Комисията получи удължаване на крайния срок за отговор на проектопрепоръката на омбудсмана в горепосочените случаи („кадрова въртележка между държавния и частния сектор“) до 31 януари 2015 г.

Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман [1]

Явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“ (кадрова въртележка между държавния и частния сектор), при което служителите напускат институциите на ЕС, за да заемат длъжности в частния сектор, или се присъединяват към институциите от частния сектор, често се нарича явление „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“. Това явление е повод за нарастваща загриженост за гражданите на ЕС, по-специално поради риска от възникване на конфликти на интереси. Тъй като независимостта и обективността на публичната администрация на ЕС са от жизненоважно значение за изграждането на доверие от страна на гражданите, омбудсманът обръща голямо внимание на всички опасения относно конфликтите на интереси.

Това разследване, предизвикано от жалби, подадени от редица НПО, разкри системно лошо администриране при прилагането на някои аспекти от подхода на Комисията към явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“. Поради това Омбудсманът отправя конкретни препоръки към Комисията, насочени към отстраняване на установените недостатъци. По-специално Комисията се нуждае от всеобхватен и надлежно документиран процес на преглед, когато служителите напускат Комисията, за да работят извън нея. В дух на конструктивен диалог тя предлага и общи насоки за това как процедурите на Комисията биха могли да бъдат допълнително подобрени. Например Омбудсманът предлага Комисията да публикува онлайн всички съответни подробности за своите решения, позволяващи на висшите служители да работят извън Комисията. Тази допълнителна прозрачност на процеса на преглед на Комисията, свързан с кадровата въртележка между държавния и частния сектор, поне по отношение на висшите служители, ще даде възможност на гражданите да допринасят за прилагането на правилата относно конфликтите на интереси от страна на Комисията.

Омбудсманът ще засили надзора, за да гарантира, че процедурите на институциите на ЕС, свързани с кадровата въртележка между държавния и частния сектор, водят до правилни, добре обосновани и добре документирани решения и че съответната информация, свързана с решенията относно висшите служители, се оповестява публично.

Обстоятелства, предхождащи запитването

1. През 2012 г. и 2013 г. Обсерваторията „Корпоративна Европа“, звено „Грийнпийс ЕС“, LobbyControl, Spinwatch и „Приятели на Земята“ подаде жалби до омбудсмана във връзка с „явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“. В отговор на тези жалби Омбудсманът реши да започне проверка с цел да изясни от системна гледна точка как Европейската комисия се справя с конфликти, които могат да възникнат, когато служителите напуснат или се присъединят към нейните служби. Оценката на омбудсмана включва анализ на начина, по който Комисията тълкува и прилага съответните правила в Правилника за длъжностните лица на ЕС [2] [3].

Разследването

2. В рамките на тази проверка [4] омбудсманът се стреми да установи системни проблеми и системни решения на тези проблеми. Следователно нейното разследване не се съсредоточава върху разглеждането от страна на Комисията на отделните случаи, посочени от жалбоподателите.

3. По време на проверката и за да оценят системния характер на предполагаемия проблем, службите на омбудсмана извършиха задълбочена проверка на досиетата на Комисията. Проверката обхвана досиетата на Комисията, свързани с 11-те отделни случая, установени от жалбоподателите в жалбите им до Омбудсмана.  Проверката обхвана и 27 досиета, избрани от Комисията, свързани с 27 други служители [5]. С цел получаване на по-пълна представа за практиките на Комисията бяха проверени и 16 досиета, избрани от службите на Омбудсмана.

4. След това омбудсманът поиска от Комисията да ѝ представи становище относно твърденията и твърденията на жалбоподателите. Тя също така поиска от Комисията да отговори в своето становище на редица подробни въпроси, поставени от нея [6].

5. Омбудсманът изпрати становището на Комисията [7] на жалбоподателите, които впоследствие представиха своите забележки [8] на Омбудсмана.

Оценка на омбудсмана, водеща до проектопрепоръка

Предварителни бележки

6. Съгласно Насоките на ОИСР за управление на конфликт на интереси в публичната служба [9] „конфликт на интереси“ включва конфликт между публичното задължение и частните интереси на публичен служител, при който публичният служител има интереси, свързани с частния капацитет, които биха могли неправомерно да повлияят на изпълнението на неговите официални задължения и отговорности.

7. Насоките на ОИСР предполагат, че управлението на конфликтите на интереси представлява балансиране, като се има предвид, че твърде строгият подход към контрола на интересите може да противоречи на други права или да има обратен ефект, като възпира опитни и компетентни хора да търсят публична длъжност. Съгласно Насоките на ОИСР се възприема балансиран подход чрез идентифициране на рисковете за целостта; забрана на конкретни неприемливи форми на частни интереси; информиране на държавните служители за обстоятелствата, при които могат да възникнат конфликти; и осигуряване на ефективни процедури за установяване, разкриване, управление и насърчаване на подходящото разрешаване на ситуации на конфликт на интереси.

Основните правила на равнище ЕС

8. Правилникът за длъжностните лица, който се прилага за персонала на институциите на ЕС, задължава длъжностните лица [10] да изпълняват задълженията си и да се държат единствено в интерес на Съюза . [11] При изпълнението на служебните си задължения длъжностните лица не трябва да се занимават с въпроси, по които пряко или косвено имат личен интерес, който би могъл да накърни тяхната независимост [12].

9. Преди да назначи длъжностно лице, институцията на ЕС трябва да провери дали кандидатът има лични интереси, които биха могли да накърнят независимостта на длъжностното лице [13].

10. Длъжностните лица, дори след като престанат да работят за институцията, са обвързани със задължението да се държат почтено и дискретно по отношение на приемането на определени назначения или придобивки.[14] Длъжностните лица, които възнамеряват да приемат работа в срок от две години след напускане на службата, информират своята институция.[15] Ако тази работа е свързана с работата, извършвана от длъжностното лице през последните три години, работещо за институцията на ЕС, институцията има право да забрани на длъжностното лице да поеме работата, ако институцията счита, че това би довело до конфликт на интереси. Той може също така да позволи на длъжностното лице да поеме работата, при условие че длъжностното лице отговаря на условията, предназначени да премахнат всеки конфликт на интереси [16].

11. Институцията на ЕС трябва също така по принцип да забрани на своите бивши висши служители през 12-те месеца след напускането на институцията да лобират пред персонала на институцията или по друг начин да представляват интересите на клиентите пред персонала на институцията по въпроси, за които бившите висши служители са отговаряли през последните три години, през които са работили за институцията [17].  

12. Горната схема се отнася до служителите, които се пенсионират или подават оставка и след това заемат длъжности извън институциите на ЕС. Подобни проблеми могат да възникнат, когато длъжностните лица вземат отпуск по лични причини.  Длъжностните лица могат да ползват отпуск по лични причини за период до 12 години по време на престоя си в институция на ЕС. Повечето отпуски по лични причини се предоставят по семейни и други лични причини. Някои служители обаче използват възможността да поискат отпуск по лични причини, за да започнат друга работа. Тези служители трябва да поискат разрешение, ако решат да работят по време на отпуска си [18]. Институциите на ЕС могат да отхвърлят такива искания или да налагат подходящи условия, ако работата поражда конфликт на интереси или по друг начин вреди на интересите на Европейския съюз [19]. Такъв би бил случаят, когато работата включва лобиране или застъпничество пред институцията на длъжностното лице [20], или ако включва област на политиката, в която длъжностното лице е работило през трите години, непосредствено предхождащи отпуска по лични причини [21]. При възстановяване на работа след отпуск по лични причини, институцията на ЕС трябва да провери дали в резултат на дейностите, извършвани по време на отпуска или по друг начин, длъжностното лице има някакъв личен интерес, който може да накърни неговата независимост или по друг начин да представлява конфликт на интереси [22].

Оценка на омбудсмана [23]

Необходимост от справяне със системното лошо администриране

13. Въз основа на проверките на досиетата на Комисията Омбудсманът констатира, че са налице някои недостатъци в прилагането на процедурите от страна на Комисията, най-вече по отношение на начина, по който решенията се обясняват и документират. Омбудсманът счита, че Комисията не е отговорила адекватно на всички въпроси, зададени от нея в писмото ѝ до Комисията с искане за становище. Тъй като тези въпроси са свързани с недостатъци, установени от Омбудсмана по време на проверката на досиетата на Комисията, фактът, че въпросите не са били разгледани по подходящ начин, води Омбудсмана до заключението, че съществува случай на системно лошо администриране. Омбудсманът ще се заеме с това системно лошо администриране, като отправи проектопрепоръка до Комисията. Подробната обосновка на горните заключения ще бъде допълнително изложена по-долу.

14. Комисията отговори положително на някои от въпросите на омбудсмана. В резултат на това омбудсманът е удовлетворен, че Комисията е направила или е в процес на извършване на подобрения в някои аспекти на своите процедури. Омбудсманът поздравява Комисията за тези усилия. Омбудсманът обаче, в дух на конструктивен диалог, ще предостави допълнителни насоки на Комисията в това отношение, насочени към подпомагане на Комисията не само да разглежда правилно отделните случаи, но и да дава възможност на гражданите да бъдат уверени, че Комисията прилага правилно правилата.

Съответни правила и процедури

15. Омбудсманът е удовлетворен, че Правилникът за длъжностните лица на ЕС предоставя солидно правно основание за управление на въпросите, свързани с конфликтите на интереси в рамките на институциите на ЕС. Те идентифицират рисковете и осигуряват защита срещу определени поведения и ситуации. В тях се определят процедурите за установяване, разкриване, управление и приемане на подходящо решение на ситуации на конфликт на интереси. Въз основа на информацията, получена в хода на нейното разследване, Омбудсманът също така констатира, че Комисията активно е въвела много полезни процедури и структури за прилагането на тези правила. Омбудсманът счита, че предизвикателството се състои в оптимизирането на тези процедури и структури, за да се гарантира, че правилата се прилагат изцяло във всички случаи.

16. Тази оптимизация включва гарантиране, че всички решения са правилни, добре обосновани и добре документирани. Процесът на вземане на решения следва да бъде прозрачен. То следва също така да включва налагането на мерки, които по отношение на справянето с евентуални конфликти на интереси са подходящи за целта.

Информация за персонала

17. След внимателно проучване на начина, по който Комисията съобщава на своите служители, Омбудсманът е удовлетворен, че Комисията значително е увеличила усилията си за предоставяне на информация и обучение на служителите относно начините за избягване на конфликти на интереси. Важно е да се отбележи, че тя също така се стреми да повиши осведомеността на служителите по въпроса за конфликтите на интереси. Омбудсманът поздравява Комисията за това, че е предприела тези стъпки, и я насърчава да продължи усилията си.

Прилагане на правилата и процедурите

Мотивирани решения

18. Комисията призна, че е важно да има систематичен и последователен подход при разглеждането на искания от служители за работа извън Комисията и при набирането на персонал, много от които преди това са работили в области, свързани с работата на Комисията. Според омбудсмана целта за избягване на конфликти на интереси може да бъде постигната само чрез извършване на добре обоснован и добре документиран анализ на всеки отделен случай. Що се отнася до служителите, напускащи Комисията, анализът на Комисията следва да съдържа i) ясно и пълно описание на работата, извършена от длъжностното лице през последните три години служба; ii) ясно и пълно описание на новата професионална дейност на длъжностното лице; iii) подходящо подробен анализ на това дали извършената работа като длъжностно лице и новата дейност са свързани; iv) ако те са свързани, Комисията следва да опише с подходящи подробности какви са законните интереси на Комисията в съответната област и да анализира дали новата дейност би била в противоречие с тези интереси. Ако бъдат установени конфликтни интереси, Комисията следва да опише и анализира подходящите корективни мерки. Средството за защита може да бъде пълен отказ да се разреши на длъжностното лице да извършва външната дейност. Като алтернатива Комисията може да одобри искането за предприемане на външна дейност, при условие че длъжностното лице изпълни определени условия. Въз основа на проверка на редица преписки на Комисията Омбудсманът констатира, че анализът на Комисията на отделни случаи невинаги разглежда изцяло всички въпроси, посочени по-горе.

19. Ако искане за разрешение за започване на работа е отправено от длъжностно лице, което е работило в генерална дирекция със специфичен за генералната дирекция кодекс за етика и почтеност (вж. по-долу и насоките в буква з) по-долу), в решението относно заявлението следва да се посочи дали въпросният кодекс определя по-подробни и уместни правила и да се анализира заявлението и въз основа на тези правила.

20. Омбудсманът установи, въз основа на проверка на редица свои преписки, че Комисията обикновено излага подробни мотиви в решение за отхвърляне на искане за предприемане на външна дейност и в решения за одобряване на такива искания при определени условия. Това не е изненадващо, тъй като съществува общо правно задължение за мотивиране на всяко решение, което има неблагоприятни последици за лицето, към което е насочено това решение (а именно съответното длъжностно лице). От гледна точка на широката общественост обаче е също толкова важно, ако не и по-важно, Комисията да изложи ясно и изчерпателно мотивите за положителните решения, а именно решенията, с които се разрешава без никакви условия на длъжностно лице да започне работа извън институцията.  Въпреки че Комисията правилно посочва, че няма правно задължение да мотивира такива положителни решения, очевидно е добра административна практика и в интерес на всички граждани тези решения да са напълно и добре обосновани. Това е в интерес и на Комисията. Ако тези решения не са напълно и добре обосновани, Комисията ще загуби доверието на гражданите на ЕС, много от които виждат очевидните опасности, породени от явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“. Освен това, като предприема такива мерки, Комисията може да помогне за разсейване на всякакви съмнения, възникващи по отношение на отделни длъжностни лица. В това отношение омбудсманът желае да подчертае, че нейният анализ на досиетата на Комисията я е довел до категоричното заключение, че в преобладаващата част от разгледаните случаи не са били очевидни конфликти на интереси.

21. За да се коригира този недостатък, Омбудсманът препоръчва (вж. буква а) от препоръката по-долу) всяка стъпка от анализа на Комисията във всеки случай да бъде подробно изложена в досиетата на Комисията. Положителните решения, т.е. решенията за одобряване на новата професионална дейност, трябва да бъдат също толкова обосновани, колкото и решенията за отказ на одобрение.

22. Значението на наличието на систематичен и последователен подход при разглеждането на искания от служители за работа извън Комисията и при вземането на правилни, добре обосновани и прозрачни решения се отнася и за решението дали договорно нает служител, напускащ Комисията, е имал достъп до "чувствителна информация", която го задължава да информира Комисията при започване на нова работа [24]. 

Необходима ли е достатъчна информация или разяснения?

23. Омбудсманът установи въз основа на проверка на преписките си, че Комисията обикновено не записва правилно в преписките си, че съответното длъжностно лице му е предоставило достатъчно информация, която да му позволи да извърши своя анализ. Омбудсманът счита, че за да се коригира този недостатък (вж. буква б) от препоръката по-долу), Комисията следва изрично да посочи в досието, че информацията, предоставена от кандидата относно неговата работа извън Комисията, е достатъчна, за да му позволи да извърши задълбочен анализ на случая. Омбудсманът е на мнение, че необходимостта, наложена на службата, анализираща досието, да направи такова изрично изявление, води до ситуация, при която службата може да обмисли по-внимателно въпроса. Ако анализът доведе до заключението, че предоставената информация не е достатъчна, Комисията следва да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация .

Самоналожени ангажименти 

24. Въз основа на преглед на досиетата на Комисията Омбудсманът отбеляза, че служителите понякога поемат доброволчески ангажименти в заявлението си до Комисията да им бъде разрешено да започнат нова работа. Такива ангажименти биха могли да се отнасят например до съгласие да не се работи по проекти, по които длъжностното лице е работило, докато е било в Комисията (един случай, свързан с длъжностно лице, което се е ангажирало да не участва във финансиран от Комисията проект на НПО, по който това длъжностно лице е работило преди това). Такова честно и проактивно сътрудничество от страна на длъжностните лица е похвално.

25. Както се предлага в писмото на Омбудсмана до Комисията с искане за становище, решението, с което се разрешава на бивше длъжностно лице да започне нова работа, следва да включва конкретно позоваване на всички подобни самоналожени ангажименти и на потребностите, към които те са насочени. Като пример в решението следва изрично да се посочи, че длъжностното лице доброволно се е ангажирало да не работи по проекти, в които е участвало, докато е работило в институцията.

26. Омбудсманът отбелязва с одобрение, че Комисията се е съгласила с това предложение. С оглед на предоставянето на насоки на Комисията за по-нататъшно подобряване на нейните процедури (вж. буква п) от препоръката по-долу), омбудсманът ще поиска от Комисията да гарантира, че предприема стъпки за изпълнение на своето споразумение.

Срок за налагане на условия

27. Правилникът за длъжностните лица изисква от длъжностните лица да информират институцията си за всички работни места, които желаят да заемат, в срок от две години от напускането на институцията. Ограничаването на задължението на бившите длъжностни лица да информират институцията си за работните дейности обаче не означава, че бившите длъжностни лица могат да пренебрегнат правилата относно конфликтите на интереси след изтичането на този двугодишен срок. Омбудсманът посочва, че длъжностните лица са длъжни да се държат винаги почтено и предпазливо по отношение на приемането на определени назначения или облаги [25]. Това общо задължение не е ограничено във времето и следва да се прилага, докато дейността е тясно свързана с работата, извършвана от бившия служител по време на службата му в Комисията. За да се гарантира изпълнението на това задължение, омбудсманът ще отправи препоръка (вж. буква е) от препоръката по-долу).

Документиране на следваните стъпки

28. От проверката на наскоро приключени досиета Омбудсманът отбелязва ясно подобрение в усилията на Комисията да документира своите решения. Генерална дирекция „Човешки ресурси“ на Комисията (наричана по-нататък „ГД „Човешки ресурси“) понастоящем редовно се консултира с генералната дирекция, в която заявителят е работил през последните три години в Комисията. Освен това ГД „Човешки ресурси и сигурност“ понастоящем редовно се консултира с кабинета на отговорния член на Комисията по отношение на високопоставени длъжностни лица. Въз основа на становищата, получени по дадено искане, ГД „Човешки ресурси и сигурност“ също изпраща проект на решение на Генералния секретариат и на Правната служба. Освен това ГД „Човешки ресурси и сигурност“ изпраща на Съвместния комитет, въз основа на получените допълнителни становища, предложение за представяне на становище [26]. По този начин Комисията може да вземе решение въз основа на по-пълна преписка. Омбудсманът оценява положително това развитие.

29. Омбудсманът обаче счита, че е изключително важно всички разногласия или резерви, изразени по отношение на разпространените проекторешения или предложения, да бъдат добре обосновани. След това ГД „Човешки ресурси и сигурност“ следва да извърши внимателен анализ. Ако евентуалното становище на Комисията е, че не е необходимо да взема предвид такива разногласия или резерви, подробните причини за тази оценка следва да бъдат отбелязани, записани и анализирани в досието [27]. Такъв е по-специално случаят, когато разногласията или резервите идват от ГД, в която длъжностното лице е работило. Фактът, че омбудсманът прави тази констатация, отразява факта, че тя не е убедена, в светлината на подробната проверка на досиетата на Комисията, че такива стъпки винаги са били предприемани. С оглед на коригирането на този недостатък Омбудсманът ще отправи препоръка (вж. буква в) от препоръката по-долу).

Значението на последователността в наложените условия

30. Омбудсманът приветства ангажимента на Комисията, изложен в нейното становище, да насърчава и гарантира последователност в третирането на подобни случаи по отношение на условията, които се налагат на нейните длъжностни лица, започващи работа извън Комисията. Омбудсманът счита, че ГД „Човешки ресурси и сигурност“ играе важна роля за откриването на несъответствия в условията, предложени от консултираните служби. ГД „Човешки ресурси и сигурност“ следва да се погрижи да предупреди службите за такива несъответствия, като поиска разяснения и, когато е уместно, да преразгледа условията.

31. Проверката на досиетата от страна на омбудсмана обаче я е накарала да заключи, че такава съгласуваност невинаги е правилото. С оглед на коригирането на този недостатък Омбудсманът ще отправи препоръка (вж. буква г) от препоръката по-долу).

32. Омбудсманът възнамерява също така да предприеме последващи действия във връзка с този ангажимент чрез проверка на досиетата на Комисията, когато оценява прилагането на новите разпоредби относно конфликтите на интереси в Правилника за длъжностните лица (вж. точка 44 по-долу).

Кодекси за етика и почтеност

33. По време на проверката на досиетата на Комисията на омбудсмана беше предоставено копие от Кодекса за етика и почтеност на ГД „Конкуренция“, приложим за нейните служители. Омбудсманът счита, че този кодекс има много полезни и подходящи специални характеристики, които отразяват специфичните и чувствителни задачи на ГД „Конкуренция“.

34. В отговор на въпроса на Омбудсмана относно такива специфични за генералните дирекции кодекси Комисията заяви, че различните генерални дирекции могат и дори следва, в зависимост от конкретната си работна среда и когато е целесъобразно, да определят по-подробни насоки за своите служители. Според Комисията някои генерални дирекции имат подробни кодекси за етика и почтеност. Комисията заявява, че всички специфични за ГД кодекси или насоки трябва да бъдат одобрени от ГД „Човешки ресурси и сигурност“, Генералния секретариат и Правната служба преди приемането им, за да се осигури последователност във всички служби на Комисията.

35. С оглед на предоставянето на насоки на Комисията за по-нататъшно подобряване на процедурите (вж. букви ж) и з) от препоръката по-долу), Омбудсманът счита, че е целесъобразно Комисията да определи онези генерални дирекции, които следва да имат специфични за сектора кодекси за етика и почтеност, и да гарантира, че тези кодекси са въведени за тези генерални дирекции.

Информация от други източници

36. Въз основа на проверените досиета Омбудсманът признава, че Комисията действително действа въз основа на информацията, която получава от източници извън институцията, както е описано в нейното становище.

37. Омбудсманът поздравява Комисията в това отношение. Тя отбелязва, че предвид мащаба на предизвикателството институциите на ЕС може да се затруднят да наблюдават ефективно пълното спазване на правилата за конфликт на интереси. Поради това тя подчертава, че правоприлагането, със и чрез помощта на гражданското общество, играе важна роля в тази област.

38. Освен това, като показва, че винаги е отворена за получаване на информация от външни източници, Комисията изгражда доверие в ангажимента си за пълно и ефективно прилагане на етичните правила.

Независимост на оценката

39. Оценката на исканията на длъжностно лице за приемане на предложение за работа следва винаги да се извършва от лица, които нямат тясна връзка с това длъжностно лице. Както беше посочено на Комисията в писмото с искане за нейното становище по този въпрос, Омбудсманът е на мнение, че системата за оценка на случаи на възможен конфликт на интереси би могла да бъде обект на критика в случаи, засягащи висши служители (директори, генерални директори и членове на кабинетите на членовете на Комисията със степен AD). Това е така, тъй като оценката от страна на Комисията на досиетата, в които участват такива служители, може да се основава на мненията на лица, с които те са работили в много тясно сътрудничество. Понастоящем не изглежда да съществува обща система, която да гарантира, че оценката на заявленията, подадени от висши служители, се извършва от служби, които не са свързани със съответната генерална дирекция или кабинет.

40. Комисията заявява, че не само съответната генерална дирекция, но и несвързаните служби (ГД „Човешки ресурси“, Генералният секретариат и Правната служба) участват в оценката на заявленията на висшите служители. Тя обаче признава основателността на опасенията на Омбудсмана по отношение на становищата, изразени от генералната дирекция, в която е работил висшият служител. Поради това ГД „Човешки ресурси“ сега изисква писмено потвърждение на становищата, изразени от въпросната генерална дирекция, от кабинета на члена на Комисията, отговарящ за тази генерална дирекция.

41. Омбудсманът обаче счита, че тясната връзка между висшия служител и съответния член на Комисията също може да доведе до проблеми в това отношение.

42. Омбудсманът твърди, че следва да се положат възможно най-големи усилия, за да се гарантира, че оценката на всички заявления се извършва от лица, които не са имали преки професионални връзки със заявителя. Омбудсманът обаче също така признава, че по отношение на висшите служители това може да се окаже трудно постижимо. С оглед отстраняване на посочените по-горе недостатъци Омбудсманът ще отправи препоръка по-долу (вж. буква д) от препоръката по-долу).

43. Отделно от нейната препоръка и с оглед на неотложната необходимост да се увери обществеността, че досиетата на висшите служители се разглеждат правилно, през целия си мандат Омбудсманът ще играе по-активна роля по отношение на досиетата на висшите служители. Както ще бъде обяснено по-долу, тя ще бъде постоянно нащрек по въпроси, свързани с конфликти на интереси, в които участват висши служители. Тя ще използва правомощията си, за да гарантира, че правилата се спазват и че гражданите могат да бъдат сигурни, че институциите на ЕС действат само в интерес на общото благо на ЕС.

Промени в Правилника за длъжностните лица

44. Омбудсманът счита, че горепосоченият анализ на това как да се гарантира, че решенията са правилни, добре обосновани и добре документирани, следва да служи като насоки за това как да се подходи към новите правила на Правилника за длъжностните лица относно оценката на пристигащите служители (член 11, параграф 3 от Правилника за длъжностните лица). Комисията следва също така да вземе предвид горепосочените принципи, когато анализира дали е спазена забраната висшите служители, напускащи Комисията, да участват в лобиране или застъпничество пред Комисията в продължение на 12 месеца (член 16, параграф 3 от Правилника за длъжностните лица). Омбудсманът възнамерява да проучи прилагането на тези разпоредби през 2015 г. Омбудсманът ще предостави насоки на Комисията по тези въпроси (вж. букви н) и о) от препоръката по-долу).

Прозрачността — най-добрият път напред

45. Прозрачността в областта на конфликтите на интереси е особено важна, за да се спечели доверието на гражданското общество. Ако обществеността бъде надлежно информирана за правилата и процедурите и за начина, по който те се прилагат от Комисията, ще има много по-малко място за съмнение и подозрение относно възможни конфликти на интереси. Освен това по-голямата прозрачност позволява на гражданското общество да предоставя информация, от която институциите на ЕС се нуждаят, за да гарантират спазването на правилата.

46. Поради това Омбудсманът насърчава Комисията да подобри своя уебсайт за етика и поведение [28], за да обясни по-добре правилата и процедурите.

47. Омбудсманът счита, че специфичните за генералната дирекция кодекси или насоки следва да бъдат публикувани на уебсайта на въпросната генерална дирекция и на уебсайта за етика и поведение.

48. Омбудсманът също така счита, че Комисията не следва да се ограничава до публикуване само на информацията, изисквана по закон съгласно новия член 16, параграф 4 от Правилника за длъжностните лица [29]. В съответствие с принципите на добра администрация и с оглед подобряване на доверието на гражданите в ЕС, както и за да се гарантира правилното прилагане с помощта на гражданското общество, тя следва също така да публикува информация относно решенията, за да се даде възможност на висшите служители да извършват работа извън Комисията. Във връзка с това Комисията следва да публикува онлайн възможно най-скоро след вземането на решение за упълномощаване на висш служител да приеме предложение за работа, i) името на съответния висш служител, ii) подробности за изпълняваните в Комисията задължения, iii) подробности за задълженията, които трябва да бъдат изпълнявани на новата длъжност, и iv) оценката и заключенията на Комисията (включително всички наложени условия) по отношение на ситуацията на потенциален конфликт на интереси.

49. Омбудсманът не счита, че Регламент 45/2001 относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността възпрепятства такова публикуване, като се има предвид, че претеглянето на интересите — неприкосновеността на личния живот на съответното висше длъжностно лице и общественият интерес да се знае, че висшите длъжностни лица на Комисията се придържат към задължението да действат единствено с оглед на интересите на Съюза — следва в повечето случаи да е в полза на обществения интерес. За да се спазят тези правила, е достатъчно всички съответни висши служители да бъдат информирани най-късно в момента на подаване на заявленията си до Комисията, като я информират за намерението си да започнат нова работа или друга дейност, че ще публикуват въпросната информация. Подобна стъпка ще позволи на тези длъжностни лица да изразят становището си относно въздействието на това публикуване върху техните законни интереси, а на Комисията — да вземе предвид тези становища при претеглянето, изисквано съгласно Регламент 45/2001.

50. Що се отнася до това претегляне, Омбудсманът подчертава, че публикуването на такава информация по отношение на висшите служители би дало възможност на гражданското общество да контролира докладваната ситуация и да докладва за всички нередности на Комисията и, когато е целесъобразно, на Омбудсмана.

51. Омбудсманът отбелязва, че в поне една държава членка, Обединеното кралство [30], такива процедури са норма. ЕС следва да си постави за цел да бъде лидер в това отношение, а не да изостава от отделните държави членки.

52. Омбудсманът счита, че само при изключителни императивни обстоятелства съображения, свързани с неприкосновеността на личния живот, биха попречили на такова публикуване. Омбудсманът приканва Комисията да я информира за всеки такъв случай и омбудсманът ще поиска от нейните служби да инспектират досието. Това ще позволи на омбудсмана да оцени основателността на взетото решение, за да се даде възможност на този висш служител да приеме външно предложение за работа. Особено по отношение на висшите служители и ако се наложи да се предприеме официално разследване, омбудсманът няма да се поколебае да използва пълните си правомощия, включително задължението на длъжностните лица да свидетелстват пред службата си, в случаи на съмнение относно правилното прилагане на правилата за конфликтите на интереси.

53. Въз основа на гореизложеното Омбудсманът призовава Комисията да предприеме необходимите стъпки за изготвяне на такава публикация в съответствие с правилата за защита на данните. По-специално тя следва да информира всички съответни висши служители най-късно в момента на подаване на заявленията им до Комисията, като я информира за намерението си да започне нова работа или друга дейност, че ще публикува въпросната информация.

54. Омбудсманът ще предостави насоки на Комисията по горепосочените точки (вж. подточки i), й), к) и л) и препоръката по-долу).

Централизиран регистър

55. Омбудсманът отбелязва загрижеността на Комисията, че един централизиран регистър на заявленията за работа на служителите след прекратяване на служебното правоотношение или по време на отпуск по лични причини, както и на оценките на конфликтите на интереси на пристигащите служители, може да има последици за защитата на данните. От друга страна, жалбоподателите считат, че за обществеността е трудно да наблюдава спазването на правилата без достъп до статистически данни, генерирани от такъв централен регистър. Омбудсманът не е напълно убеден и в двата аргумента. Според омбудсмана един централен регистър гарантира, че Комисията има ясна представа за това какво правят нейните служби в това отношение и по този начин ще помогне на Комисията да прилага ефективно и последователно правилата относно конфликтите на интереси [31].

56. Не е необходимо обаче такъв централизиран регистър да бъде публичен регистър. Всяка информация в този регистър следва да се оповестява публично само в съответствие с правилата за защита на данните. В това отношение, с изключение на някои данни, свързани с висшите служители (вж. т. 48 по-горе), информацията в този централен регистър не трябва да се разкрива без съгласието на съответните длъжностни лица.

57. Омбудсманът счита, като насоки (вж. буква м) от препоръката по-долу), че централен регистър би помогнал на Комисията да гарантира собственото си последователно прилагане на правилата относно конфликтите на интереси. Поради това Омбудсманът счита, че Комисията следва да създаде такъв централен регистър.

Заключителни бележки

58. Целта на настоящите препоръки е да се премахне системното лошо администриране, установено в процедурите на Комисията за справяне с потенциални конфликти на интереси. Омбудсманът се ангажира, по отношение на всички институции, органи, служби и агенции на ЕС, да следи внимателно тази област в бъдеще, да идентифицира всички възможни недостатъци, които могат да възникнат в бъдеще, и да препоръчва всички необходими подобрения от името на засегнатите граждани.

Проектопрепоръката

Въз основа на тази проверка омбудсманът отправя следната проектопрепоръка към Комисията [32]:

Комисията следва:

а) по-специално: да анализира изцяло всяко отделно заявление, за да работи извън Комисията, и да изложи този анализ в добре обосновани и добре документирани решения;

б) по-специално: надлежно отбелязва, че е анализирала дали предоставената от длъжностното лице информация относно предложената външна работа е достатъчно подробна, за да позволи на Комисията да извърши пълен анализ на тази външна работа;

в) правилно записване и анализ на коментарите, направени от други служби на Комисията, особено когато евентуалната позиция на Комисията се отклонява от тези коментари;

г) да предприеме всички необходими стъпки, за да гарантира, че Комисията прилага последователно правилата относно конфликтите на интереси в цялата Комисия, включително като предупреждава генералните дирекции, когато бъдат установени несъответствия по отношение на налагането на условия;

д) Да гарантира, че оценката на заявленията се извършва от служители, които не са имали преки професионални връзки със съответното длъжностно лице. Особено важно е да се обърне специално внимание на това изискване по отношение на висшите служители;

е) Информирайте служителите, че те остават задължени винаги да се държат почтено и дискретно по отношение на приемането на определени назначения или придобивки, напомнете им, че това задължение не е ограничено във времето, и предприемете всички възможни мерки по отношение на всички бивши служители, които пренебрегват това задължение, като приемете всяко проблемно предложение за работа.

Насоки за по-нататъшни подобрения

Омбудсманът предлага на Комисията:

ж) определяне на генералните дирекции, които следва да имат кодекси за етика и почтеност, и гарантиране на въвеждането на такива кодекси;

з) когато е приложимо, също така да анализира заявленията за работа извън Комисията въз основа на специфичните за генералната дирекция етични кодекси и кодекси за почтеност;

и) Подобряване на уебсайта за етика и поведение [33] на Комисията;

й) Публикуване онлайн на специфични за генералната дирекция кодекси или насоки;

к) публикува онлайн, по отношение на решенията за одобряване на искания за работа извън Комисията от висши длъжностни лица, i) името на съответния висш служител, ii) подробности за задълженията, изпълнявани в Комисията от този висш служител, iii) подробности за задълженията, които трябва да бъдат изпълнявани при новите дейности, и iv) подробната оценка и заключенията на Комисията (включително всички условия) по отношение на всеки потенциален конфликт на интереси;

л) информира омбудсмана за всеки случай, в който публикуването, посочено в буква к) по-горе, е възпрепятствано от изключителни и наложителни причини, свързани с неприкосновеността на личния живот. След това Омбудсманът проверява и оценява преписката по взетото решение, за да позволи на този висш служител да работи извън Комисията;

м) Въвеждане на централизиран регистър на заявленията за работа на персонала извън Комисията и за оценки на конфликтите на интереси на пристигащите служители;

н) да използва препоръките на Омбудсмана, посочени в букви а)—е), като насоки при оценката на евентуални конфликти на интереси на пристигащите служители;

о) да използва препоръките на Омбудсмана, посочени в букви а)—е) по-горе, когато анализира дали е спазена забраната висшите служители да напускат Комисията, за да участват в лобиране или застъпничество пред Комисията;

п) Предприемане на необходимите стъпки, за да се гарантира, че всички бъдещи случаи отразяват политиката, че ангажиментите, предложени от длъжностните лица, насочени към премахване на конфликтите на интереси, са изрично посочени и анализирани в досието.

Комисията и жалбоподателите ще бъдат информирани за този проект на препоръка и за предложените насоки.  В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман Комисията изпраща подробно становище до 31 декември 2014 г. Подробното становище би могло да се състои в приемането на проектопрепоръката и описание на начина, по който тя е била изпълнена. Омбудсманът също така отправя искане към Комисията да разгледа нейните предложения за по-нататъшни подобрения в контекста на подробното становище.

 

Емили О'Райли

Съставено в Страсбург на 22 септември 2014 година.