Baggrunden for klagen

1. Klageren deltog i EPSO's udvælgelsesprøve AD/322/16. Den 17. juni 2016 opfordrede EPSO ham til at tilmelde sig de computerbaserede prøver, der skulle finde sted mellem den 7. og den 22. juli 2016. Klageren kunne ikke deltage i prøverne, fordi han havde bestilt en rejse til udlandet i samme periode. I betragtning af at EPSO burde have informeret ansøgerne om tidspunktet for prøveperioden meget mere på forhånd, henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

2. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen og identificerede følgende spørgsmål:

Klageren var ikke i stand til at aflægge de computerbaserede prøver i udvælgelsesprøve AD/322/16, fordi EPSO ifølge klageren ikke informerede ansøgerne i tilstrækkelig god tid inden tidspunktet for prøveperioden for prøverne. EPSO bør underrette ansøgerne om prøveperioden i god tid.

EPSO bør gøre oplysninger om prøveperioden let tilgængelige på sit websted, i stillingsopslaget eller i en ansøgers EPSO-konto.

EPSO bør omorganisere prøven efter sommeren, f.eks. i september. Da klageren blev forhindret i at tage prøven, bør EPSO give ham mulighed for at tage den.

3. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden EPSO's svar på klagen og et yderligere svar efter Ombudsmandens yderligere undersøgelsesskrivelse. I denne skrivelse foreslog Ombudsmanden forskellige muligheder[1], der giver ansøgerne mulighed for bedre at tilrettelægge deres liv, så de står til rådighed for prøverne, og anmodede EPSO om at overveje at anvende dem. Ombudsmandens afgørelse tager hensyn til parternes argumenter og synspunkter.

Underretning af ansøgerne i tilstrækkelig god tid inden tidspunktet for prøveperioden

Argumenter forelagt Ombudsmanden

4. Klageren sagde, at EPSO ikke havde offentliggjort tidsplanen for udvælgelsesprøvens forskellige faser og prøvetiderne på sit websted i tilstrækkelig god tid i forvejen. EPSO underrettede først klageren om prøvetiderne den 17. juni 2016, mens prøveperioden begyndte mindre end tre uger senere den 7. juli 2016. Testene fandt sted i ferieperioden og over en periode på kun 2 uger. På grund af det sene varsel kunne klageren ikke deltage i prøverne, da han allerede havde planlagt en rejse til udlandet.

5. EPSO svarede, at det fremgik af meddelelsen om udvælgelsesprøven, at "hvisantallet af ansøgere pr. lønklasse overstiger en vis grænse [...], vil alle ansøgere, der har valideret deres ansøgning inden fristens udløb, blive indkaldt til at aflægge en række multiple choice-prøver på computer [...]".EPSO var nødt til at vente til udgangen af ansøgningsperioden, dvs. den 14. juni 2016, for at afgøre, om disse prøver ville blive afholdt. Den 17. juni 2016 besluttede EPSO at afholde prøverne og opfordrede ansøgerne til at tilmelde sig. Testene skulle finde sted mellem den 7. og den 22. juli 2016. Klageren registrerede sig ikke.

6. EPSO tilføjede, at det forstår klagerens frustration, og at det beklager, at klageren ikke kunne tilmelde sig prøverne. På grundlag af Ombudsmandens afgørelse i sag 1906/2011/TN[2] fandt EPSO det imidlertid tilstrækkeligt at underrette ansøgerne to uger før prøven. EPSO anførte, at det gør sit yderste for at træffe og meddele afgørelser vedrørende datoerne for prøverne så hurtigt som muligt for at begrænse eventuelle negative konsekvenser for ansøgerne, og at det fuldt ud respekterer Ombudsmandens henstilling om at underrette ansøgerne mindst to uger i forvejen.

7. I forbindelse med denne udvælgelsesprøve underrettede EPSO ansøgerne den 17. juni 2016. Der var således mere end en måned mellem den dag, hvor oplysningerne blev givet, og den sidste dag, hvor ansøgerne kunne aflægge prøven (22. juli 2016). Testene blev afholdt i testcentre i alle 28 medlemsstater, og klageren kunne tage testen i en hvilken som helst af dem.

8. I sit yderligere svar meddelte EPSO Ombudsmanden, at det havde indført en ny publikationspolitik, som tilfældigvis gennemfører nogle forslag, som Ombudsmanden også har fremsat. Siden den 1. januar 2017 har EPSO offentliggjort en vejledende planlægning for alle faser af hver enkelt udvælgelsesprøve på sit websted. EPSO opdaterer planlægningen senest to uger før prøverne, men EPSO gør sit bedste for at opdatere oplysningerne tidligere. Indkaldelsen til prøverne offentliggøres i ansøgerens EPSO-konto senest to uger før prøverne. EPSO anførte også, at det bestræber sig på at informere ansøgerne i god tid inden to uger før prøverne og henviste til et tilfælde, hvor der var givet tre måneders varsel.

9. EPSO påpegede imidlertid, at det ikke er muligt at offentliggøre en fuldstændig vejledende planlægning i meddelelsen om udvælgelsesprøven, fordi disse oplysninger ikke er tilgængelige på dette tidspunkt. Planlægningen af udvælgelsesprøven besluttes i tæt samarbejde med medlemmerne af udvælgelseskomitéen, som ikke alle nødvendigvis udpeges inden færdiggørelsen/oversættelsen af meddelelsen om udvælgelsesprøven. Der er også andre begrænsninger, der påvirker planlægningen af udvælgelsesprøver, f.eks. antallet af ansøgere. Dette kan ikke være kendt før ansøgningsperiodens udløb.

Ombudsmandens vurdering

10. I sag 1906/2011/TN var Ombudsmanden af den opfattelse, at hvis ansøgerne får oplysninger om prøvetiderne to uger i forvejen,udgør " to uger en rimelig frist",som bør give dem mulighed for at træffe de nødvendige foranstaltninger. Ombudsmanden mener derfor ikke, at EPSO's adfærd udgjorde fejl eller forsømmelser, fordi EPSO fulgte Ombudsmandens synspunkt og underrettede klageren mere end to uger forud for prøvedatoerne. Faktisk var der næsten 3 uger før testperiodens start og mere end 5 uger før den sluttede.

11. Ombudsmanden erkender, at fristen på to uger i visse ansøgeres særlige situation muligvis ikke er tilstrækkelig. Hun glæder sig derfor over, at EPSO nu har forbedret sin praksis på dette område yderligere og navnlig nu offentliggør en foreløbig vejledende tidsplan for de forskellige faser af udvælgelsesprøven.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion[3]:

EPSO har ikke begået fejl eller forsømmelser.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 1. juni 2017

[1] Ombudsmanden nævnte f.eks. offentliggørelse af en foreløbig vejledende tidsplan ("planlægning af indicatif") for forskellige udvælgelsesprøvefaser og underretning af ansøgerne om et minimumstidsrum mellem ansøgningsperiodens udløb og prøverne (f.eks. to måneder), navnlig hvis prøverne vil finde sted i de sædvanlige ferieperioder.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49316/html.bookmark

[3] Oplysninger om klageproceduren findes på Ombudsmandens websted: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark