Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel je nevládní organizace se sídlem v Bruselu, která se v letech 2011 až 2013 podílela na projektu financovaném EU zaměřeném na boj proti rasismu vůči Romům [1]. Projekt realizovala společně se subdodavatelem (neziskovou online platformou). Podmínky jejich spolupráce byly stanoveny v memorandu o porozumění a spolupráci (dohoda s poskytovatelem preferovaných služeb) v roce 2009. 

2. V roce 2014, po dokončení projektu, považovala Komise náklady vykázané žadatelem ve výši 170 000 EUR za nezpůsobilé. Komise tvrdila, že stěžovatel nedodržel platná pravidla upravující subdodávky v rámci nabídkových řízení EU, která byla stanovena v „grantové dohodě“ uzavřené mezi stěžovatelem a Komisí.

3. Stěžovatel se domníval, že Komise náklady nesprávně zamítla, a na konci roku 2015 se obrátil na veřejného ochránce práv.

Šetření

4. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření tvrzení stěžovatele, že Komise nesprávně považovala sporné náklady za nezpůsobilé.

5. V průběhu šetření obdržela veřejná ochránkyně práv odpověď Evropské komise na stížnost a následně připomínky stěžovatele v reakci na odpověď Komise. Komise dále zaslala veřejné ochránkyni práv závěrečnou zprávu o auditu provádění projektu vypracovanou externím auditorem. Stěžovatel v návaznosti na to zaslal další připomínky.

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

6. Stěžovatel tvrdí, že smlouva o poskytování preferovaných služeb (PSPA), kterou uzavřel se svým subdodavatelem v roce 2009, byla uzavřena v souladu s platnými pravidly. Na podporu svého tvrzení poskytla Komisi: informace o výzvě k podávání nabídek, jejímž prostřednictvím byl subdodavatel vybrán, kopie nabídek obdržených od tří uchazečů zařazených do užšího výběru, výňatek ze zápisu ze schůze „výkonné kanceláře“ stěžovatele, během níž byl subdodavatel vybrán, kopie PSPA a memorandum (právní poradenství) advokátní kanceláře specializující se na unijní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, které potvrzuje stanovisko stěžovatele.

7. Ve své odpovědi veřejné ochránkyni práv Komise uvedla, že:

Ø Finanční prostředky považovala za nezpůsobilé z důvodu „informací o nákladech, příslušných smlouvách a dalších podpůrných dokumentech“poskytnutých stěžovatelem. Komise poprvé upozornila na možné problémy týkající se subdodávek v únoru 2014. Na základě informací, které měla v té době k dispozici, považovala Komise příslušné náklady za nezpůsobilé a v květnu 2014 o tom stěžovatele informovala. Stěžovatel rozhodnutí Komise napadl a poskytl další informace. Komise stěžovateli odpověděla v říjnu 2014 a lednu 2015 a své závěry zachovala.

Ø Její dopisy odůvodňovaly své rozhodnutí a důsledně odkazovaly na příslušná ustanovení grantové dohody - články II.9 [2] a II.2.1 [3].

Ø Vzala v úvahu všechny informace poskytnuté žadatelem, jakož i další relevantní informace. Dopisy Komise nezmiňovaly některé dokumenty [4], na které stěžovatel odkazuje, protože je Komise obdržela v souvislosti s jiným projektem. Komise však tyto dokumenty pečlivě analyzovala, což její rozhodnutí nezměnilo. Je tomu tak zejména proto, že do smlouvy o veřejných zakázkách nebo různých nabídek předložených stěžovatelem byla zahrnuta pouze část poplatků, které měly být účtovány, aby se prokázalo, že její výzva k podávání nabídek byla založena na výběru nabídky nabízející „nejlepší poměr kvality a ceny“. Nabídky ani smlouva o veřejných zakázkách navíc neobsahují podrobný popis služeb, které mají být poskytnuty, a souvisejících cen. Z tohoto důvodu nebylo možné tyto dokumenty použít k posouzení, zda výzva k podávání nabídek vedla k výběru nabídky, která byla ekonomicky nejvýhodnější. Komise neobdržela žádnou jinou dokumentaci, kterou by bylo možné použít jako důkaz k prokázání této skutečnosti.

Ø Vzhledem k neshodě ohledně způsobilosti některých nákladů se Komise rozhodla zadat externí audit, aby ověřila své závěry. Komise uvedla, že to stěžovatel uvítal. Komise uvedla, že své rozhodnutí upraví, pokud externí audit prokáže, že je to nezbytné.

8. Následně Komise předala veřejné ochránkyni práv závěrečnou zprávu o auditu, která obsahovala tyto relevantní závěry:

„Z analýzy podkladů vyplynulo, že [subdodavateli] bylo zadáno několik činností. [subdodavatel] však funguje jako platforma, která sdružuje odborníky a poskytovatele služeb z několika členských států.

Koordinátor uvádí, že pro každou službu je žádost zaslána [subdodavateli], který tuto žádost rozesílá svým subdodavatelům k provedení. Tito subdodavatelé, mají-li zájem o poskytnutí služby, předloží [subdodavateli] nabídku.

Na základě našeho auditu jsme dospěli k následujícím závěrům:

1. Dospěli jsme k závěru, že [koordinátor projektu] neprovedl zadávací řízení za účelem výběru [subdodavatele]. [Stěžovatel] automaticky vybral [subdodavatele] pro tento projekt na základě předchozího zadávacího řízení, které bylo provedeno a kterého se [koordinátor projektu] neúčastnil, ani v němž byl tento konkrétní projekt zmíněn.

2. Nebyli jsme schopni ověřit žádné postupy týkající se výběru členů, které [subdodavatel] zadal subdodavateli k provádění činností projektu. Auditor proto dospěl k závěru, že důkazy o nabídkovém řízení mezi [subdodavatelem] a jeho členy nejsou k dispozici. V důsledku toho nemůžeme dospět k závěru o tom, jak byli tito subdodavatelé [subdodavatele] vybráni, ani o tom, jak organizovali a uzavřeli výběrové řízení.

3. Auditor nebyl schopen dospět k závěru o výsledcích služby poskytnuté subdodavateli [subdodavatele], kteří služební cesty prováděli. Nebyli jsme proto schopni posoudit výkon činností vykonávaných subdodavateli. Jediné dokumenty, které auditor mohl ověřit, byly faktury [subdodavatele] (a nikoli faktury od subdodavatelů), včetně velmi obecného popisu provedených činností a závěrečné zprávy o projektu, která obsahuje popis činností.

Vzhledem k výše uvedeným bodům jsme nebyli schopni určit:

1) zda vybrané nabídky (jak od [subdodavatele], tak od subdodavatelů) byly nejlepší z možností poskytujících nejlepší poměr kvality a ceny;

2) pokud skutečné náklady na činnost byly částkou fakturovanou [subdodavatelem]; a

3) pokud k činnosti skutečně došlo, jelikož popisy ve fakturách byly vágní a neprůkazné, pokud jde o poskytnuté služby.

Upozorňujeme, že [subdodavatel] se nachází na stejné adrese/telefonním čísle jako [stěžovatel] s různými registračními čísly [a může dojít ke střetu zájmů].

Proto nebylo možné určit, zda koordinátor plní své povinnosti týkající se nabídkových řízení. Auditoři proto trvají na zjištění týkajícím se nezpůsobilosti dotčené částky...“

9. Stěžovatel ve svých připomínkách nesouhlasil se stanoviskem Komise a zjištěními auditorů. Tvrdila, že:

Ø Komise a auditoři nezohlednili všechny dostupné důkazy, včetně kopií nabídek týkajících se všech příslušných subdodavatelských činností.

Ø Argumenty Komise a auditorů byly nekonzistentní a postupem času se vyvíjely.

Ø Na základě svých znalostí auditů Komise trval audit v jeho případě příliš dlouho.

Ø Článek II.9.1 grantové dohody týkající se subdodávek se nevztahuje na subdodavatelské dohody uzavřené před provedením grantové dohody, jako je PSPA.

Ø Pokud jde o možný střet zájmů, stěžovatel tvrdil, že pouze sdílí pracovní prostor se subdodavatelem a třemi dalšími organizacemi. Subdodavatel se však v době uzavření PSPA nacházel na jiné adrese. Stěžovatel vybral subdodavatele, protože byl jediným poskytovatelem, který nabídl, že bude účtovat pouze za své služby, a to bez dodatečných nákladů. Představoval tedy nejlepší poměr ceny a výkonu.

Ø Komise ve své replice uvedla nové argumenty, které byly nesprávné. Na rozdíl od toho, co tvrdila Komise, PSPA neodkazovala na procentní podíl poplatků, které měly být účtovány subdodavateli. Dokumenty předložené Komisi jasně ukazují dotčené služby, jakož i jejich cenu.

Posouzení veřejného ochránce práv

10. Spor vyplývá z článku II.9.1 grantové dohody, který stanoví: „Musí-li příjemci za účelem provedení akce uzavřít smlouvy a představují-li náklady na akci v rámci položky způsobilých přímých nákladů v odhadovaném rozpočtu, zadají zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce; při tom dbají na to, aby se vyhnuly jakémukoli střetu zájmů.“

11. V průběhu šetření stěžovatel tvrdil, že toto ustanovení by se nemělo vztahovat na konkrétní ujednání o subdodávkách dotčené v projednávané věci, které bylo uzavřeno před podpisem grantové dohody. Veřejná ochránkyně práv názor stěžovatele nesdílí. Článek II.9.1 grantové dohody je dostatečně široký na to, aby se vztahoval na subdodavatelskou dohodu dotčenou v projednávané věci. Jak uvedli auditoři ve své závěrečné zprávě, která podle všeho vyjadřuje konečné stanovisko Komise, jedním z problémů bylo, že koordinátor projektu neorganizoval žádné nabídkové řízení v konkrétních okamžicích, kdy byly dotčené činnosti zadány subdodavatelům. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že žádné ustanovení grantové dohody nepodporuje tvrzení, že článek II.9.1 grantové dohody by měl být považován za nepoužitelný na subdodávky činností po celou dobu trvání projektu (2011–2013), a to na základě rámcové dohody uzavřené jednotlivými roky příjemců před grantovou dohodou, konkrétně v roce 2009. Takový výklad by byl v rozporu s účelem článku II.9.1 grantové dohody, jehož cílem je zajistit účinné využití finančních prostředků EU z hospodářského hlediska na základě kritéria „nejlepšího poměru mezi kvalitou a cenou“. Soulad s účelem článku II.9.1 by vyžadoval provedení zvláštní výzvy k podávání nabídek. Stěžovatel se nemohl spoléhat pouze na dohodu o partnerství v oblasti veřejných služeb, která byla uzavřena v roce 2009, tedy před podpisem grantové dohody.

12. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že Komise zaslala stěžovateli několik dopisů týkajících se subdodávek. Z těchto dopisů vyplývá, že Komise tuto otázku důkladně přezkoumala s ohledem na všechny dostupné informace.

13. Komise vysvětlila, že stěžovatel předložil některé dokumenty v souvislosti s jiným projektem, a proto je Komise ve své korespondenci týkající se tohoto projektu nezmínila. Komise však ve své odpovědi na stížnost uvedla, že tyto dokumenty přezkoumala.

14. Veřejná ochránkyně práv dále konstatuje, že stěžovatel měl ve své korespondenci s Komisí a v souvislosti s auditem několik příležitostí se vyjádřit. Důkazy předložené veřejnému ochránci práv nepodporují názor, že Komise a auditoři ignorovali poskytnuté informace a argumenty předložené stěžovatelem. Uplatňovaný postup a závěr, ke kterému se dospělo, byly tedy spravedlivé.

15. Z celé korespondence navíc vyplývá, že Komise a auditoři byli důslední, když se domnívali, že stěžovatel neprokázal, že zajistil, aby činnosti účtované z rozpočtu EU byly prováděny v souladu s kritériem „nejlepšího poměru kvality a ceny“.

16. Závěrečná zpráva o auditu dále potvrzuje postoj Komise.

17. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že řízení bylo spravedlivé a že Komise před rozhodnutím o nezpůsobilosti sporných nákladů řádně zohlednila všechny argumenty a podklady stěžovatele.

18. Pokud jde o možný střet zájmů, ze závěrečné zprávy o auditu vyplývá, že tato otázka byla druhořadá a pro závěr Komise nebyla rozhodující. Veřejná ochránkyně práv však považuje za přiměřené, že Komise a auditoři poukázali na skutečnost, že stěžovatel a subdodavatel sdíleli stejnou adresu, telefonní a faxová čísla jako na faktor, který vyvolává obavy z možného střetu zájmů.

19. V této souvislosti a vzhledem k tomu, že ostatní argumenty předložené stěžovatelem nemohou změnit zjištění veřejného ochránce práv, dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv tento případ uzavírá s tímto závěrem:

Nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu ze strany Evropské komise.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Marta Hirsch-Ziembińska

vedoucí šetření a oddělení ICT ‐ 1

Štrasburk, 23. května 2018

[1] Úř. věst. Projekt „JÁ JSEM ROMA: Changing Mindsets“, č. j. JUST/2009/FRAC/AG/1245. Vedoucím projektu byla obec v členském státě EU a projekt probíhal od 1. února 2011 do 31. ledna 2013.

[2] Úř. věst. Článek II.9.1 zní takto: „Musí-li příjemci za účelem provedení akce uzavřít smlouvy a představují-li náklady na akci v rámci položky způsobilých přímých nákladů v odhadovaném rozpočtu, zadají zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce; dbají přitom na to, aby nedocházelo ke střetu zájmů.“

[3] Úř. věst. Článek II.2.1 zní takto: „Příjemci se zavazují přijmout veškerá nezbytná opatření, aby zabránili jakémukoli riziku střetu zájmů, který by mohl ovlivnit nestranné a objektivní plnění dohody. Takový střet zájmů by mohl vzniknout zejména v důsledku hospodářských zájmů, politické nebo národní spřízněnosti, rodinných nebo emocionálních důvodů nebo jakéhokoli jiného společného zájmu.

[4] Úř. věst. Výzva k podávání nabídek, kopie nabídek obdržených od tří uchazečů zařazených do užšího výběru a memorandum (právní poradenství) od advokátní kanceláře. Komise uvedla, že memorandum bylo vypracováno po poslední výměně korespondence mezi ní a stěžovatelem.