Der Beschwerdeführer arbeitete als Sachverständiger für einen externen EU-Auftragnehmer an einem EU-finanzierten Projekt in Tansania, das von der Delegation der Europäischen Union in Tansania und der Ostafrikanischen Gemeinschaft verwaltet wurde. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass der Auftragnehmer gegen tansanisches Recht verstoßen habe, indem er sich nicht in Tansania registriert habe, was ihn daran gehindert habe, eine gültige Arbeitserlaubnis zu erhalten. Anschließend unterrichtete der Auftragnehmer den Beschwerdeführer über seine Entscheidung, seinen Vertrag zu kündigen, unter Berücksichtigung der von der EU-Delegation geäußerten Bedenken hinsichtlich der Arbeit des Beschwerdeführers.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu den Bedenken des Beschwerdeführers hinsichtlich der Behandlung beider Angelegenheiten durch die Delegation ein. In diesem Zusammenhang verwies die Bürgerbeauftragte auf ihre ständige Auffassung, dass in Fällen, in denen EU-Organe die Ersetzung von Sachverständigen für EU-Projekte anstreben, diese Personen gehört werden sollten, bevor sie ersetzt werden. Während die Kommission geltend machte, dass sie keine Ersetzung des Sachverständigen beantragt habe, stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission an der Ersetzungsentscheidung beteiligt gewesen sei. Der Bürgerbeauftragte stellte daher fest, dass die Kommission es versäumt habe, sicherzustellen, dass das Recht des Beschwerdeführers auf rechtliches Gehör vor seiner Ersetzung gewahrt wurde, was einem Missstand in der Verwaltungstätigkeit gleichkam.  Sie machte einen Verbesserungsvorschlag, um zu verhindern, dass das Problem in Zukunft auftritt. 

Darüber hinaus stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass aufgrund der Kündigung des Vertrags des Beschwerdeführers keine weiteren Untersuchungen zur Erteilung der Arbeitserlaubnis gerechtfertigt waren. Dennoch unterbreitete sie der Kommission einen Verbesserungsvorschlag und forderte sie auf, die Angelegenheit zu überprüfen, da sich dies auf andere Experten auswirken könnte, die am EU-Projekt arbeiten. 

 

Die EU-Agenturen spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der EU-Politik und der Bereitstellung von technischem, wissenschaftlichem und rechtlichem Fachwissen in Schlüsselsektoren. Jede Wahrnehmung, dass ihre Beamten private Interessen verfolgen, die im Widerspruch zu ihren Pflichten stehen, kann das Vertrauen der Öffentlichkeit in ihre Arbeit untergraben. Die Europäische Bürgerbeauftragte hat stets auf die Risiken des Phänomens „Drehtür“ hingewiesen, bei dem Mitarbeiter in externe Funktionen wechseln, insbesondere im privaten Sektor. Selbst eine kleine Anzahl hochkarätiger Fälle kann zu öffentlichen Unruhen und Reputationsschäden führen, wie die jüngsten Untersuchungen zeigen.

Gleichzeitig muss die EU-Verwaltung qualifizierte Fachkräfte für Prioritäten wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Sicherheit gewinnen. Maßnahmen wie Karenzzeiten und Arbeitsplatzbeschränkungen können sich auf die berufliche Flexibilität auswirken, insbesondere in Bereichen wie Recht, Finanzen oder Technologie.

Vor diesem Hintergrund wurde in dieser Untersuchung aus systemischer Sicht untersucht, wie die EU-Agenturen mit Drehtürfällen umgehen. Ziel war es, bewährte Verfahren und mögliche Mängel in den bestehenden Strategien und Verfahren zu ermitteln. Zu diesem Zweck führte die Bürgerbeauftragte eine detaillierte Überprüfung der von 15 EU-Agenturen ergriffenen Maßnahmen durch und prüfte 54 Dossiers zu Einzelfällen, die von neun EU-Agenturen bearbeitet wurden. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten traf sich mit Vertretern von fünf EU-Agenturen, um noch offene Fragen zu klären.

Fast alle EU-Agenturen, die dem Bürgerbeauftragten Unterlagen vorgelegt haben, gaben an, dass sie den Ansatz der Europäischen Kommission zur Umsetzung der rechtlichen Verpflichtungen des Personals, das bei der Abreise oder während eines unbezahlten Urlaubs in den privaten Sektor wechselt, übernommen haben. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass einige EU-Agenturen über detailliertere und umfassendere Leitlinien zur Umsetzung dieser rechtlichen Verpflichtungen verfügen als andere. Die vom Bürgerbeauftragten festgestellten Unterschiede betreffen die Art und Weise, wie Agenturen mit verspäteten oder unvollständigen Meldungen von Tätigkeiten nach dem Dienst umgehen, wie Agenturen solche Meldungen bewerten, die Art der auferlegten Abhilfemaßnahmen, die Transparenz von Entscheidungen über gemeldete Tätigkeiten nach dem Dienst und die Überwachung der sich daraus ergebenden Verpflichtungen sowie die Art und Weise, wie die Agenturen das Personal in Bezug auf ihre ethischen Verpflichtungen schulen.

Darüber hinaus stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Regeln und Strategien für die Tätigkeiten von Nichtbediensteten nach der Mandatsperiode, d. h. von Mitgliedern des Verwaltungsrats oder des Rates der Aufseher der Agenturen, deutlich voneinander abweichen. Die meisten Mitglieder des Verwaltungsrats der Agenturen werden von den nationalen Behörden ernannt und vertreten ihre jeweiligen Mitgliedstaaten, was bedeutet, dass sie weiterhin nationalen Ethikvorschriften unterliegen, die von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich sind. Um potenzielle Interessenkonflikte und Rufschädigungen infolge von Drehtürbewegungen anzugehen, haben nur wenige der Leitungsgremien der im Rahmen dieser Untersuchung untersuchten EU-Agenturen Strategien zur Regelung der Tätigkeiten von (ehemaligen) Verwaltungsratsmitgliedern nach der Mandatserteilung angenommen.

Um die EU-Agenturen bei der weiteren Verschärfung ihrer Vorschriften für Drehtürbewegungen zu unterstützen, legte die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Leitlinien für bewährte Verfahren vor:

• Ein starker Integritätsrahmen beginnt mit der Prävention: Es ist von entscheidender Bedeutung, das Personal und die Mitglieder des Verwaltungsrats mit klaren Leitlinien, regelmäßigen Schulungen und laufenden Sensibilisierungsinitiativen auszustatten, um ein umfassendes Verständnis der ethischen Verpflichtungen zu gewährleisten.
• Dies wird durch robuste Standardbetriebsverfahren für den Umgang mit Drehtürsituationen verstärkt, die einen klaren, schrittweisen Ansatz für Benachrichtigungen, Bewertungen und Compliance bieten.
• Transparente Kriterien für die Einschränkung von Post-Service- oder Post-Mandate-Rollen müssen im Voraus festgelegt werden, damit Einzelpersonen sich der Einschränkungen vor dem Beitritt voll bewusst sind.
• Wenn ein Wechsel in den Privatsektor signalisiert wird, sollten die Agenturen rasch handeln - indem sie gründliche Risikobewertungen durchführen, potenzielle Interessenkonflikte ermitteln und sofortige Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, wie etwa den Widerruf von Zugangsrechten oder erforderlichenfalls die Neuzuweisung von Zuständigkeiten.
• Die Entscheidungsfindung sollte fair, transparent und gut dokumentiert sein und es Einzelpersonen ermöglichen, zu vorgeschlagenen Beschränkungen Stellung zu nehmen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Risiken durch verhältnismäßige Maßnahmen wie Karenzzeiten, Lobbyverbote oder erforderlichenfalls vollständige Verbote wirksam bewältigt werden.
• Rechtzeitig begründete Entscheidungen müssen das Beschwerderecht klar umreißen.
• Über eine gründliche Entscheidungsfindung hinaus hängt die Rechenschaftspflicht von einer starken Durchsetzung ab. Dazu gehören die Veröffentlichung von Zusammenfassungen genehmigter Tätigkeiten, die aktive Überwachung der Einhaltung auferlegter Bedingungen und die Einhaltung von Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Bei Verdacht auf Verstöße müssen die Behörden umgehend reagieren - Fakten ermitteln und in schwerwiegenden Fällen Disziplinarmaßnahmen ergreifen -, um das Vertrauen zu wahren und die institutionelle Integrität zu wahren.

Die Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass die EU-Agenturen viel von den Praktiken der jeweils anderen lernen können. Die Bürgerbeauftragte beabsichtigt, diese Leitlinien für bewährte Verfahren auf Fälle anzuwenden, die ihr in Zukunft zur Kenntnis gebracht werden könnten.