Die EU-Agenturen spielen eine zentrale Rolle, indem sie die EU-Politik umsetzen und technisches, wissenschaftliches und rechtliches Fachwissen in Schlüsselsektoren bereitstellen. Jede Wahrnehmung, dass ihre öffentlichen Bediensteten private Interessen verfolgen, die ihren Pflichten zuwiderlaufen, kann das Vertrauen der Öffentlichkeit in ihre Arbeit untergraben. Die Europäische Bürgerbeauftragte hat immer wieder auf die Risiken des Phänomens des „Drehtüreffekts“ hingewiesen, bei dem das Personal in externe Funktionen wechselt, insbesondere im privaten Sektor. Sogar eine kleine Anzahl von hochkarätigen Fällen kann öffentliche Unruhe und Reputationsschäden auslösen, wie sich in jüngsten Untersuchungen widerspiegelt.

Gleichzeitig muss die EU-Verwaltung qualifizierte Fachkräfte für Prioritäten wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Sicherheit gewinnen. Maßnahmen wie Karenzzeiten und Arbeitsplatzbeschränkungen können sich auf die berufliche Flexibilität auswirken, insbesondere in Bereichen wie Recht, Finanzen oder Technologie.

Vor diesem Hintergrund wurde im Rahmen dieser Untersuchung aus systemischer Sicht untersucht, wie die EU-Agenturen mit Drehtür-Fällen umgehen. Ziel war es, bewährte Verfahren und mögliche Mängel in den bestehenden Strategien und Verfahren zu ermitteln. Zu diesem Zweck führte die Bürgerbeauftragte eine eingehende Überprüfung der von 15 EU-Agenturen ergriffenen Maßnahmen durch und prüfte 54 Dossiers zu Einzelfällen, die von neun EU-Agenturen bearbeitet wurden. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten traf sich mit Vertretern von fünf EU-Agenturen, um noch offene Fragen zu klären.

Fast alle EU-Agenturen, die der Bürgerbeauftragten Unterlagen vorgelegt haben, gaben an, dass sie den Ansatz der Europäischen Kommission zur Umsetzung der rechtlichen Verpflichtungen von Mitarbeitern, die bei der Ausreise oder während unbezahltem Urlaub in die Rolle des Privatsektors wechseln, übernommen haben. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass einige EU-Agenturen über detailliertere und umfassendere Leitlinien für die Umsetzung dieser rechtlichen Verpflichtungen verfügen als andere. Die von der Bürgerbeauftragten festgestellten Unterschiede betreffen den Umgang der Agenturen mit verspäteten oder unvollständigen Meldungen von Tätigkeiten nach dem Dienst, die Bewertung solcher Meldungen durch die Agenturen, die Art der auferlegten Abhilfemaßnahmen, die Transparenz von Entscheidungen über gemeldete Tätigkeiten nach dem Dienst und die Überwachung der sich daraus ergebenden Verpflichtungen sowie die Art und Weise, wie die Agenturen das Personal in Bezug auf ihre ethischen Verpflichtungen schulen.

Darüber hinaus stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass sich die Vorschriften und Strategien für die Tätigkeiten von Nichtbediensteten, d. h. Mitgliedern der Verwaltungsräte oder Aufsichtsräte der Agenturen, nach dem Mandat erheblich unterscheiden. Die meisten Mitglieder des Verwaltungsrats der Agenturen werden von den nationalen Behörden ernannt und vertreten ihre jeweiligen Mitgliedstaaten, was bedeutet, dass sie weiterhin den nationalen Ethikvorschriften unterliegen, die von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich sind. Um potenzielle Interessenkonflikte und Reputationsschäden infolge von Drehtürbewegungen anzugehen, haben nur wenige der im Rahmen dieser Untersuchung untersuchten Leitungsgremien der EU-Agenturen Strategien zur Regelung der Tätigkeiten von (ehemaligen) Mitgliedern des Verwaltungsrats nach dem Mandat angenommen.

Um die EU-Agenturen bei der weiteren Verschärfung ihrer Vorschriften über Drehtürbewegungen zu unterstützen, hat die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Leitlinien für bewährte Verfahren festgelegt:

• Ein starker Integritätsrahmen beginnt mit der Prävention: Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder mit klaren Leitlinien, regelmäßigen Schulungen und laufenden Sensibilisierungsinitiativen auszustatten, um ein vollständiges Verständnis ethischer Verpflichtungen sicherzustellen, ist von entscheidender Bedeutung.
• Dies wird durch robuste Standardbetriebsverfahren für den Umgang mit Drehtürsituationen verstärkt, die einen klaren, schrittweisen Ansatz für Meldungen, Bewertungen und Compliance bieten.
• Transparente Kriterien für die Beschränkung von Post-Service- oder Post-Mandat-Rollen müssen im Voraus festgelegt werden, damit sich der Einzelne vor dem Beitritt der Einschränkungen voll bewusst ist.
• Wenn ein Wechsel in den Privatsektor signalisiert wird, sollten die Agenturen rasch handeln - indem sie gründliche Risikobewertungen durchführen, potenzielle Interessenkonflikte ermitteln und sofortige Vorsichtsmaßnahmen wie den Widerruf von Zugangsrechten oder die Neuzuweisung von Verantwortlichkeiten ergreifen, wo dies erforderlich ist.
• Die Entscheidungsfindung sollte fair, transparent und gut dokumentiert sein, sodass Einzelpersonen zu vorgeschlagenen Beschränkungen Stellung nehmen können und gleichzeitig sichergestellt ist, dass Risiken durch verhältnismäßige Maßnahmen wie Karenzzeiten, Lobbyverbote oder erforderlichenfalls vollständige Verbote wirksam bewältigt werden.
• Rechtzeitige, mit Gründen versehene Entscheidungen müssen die Rechtsbehelfe klar darlegen.
• Über eine gründliche Entscheidungsfindung hinaus hängt die Rechenschaftspflicht von einer starken Durchsetzung ab. Dazu gehören die Veröffentlichung von Zusammenfassungen der genehmigten Tätigkeiten, die aktive Überwachung der Einhaltung der auferlegten Bedingungen und die Einhaltung der Vertraulichkeitspflichten.
• Bei Verdacht auf Verstöße müssen die Behörden umgehend reagieren - Fakten ermitteln und in schwerwiegenden Fällen Disziplinarmaßnahmen ergreifen -, um das Vertrauen zu wahren und die institutionelle Integrität zu wahren.

Die Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass die EU-Agenturen viel voneinander lernen können. Die Bürgerbeauftragte beabsichtigt, diese Leitlinien für bewährte Verfahren auf Fälle anzuwenden, die ihr in Zukunft zur Kenntnis gebracht werden könnten.

In dem Fall ging es darum, wie die Agentur der Europäischen Union für die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Strafverfolgung (Europol) mit dem Umzug zweier ihrer ehemaligen Mitarbeiter nach Thorn (einer privaten Einrichtung, die KI-basierte Softwarelösungen zur Aufdeckung von Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs im Internet entwickelt) umgegangen ist, während die EU erwägt, diesbezüglich Vorschriften zu erlassen. Der Beschwerdeführer äußerte Bedenken hinsichtlich möglicher Interessenkonflikte mit den Maßnahmen.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Art und Weise, wie Europol mit dem Umzug eines Bediensteten in den Privatsektor umgegangen war, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Im Zuge der Untersuchung erklärte sich Europol jedoch bereit, seine bestehenden Verfahren zu überarbeiten. Der Bürgerbeauftragte begrüßte dies und forderte Europol auf, innerhalb von sechs Monaten darüber Bericht zu erstatten und anzugeben, wie mit der Überarbeitung die bei dieser Untersuchung festgestellten Mängel behoben werden.

Der Fall betraf den Wechsel eines ehemaligen Vizepräsidenten (ehemaliger Vizepräsident) der Europäischen Investitionsbank (EIB), der auch Vorsitzender des Europäischen Investitionsfonds (EIF) war, zum Chief Executive Officer (CEO) der „nationalen Förderbank“ in Italien, seinem Herkunftsmitgliedstaat.

Nationale Förderbanken fungieren als Finanzintermediäre zwischen der EIB-Gruppe und kleinen Projekten, die von Investitionen der EIB-Gruppe profitieren. Daher befürchtete der Beschwerdeführer, dass der Schritt des ehemaligen Vizepräsidenten Interessenkonfliktrisiken aufwirft.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Thema und stellte fest, dass er Wochen vor der Ernennung des ehemaligen Vizepräsidenten zum CEO der nationalen Förderbank an der Genehmigung von Finanzierungsvereinbarungen zwischen der EIB und dem EIF sowie der nationalen Förderbank in Italien beteiligt war. Dies geschah trotz der Tatsache, dass der Chief Compliance Officer der EIB darauf hingewiesen hatte, dass er während seines Ernennungsverfahrens bei dieser Bank auf jegliche Geschäfte mit der nationalen Förderbank verzichten sollte. Der Chief Compliance Officer verwies auf einen entsprechenden Beschluss des Ethik- und Compliance-Ausschusses (ECC) der EIB im Jahr 2018.

Vor diesem Hintergrund vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Art und Weise, wie die EIB mit den Risiken von Interessenkonflikten umgegangen sei, unzureichend sei und einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstelle. Um hier Abhilfe zu schaffen, schlägt die Bürgerbeauftragte vor, dass die EIB die Rolle des EVZ in Bezug auf geplante Tätigkeiten von (ehemaligen) Mitgliedern des EIB-Verwaltungsausschusses nach dem Mandat stärkt, auch wenn die Tätigkeiten nach dem Mandat mit einer Einrichtung durchgeführt werden, die als Einrichtung mit Kapazitäten für öffentliche Dienstleistungen definiert ist. Insbesondere sollte die ECC in der Lage sein, Maßnahmen zu verhängen, um die festgestellten Risiken von Interessenkonflikten zu mindern. Die Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass die EIB ECC-Entscheidungen kurz nach ihrer Annahme veröffentlicht, um die Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung der vom ECC für Tätigkeiten ehemaliger Mitglieder des Verwaltungsausschusses nach dem Mandat auferlegten Bedingungen zu verbessern. Der Bürgerbeauftragte ist zuversichtlich, dass die EIB mit diesen Verbesserungen ähnliche Probleme in Zukunft vermeiden kann.

Da die EU zunehmend mit größeren Befugnissen in Bereichen von der Verteidigung bis zur Gesundheitsversorgung betraut wird, ist das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung von entscheidender Bedeutung. Jede Wahrnehmung, dass Beamte private Interessen verfolgen, die mit ihrer öffentlichen Arbeit kollidieren, ist daher höchst schädlich. Die Europäische Bürgerbeauftragte hat das Phänomen des „Drehtüreffekts“ seit langem als ein Phänomen bezeichnet, das das Vertrauen der Öffentlichkeit schädigen kann, wenn es nicht angemessen gehandhabt wird. Selbst eine kleine Anzahl von hochkarätigen Bewegungen kann erhebliche öffentliche Unruhe erzeugen und Reputationsschäden verursachen. Im Rahmen dieser strategischen Untersuchung wurden 100 „Drehtür-Dossiers“ der Europäischen Kommission untersucht, um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungsbedarf besteht, und um den Rest der EU-Verwaltung für die Zukunft zu leiten.

Die Untersuchung der Bürgerbeauftragten ergab echte Verbesserungen, da sie das Thema zuletzt geprüft hatte, einschließlich Leitlinien für die Durchführung strengerer Untersuchungen zu jedem Schritt.

Allerdings genehmigte die Kommission in einigen Fällen Anträge ehemaliger leitender Bediensteter auf Aufnahme von Tätigkeiten, obwohl Vorbehalte bestehen, ob die mit den Maßnahmen verbundenen Bedingungen die potenziellen Risiken (wie Interessenkonflikte und Zugang zu Wissen oder Kontakten innerhalb der Verwaltung) mindern würden. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass solche Schritte nur genehmigt werden sollten, wenn die Tätigkeit Beschränkungen unterworfen werden kann, die die Risiken angemessen mindern und glaubwürdig überwacht und durchgesetzt werden können.

Wenn solche Beschränkungen und Durchsetzungsmaßnahmen nicht möglich sind, sollte die Kommission ehemaligen Bediensteten vorübergehend verbieten, die beabsichtigten Tätigkeiten aufzunehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die ätzenden Auswirkungen im Laufe der Zeit unterschätzt werden, wenn solche Beamten ihr Wissen und ihre Netzwerke in verwandte Bereiche des Privatsektors einbringen, und der damit verbundene Rufschaden für die EU.

Bei der Genehmigung einer Tätigkeit mit Abhilfemaßnahmen sollte die Kommission das gesamte Spektrum der verfügbaren Maßnahmen prüfen. Beispielsweise könnte die Kommission ihre Genehmigung einer neuen Stelle davon abhängig machen, dass der Bedienstete vom neuen Arbeitgeber die Zusage erhält, dass die von der Kommission auferlegten Beschränkungen auf der Website des neuen Arbeitgebers veröffentlicht werden. Die Kommission sollte den (ehemaligen) Bediensteten mindestens auffordern, Nachweise dafür vorzulegen, dass die auferlegten Beschränkungen mit dem neuen Arbeitgeber geteilt wurden.

Die Schwierigkeiten, auf die die Kommission bei der Überwachung der Einhaltung der Vorschriften stieß, veranlassten die Bürgerbeauftragte, ihren Vorschlag zu wiederholen, dass die Kommission rechtzeitiger Informationen über alle von ihr bewerteten Tätigkeiten hochrangiger ehemaliger Bediensteter nach dem Dienst veröffentlicht. Dies würde die öffentliche Kontrolle dieser Entscheidungen verbessern, was für die Überwachung von wesentlicher Bedeutung ist.

Der Fall betraf die Entscheidung der Europäischen Investitionsbank, einem Antrag eines ehemaligen Vizepräsidenten und Mitglieds ihres Verwaltungsausschusses (im Folgenden „ehemaliger Vizepräsident“) stattzugeben, nicht geschäftsführendes Vorstandsmitglied eines spanischen Energieversorgungsunternehmens zu werden, das Darlehen von der EIB erhielt.

Die Beschwerdeführer, zwei Mitglieder des Europäischen Parlaments, äußerten Bedenken, dass der Umzug das Risiko von Interessenkonflikten mit sich bringe. Die EIB brachte vor, dass der ehemalige Vizepräsident nicht an den Verhandlungen und der Umsetzung der Finanzierungsvereinbarungen zwischen der EIB und dem Unternehmen beteiligt gewesen sei.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die EIB mit der Genehmigung des Umzugs das Risiko von Interessenkonflikten, zu denen der Antrag des ehemaligen Vizepräsidenten wohl geführt hat, nicht angemessen bewältigt hat. Da die EIB jedoch in der Zwischenzeit Verbesserungen an den einschlägigen Ethikvorschriften vorgenommen hat, um diese Fragen anzugehen, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren.

Nichtsdestotrotz unterbreitete die Bürgerbeauftragte Verbesserungsvorschläge, um zu stärken, wie die EIB die „Drehtür“-Bewegungen von Mitgliedern ihres Begleitausschusses in den Privatsektor bewertet und wie sie die Einhaltung gewährleistet, wenn ihr Ethik- und Compliance-Ausschuss einen Umzug genehmigt, aber Bedingungen für die Person und ihre Tätigkeiten anwendet.

Der Europäische Bürgerbeauftragte hat lange Zeit festgestellt, dass „Drehtüreffekte“, bei denen Beamte in den Privatsektor wechseln, ein Phänomen sind, das das Vertrauen der Öffentlichkeit schädigen kann, wenn es nicht ordnungsgemäß verwaltet wird.

Mit dieser Initiativuntersuchung sollte untersucht werden, wie die Europäische Zentralbank (EZB) mit Drehtürbewegungen ihrer Mitarbeiter umgeht.

Da die EZB bei der Gewährleistung von Preisstabilität und der Beaufsichtigung von Finanz- und Kreditinstituten eine Rolle spielt, kann jede Bewegung von (ehemaligen) EZB-Mitarbeitern zu privaten Finanz- oder Kreditinstituten, insbesondere solchen, die unter die Aufsicht der EZB fallen, Interessenkonflikte und Reputationsrisiken darstellen und die Öffentlichkeit beunruhigen.

Im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten wurde ein spezifischer Fall untersucht, in dem Bedenken der Öffentlichkeit geäußert worden waren, und es wurden auch 26 Fälle von Anträgen von Bediensteten auf Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit geprüft, entweder während sie sich in unbezahltem Urlaub befanden oder nachdem sie ihre Arbeit bei der EZB beendet hatten. In allen bis auf eines der geprüften Dossiers wechselten EZB-Mitarbeiter in den privaten Sektor, einschließlich Unternehmen und Banken, die der Aufsicht der EZB unterliegen.

Die Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die EZB in Bezug auf Drehtürbewegungen ihrer (ehemaligen) mittleren und höheren Mitarbeiter auf Arbeitsplätze im privaten Sektor, insbesondere in der Finanzindustrie, einen robusteren Ansatz verfolgen sollte.

Um Mängel zu beheben, die im Einzelfall und allgemeiner bei der Bewältigung dieser Herausforderung durch die EZB auftraten, legte die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Vorschlägen vor, wie die EZB ihre Vorschriften stärken kann, auch im Zusammenhang mit der laufenden Überarbeitung des Ethikrahmens der EZB.

Insbesondere sollte die EZB den Anwendungsbereich derjenigen Mitarbeiter erweitern, die strengeren Melde- und/oder Abkühlungsanforderungen unterliegen, oder sich für eine allgemeine Mindestanforderung für alle Mitarbeiter entscheiden, die den Bestimmungen des EU-Beamtenstatuts in Bezug auf berufliche Tätigkeiten nach dem Dienst entspricht.

Die EZB sollte außerdem das Verbot, dass ehemalige leitende EZB-Mitarbeiter Lobbyarbeit bei ihren ehemaligen Kollegen betreiben, von sechs Monaten auf ein Jahr verlängern.

Die EZB sollte ihre Überwachung der Einhaltung der von der EZB auferlegten ethischen Verpflichtungen und Auflagen durch (ehemalige) Bedienstete weiter verbessern, indem sie beispielsweise die Bedingungen für die Genehmigung der Tätigkeiten ehemaliger leitender Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses veröffentlicht, damit mutmaßliche Verstöße angezeigt werden können.

Die Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass sie einen solchen Antrag nicht genehmigen sollte, wenn die EZB der Auffassung ist, dass ein Antrag eines Mitarbeiters auf Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit während eines unbezahlten Urlaubs Risiken birgt, die durch Beschränkungen nicht angemessen gemindert werden können, oder wenn Beschränkungen nicht wirksam überwacht oder durchgesetzt werden können.