Der Beschwerdeführer, eine nichtstaatliche Organisation, beantragte Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit einem Vertrag über die Bewertung der Rolle und des Eingreifens der EU bei der Reform des Kinderschutzsystems in Rumänien und den gewonnenen Erkenntnissen. Die Kommission stellte fest, dass drei Dokumente in den Anwendungsbereich des Antrags des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit fallen, und gewährte teilweisen Zugang zu allen drei Dokumenten. Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass die Kommission nicht alle relevanten Dokumente ermittelt habe. Insbesondere brachte der Beschwerdeführer vor, dass die Kommission den Abschlussbericht, über den der Beschwerdeführer verfüge und auf den auch in einem veröffentlichten Buch Bezug genommen werde, nicht ermittelt habe.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu dem mutmaßlichen Versäumnis der Kommission ein, alle einschlägigen Dokumente zu ermitteln, und forderte die Kommission auf, zusätzliche Erläuterungen dazu vorzulegen, warum der Abschlussbericht nicht ermittelt wurde. In ihrer Antwort an die Bürgerbeauftragte teilte die Kommission ihre Auffassung, dass der Abschlussbericht im Einklang mit ihrer gemeinsamen Aufbewahrungsliste vernichtet wurde, in der es heißt, dass Dossiers, die die Finanzierungstätigkeiten der EU betreffen, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren haben.

Die Bürgerbeauftragte hielt die zusätzlichen Erläuterungen, die die Kommission vorgelegt hatte, für angemessen und stellte fest, dass die Kommission fast ein Jahr gebraucht hatte, um die bestätigende Entscheidung zu erlassen, und schloss den Fall mit der Feststellung ab, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt seien. Sie schlug jedoch vor, dass die Kommission solche Erläuterungen in ihren Antworten auf Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu einem frühen Zeitpunkt vorlegt, anstatt ihre Antworten darauf zu beschränken, zu erklären, wo sie gesucht hat.

Der Fall betraf die Weigerung der Europäischen Kommission, einen teilweisen oder umfassenderen Zugang zu zwei Dokumenten im Zusammenhang mit einem Projekt zu gewähren, das in Partnerschaft mit UNICEF finanziert wurde. Bei der Verweigerung des Zugangs stützte sich die Kommission auf fünf Ausnahmen, die in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang zu Dokumenten festgelegt sind, nämlich die Notwendigkeit, das öffentliche Interesse in Bezug auf die internationalen Beziehungen und die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats sowie den Schutz ihres Entscheidungsprozesses, das geschäftliche Interesse eines Dritten und die Privatsphäre und Integrität natürlicher Personen, einschließlich ihrer personenbezogenen Daten, zu schützen.

Auf der Grundlage der Prüfung der streitigen Dokumente war der Bürgerbeauftragte nicht von den Argumenten der Kommission überzeugt, dass eine teilweise oder breitere Verbreitung den Schutz der geltend gemachten Interessen (ernsthaft) beeinträchtigen würde. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag, in dem er die Kommission aufforderte, ihren Standpunkt zu dem Antrag zu überdenken, um ihm einen möglichst breiten Zugang zu den streitigen Dokumenten zu gewähren. Sie erinnerte die Kommission auch an ihre Verpflichtung, Entscheidungen innerhalb einer angemessenen Frist zu treffen und ihre Entscheidungen zu begründen.

Die Kommission akzeptierte den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten und gewährte dem Beschwerdeführer einen teilweisen und umfassenderen Zugang zu den Dokumenten. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die positive Reaktion der Kommission auf ihren Lösungsvorschlag, mit dem die Beschwerde beigelegt wurde.