Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i dokumenter fra Den Europæiske Unions Asylagentur (EUAA) vedrørende forholdene for uledsagede mindreårige i EU-finansierede flygtningefaciliteter i Grækenland. EUAA identificerede 53 dokumenter som værende omfattet af anmodningen og gav delvis aktindsigt i dem alle. Ved at nægte fuld aktindsigt påberåbte EUAA sig flere undtagelser fra retten til aktindsigt på grundlag af beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet, EUAA's beslutningsproces og offentlighedens interesser med hensyn til den offentlige sikkerhed. EUAA hævdede navnlig, at de ønskede dokumenter indeholder følsomme oplysninger om personer, der opholder sig i specifikke faciliteter, og foreløbige oplysninger om situationen i disse faciliteter, som stilles til rådighed af de nationale myndigheder på et fortroligt grundlag. Offentliggørelsen af sidstnævnte oplysninger kan underminere disse myndigheders tillid til EUAA og dermed EUAA's beslutningsprocesser og offentlige sikkerhed.

Klageren var utilfreds med dette svar og de anvendte redigeringer og henvendte sig til Ombudsmanden.

Ombudsmandens undersøgelsesteam inspicerede de uredigerede versioner af de ønskede dokumenter og drøftede de anvendte redigeringer med repræsentanter for EUAA. På dette grundlag accepterede Ombudsmanden EUAA's argumenter vedrørende behovet for at beskytte privatlivets fred og integriteten for særligt sårbare personer, der opholder sig i specifikke faciliteter. Hun anerkendte også EUAA's vide skønsmargen i forbindelse med anvendelsen af undtagelsen vedrørende den offentlige sikkerhed, som kan blive negativt påvirket, hvis EUAA videregiver oplysninger, der deles af de nationale myndigheder i fortrolighed, hvilket afskrækker dem fra at arbejde tæt sammen med EUAA og dets udsendte personale. I betragtning af de følsomme arbejdsvilkår for EUAA's personale, der er udstationeret for at bistå de nationale myndigheder, fandt Ombudsmanden desuden, at EUAA med rimelighed kunne søge at beskytte sine medarbejderes bemærkninger vedrørende specifikke faciliteter på grundlag af undtagelsen vedrørende beskyttelse af EUAA's beslutningsproces.

Når det er sagt, var Ombudsmanden ikke helt overbevist af alle EUAA's begrundelser vedrørende de anvendte redigeringer og deres sammenhæng. I betragtning af den brede delvise aktindsigt, som EUAA allerede havde givet i de ønskede dokumenter, fandt Ombudsmanden imidlertid, at det ikke var berettiget at foretage yderligere undersøgelser af denne klage. Hun afsluttede derfor sagen og fremsatte et forslag til forbedring.

 

Sagen vedrørte en anmodning om aktindsigt i "modelkort" vedrørende Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejdes (Europols) værktøjer til kunstig intelligens (AI). Modelkort indeholder oplysninger om AI-værktøjernes tilsigtede anvendelse og deres evalueringer. Europol identificerede fire dokumenter, der falder ind under anmodningens anvendelsesområde. Den afslog at give aktindsigt i tre dokumenter i deres helhed og gav delvis aktindsigt i det resterende dokument. Europol støttede sig herved på behovet for at beskytte offentlighedens interesser med hensyn til den offentlige sikkerhed.

Ombudsmandens undersøgelseshold undersøgte de omtvistede dokumenter og mødtes med repræsentanter for Europol. På grundlag heraf og i betragtning af den vide skønsmargen, som EU's institutioner og agenturer har, når de mener, at den offentlige sikkerhed er i fare, fandt Ombudsmanden, at Europols afgørelse om at afslå (fuld) aktindsigt ikke var åbenbart forkert. Da den offentlige interesse, der er på spil, ikke kan afløses af en anden offentlig interesse, der anses for vigtigere, afsluttede Ombudsmanden undersøgelsen og konstaterede, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden mente imidlertid, at Europols forklaringer til klageren om, hvorfor (fuld) aktindsigt i disse dokumenter skulle afslås, kunne have været mere specifikke, og henviste til et tidligere forslag til forbedringer, som hun havde fremsat i denne henseende. 

 

Klageren anmodede Europa-Kommissionen om aktindsigt i dokumenter vedrørende dens udvekslinger med den ungarske regering om retsvæsenets uafhængighed i forbindelse med Kommissionens vurdering af Ungarns berettigelse til samhørighedsfondene. Efter høring af de ungarske myndigheder gav Kommissionen afslag på aktindsigt i nogle af dokumenterne under henvisning til to undtagelser i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt. Mere specifikt hævdede Kommissionen, at udbredelse ville være til skade for formålet med dens undersøgelse for så vidt angår Ungarns berettigelse til samhørighedsfondene og landets beslutningsproces. Klageren anmodede Kommissionen om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse (ved at fremsætte en "genfremsat begæring"). Da Kommissionen ikke svarede inden for de gældende frister, henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Ombudsmanden indledte en undersøgelse af Kommissionens stiltiende afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter. Under Ombudsmandens undersøgelse vedtog Kommissionen sin bekræftende afgørelse. Den fastholdt sin beslutning om at nægte aktindsigt, men påberåbte sig en yderligere undtagelse, idet den gjorde gældende, at Europa-Parlamentet i mellemtiden havde indledt en retssag om sagen, og at udbredelse kunne være til skade for disse igangværende sager.

Ombudsmandens kontrolundersøgelse viste, at de ønskede dokumenter indeholder Ungarns selvevaluering, formelle spørgeskemaer, som Kommissionen sendte til de ungarske myndigheder, og de relevante ungarske myndigheders officielle svar på disse spørgsmål. De ønskede dokumenter danner således grundlag for Kommissionens afgørelse, som Parlamentet har indledt en retssag imod. De er hverken udarbejdet med henblik på den konkrete retssag eller indeholder interne retlige holdninger til omstridte spørgsmål hele vejen igennem.

Ombudsmanden var af den opfattelse, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad havde påvist, hvordan offentliggørelse af dokumenterne kunne underminere den pågældende retssag. Ombudsmanden var heller ikke overbevist af Kommissionens argument om, at udbredelsen kunne skade dens undersøgelse. Ombudsmanden understregede desuden betydningen af at informere offentligheden om Kommissionen og de ungarske myndigheders tiltag for at beskytte EU's finansielle interesser og sikre, at retsstatsprincippet overholdes. Ombudsmanden fandt derfor, at Kommissionens afslag på at give bred aktindsigt i de ønskede dokumenter udgjorde fejl eller forsømmelser, og anbefalede, at Kommissionen genovervejede sin holdning til anmodningen om aktindsigt.

Som svar herpå bekræftede Kommissionen sin holdning om, at udbredelsen af de ønskede dokumenter ville være til skade for roen i den retslige procedure, som Parlamentet havde indledt, og dens undersøgelse af Ungarns berettigelse til samhørighedsfondene. Ombudsmanden fandt imidlertid, at Kommissionen ikke gav overbevisende forklaringer på, hvorfor der ikke kunne gives bredere aktindsigt i disse dokumenter. Ombudsmanden bekræftede derfor sin konklusion om fejl eller forsømmelser og afsluttede sagen.