Изготвено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман

Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е бил кандидат в конкурс на общо основание 2012-AD/230-231/12 на EPSO. Поради редица проблеми, свързани с тестовете за достъп на компютър (наричани по-долу „CBT“), той трябваше да се яви отново на тези тестове няколко пъти.

2. Жалбоподателят е участвал за първи път в КПТ през май 2012 г. В деня на тестовете центърът за тестове Prometric[1] се е сблъскал с технически проблеми, които са попречили на всички кандидати да завършат теста. Преди системата да се провали, жалбоподателят е завършил теста за словесно-логическо мислене и част от теста за математико-логическо мислене.

3. Жалбоподателят се е явил пред CBT за втори път на следващия ден. Той е бил информиран от персонала на Prometric, че може да продължи теста от момента, в който е бил прекъснат. Така той е инструктиран да пропусне теста за словесно-логическо мислене и първите четири въпроса от теста за математико-логическо мислене.

4. Две седмици по-късно Prometric се свързва с жалбоподателя и го уведомява, че поради технически проблем първата част от неговия EPSO тест е загубена. Впоследствие той е поканен да се яви отново на теста за словесно-логическо мислене. Въпросите за математическото мислене не са споменати, въпреки че жалбоподателят изрично ги е задал.

5. Жалбоподателят се е явил пред CBT за трети път в началото на юни 2012 г. Той е инструктиран да отговори на въпросите от теста за словесно-логическо мислене и да пропусне останалата част от теста. В края на юни 2012 г. EPSO уведомява жалбоподателя, че не е достигнал изисквания праг и че няма да бъде поканен на следващия етап от конкурса.

6. През юли 2012 г. жалбоподателят изпраща на EPSO искане за преразглеждане, като твърди, че EPSO не е взела предвид отговорите на първите четири въпроса от теста за математико-логическо мислене. Освен това EPSO не му е предоставила достатъчно време, за да се подготви за теста за словесно-логическо мислене преди последния си изпит. Поради това той поиска всички тези въпроси да се считат за правилно отговорени или, като алтернатива, да му бъде позволено да повтори тези части от теста. Накрая той иска пълно обяснение на обстоятелствата, свързани със загубата на неговите данни, както и информация относно работата на EPSO по други подобни случаи. EPSO потвърди получаването на искането му за преразглеждане.

7. Тъй като EPSO не е отговорила до януари 2013 г., жалбоподателят е изпратил напомняне. Три дни по-късно той получава електронно писмо от EPSO, в което се извинява за забавянето и обяснява, че поради административен пропуск не му е бил изпратен отговор, въпреки че искането му е било разгледано и разследвано по това време. Що се отнася до съществото на спора, тя обяснява, че тъй като жалбоподателят е първият, който се е явил отново на теста, на този етап EPSO все още не е знаела, че данните от предходния ден са непоправими. EPSO потвърди, че първите четири въпроса от теста за математико-логическо мислене изглеждат без отговор, но заяви, че дори ако отговорите му бяха правилни, той все пак щеше да е с един пункт по-малко от достигането на прага. Накрая, що се отнася до теста за словесно-логическо мислене, EPSO посочва, че нито един кандидат не разполага с допълнително време, за да се подготви за теста.

8. На 30 януари 2013 г. жалбоподателят подаде заявление за достъп до всички документи, свързани с неговия случай. След като удължи крайния срок за отговор, EPSO предостави достъп до поисканите документи на 13 март 2013 г. В писмото, придружаващо документите, EPSO се извини за неприятните събития, които бяха „изцяло извън контрола на EPSO“.

9. На 15 март 2013 г. жалбоподателят подава жалба до директора на EPSO във връзка с разглеждането на искането му за преразглеждане и искането му за достъп до документи. Директорът на EPSO отговори, като увери жалбоподателя, че той лично ще разгледа внимателно въпроса и ще се свърже с него с подробно обяснение.

10. Жалбоподателят не е получил допълнителни съобщения от EPSO и на 8 май 2014 г. е подал тази жалба.

Проучването

11. Омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните твърдения и твърдения:

1) EPSO не е въвела подходящи механизми за справяне с проблемите, възникнали по време на изпитите. Жалбоподателят заяви, че EPSO следва да следи отблизо компютърните тестове и да гарантира, че данните от тестовете се запазват автоматично.

2) EPSO не е обработила правилно искането на жалбоподателя за преразглеждане. Жалбоподателят твърди, че EPSO следва да предостави подробното обяснение, което нейният директор е обещал през март 2013 г. във връзка с разглеждането на неговото искане за преразглеждане.

3) EPSO не е обработила правилно искането на жалбоподателя за достъп до документи. Жалбоподателят заяви, че EPSO следва да предостави пълен достъп до документите, обхванати от заявлението за достъп.

12. В хода на проверката омбудсманът получи становището на EPSO по жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на становището на EPSO. Нейните служби извършиха и проверка на досието на EPSO по този случай. При провеждането на проверката омбудсманът взе предвид аргументите и становищата, представени от страните.

Твърдението, че EPSO не е въвела подходящи механизми за справяне с проблемите, възникнали по време на изпитите и свързаните с тях искания

Аргументи, представени на омбудсмана

13. Жалбоподателят твърди, че EPSO е делегирала цялата отговорност на Prometric, тъй като самата тя не е разполагала с достатъчно персонал, за да оказва съдействие на кандидатите по време на тестовете. Той посочи, че номерът за контакт на EPSO за кандидатите е оперативен само три часа на ден от понеделник до петък, което го прави неефективна система за подкрепа в случай на сериозни проблеми по време на изпит.

14. В становището си EPSO обясни системите и процедурите, въведени за автоматично записване на отговорите на всеки кандидат по време на КПТ. Тя обаче обясни, че сривът на сървъра е нарушил правилното функциониране на системата и че това е случай на непреодолима сила, т.е. инцидент, който е изцяло извън контрола на EPSO. EPSO заключи, че обстоятелствата по този случай представляват „нещастно съвпадение на събития“.

15. В становището си жалбоподателят посочва, че многократните грешки доказват, че EPSO е предала организацията и управлението на конкурса на външен изпълнител. Той отново подчерта, че кандидатите нямат ефективен достъп до EPSO в случай на проблеми.

Оценка на омбудсмана, водеща до проектопрепоръка

16. Добра административна практика е администрацията да предприема всички необходими мерки за осигуряване на правилната организация на конкурса. EPSO е длъжна да гарантира, че тестовете се провеждат възможно най-гладко и правилно в съответствие с принципите на добра администрация и равно третиране. Това съображение се потвърждава и от съдебната практика, съгласно която администрацията е длъжна да гарантира, че конкурсът е правилно организиран[2].

17. Омбудсманът разбира, че въпреки положените от EPSO максимални усилия може да възникне случай на непреодолима сила. В този случай омбудсманът признава, че настъпилата катастрофа на сървъра може да се счита за такъв инцидент. Въпреки това поредицата от събития, които са последвали катастрофата и са довели до това жалбоподателят да трябва да се яви повторно на тестовете два пъти, не може да се счита за инциденти, които са изцяло извън контрола на EPSO.

18. По-специално от предоставената на омбудсмана информация става ясно, че въпреки че по това време EPSO е била информирана от Prometric за проблема със сървъра, предоставената от EPSO информация не позволява на омбудсмана да провери последващите действия, които е предприела или може да е предприела по въпроса. Освен това кореспонденцията между EPSO и Prometric, проверена от омбудсмана в хода на нейната проверка, кара омбудсмана да счита, че EPSO не е знаела за затрудненията на жалбоподателя до януари 2013 г., когато е отговорено на искането за преразглеждане.

19. Освен това жалбоподателят неколкократно е писал до Службата за контакт с кандидатите на EPSO чрез формуляра за контакт, предоставен на уебсайта на EPSO. Персоналът на Prometric обаче отговори, и поне веднъж, с неточна/непълна информация.

20. С оглед на гореизложеното омбудсманът има съмнения относно степента на координация между EPSO и Prometric след срива на сървъра като цяло и по-специално относно проблемите, с които се е сблъскал жалбоподателят. Освен това описанието на EPSO на събитията като "неприятни" инциденти поставя под въпрос до каква степен EPSO поема отговорност за грешките, допуснати при разглеждането на събитията, довели до настоящата жалба.

21. Въпреки че омбудсманът приветства изявлението на EPSO и готовността ѝ да се поучи от този случай, EPSO не е предоставила никакви обяснения относно конкретните мерки, които е въвела или ще въведе, за да се избегнат подобни проблеми в бъдеще. Освен това EPSO не е разгледала в становището си въпроса, повдигнат няколко пъти от жалбоподателя, относно часовете, през които службата за контакт с кандидатите е била на разположение.

22. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че EPSO не е доказала в достатъчна степен, че надлежно се е координирала със своя изпълнител и е предприела необходимите мерки, за да гарантира доброто администриране на участието на жалбоподателя във въпросния конкурс. Поради това тя представя по-долу съответен проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман.

Твърдение за неправилно разглеждане от страна на EPSO на искането на жалбоподателя за преразглеждане и свързаното с него искане

Аргументи, представени на омбудсмана

23. Жалбоподателят посочи, че на EPSO са били необходими шест месеца, за да отговори на искането му за преразглеждане, и че тя е направила това едва след като той е изпратил напомняне. Той също така постави под въпрос отговора на EPSO, че тя вече е разгледала своевременно искането му за преразглеждане, но не му е изпратила отговора навреме поради административен пропуск.

24. В становището си EPSO отново се извини на жалбоподателя за това, че е отговорила след изтичането на разумен срок, и заяви, че е имало недоразумение по отношение на обясненията, обещани на жалбоподателя от неговия директор през март 2013 г. Въпросните обяснения е трябвало да бъдат дадени в отговор на електронното писмо на жалбоподателя от 15 март 2013 г. и са разглеждали само заявлението на жалбоподателя за достъп до документи. Това беше обяснено и на жалбоподателя по телефона. EPSO се извинява, ако жалбоподателят е разбрал погрешно какво следва да бъде обяснено по-нататък.

25. В становището си жалбоподателят посочва, че в електронното си писмо до EPSO от 15 март 2013 г. се е оплакал от неправилното разглеждане на искането му за преразглеждане, а не само от забавянето на EPSO да отговори на искането му за достъп до документи. Директорът на EPSO го е уверил, че ще разгледа ситуацията много внимателно и ще се свърже с него с подробен отговор. Жалбоподателят оспори твърдението, че EPSO е предоставила обещаното обяснение по телефона.

Оценка на омбудсмана, водеща до проектопрепоръка

26. Омбудсманът е наясно с факта, че EPSO среща трудности при разглеждането на исканията за преразглеждане в разумен срок. Като се има предвид броят на жалбите, получени от омбудсмана по този въпрос в близкото минало, тези трудности изглежда са резултат от системни проблеми при прилагането на процедурата за искане за преразглеждане. Поради това омбудсманът е на мнение, че основният проблем не може да бъде решен ефективно в хода на разследване, основано на жалба, и поради това е решил да започне проверка по собствена инициатива относно прилагането от страна на EPSO на процедурата за преразглеждане.

27. Въпреки това в този случай жалбоподателят се е сблъскал със специфични проблеми, които следва да бъдат разгледани от EPSO в контекста на настоящото разследване. Първо, EPSO информира жалбоподателя през януари 2013 г., шест месеца след получаване на искането за преразглеждане, че искането му е било „разгледано и напълно проучено“ по това време, но че поради административен пропуск отговорът не му е бил изпратен по-рано. От вътрешната кореспонденция, проверена от службите на омбудсмана, обаче става ясно, че въпросното искане не е било разгледано, докато жалбоподателят не е изпратил напомняне на EPSO на 8 януари 2013 г.

28. Второ, що се отнася до обяснението, обещано от директора на EPSO, от електронното писмо на жалбоподателя от 15 март 2013 г. става ясно, че той поставя под въпрос не само обработването на заявлението си за достъп до документи, но и обработването на заявлението си за преразглеждане. EPSO обаче изглежда е разбрала погрешно електронното писмо и е счела, че то се отнася само до заявлението му за достъп до документи. Според EPSO тя е отговорила на този въпрос по телефона. Жалбоподателят оспорва това твърдение.

29. Омбудсманът не е в състояние да прецени какво EPSO може да е обсъдила с жалбоподателя по телефона. Във всеки случай е ясно, че директорът на EPSO не е предоставил писмен отговор на жалбоподателя. Ясно е също така, че ако е имало телефонен разговор, службите на EPSO не са обсъдили с жалбоподателя поне част от повдигнатите от него въпроси.

30. Въпреки че EPSO многократно се е извинявала по тези въпроси, омбудсманът счита, че EPSO не е предоставила на жалбоподателя подробното обяснение, което е обещала. Поради това омбудсманът ще изготви по-долу съответен проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман.

Твърдение за неправилно разглеждане от страна на EPSO на заявлението на жалбоподателя за достъп до документи

Аргументи, представени на омбудсмана

31. Жалбоподателят твърди, че EPSO не е спазила съответните разпоредби на Регламент 1049/2001[3] ("Регламентът"). Според него EPSO не е обосновала необходимостта от удължаване на предвидения в регламента срок от 15 работни дни. Жалбоподателят също така постави под въпрос ограничения брой документи, които според EPSO попадат в обхвата на неговото искане, както и извършената от EPSO редакция на оповестените документи.

32. В становището си EPSO посочва, че жалбоподателят е получил копия от всички съответни документи, с които разполага и които Prometric. Освен това тя счита, че е спазила сроковете, предвидени в регламента. Що се отнася до редактираните данни, EPSO заяви, че те или не са свързани със същността на искането на жалбоподателя, или попадат в обхвата на изключението, предвидено в член 4, параграф 1, буква б) от регламента[4] EPSO призна, че обосновката за удължаването на срока, предоставена на жалбоподателя, е неточна и не се позовава изрично на обемния характер на документацията, която трябва да бъде разгледана. EPSO се съгласи да обърне по-голямо внимание на този аспект в бъдеще. Накрая EPSO посочва, че жалбоподателят не е подал потвърдително заявление и че поради това твърденията му във връзка със заявлението му за достъп до документи следва да се считат за недопустими.

33. След проверката на досието от омбудсмана жалбоподателят беше информиран, че част от информацията, която EPSO е редактирала, се отнася до технически данни за неизправността на сървъра. Жалбоподателят твърди, че тази информация не попада в обхвата на изключението от регламента, за което претендира EPSO. Жалбоподателят повтори, че няма извънредни обстоятелства в искането му за достъп до документи, които биха обосновали удължаването на крайния срок.

Оценка на омбудсмана, водеща до проектопрепоръка

34. В самото начало следва да се разгледа повдигнатият от EPSO въпрос за допустимостта на това твърдение. Съгласно Регламент (ЕО) No 1049/2001 заявител, чието заявление за достъп до документи е било отхвърлено изрично или мълчаливо, има възможност да подаде потвърдително заявление за достъп. Това потвърдително заявление е трябвало да бъде адресирано до генералния секретар на Комисията. Въпреки че тази информация е била предоставена на жалбоподателя, жалбоподателят не е писал до генералния секретар, а до директора на EPSO два дни след първоначалния отговор на EPSO, като се е оплакал от обработката на заявлението му за достъп до документи, както и на искането му за преразглеждане.

35. Член 15 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията ("Кодекса")[5] е много ясен по отношение на задължението на институциите и органите на ЕС да предават на компетентната служба кореспонденция или жалби, когато те нямат компетентност да се занимават с тях. EPSO обаче не е прехвърлила електронното писмо на жалбоподателя от 15 март 2013 г., а вместо това е обещала да разгледа въпроса. EPSO призна, че е признала електронното писмо на жалбоподателя като жалба във връзка с процедурата за достъп до документи; поради това не е ясно защо тя не го е прехвърлила на генералния секретар на Комисията. Във всеки случай, предвид отговора на директора на EPSO, разбираемо е, че жалбоподателят е счел, че повдигнатите въпроси ще бъдат надлежно разследвани и разгледани от EPSO, и не е счел за необходимо да изпрати потвърдителното си заявление до Комисията. С оглед на обстоятелствата омбудсманът счита, че това твърдение е допустимо.

36. Що се отнася до съществото на спора, по време на проверката на съответните документи омбудсманът установи, че по-голямата част от данните, заличени от EPSO, действително се отнасят до лични данни. Два от редактираните параграфи обаче описват събитията около срива на сървъра и съдържат технически подробности относно този инцидент. Омбудсманът счита, че поне описанието на събитията попада в обхвата на искането на жалбоподателя и не е защитено от изключението, за което претендира EPSO. Поради това EPSO неправилно е редактирала част от текста на един от предоставените документи.

37. Що се отнася до удължаването от страна на EPSO на 15-дневния срок, омбудсманът отбелязва, че по това време EPSO не е посочила никакви причини, поради които се е нуждаела от удължаване. Тя обаче приветства признанието на EPSO за този неуспех и намерението ѝ да обясни по-добре в бъдеще причините, поради които удължаването е оправдано.

38. Въпреки това омбудсманът споделя скептицизма на жалбоподателя по отношение на причините, изтъкнати от EPSO в нейното становище, за да обоснове необходимостта от удължаване в този случай, а именно, че това е било необходимо поради големия брой документи, които трябва да бъдат проверени. EPSO заяви, че жалбоподателят е получил всички документи, с които EPSO и Prometric разполагат във връзка със случая на жалбоподателя. Жалбоподателят е получил копия от единадесет електронни писма. Омбудсманът отбелязва, че член 7, параграф 3 от регламента[6] представлява изключение и поради това следва да се тълкува стриктно. В този случай нито броят на документите, които попадат в обхвата на искането, нито тяхното естество изглежда обосновават такова изключение.

39. С оглед на гореизложеното омбудсманът изготвя съответен проект на препоръка по-долу в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман.

Проектопрепоръките

Въз основа на проверката по тази жалба Омбудсманът отправя следния проект на препоръка към EPSO:

1. EPSO следва да обясни механизмите, които е въвела или ще въведе, за да осигури по-добра координация с Prometric и за да се избегнат подобни проблеми в бъдеще.

2. EPSO следва да предостави на жалбоподателя подробното обяснение, което е обещала да му предостави, и по-специално да изясни как искането на жалбоподателя за преразглеждане е било разследвано след пристигането му през юли 2012 г.

3. EPSO следва да предостави на жалбоподателя допълнителен достъп до документите, обхванати от заявлението му за достъп, доколкото документите или части от тях не са обхванати от някое от изключенията, посочени в Регламент 1049/2001.

EPSO и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман EPSO изпраща подробно становище до 31 юли 2015 г. Подробното становище би могло да се състои от приемане на проекта на препоръка и описание на начина, по който той е бил изпълнен.

 

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 29.5.2015 г.

 

[1] Prometric е дружеството, натоварено с практическата организация и управление на конкурсите на общо основание, организирани от EPSO.

[2] Дело T-159/98 Torre и други срещу Комисията [2001] ECR FP I-A-83 и II-395, параграф 46.

[3] Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 година относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (ОВ L 145, 2001 г., стр. 43; Специално издание на български език, 2007 г., глава 1, том 3, стр. 76).

[4] Член 4, параграф 1 от Регламент 1049/2001 предвижда, че „Институциите отказват достъп до документ в случаите, когато оповестяването би засегнало защитата на: б) личния живот и личната неприкосновеност, по-специално в съответствие със законодателството на Общността относно защитата на личните данни.“

[5] Достъпен на уебсайта на омбудсмана: www.ombudsman.europa.eu

[6] В член 7, параграф 3 от Регламент (ЕО) No 1049/2001 се предвижда, че „в изключителни случаи, например в случай на заявление, отнасящо се до много голям документ или до много голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с 15 работни дни, при условие че заявителят е уведомен предварително и са посочени подробни мотиви.“