Strasbourg, den 15. oktober 2021

Strategisk undersøgelse OI/1/2021/KR

Om: Møde om, hvordan Europa-Kommissionen håndterer udfordringen med personalets "svingdøre"

Kære formand

Mit undersøgelsesteam har nu inspiceret 100 sager fra Kommissionen vedrørende ansøgninger fra (tidligere) ansatte i Kommissionen om at påbegynde en aktivitet enten efter at have forladt eller på orlov uden løn fra Kommissionen i forbindelse med min undersøgelse af, hvordan Kommissionen forvalter sådanne "svingdørsbevægelser".

Tak for dit samarbejde indtil videre. Jeg har nu besluttet, at det er nødvendigt, at mit undersøgelseshold mødes med de relevante repræsentanter for Kommissionen for at drøfte spørgsmålene i bilag I og spørgsmålene vedrørende individuelle sager (bilag II)^[1].

Som ombudsmand anerkender jeg vanskeligheden ved at finde en balance mellem retten til at arbejde og til at forfølge en karriere efter eget valg og behovet for at undgå en opfattet eller faktisk interessekonflikt mellem den private interesse, der nu betjenes, og den offentlige interesse. Begrænsning af retten til at forfølge en bestemt karriere skal være forholdsmæssig og nødvendig for at opfylde en legitim offentlig interesse, f.eks. for at bevare offentlighedens tillid til en uafhængig forvaltning.

Når det er sagt, udtalte jeg følgende, da jeg afsluttede min tidligere undersøgelse af, hvordan Kommissionen håndterer dette spørgsmål i februar 2019:

"Kommissionen er uden tvivl nødt til at foretage en mere solid vurdering, når ledende medarbejdere forlader Kommissionen for den private sektor, og hvor en sådan flytning kan føre til en konflikt med Kommissionens interesser. Dette er særlig relevant på nuværende tidspunkt i lyset af de meget betydelige og højt profilerede sager, som [Generaldirektoratet for Konkurrence] har indledt i de seneste år".^[2]

Jeg ville være taknemmelig, hvis Deres kontor kunne kontakte Angela Marcos Figueruelo og/eller Koen Roovers , to af de undersøgelsesmedarbejdere, der behandler denne undersøgelse, for at aftale, hvordan mødet skal tilrettelægges, helst inden midten af november 2021.

Oplysninger eller dokumenter, som Deres institution anser for at være fortrolige, vil ikke blive offentliggjort uden Kommissionens forudgående samtykke ^[3].

Tak for dit fortsatte samarbejde.

Din oprigtigt,

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Indkapslinger:

· Bilag I med generelle spørgsmål

· Bilag II med spørgsmål vedrørende individuelle sager.

Bilag I

Spørgsmål om Kommissionens tilgang til svingdørssituationer

Vedrørende afgørelser om tidligere ansattes aktiviteter efter fratrædelse [4]:

1. På grundlag af inspektionen ser det ud til, at lovgivers mulighed for at forbyde et nyt job, jf. artikel 16 i personalevedtægten, sjældent anvendes. Hvor mange af de artikel 16-afgørelser, som Kommissionen har vedtaget i 2019, 2020 og 2021 (til dato), omfattede et (midlertidigt) forbud mod den påtænkte aktivitet?

2. Hvordan sikrer Kommissionen sammenhæng i de beslutninger, den træffer vedrørende nye job hos tidligere ansatte, som kan synes at udgøre sammenlignelige risici for interessekonflikter?

Sådanne risici kan omfatte en ansats foregribende foranstaltninger forud for overgangen til en ny rolle, som kan mangle upartiskhed; eller fremtidige aktiviteter, der er direkte forbundet med den enkeltes arbejde i løbet af de seneste tre års tjeneste ved Kommissionen.

3. Når det generaldirektorat (GD), som en tidligere ansat senest har arbejdet i, høres af GD for Menneskelige Ressourcer (HR), er der vedlagt "retningslinjer", som skal anvendes ved vurderingen af den tidligere ansattes påtænkte job.

Kan De vedlægge en kopi af disse retningslinjer?

4. Hvordan sikrer Kommissionen overholdelse af de begrænsninger, der indgår i dens afgørelser for at mindske risikoen for interessekonflikter i forbindelse med tidligere ansattes nye job?

Er der tilfælde, hvor disse risici er blevet realiseret, og i bekræftende fald hvilke foranstaltninger er der truffet?

5. Accepterer Kommissionen, at tidligere ansatte – som den har udelukket fra at arbejde med visse sager eller spørgsmål, der er direkte forbundet med deres tidligere roller – ikke desto mindre kan rådgive deres nye kolleger om sådanne spørgsmål – f.eks. inden for et advokatfirma?

Hvis Kommissionen anerkender dette som en risiko, hvad gør den så for at imødegå en sådan risiko gennem overvågning?

6. Hvis tidligere ansatte, der deltager i Kommissionens initiativ »aktiv senior«^[5], også ansøger om at påbegynde en (aflønnet) ekstern aktivitet, hvordan sikrer Kommissionen så forenelighed og ingen potentiel interessekonflikt?

7. Hvordan håndterer Kommissionen enhver risiko for interessekonflikter mellem tidligere ansattes roller som særlige rådgivere for Kommissionen og deres aktiviteter efter fratrædelse?

8. Når en tidligere ansat, der senest har arbejdet i GD, høres om forskellige anmodninger om jobtilladelse fra den tidligere ansatte, modtager GD'et da kopier af Kommissionens afgørelser, når de vedtages?

Hvis ikke, hvorfor så ikke?

9. Kommissionen hører det blandede udvalg af ansatte og institutionelle repræsentanter om anmodninger om tilladelse til tidligere ansattes aktiviteter efter fratrædelse. Det Blandede Udvalg kan afgive sin udtalelse på grundlag af en skriftlig procedure eller på grundlag af en fysisk drøftelse.

Hvad er kriterierne for afholdelse af et personligt møde?

10. Informerer Kommissionen Det Blandede Udvalg om de endelige afgørelser om anmodninger om godkendelse af tidligere ansattes påtænkte job, når de er vedtaget?

Vedrørende afgørelser om eksterne aktiviteter for personale, der er på orlov uden løn af personlige årsager ^[6]:

11. Hvordan sikrer Kommissionen sammenhæng i de afgørelser, den træffer vedrørende eksterne aktiviteter for ansatte, der er på orlov uden løn af personlige årsager, som kan synes at udgøre en sammenlignelig risiko for interessekonflikter, f.eks. på grund af en risiko for skade på Kommissionens omdømme?

12. Hvordan sikrer Kommissionen overholdelse af begrænsningerne i sine afgørelser, der har til formål at mindske risikoen for interessekonflikter i forbindelse med eksterne aktiviteter for medarbejdere, der er på orlov uden løn?

13. Søger GD HR mere detaljerede oplysninger ud over den generelle beskrivelse af den aktivitet, som ansøgeren har indsendt?

Dette kan f.eks. opstå, hvis medarbejderen flytter til et advokatfirma eller konsulentfirma, hvor der kan opstå spørgsmål om karakteren af de klienter og sager, som medarbejderen har til hensigt at arbejde for/på?

Hvis ja, kan du give nogle eksempler?

[1] Da disse spørgsmål indeholder personoplysninger, er de medtaget i et bilag, der skal behandles fortroligt på dette tidspunkt i undersøgelsen.

[2] Jf. https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608, punkt 43.

[3] Mærk venligst tydeligt sådant materiale "Fortroligt". Krypterede e-mails kan sendes til vores særlige postkasse Oplysninger og dokumenter af denne art vil blive slettet fra Den Europæiske Ombudsmands filer, kort efter at undersøgelsen er afsluttet.

[4] Dette vedrører afgørelser baseret på artikel 16 i personalevedtægten, se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] I henhold til initiativet "aktiv senior" kan tidligere ansatte på frivillig basis deltage i ulønnede opgaver eller aktiviteter, der udøves i Kommissionen.

[6] Dette vedrører afgørelser baseret på artikel 12b sammenholdt med artikel 40 i personalevedtægten, se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.