Уважаеми г-н Председател,

Обръщам се към Вас и същевременно към други институции, органи и агенции на ЕС, за да потърся Вашето сътрудничество по важен, но потенциално пренебрегван въпрос: записване на текстови съобщения и съобщения в реално време.

Администрацията на ЕС, както всяка друга публична администрация, все по-често използва средства за модерна електронна комуникация в ежедневната си работа. Кризата с COVID-19 и свързаните с нея договорености за дистанционна работа допълнително увеличиха използването им.

Администрацията на ЕС следва да положи всички усилия, за да отрази реалността на съвременната комуникация в своите правила и практики за управление на документи. Въпреки че не е нито осъществимо, нито желателно служителите да записват всички текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени или получени в професионалното им качество, съгласно правото на ЕС администрацията на ЕС е длъжна да изготвя и съхранява документация, свързана с нейните дейности, доколкото това е възможно и по непроизволен и предвидим начин.^[1] Решението за записване на определена информация в системата на администрацията за управление на документи следва, съгласно правото на ЕС, да не зависи от носителя — било то писмо, електронна поща, текст или съобщение в реално време — а от неговото съдържание ^[2].

В качеството си на Европейски омбудсман се ангажирам да насърчавам възможно най-високите стандарти на администрация в публичната администрация на ЕС. Записването на информация изпълнява важната функция да улеснява нейния обмен, да предоставя доказателства за предприетите действия, да изпълнява правните задължения на институциите и да съхранява тяхната памет. Това е и предварително условие, за да може администрацията на ЕС да изпълни задълженията си за прозрачност, по-специално чрез улесняване на публичния достъп до документи и прилагане на принципа на отчетност на публичните действия.

Записването на текстови съобщения и съобщения в реално време, както и тяхното оповестяване, наскоро бяха предмет на дебат в няколко държави — членки на ЕС.^[3] Въпросът ми беше представен и през октомври 2020 г.^[4], когато Европейският съвет заяви, че през 2018 г. не съхранява никакви съобщения, базирани на мобилни телефони, изпратени от тогавашния му председател до държавните и правителствените ръководители в отговор на искане за публичен достъп.

Ето защо считам, че е навременно да започнем обсъждане на подходящи правила и практики за водене на регистри, когато става въпрос за електронна комуникация като текстови съобщения и съобщения в реално време, на равнището на администрацията на ЕС.

Като първа стъпка бих искал да събера информация относно правилата и практиките за записване на текстови съобщения и съобщения в реално време в администрацията на ЕС. За тази цел ще Ви бъда благодарен, ако Комисията отговори на въпросите, изложени в приложението към настоящото писмо. Чрез събирането на тази информация се надявам да мога да идентифицирам добри практики, които могат да направляват администрацията на ЕС при справянето с този важен въпрос в бъдеще.

Ще Ви бъда благодарен да получа отговора на Комисията на моите въпроси до 15 ноември 2021 г. Ако Комисията се нуждае от допълнителна информация или разяснения относно тази инициатива, моля, свържете се със служителя, отговарящ за проверките, г-жа Таня Енерт.

Предварително Ви благодаря за сътрудничеството по този важен въпрос.

Искрено ваш,

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 30.6.2021 г.

приложение

1) Относно приложимите правила:

• Обхваща ли решението на Комисията за управление на записи текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени или получени чрез професионални и/или лични устройства?

• В решението на Комисията относно управлението на записите определят ли се критерии/принципи за записването на текстови съобщения и съобщения в реално време?

• В решението на Комисията за управление на записите определя ли се начинът, по който текстовите съобщения и съобщенията в реално време следва да се записват от служителите?

Моля, предоставете ни съответните разпоредби от Вашето решение за управление на записите.

2) Относно прилагането на приложимите правила:

• Как се прилага решението за управление на записите по отношение на текстовите съобщения и съобщенията в реално време? Например Комисията издала ли е съответни насоки за служителите или предоставя ли обучение по този въпрос на служителите?

• На практика записала ли е Комисията текстови съобщения и съобщения в реално време? Ако отговорът е „да“, може ли Комисията да даде примери?

• Комисията получила ли е вече искания за публичен достъп до текстови съобщения и/или съобщения в реално време съгласно Регламент 1049/2001 или определила ли е Комисията, че текстовите съобщения и/или съобщенията в реално време попадат в обхвата на искане за достъп до документи? Ако отговорът е „да“, може ли Комисията да даде примери?

• Как Комисията търси съответните „документи“ при получаването на искания за публичен достъп, които обхващат пряко или косвено текстови съобщения и/или съобщения в реално време? Въведена ли е от Комисията механизми (например насоки или инструкции) за подпомагане на персонала при търсенето на такива „документи“?

Моля да ни предоставите съответните документи.

Същото писмо е изпратено до следните институции и агенции:

• Съвета
• Европейския парламент
• Европейската агенция по химикали
• Европейския орган за безопасност храните
• Европейската агенция по лекарствата
• Европейска агенция за гранична и брегова охрана
• Европейската централна банка

[1] Решение на Първоинстанционния съд от 26 април 2007 г. по дело T-264/04, WWF European Policy Programme/Съвет, точка 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] В съответствие с определението за „документ“ в член 3, буква а) от Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Например в Нидерландия (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 март 2019 г.), в Германия (Berlin Administrative Court (VG) 2 K 163/18, 26 август 2020 г.) и в Ирландия (Irish Information Commissioner, номер на делото: 180450, 15 май 2019 г.).

[4] Решение по дело 1219/2020/MIG относно начина, по който Европейският съвет е разгледал искане за публичен достъп до съобщения, базирани на мобилни телефони, за които се предполага, че са изпратени от тогавашния му председател до държавните и правителствените ръководители, 26 октомври 2020 г.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.