Strasbourg, den 15. oktober 2021

Strategisk undersøgelse OI/1/2021/KR

Om: Møde om, hvordan Europa-Kommissionen håndterer udfordringen med personalets "svingdørssituationer"

Kære formand

Mit undersøgelsesteam har nu inspiceret 100 sager fra Kommissionen vedrørende ansøgninger fra (tidligere) ansatte i Kommissionen om at påbegynde en aktivitet enten efter fratræden eller under ulønnet orlov fra Kommissionen i forbindelse med min undersøgelse af, hvordan Kommissionen håndterer sådanne "svingdørsbevægelser".

Tak for jeres samarbejde indtil videre. Jeg har nu besluttet, at det er nødvendigt, at mit undersøgelseshold mødes med de relevante repræsentanter for Kommissionen for at drøfte spørgsmålene i bilag I og spørgsmålene vedrørende individuelle sager (bilag II)^[1].

Som ombudsmand anerkender jeg vanskeligheden ved at finde en balance mellem retten til at arbejde og til at forfølge en karriere efter eget valg og behovet for at undgå en opfattet eller faktisk interessekonflikt mellem den private interesse, der nu varetages, og den offentlige interesse. Begrænsningen af retten til at forfølge en bestemt karriere skal være forholdsmæssig og nødvendig for at opfylde en legitim offentlig interesse, f.eks. for at bevare offentlighedens tillid til en uafhængig forvaltning.

Når det er sagt, anførte jeg følgende, da jeg afsluttede min tidligere undersøgelse af, hvordan Kommissionen håndterer dette spørgsmål i februar 2019:

"Kommissionen er formentlig nødt til at foretage en mere robust vurdering, når ledende medarbejdere forlader Kommissionen til fordel for den private sektor, og når et sådant skridt kan føre til en konflikt med Kommissionens interesser. Dette er særlig relevant på nuværende tidspunkt i lyset af de meget betydelige og højt profilerede sager, som [Generaldirektoratet for Konkurrence] har indledt i de seneste år".^[2]

De bedes venligst kontakte Angela Marcos Figueruelo og/eller Koen Roovers ,, to af de undersøgelsesmedarbejdere, der behandler denne undersøgelse, for at aftale de nærmere bestemmelser for mødet, helst inden midten af november 2021.

Oplysninger eller dokumenter, som Deres institution anser for fortrolige, vil ikke blive offentliggjort uden Kommissionens forudgående samtykke ^[3].

Tak for jeres fortsatte samarbejde.

Din oprigtige,

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Vedhæftninger:

· Bilag I med generelle spørgsmål

· Bilag II med spørgsmål vedrørende enkeltsager.

Bilag I

Spørgsmål om Kommissionens tilgang til svingdørssituationer

Vedrørende afgørelser om tidligere ansattes aktiviteter efter fratrædelse [4]:

1. På grundlag af inspektionen ser det ud til, at lovgiverens mulighed for at forbyde et nyt job, jf. artikel 16 i personalevedtægten, sjældent anvendes. Hvor mange af de artikel 16-afgørelser, som Kommissionen vedtog i 2019, 2020 og 2021 (til dato), omfattede et (midlertidigt) forbud mod den påtænkte aktivitet?

2. Hvordan sikrer Kommissionen konsekvens i de beslutninger, den træffer vedrørende nye job til tidligere ansatte, som kan synes at udgøre sammenlignelige risici for interessekonflikter?

Sådanne risici kan omfatte foregribende foranstaltninger fra en medarbejders side forud for overgangen til en ny rolle, som kan mangle upartiskhed eller fremtidige aktiviteter med direkte tilknytning til den enkeltes arbejde i løbet af de seneste tre års tjeneste ved Kommissionen.

3. Når det generaldirektorat (GD), som en tidligere ansat senest har arbejdet i, høres af GD for Menneskelige Ressourcer (HR), gives der i bilaget "retningslinjer", der skal anvendes ved vurderingen af den tidligere ansattes påtænkte job.

Vedlæg venligst en kopi af disse retningslinjer.

4. Hvordan sikrer Kommissionen overholdelsen af de begrænsninger, der indgår i dens beslutninger om at mindske risikoen for interessekonflikter i forbindelse med tidligere medarbejderes nye job?

Er der tilfælde, hvor disse risici er blevet realiseret, og i bekræftende fald hvilke foranstaltninger er der truffet?

5. Accepterer Kommissionen, at tidligere ansatte – som den har udelukket fra at arbejde med visse sager eller spørgsmål, der er direkte forbundet med deres tidligere roller – ikke desto mindre kan rådgive deres nye kolleger om sådanne spørgsmål – f.eks. inden for et advokatfirma?

Hvis Kommissionen anerkender dette som en risiko, hvad gør den så for at imødegå en sådan risiko ved hjælp af overvågning?

6. Hvis tidligere ansatte, der deltager i Kommissionens initiativ "aktiv senior"^[5], også ansøger om at påbegynde en (aflønnet) ekstern aktivitet, hvordan sikrer Kommissionen så forenelighed og ingen potentielle interessekonflikter?

7. Hvordan imødegår Kommissionen enhver risiko for interessekonflikter mellem tidligere ansattes roller som særlige rådgivere for Kommissionen og deres aktiviteter efter fratrædelse?

8. Når en tidligere ansats seneste arbejde i GD'et høres om forskellige jobgodkendelsesanmodninger fra den tidligere ansatte, modtager GD'et da kopier af Kommissionens afgørelser, når de vedtages?

Hvis ikke, hvorfor så ikke?

9. Kommissionen hører Det Blandede Udvalg af Personalerepræsentanter og Institutionelle Repræsentanter om anmodninger om tilladelse til tidligere ansattes aktiviteter efter fratrædelse. Det blandede udvalg kan afgive udtalelse på grundlag af en skriftlig procedure eller på grundlag af en personlig drøftelse.

Hvad er kriterierne for afholdelse af et personligt møde?

10. Underretter Kommissionen Det Blandede Udvalg om de endelige afgørelser om anmodninger om godkendelse af planlagte job til tidligere ansatte, når de er vedtaget?

Vedrørende afgørelser om eksterne aktiviteter for ansatte, der har tjenestefrihed uden løn af personlige årsager ^[6]:

11. Hvordan sikrer Kommissionen konsekvens i de beslutninger, den træffer vedrørende eksterne aktiviteter for ansatte, der har tjenestefrihed uden løn af personlige årsager, som kan synes at udgøre en sammenlignelig risiko for interessekonflikter, f.eks. på grund af en risiko for skade på Kommissionens omdømme?

12. Hvordan sikrer Kommissionen overholdelsen af de begrænsninger, der indgår i dens afgørelser, og som har til formål at mindske risikoen for interessekonflikter i forbindelse med eksterne aktiviteter for ansatte, der er på orlov uden løn?

13. Søger GD HR mere detaljerede oplysninger ud over den generelle beskrivelse af den aktivitet, som ansøgeren har fremlagt?

Dette kan f.eks. opstå, hvis medarbejderen flytter til et advokatfirma eller konsulentfirma, hvor der kan opstå spørgsmål om arten af klienterne og sager, som medarbejderen har til hensigt at arbejde for/på?

Hvis ja, kan du give nogle eksempler?

[1] Da disse spørgsmål indeholder personoplysninger, er de medtaget i et bilag, der skal behandles fortroligt på dette trin i undersøgelsen.

[2] Se: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608, punkt 43.

[3] Angiv tydeligt dette materiale "Fortroligt". Krypterede e-mails kan sendes til vores særlige postkasse Oplysninger og dokumenter af denne art vil blive slettet fra Den Europæiske Ombudsmands sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

[4] Dette vedrører afgørelser baseret på artikel 16 i personalevedtægten, se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] I henhold til initiativet "aktiv senior" kan tidligere ansatte på frivillig basis deltage i ulønnede opgaver eller aktiviteter, der udføres i Kommissionen.

[6] Dette vedrører afgørelser baseret på artikel 12b sammenholdt med artikel 40 i personalevedtægten, se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.