Контекст

1. Администрацията на ЕС, както и всяка друга публична администрация, използва средства за модерна електронна комуникация в ежедневната си работа. Кризата с COVID-19 и свързаните с нея договорености за дистанционна работа допълнително увеличиха използването им.

2. Администрацията на ЕС следва да отрази реалността на съвременната комуникация в своите правила и практики за управление на документи.

3. Справедливо е да се приеме, че не е практически възможно членовете на персонала да записват всички текстови съобщения и съобщения в реално време, изпратени или получени в професионалното им качество. Дали обаче да се запише или не определена информация в системата за управление на документи на администрацията не трябва да зависи от носителя – било то писмо, имейл, текст или незабавно съобщение – а от нейното съдържание.

4. Записването на информация изпълнява важната функция за улесняване на нейния обмен, предоставяне на доказателства за предприети действия, изпълнение на правните задължения на институциите и запазване на тяхната памет. Това е и предварително условие, за да може администрацията на ЕС да изпълни задълженията си за прозрачност, по-специално чрез улесняване на публичния достъп до документи и прилагане на принципа на отчетност на публичните действия [1].

5. Записването на текстови съобщения и съобщения в реално време, както и тяхното оповестяване, през последните години бяха предмет на обсъждане в няколко държави — членки на ЕС.[2] Въпросът беше представен и на вниманието на омбудсмана [3].

6. Поради това Омбудсманът счете, че е навременно да започне обсъждане на подходящи правила и практики за водене на регистри, когато става въпрос за електронна комуникация, като например текстови съобщения и съобщения в реално време, на равнището на администрацията на ЕС.

7. За тази цел Омбудсманът събра информация относно правилата и практиките за записване на текстови съобщения и съобщения в реално време от цялата администрация на ЕС.[4] Омбудсманът също така разгледа съответните правила и практики, разработени на национално и международно равнище.[5]

Констатациите на омбудсмана

8. И осемте институции, органи, служби и агенции на ЕС, с които омбудсманът се свърза, заявиха, че текстовите съобщения и съобщенията в реално време по принцип попадат в обхвата на общото определение за документ, посочено в съответните им решения за управление на записи. Две от МБО са въвели по-конкретни правила.

9. Нито един от IBAO не е предоставил на своя персонал специфични насоки (или обучение) относно записването на текстови съобщения и съобщения в реално време. Един IBAO посочи, че ще оцени необходимостта от такива насоки (или обучение) в контекста на предстоящ преглед на решението си за управление на записите.

10. Два IBAO вече са имали опит със записването на текстови и незабавни съобщения в съответната си система за управление на документи. Един от тези IBAO е разкрил съобщения в реално време при получаване на искане за публичен достъп до документи.

11. Някои IBAO заявиха, че техните служители, които се занимават със заявления за публичен достъп до документи съгласно Регламент 1049/2001, не просто търсят в своята система за управление на документи регистрирани документи, за да идентифицират документите, до които се иска публичен достъп. По-скоро те се свързват и с всички съответни отдели/персонал, които може да притежават съответните документи, обхванати от искането за достъп.

Практически препоръки

Въз основа на събраната информация Омбудсманът установи добри практики, които могат да направляват администрацията на ЕС при решаването на този въпрос в бъдеще. Те са отразени в „практическите препоръки“ по-долу:

IBAO следва:

• В правилата и практиките за управление на документи вземете предвид все по-широкото използване на текст и съобщения в реално време. По-конкретно това означава, че решението за записване на определена информация в системата за управление на документи на администрацията не следва да зависи от носителя — било то писмо, имейл, текст или незабавно съобщение — а от нейното съдържание.
• Въвеждане на технологични решения, за да се даде възможност за лесно записване на текстови и незабавни съобщения в системите за управление на документи. Междувременно осигурете алтернативни начини за записване на такива съобщения.
• Издаване на ясни насоки за персонала относно начина, по който текстовите съобщения и съобщенията в реално време, които отговарят на критериите за записване на документи, следва да бъдат извличани, прехвърляни и записвани. Целият персонал, използващ електронни устройства за работа, следва да може да разбира как да извлича и прехвърля текстови съобщения и съобщения в реално време от приложения или платформи за съобщения към съответната система за управление на документи.
• Повишаване на осведомеността сред служителите относно необходимостта да се гарантира, че текстовите съобщения и съобщенията в реално време, които отговарят на критериите за запис, се извличат, прехвърлят и записват редовно и рутинно. В допълнение към стандартните съобщения за вътрешна комуникация това би могло да се направи например чрез предлагане на обучение на съществуващите членове на персонала и като част от програми за въвеждане в длъжност на нови членове на персонала.
• Уверете се, че периодите на съхранение на текстови и незабавни съобщения, съхранявани на електронни устройства, използвани за работа, са в съответствие с правилата за съхранение.
• Да разполага с процес, който да гарантира, че когато член на персонала напусне, всички документи, с които разполага, включително всички текстови и незабавни съобщения, които отговарят на критериите за запис, се записват.
• Признаване, че свързаните с работата текстови съобщения и съобщения в реално време са „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи.
• Когато разглеждате искания за публичен достъп до документи, които биха могли да обхващат текстови съобщения и съобщения в реално време, вземете предвид всички места, където могат да се съхраняват такива съобщения, включително електронните устройства, използвани от персонала, и съдействайте на персонала, който потенциално държи такива съобщения при търсенето им, например като давате инструкции.
• Да гарантират, че техният стандартен инструмент за търсене позволява идентифицирането на текстови съобщения и съобщения в реално време (като такива), след като бъдат регистрирани в тяхната система за управление на документи.

Въз основа на това омбудсманът приключва тази стратегическа инициатива.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 13.7.2022 г.

[1] Решение на Първоинстанционния съд от 26 април 2007 г., WWF European Policy Programme/Съвет, T-264/04, точка 61: ... За да може правото на достъп до документи да бъде ефективно упражнено, съответните институции трябва, доколкото е възможно и по непроизволен и предвидим начин, да изготвят и съхраняват документация, свързана с тяхната дейност.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Например в Нидерландия (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 март 2019 г.), в Германия (Berlin Administrative Court (VG) 2 K 163/18, 26 август 2020 г.) и в Ирландия (Irish Information Commissioner, дело номер: 180450, 15 май 2019 г.).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (дело 1219/2020/MIG) и https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (дело 1316/2021/MIG).

[4] (на английски) В контекста на тази стратегическа инициатива омбудсманът се свърза с осем институции, органи, служби и агенции на ЕС, а именно Европейската комисия, Европейския парламент, Съвета на ЕС, Европейската централна банка (ЕЦБ), Европейската агенция по химикали (ECHA), Европейския орган за безопасност на храните (ЕОБХ), Европейската агенция по лекарствата (EMA) и Европейската агенция за гранична и брегова охрана (Frontex).

[5] Вж. например Конвенцията на Съвета на Европа за достъп до официални документи (CETS No 205): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.