Der Fall betraf die Weigerung der Europäischen Kommission, einen teilweisen oder umfassenderen Zugang zu zwei Dokumenten im Zusammenhang mit einem Projekt zu gewähren, das in Partnerschaft mit UNICEF finanziert wurde. Bei der Verweigerung des Zugangs stützte sich die Kommission auf fünf Ausnahmen, die in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang zu Dokumenten festgelegt sind, nämlich die Notwendigkeit, das öffentliche Interesse in Bezug auf die internationalen Beziehungen und die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats sowie den Schutz ihres Entscheidungsprozesses, das geschäftliche Interesse eines Dritten und die Privatsphäre und Integrität natürlicher Personen, einschließlich ihrer personenbezogenen Daten, zu schützen.

Auf der Grundlage der Prüfung der streitigen Dokumente war der Bürgerbeauftragte nicht von den Argumenten der Kommission überzeugt, dass eine teilweise oder breitere Verbreitung den Schutz der geltend gemachten Interessen (ernsthaft) beeinträchtigen würde. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag, in dem er die Kommission aufforderte, ihren Standpunkt zu dem Antrag zu überdenken, um ihm einen möglichst breiten Zugang zu den streitigen Dokumenten zu gewähren. Sie erinnerte die Kommission auch an ihre Verpflichtung, Entscheidungen innerhalb einer angemessenen Frist zu treffen und ihre Entscheidungen zu begründen.

Die Kommission akzeptierte den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten und gewährte dem Beschwerdeführer einen teilweisen und umfassenderen Zugang zu den Dokumenten. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die positive Reaktion der Kommission auf ihren Lösungsvorschlag, mit dem die Beschwerde beigelegt wurde.  

Der Beschwerdeführer arbeitete als Sachverständiger für einen externen EU-Auftragnehmer an einem EU-finanzierten Projekt in Tansania, das von der Delegation der Europäischen Union in Tansania und der Ostafrikanischen Gemeinschaft verwaltet wurde. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass der Auftragnehmer gegen tansanisches Recht verstoßen habe, indem er sich nicht in Tansania registriert habe, was ihn daran gehindert habe, eine gültige Arbeitserlaubnis zu erhalten. Anschließend unterrichtete der Auftragnehmer den Beschwerdeführer über seine Entscheidung, seinen Vertrag zu kündigen, unter Berücksichtigung der von der EU-Delegation geäußerten Bedenken hinsichtlich der Arbeit des Beschwerdeführers.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu den Bedenken des Beschwerdeführers hinsichtlich der Behandlung beider Angelegenheiten durch die Delegation ein. In diesem Zusammenhang verwies die Bürgerbeauftragte auf ihre ständige Auffassung, dass in Fällen, in denen EU-Organe die Ersetzung von Sachverständigen für EU-Projekte anstreben, diese Personen gehört werden sollten, bevor sie ersetzt werden. Während die Kommission geltend machte, dass sie keine Ersetzung des Sachverständigen beantragt habe, stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission an der Ersetzungsentscheidung beteiligt gewesen sei. Der Bürgerbeauftragte stellte daher fest, dass die Kommission es versäumt habe, sicherzustellen, dass das Recht des Beschwerdeführers auf rechtliches Gehör vor seiner Ersetzung gewahrt wurde, was einem Missstand in der Verwaltungstätigkeit gleichkam.  Sie machte einen Verbesserungsvorschlag, um zu verhindern, dass das Problem in Zukunft auftritt. 

Darüber hinaus stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass aufgrund der Kündigung des Vertrags des Beschwerdeführers keine weiteren Untersuchungen zur Erteilung der Arbeitserlaubnis gerechtfertigt waren. Dennoch unterbreitete sie der Kommission einen Verbesserungsvorschlag und forderte sie auf, die Angelegenheit zu überprüfen, da sich dies auf andere Experten auswirken könnte, die am EU-Projekt arbeiten.