessen mindern und glaubwürdig überwacht und durchgesetzt werden können.

Wenn solche Beschränkungen und Durchsetzungsmaßnahmen nicht möglich sind, sollte die Kommission ehemaligen Bediensteten vorübergehend verbieten, die beabsichtigte Beschäftigung aufzunehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die ätzenden Auswirkungen, die sich daraus ergeben, dass diese Beamten ihr Wissen und ihre Netzwerke in verwandte Bereiche des Privatsektors einbringen, und der damit verbundene Rufschaden für die EU im Laufe der Zeit unterschätzt werden.

Bei der Genehmigung einer Tätigkeit mit Abhilfemaßnahmen sollte die Kommission das gesamte Spektrum der verfügbaren Maßnahmen prüfen. Beispielsweise könnte die Kommission ihre Genehmigung eines neuen Arbeitsplatzes davon abhängig machen, dass der Bedienstete eine Zusage des neuen Arbeitgebers erhält, dass die von der Kommission auferlegten Beschränkungen auf der Website des neuen Arbeitgebers veröffentlicht werden. Die Kommission sollte von dem (ehemaligen) Bediensteten mindestens den Nachweis verlangen, dass die auferlegten Beschränkungen mit dem neuen Arbeitgeber geteilt wurden.

Die Schwierigkeiten, auf die die Kommission bei der Überwachung der Einhaltung gestoßen ist, veranlassten die Bürgerbeauftragte, ihren Vorschlag zu wiederholen, dass die Kommission Informationen über alle von ihr bewerteten Tätigkeiten hochrangiger ehemaliger Bediensteter nach der Dienstzeit zeitnaher veröffentlicht. Dies würde die öffentliche Kontrolle dieser Entscheidungen verbessern, was für Überwachungszwecke von wesentlicher Bedeutung ist.

Der Europäische Bürgerbeauftragte hat lange Zeit festgestellt, dass „Drehtüreffekte“, bei denen Beamte in den Privatsektor wechseln, ein Phänomen sind, das das Vertrauen der Öffentlichkeit schädigen kann, wenn es nicht ordnungsgemäß verwaltet wird.

Mit dieser Initiativuntersuchung sollte untersucht werden, wie die Europäische Zentralbank (EZB) mit Drehtürbewegungen ihrer Mitarbeiter umgeht.

Da die EZB bei der Gewährleistung von Preisstabilität und der Beaufsichtigung von Finanz- und Kreditinstituten eine Rolle spielt, kann jede Bewegung von (ehemaligen) EZB-Mitarbeitern zu privaten Finanz- oder Kreditinstituten, insbesondere solchen, die unter die Aufsicht der EZB fallen, Interessenkonflikte und Reputationsrisiken darstellen und die Öffentlichkeit beunruhigen.

Im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten wurde ein spezifischer Fall untersucht, in dem Bedenken der Öffentlichkeit geäußert worden waren, und es wurden auch 26 Fälle von Anträgen von Bediensteten auf Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit geprüft, entweder während sie sich in unbezahltem Urlaub befanden oder nachdem sie ihre Arbeit bei der EZB beendet hatten. In allen bis auf eines der geprüften Dossiers wechselten EZB-Mitarbeiter in den privaten Sektor, einschließlich Unternehmen und Banken, die der Aufsicht der EZB unterliegen.

Die Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die EZB in Bezug auf Drehtürbewegungen ihrer (ehemaligen) mittleren und höheren Mitarbeiter auf Arbeitsplätze im privaten Sektor, insbesondere in der Finanzindustrie, einen robusteren Ansatz verfolgen sollte.

Um Mängel zu beheben, die im Einzelfall und allgemeiner bei der Bewältigung dieser Herausforderung durch die EZB auftraten, legte die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Vorschlägen vor, wie die EZB ihre Vorschriften stärken kann, auch im Zusammenhang mit der laufenden Überarbeitung des Ethikrahmens der EZB.

Insbesondere sollte die EZB den Anwendungsbereich derjenigen Mitarbeiter erweitern, die strengeren Melde- und/oder Abkühlungsanforderungen unterliegen, oder sich für eine allgemeine Mindestanforderung für alle Mitarbeiter entscheiden, die den Bestimmungen des EU-Beamtenstatuts in Bezug auf berufliche Tätigkeiten nach dem Dienst entspricht.

Die EZB sollte außerdem das Verbot, dass ehemalige leitende EZB-Mitarbeiter Lobbyarbeit bei ihren ehemaligen Kollegen betreiben, von sechs Monaten auf ein Jahr verlängern.

Die EZB sollte ihre Überwachung der Einhaltung der von der EZB auferlegten ethischen Verpflichtungen und Auflagen durch (ehemalige) Bedienstete weiter verbessern, indem sie beispielsweise die Bedingungen für die Genehmigung der Tätigkeiten ehemaliger leitender Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses veröffentlicht, damit mutmaßliche Verstöße angezeigt werden können.

Die Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass sie einen solchen Antrag nicht genehmigen sollte, wenn die EZB der Auffassung ist, dass ein Antrag eines Mitarbeiters auf Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit während eines unbezahlten Urlaubs Risiken birgt, die durch Beschränkungen nicht angemessen gemindert werden können, oder wenn Beschränkungen nicht wirksam überwacht oder durchgesetzt werden können.

 

Der Fall betraf die Entscheidung der Europäischen Investitionsbank, einem Antrag eines ehemaligen Vizepräsidenten und Mitglieds ihres Verwaltungsausschusses (im Folgenden „ehemaliger Vizepräsident“) stattzugeben, nicht geschäftsführendes Vorstandsmitglied eines spanischen Energieversorgungsunternehmens zu werden, das Darlehen von der EIB erhielt.

Die Beschwerdeführer, zwei Mitglieder des Europäischen Parlaments, äußerten Bedenken, dass der Umzug das Risiko von Interessenkonflikten mit sich bringe. Die EIB brachte vor, dass der ehemalige Vizepräsident nicht an den Verhandlungen und der Umsetzung der Finanzierungsvereinbarungen zwischen der EIB und dem Unternehmen beteiligt gewesen sei.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die EIB mit der Genehmigung des Umzugs das Risiko von Interessenkonflikten, zu denen der Antrag des ehemaligen Vizepräsidenten wohl geführt hat, nicht angemessen bewältigt hat. Da die EIB jedoch in der Zwischenzeit Verbesserungen an den einschlägigen Ethikvorschriften vorgenommen hat, um diese Fragen anzugehen, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren.

Nichtsdestotrotz unterbreitete die Bürgerbeauftragte Verbesserungsvorschläge, um zu stärken, wie die EIB die „Drehtür“-Bewegungen von Mitgliedern ihres Begleitausschusses in den Privatsektor bewertet und wie sie die Einhaltung gewährleistet, wenn ihr Ethik- und Compliance-Ausschuss einen Umzug genehmigt, aber Bedingungen für die Person und ihre Tätigkeiten anwendet.