Souvislosti stížnosti

1. Stěžovatel je nevládní organizace se sídlem v Bruselu, která se v letech 2011 až 2013 podílela na projektu financovaném EU zaměřeném na boj proti rasismu vůči Romům [1]. Projekt realizovala společně se subdodavatelem (neziskovou online platformou). Podmínky jejich spolupráce byly stanoveny v memorandu o porozumění a spolupráci (smlouva s poskytovatelem preferovaných služeb) v roce 2009. 

2. V roce 2014 po dokončení projektu považovala Komise náklady požadované žadatelem ve výši 170 000 EUR za nezpůsobilé. Komise tvrdila, že stěžovatel nedodržel platná pravidla upravující subdodávky v rámci výzev EU k podávání nabídek, která byla stanovena v „grantové dohodě“ uzavřené mezi stěžovatelem a Komisí.

3. Stěžovatel se domníval, že Komise nesprávně zamítla náklady, a na konci roku 2015 se obrátil na veřejnou ochránkyni práv.

Šetření

4. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření tvrzení stěžovatele, že Komise nesprávně považovala sporné náklady za nezpůsobilé.

5. V průběhu šetření obdržel veřejný ochránce práv odpověď Evropské komise na stížnost a následně připomínky stěžovatele v reakci na odpověď Komise. Komise dále zaslala veřejné ochránkyni práv závěrečnou zprávu externího auditora o provádění projektu. Stěžovatel poté zaslal další připomínky.

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

6. Stěžovatel tvrdí, že smlouva o poskytování preferenčních služeb (PSPA), kterou uzavřel se svým subdodavatelem v roce 2009, byla uzavřena v souladu s platnými pravidly. Na podporu svého tvrzení předložila Komisi: informace o výzvě k podávání nabídek, jejímž prostřednictvím byl subdodavatel vybrán, kopie nabídek obdržených od tří uchazečů zařazených do užšího výběru, výňatek ze zápisu ze schůze „výkonné kanceláře“ stěžovatele, během níž byl subdodavatel vybrán, kopie PSPA a memorandum (právní poradenství) advokátní kanceláře specializující se na pravidla EU pro zadávání veřejných zakázek, které potvrzuje stanovisko stěžovatele.

7. Ve své odpovědi veřejné ochránkyni práv Komise uvedla, že:

Ø Považovala finanční prostředky za nezpůsobilé z důvodu „informací o nákladech, příslušných smlouvách a dalších podpůrných dokumentech“poskytnutých žadatelem. Komise poprvé upozornila na možné problémy související se subdodávkami v únoru 2014. Na základě informací, které měla v té době k dispozici, považovala Komise příslušné náklady za nezpůsobilé a v květnu 2014 o tom informovala žadatele. Stěžovatel rozhodnutí Komise napadl a poskytl další informace. Komise stěžovateli odpověděla v říjnu 2014 a lednu 2015 a trvala na svých závěrech.

Ø Ve svých dopisech uvedla důvody svého rozhodnutí a soustavně odkazovala na příslušná ustanovení grantové dohody – články II.9 [2] a II.2.1 [3].

Ø Vzala v úvahu všechny informace poskytnuté žadatelem, jakož i další relevantní informace. Dopisy Komise nezmiňovaly některé dokumenty [4], na které stěžovatel odkazuje, protože je Komise obdržela v souvislosti s jiným projektem. Komise však tyto dokumenty pečlivě analyzovala, což nezměnilo její rozhodnutí. Je tomu tak zejména proto, že v PSPA nebo v různých nabídkách předložených stěžovatelem byla zahrnuta pouze část poplatků, které mají být účtovány, aby se prokázalo, že jeho výzva k podávání nabídek byla založena na výběru nabídky, která nabízí „nejlepší poměr kvality a ceny“. Nabídková řízení ani PSPA navíc neobsahují žádný podrobný popis služeb, které mají být poskytnuty, a souvisejících cen. Z tohoto důvodu nebylo možné použít tyto dokumenty k posouzení, zda výzva k podávání nabídek vedla k výběru nabídky s nejlepší „hodnotou za vynaložené prostředky“. Komise neobdržela žádnou další dokumentaci, kterou by bylo možné použít jako důkaz.

Ø Vzhledem k neshodě ohledně způsobilosti některých nákladů se Komise rozhodla zadat externí audit, aby ověřila své závěry. Komise uvedla, že stěžovatel tuto skutečnost uvítal. Komise uvedla, že své rozhodnutí upraví, pokud externí audit prokáže, že je to nezbytné.

8. Komise následně předala veřejné ochránkyni práv závěrečnou zprávu o auditu, která obsahovala tyto příslušné závěry:

„Z analýzy podkladů vyplynulo, že [subdodavateli] bylo zadáno několik činností. [Subdodavatel] však funguje jako platforma, která sdružuje odborníky a poskytovatele služeb z několika členských států.

Koordinátor uvádí, že u každé služby je žádost zaslána [subdodavateli], který tuto žádost rozešle svým subdodavatelům k provedení. Tito subdodavatelé, mají-li zájem o poskytování služby, učiní nabídku [subdodavateli].

Na základě našeho auditu jsme dospěli k následujícím závěrům:

1. Dospěli jsme k závěru, že [koordinátor projektu] neprovedl zadávací řízení za účelem výběru [subdodavatele]. [Stěžovatel] automaticky vybral [subdodavatele] pro tento projekt na základě předchozího nabídkového řízení, které proběhlo a kterého se [koordinátor projektu] neúčastnil ani v němž byl tento konkrétní projekt zmíněn.

2. Nemohli jsme ověřit žádné postupy související s výběrem členů, které [subdodavatel] zadal k provádění činností v rámci projektu. Auditor proto dospěl k závěru, že důkazy o nabídkovém řízení mezi [subdodavatelem] a jeho členy nejsou k dispozici. V důsledku toho nemůžeme dospět k závěru o tom, jak byli tito subdodavatelé [subdodavatele] vybráni, ani o tom, jak organizovali a uzavírali výběrové řízení.

3. Auditor nebyl schopen dospět k závěru o výsledcích služby poskytnuté subdodavateli [subdodavatele], kteří prováděli služební cesty. Nebyli jsme proto schopni posoudit provádění činností vykonávaných subdodavateli. Jedinými dokumenty, které mohl auditor ověřit, byly faktury [subdodavatele] (a nikoli faktury od subdodavatelů) obsahující velmi obecný popis provedených činností a závěrečnou zprávu o projektu, která obsahuje popis činností.

Vzhledem k výše uvedeným bodům jsme nebyli schopni určit:

1) pokud vybrané nabídky (jak od [subdodavatele], tak od subdodavatelů) byly nejlepší z možností poskytujících nejlepší poměr kvality a ceny;

2) pokud skutečné náklady na činnost představovaly částku fakturovanou [subdodavatelem]; a

3) zda se činnost skutečně uskutečnila, neboť popisy uvedené na fakturách byly neurčité a neprůkazné, pokud jde o poskytované služby.

Upozorňujeme, že [subdodavatel] se nachází na stejné adrese/telefonním čísle jako [stěžovatel] s různými registračními čísly [a může dojít ke střetu zájmů].

Proto nebylo možné určit, zda koordinátor plní své povinnosti týkající se zadávacích řízení. Auditoři proto trvají na zjištění týkajícím se nezpůsobilosti dotčené částky...“

9. Stěžovatel ve svých připomínkách nesouhlasil s postojem Komise a zjištěními auditorů. Tvrdila, že:

Ø Komise a auditoři nezohlednili všechny dostupné důkazní informace, včetně kopií nabídek týkajících se všech příslušných subdodavatelských činností.

Ø Argumenty Komise a auditorů byly nekonzistentní a v průběhu času se vyvíjely.

Ø Na základě svých znalostí auditů Komise trval audit v jejím případě příliš dlouho.

Ø Článek II.9.1 grantové dohody týkající se subdodávek se nevztahuje na subdodavatelské dohody uzavřené před provedením grantové dohody, jako je PSPA.

Ø Pokud jde o možný střet zájmů, stěžovatel tvrdil, že pouze sdílí pracovní prostor se subdodavatelem a třemi dalšími organizacemi. Subdodavatel se však v době uzavření PSPA nacházel na jiné adrese. Stěžovatel vybral subdodavatele, protože byl jediným poskytovatelem, který nabídl, že bude účtovat pouze za své služby, a to bez dodatečných nákladů. Představuje tedy nejlepší poměr kvality a ceny.

Ø Komise ve své replice uvedla nové argumenty, které byly nesprávné. Na rozdíl od toho, co tvrdila Komise, se PSPA netýkala procentního podílu poplatků účtovaných subdodavateli. Dokumenty předložené Komisi jasně ukazují dotčené služby, jakož i jejich cenu.

Posouzení veřejného ochránce práv

10. Spor vyplývá z článku II.9.1 grantové dohody, který stanoví, že: „Musí-li příjemci za účelem provedení akce uzavřít smlouvy a představují-li náklady na akci v rámci položky způsobilých přímých nákladů v předběžném rozpočtu, zadají zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce; přitom dbají na to, aby nedocházelo ke střetu zájmů.“

11. V průběhu šetření stěžovatel tvrdil, že toto ustanovení by se nemělo vztahovat na konkrétní subdodávky dotčené v projednávané věci, které byly uzavřeny před podpisem grantové dohody. Veřejný ochránce práv názor stěžovatele nesdílí. Článek II.9.1 grantové dohody je dostatečně široký na to, aby se vztahoval na dohodu o subdodávkách dotčenou v projednávané věci. Jak uvedli auditoři ve své závěrečné zprávě, která zřejmě vyjadřuje konečný postoj Komise, jedním z problémů bylo, že koordinátor projektu neorganizoval žádné výběrové řízení v konkrétních okamžicích, kdy byly dotčené činnosti zadány subdodavatelům. Veřejný ochránce práv se domnívá, že žádné ustanovení grantové dohody nepodporuje argument, že článek II.9.1 grantové dohody by měl být považován za nepoužitelný na subdodávky činností po celou dobu trvání projektu (2011–2013), a to na základě rámcové dohody uzavřené jednotlivými příjemci roky před grantovou dohodou, konkrétně v roce 2009. Takový výklad by byl v rozporu s účelem článku II.9.1 grantové dohody, který usiluje o zajištění účinného využívání finančních prostředků EU z hospodářského hlediska na základě kritéria „nejlepšího poměru kvality a ceny“. Soulad s účelem článku II.9.1 by vyžadoval provedení zvláštní výzvy k podávání nabídek. Stěžovatel se nemohl jednoduše opírat o PSPA, která byla uzavřena v roce 2009, tedy před podpisem grantové dohody.

12. Veřejná ochránkyně práv bere na vědomí, že Komise zaslala stěžovateli několik dopisů týkajících se subdodávek. Z těchto dopisů jasně vyplývá, že Komise tuto otázku důkladně přezkoumala s ohledem na všechny dostupné informace.

13. Komise vysvětlila, že žadatel předložil některé dokumenty v souvislosti s jiným projektem, a proto je Komise ve své korespondenci týkající se tohoto projektu neuvedla. Komise však ve své odpovědi na stížnost uvedla, že tyto dokumenty přezkoumala.

14. Veřejná ochránkyně práv dále konstatuje, že stěžovatel měl několik příležitostí, aby se ve své korespondenci s Komisí a v souvislosti s auditem vyjádřil. Důkazy předložené veřejnému ochránci práv nepodporují názor, že Komise a auditoři nezohlednili poskytnuté informace a argumenty předložené stěžovatelem. Použitý postup a vyvozený závěr byly tedy spravedlivé.

15. Celá korespondence navíc ukazuje, že Komise a auditoři se důsledně domnívali, že stěžovatel neprokázal, že zajistil, aby činnosti účtované k tíži rozpočtu EU byly prováděny v souladu s kritériem „nejlepší poměr kvality a ceny“.

16. Závěrečná zpráva o auditu navíc potvrzuje postoj Komise.

17. S ohledem na výše uvedené se veřejná ochránkyně práv domnívá, že postup byl spravedlivý a že Komise před rozhodnutím, že sporné náklady jsou nezpůsobilé, řádně zohlednila všechny argumenty a podpůrné dokumenty stěžovatele.

18. Pokud jde o možný střet zájmů, ze závěrečné zprávy o auditu vyplývá, že tato otázka byla druhotné povahy a nebyla pro závěr Komise rozhodující. Veřejná ochránkyně práv nicméně považuje za rozumné, že Komise a auditoři poukázali na skutečnost, že stěžovatel a subdodavatel sdíleli stejnou adresu, telefonní a faxová čísla, což je faktor, který vyvolává obavy ohledně možného střetu zájmů.

19. V této souvislosti a vzhledem k tomu, že ostatní argumenty předložené stěžovatelem nemohou zjištění veřejného ochránce práv změnit, veřejný ochránce práv dospěl k závěru, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv uzavírá tento případ následujícím závěrem:

Nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu ze strany Evropské komise.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Marta Hirsch-Ziembińskaová

vedoucí oddělení 1 pro šetření a informační a komunikační technologie (ICT ‐)

Štrasburk, 23. května 2018

[1] Projekt „I AM ROMA: Changing Mindsets“, referenční číslo JUST/2009/FRAC/AG/1245. Vedoucím projektu byla obec v členském státě EU a projekt probíhal od 1. února 2011 do 31. ledna 2013.

[2] Článek II.9.1 zní takto: „Musí-li příjemci za účelem provedení akce uzavřít smlouvy a představují-li náklady na akci v rámci položky způsobilých přímých nákladů v předběžném rozpočtu, zadají zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce; dbají přitom na to, aby nedocházelo ke střetu zájmů.“

[3] Článek II.2.1 zní takto: „Příjemci se zavazují přijmout veškerá nezbytná opatření, aby zabránili jakémukoli riziku střetu zájmů, které by mohlo ovlivnit nestranné a objektivní plnění dohody. K takovému střetu zájmů by mohlo dojít zejména v důsledku hospodářských zájmů, politické nebo národní spřízněnosti, rodinných nebo citových důvodů nebo jakéhokoli jiného společného zájmu.

[4] Výzva k podávání nabídek, kopie nabídek obdržených od tří uchazečů zařazených do užšího výběru a memorandum (právní poradenství) od advokátní kanceláře. Komise uvedla, že memorandum bylo vypracováno po poslední výměně korespondence mezi ní a žadatelem.