1. Hintergrund

Der Europäische Verteidigungsfonds (EEF) verfügt für den Zeitraum 2021-2027 über ein Budget von rund 8 Mrd. EUR.[1]

Der EEF zielt darauf ab, Forschung und Innovation im Verteidigungssektor zu unterstützen und die Zusammenarbeit und einen kooperativen Ansatz zu fördern.

Die Europäische Kommission ist für die Entscheidung über die Zuweisung von Mitteln aus dem Verteidigungsfonds zuständig. Dabei wird sie von externen Sachverständigen unterstützt, die zur Bewertung, Ethikprüfung und Budgetschätzung von Vorschlägen beitragen.

Gemäß der EEF-Verordnung [2] muss die Kommission eine Liste externer Sachverständiger erstellen, die auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse unter Berücksichtigung der ihnen zu übertragenden Aufgaben ausgewählt werden.

Die Kommission muss sich um eine angemessene Rotation der Sachverständigen und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem privaten und dem öffentlichen Sektor bemühen.

Wenn die Kommission externe Sachverständige zur Unterstützung der Bewertung von Vorschlägen auswählt und vergütet, werden in der Regel Listen der Sachverständigen auf dem Portal „Funding & Tenders“ der Kommission [3] veröffentlicht, was eine gewisse öffentliche Kontrolle ermöglicht. Die EEF-Verordnung weicht ausdrücklich von dieser allgemeinen Regel ab.[4]

Gleichzeitig gibt es keine öffentlichen Informationen darüber, wie die Kommission die Vorschriften auf Folgendes anwendet:

i) die Risiken von Interessenkonflikten, die durch externe Sachverständige entstehen können, zu mindern oder

ii) Gewährleistung eines angemessenen Gleichgewichts in der Zusammensetzung innerhalb der externen Expertengruppen und Bewertungsgremien. Erschwerend kommt hinzu, dass die Experten nicht transparent sind.

2. Strategische Initiative

Angesichts des Mangels an öffentlichen Informationen über die ausgewählten externen Sachverständigen, die am Ethik-Screening und an der Bewertung von Projektvorschlägen für den Europäischen Verteidigungsfonds beteiligt sind [5], hält es die Bürgerbeauftragte für umso wichtiger, dass die Kommission eine solide interne Bewertung der ernannten Sachverständigen in Bezug auf Interessenkonflikte durchführt. Vor diesem Hintergrund richtete der Bürgerbeauftragte am 9. Dezember ein Schreiben an die Kommission mit zwei Fragen:

I. Welche Maßnahmen gibt es, um sicherzustellen, dass die Einbeziehung externer Sachverständiger in das Ethik-Screening und die Bewertung von Vorschlägen für den Europäischen Verteidigungsfonds nicht zu Interessenkonflikten führt?

II. Welche Verhaltenskodizes des Mustervertrags für Sachverständige, auf den in der Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen für Sachverständigenkandidaten Bezug genommen wird, gelten für Sachverständige, die am Europäischen Verteidigungsfonds beteiligt sind?

3. Antwort

Am 28. April 2023 antwortete die Kommission, legte den geltenden Rechtsrahmen dar und ging auf die Fragen des Bürgerbeauftragten ein.

Darüber hinaus legte die Kommission zusätzliche Informationen vor. ^[6]  

Die Antwort ist nachstehend zusammengefasst.

Rechtlicher Rahmen

EEF-Vorschläge werden auf der Grundlage der EEF-Verordnung eingereicht und bewertet ^[7].

Der Rechtsrahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten ist in der EU-Haushaltsordnung festgelegt.^[8] Die Kommission hat diesbezüglich ebenfalls Leitlinien herausgegeben ^[9].

Vermeidung und Bewertung von Interessenkonflikten

Für den EEF gibt es zwei Expertenpools ^[10], nämlich Experten, die bei der

i. Bewertung aller zulässigen Projekte ^[11] und

ii. Ethik-Screenings von in die engere Wahl gezogenen Projekten ^[12] (Bedienstete der Kommission führen ein erstes Ethik-Screening durch).

Beide Sachverständigengruppen werden aus einer Expertendatenbank („Expert Management Internal“) ausgewählt, in der Sachverständige ihr Interesse an einer Antwort auf Aufforderungen der Kommission bekunden können.

Bei der Vorauswahl von Sachverständigen aus der Datenbank durch die Projektverantwortlichen der Kommission führen sie eine Vorabprüfung des Nichtvorhandenseins von Interessenkonflikten durch ^[13].

Die Kommission wendet dann einen „Unternehmensansatz“ in Bezug auf das Management von Interessenkonflikten an, bei dem die Sachverständigen i) den Verhaltenskodex im Vertrag anerkennen, den sie unterzeichnen, bevor sie mit der Arbeit beginnen, und ii) durch Unterzeichnung einer Erklärung im elektronischen Austauschsystem Funding & Tenders Portal für jeden einzelnen Vorschlag, den sie bewerten, bestätigen, dass keine Interessenkonflikte vorliegen.

Die Kommission informiert die Sachverständigen auch über mögliche Interessenkonflikte, und in den nachfolgenden Phasen des Bewertungsprozesses werden mehrere Kontrollen durchgeführt.

Vor dem Erhalt von Projektvorschlägen muss jeder Experte auch per E-Mail erklären, dass er keinen Interessenkonflikt hat.

Bevor Vorschlag(e) einem Sachverständigen zugewiesen werden, prüft der zuständige Projektbeauftragte der Kommission anhand der Lebensläufe der Sachverständigen, ob die für die Bewertung eines Vorschlags benannten Sachverständigen nicht denselben Arbeitgeber haben wie diejenigen, die eine Finanzierung für Projekte beantragen.

Der Projektbeauftragte der Kommission erstellt auch einen internen Vermerk, in dem die Grundsätze, die der Projektbeauftragte bei der Vorauswahl der Sachverständigen einzeln und als Ganzes befolgt hat, dargelegt und erläutert werden. Dazu gehören die Überprüfung von Fachwissen, Verfügbarkeit, offensichtliches Fehlen von Interessenkonflikten und die Vielfalt der Hintergründe. Dieser Vermerk wird dann dem zuständigen Referatsleiter vorgelegt.

Nach Eingang des Vorschlags/der Vorschläge bei den Sachverständigen organisiert der Projektbeauftragte der Kommission ein Briefing mit den Sachverständigen, bei dem die Kommission über Folgendes informiert:

i. Beibehaltung des Fehlens von Interessenkonflikten;

ii. Interessenkonflikte, die sich aus dem Verhaltenskodex ergeben, einschließlich einer Liste möglicher Fälle, in denen die Kommission eine Untersuchung durchführen würde, und

iii. wann die Kommission über einen möglichen Konflikt zu unterrichten ist, welche Folgen er hat und wie er behandelt wird.

Erklärt der Sachverständige einen Interessenkonflikt, so ermittelt der Projektbeauftragte der Kommission und kann mit Unterstützung eines Rechtsbediensteten der Kommission den Ausschluss des Sachverständigen empfehlen. Die Schlussfolgerung ist in einem Aktenvermerk enthalten, der im Dateiverwaltungssystem der Kommission (ARES) registriert und an den Koordinator der Aufforderung und seine Vorgesetzten gerichtet ist.

Anschließend unterzeichnen Experten mehrere Dokumente, in denen sie bestätigen, dass sie keine Interessenkonflikte haben. Die Software, die für die Verwaltung der Bewertung von Vorschlägen verwendet wird, erfordert auch, dass die Experten bestätigen, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.

Verhaltenskodex

Der Mustervertrag im Zusammenhang mit der Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen von Sachverständigen enthält in Anhang 1 verschiedene Verhaltenskodizes für verschiedene Kategorien von Sachverständigen [15].

Die Kommission bestätigte, dass für externe Sachverständige des EEF der Verhaltenskodex mit dem Titel „EVALUATORS — ALL (außer Beobachter)“ gilt.

Der Verhaltenskodex enthält eine allgemeine Verpflichtung zur Unparteilichkeit und legt Folgendes fest:

Situationen, die automatisch als Interessenkonflikte angesehen werden, auf die in bestimmten Fällen unter außergewöhnlichen und hinreichend begründeten Umständen verzichtet werden kann.

Umstände, die zu Interessenkonflikten führen können.

Darüber hinaus verpflichtet der Kodex den Sachverständigen, durch Unterzeichnung einer Erklärung zu bestätigen, dass kein Interessenkonflikt entsteht, bevor er mit seiner Arbeit beginnt, und die Anstellungsbehörde unverzüglich zu informieren, wenn dem Sachverständigen ein Interessenkonflikt bekannt ist (oder bekannt wird).

Zusätzliche Informationen

Die Kommission erklärte, dass die Liste der Sachverständigen nicht offengelegt wird, um Folgendes zu verhindern:

· die Sachverständigen davon abzuhalten, von Dritten unter Druck gesetzt zu werden und ihre Unabhängigkeit zu wahren;

· Aufdeckung des spezifischen Fachwissens der Experten auf dem sensiblen Gebiet der Verteidigungsindustrie und Untergrabung ihrer Sicherheitsnachweise;

· dass die Verbindung zwischen einem Sachverständigen und einem Thema und/oder Vorschlag nachvollzogen werden kann, was sich negativ auf die Integrität des Bewertungsprozesses auswirkt. Es gibt eine begrenzte Anzahl von (i) Aufforderungsthemen und (ii) manchmal von Vorschlägen, die unter Themen eingegangen sind.

Die Kommission erklärte jedoch, dass die Mitgliedstaaten die Sachverständigen unter die Lupe nehmen:

1. im Programmausschuss (der ein Ausschuss ist), in dem die Liste der Sachverständigen, die die Kommission unterstützen, jährlich geteilt wird ^[16], und
2. indem sie ihre Sicherheitsnachweise vor ihrer Ernennung durch die nationalen Sicherheitsbehörden validieren und jeden Experten untersuchen.

4. Schlussfolgerung

Diese Initiative hat es dem Bürgerbeauftragten ermöglicht, einen Einblick in die Maßnahmen zu erhalten, die die Kommission ergriffen hat, um sicherzustellen, dass die Einbeziehung externer Sachverständiger in das Ethik-Screening und die Bewertung von Vorschlägen für den EEF nicht zu Interessenkonflikten führt.

Die Bürgerbeauftragte dankt der Kommission für ihre Antwort auf ihre Fragen und die zusätzlichen Informationen.

Auf dieser Grundlage stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission beim Umgang mit Interessenkonflikten einen „Unternehmensansatz“ anwendet, der sich weitgehend auf die Selbsterklärung der ausgewählten Experten zu Interessenkonflikten stützt.

Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass die Kommission keine weitere Bewertung von Interessenkonflikten durchführt, es sei denn, der Projektbeauftragte der Kommission hat in der Vorphase oder vor Eingang der Projektvorschläge auf der Grundlage einer Analyse des Lebenslaufs der Sachverständigen einen Interessenkonflikt festgestellt, um diese Sachverständigen daran zu hindern, beispielsweise Vorschläge ihrer Arbeitgeber zu bewerten.

Der Bürgerbeauftragte wird die Entwicklungen in diesem wichtigen Bereich weiterhin beobachten und überlegt, ob die Angelegenheit im Rahmen einer Initiativuntersuchung geprüft werden soll.

ENDE DER ANMERKUNG

[1] Siehe: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] Verordnung (EU) 2021/697 zur Einrichtung des Europäischen Verteidigungsfonds https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] Im Einklang mit Artikel 237 der EU-Haushaltsordnung.

[4] Siehe Artikel 26 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2021/697, in dem es in den einschlägigen Teilen heißt: „Abweichend von Artikel 237 der Haushaltsordnung wird die Liste der unabhängigen Sachverständigen nicht veröffentlicht.“

[5] Siehe https://www.ombudsman.europa.eu/de/opening-summary/de/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/de/doc/correspondence/de/169355

[8] Verordnung (EU) 2018/1046 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Leitlinien zur Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten gemäß der Haushaltsordnung

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] Gemäß Artikel 26 der EEF-Verordnung

[11] Gemäß Artikel 237 der Haushaltsordnung

[12] Gemäß Artikel 7 der EEF-Verordnung

[13] Weitere Informationen auf den Seiten 8 und 9 des Vademekums der Kommission: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum-Section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
In dem Leitfaden heißt es: „Wählen Sie keine der folgenden Optionen aus (da bei ihnen immer davon ausgegangen wird, dass sie einen Interessenkonflikt haben):
− Mitglieder einer von der Kommission eingesetzten Beratungsgruppe zur Beratung bei der Ausarbeitung der Arbeitsprogramme der EU oder von Euratom für Horizont 2020 in einem Bereich im Zusammenhang mit der betreffenden Aufforderung
− Nationale Kontaktstellen oder Personen, die direkt für das Enterprise Europe Network tätig sind
− Mitglieder eines Horizont-2020-Programmausschusses.“

[14] Der verwendete Mustertext enthält die Zeile: „Ich erkläre, dass ich an keinem Vorschlag, der zur Bewertung im Rahmen des EEF eingereicht wird, beteiligt bin. Die Aufforderung(en) zur Einreichung von Vorschlägen [..]“

[15] Siehe: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Siehe Artikel 34 Absatz 4 der EEF-Verordnung, obwohl sich die Kontrolle dieses Ausschusses offenbar darauf beschränkt, die Transparenz der „Sicherheitsnachweise“ der ernannten Sachverständigen zu gewährleisten.