Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. През март 2022 г. жалбоподателят, журналист, който пише за околната среда, е поискал публичен достъп [1] до три електронни писма от членове на личния кабинет (кабинета) на комисаря по международните партньорства относно проектите на стратегиите на ЕС за адаптиране към изменението на климата, почвите и горите.[2] Жалбоподателят е посочил електронните писма конкретно по дата, заглавие и подател. Жалбоподателят е поискал публичен достъп до електронните писма, за да подготви история за лобиране пред комисарите на ЕС по въпросите на околната среда. Според жалбоподателя електронните писма биха могли да хвърлят светлина върху това дали изразените в тях мнения са в съответствие с тези на представителите на интереси.

2. През май 2022 г. Комисията отговори, че според нея трите конкретни електронни писма не попадат в обхвата на законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи (Регламент 1049/2001). Това е така, защото според Комисията електронните писма не отговарят на критериите за вписване във вътрешната ѝ система за управление на документи.

3. Жалбоподателят поиска от Комисията да преразгледа позицията си, че електронните писма не представляват „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001 (като подаде „потвърдително заявление“).

4. След като не получи отговор, през юли 2022 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

Проучването

5. Омбудсманът започна проверка на липсата на отговор от страна на Комисията на потвърдителното заявление, подадено от жалбоподателя. Комисията отговори на потвърдителното заявление през август 2022 г. Въпреки това, тъй като жалбоподателят остана недоволен от резултата, омбудсманът продължи проверката.

6. В хода на проверката екипът за проверка на Омбудсмана проведе среща с представители на Комисията, за да обсъди как Комисията е обработила искането на жалбоподателя.[3] Впоследствие Омбудсманът провери електронните писма и поиска от Комисията да предостави отговор по случая.[4] Жалбоподателят представи коментари по доклада от срещата и впоследствие по отговора на Комисията.

Първоначална липса на установяване и оценка от страна на Комисията на електронните писма съгласно Регламент 1049/2001

Аргументи, представени на омбудсмана

7. Жалбоподателят твърди по същество, че електронните писма са „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001. Жалбоподателят счита, че Регламент (ЕО) No 1049/2001 не предвижда освобождаване от публичен достъп, когато документите не са регистрирани.

8. Комисията заяви, че само документи, които отговарят на нейните критерии за вписване на документи в нейната вътрешна система за управление на документи, са „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001 [5]. В този случай Комисията счете, че електронните писма са съдържали неофициален обмен в рамките на Комисията преди приемането на документите за политиката от колегиума на членовете на Комисията. Регистрира се само документът, приет съгласно съответната процедура в окончателната му версия. Следователно Комисията не е установила, че електронните писма, поискани от жалбоподателя, попадат в обхвата на искането за достъп.

Оценка на омбудсмана

9. Регламент 1049/2001 се прилага за всички документи, държани от институция на ЕС, т.е. „документи, които са изготвени или получени от нея и са нейно притежание, във всички области на дейност на Европейския съюз.“[6] Съгласно този регламент „документ е „всяко съдържание, независимо от неговия носител (на хартиен носител или в електронна форма, звукозапис, видео- или аудио-визуален запис), което се отнася до въпроси, свързани с политиките, дейностите и решенията, попадащи в сферата на отговорност на институцията“[7].

10. От текста на Регламент No 1049/2001 става ясно, че за да попадне даден документ в приложното му поле, е без значение дали е бил регистриран в системата за управление на документи на институцията. От значение е съдържанието на документа и дали той е свързан с „политиките, дейностите и решенията“, за които отговаря институцията.

11. Както омбудсманът е заявявал по различни поводи [8], дали документът впоследствие е регистриран в системата за управление на документи на съответната институция от правна гледна точка не е от значение за целите на определението за „документ“ съгласно регламента.

12. Проверяващият екип на Омбудсмана прегледа електронните писма, които се отнасят до „политики, дейности и решения“, за които Комисията носи отговорност и които очевидно се държат от Комисията. Следователно те са „документи“ по смисъла на Регламент No 1049/2001.

13. Поради това в съответствие с Регламент (ЕО) No 1049/2001 Комисията следва да установи и оцени дали може да бъде предоставен публичен достъп до електронните писма. Първоначалният пропуск на Комисията да направи това представлява лошо администриране. Както посочи омбудсманът в хода на настоящата проверка, Комисията рискува да бъде разглеждана като особено недружелюбна към гражданите, когато притежава документи, но отказва да ги разгледа с оглед на оповестяването им, просто на основание, че е решила да не регистрира документите.

14. След намесата на омбудсмана Комисията се съгласи да направи оценка на електронните писма съгласно Регламент 1049/2001. Следователно по-нататъшните разследвания по въпроса не са обосновани.

15. Като се има предвид значителното време, необходимо на Комисията, за да разгледа по подходящ начин искането на жалбоподателя за публичен достъп, омбудсманът настоятелно призовава Комисията да приключи оценката си с оглед на изискването за „незабавно“ обработване на заявленията, предвидено в Регламент 1049/2001.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Тъй като електронните писма, поискани от жалбоподателя, са „документи“ по смисъла на Регламент (ЕО) No 1049/2001, Комисията е трябвало да установи и прецени дали може да бъде предоставен публичен достъп. Първоначалният пропуск на Комисията да направи това представлява лошо администриране.

Тъй като Комисията се съгласи да направи оценка на документите съгласно Регламент (ЕО) No 1049/2001, не са оправдани допълнителни проучвания по въпроса.

Като се има предвид значителното време, необходимо на Комисията, за да разгледа по подходящ начин искането на жалбоподателя за публичен достъп, омбудсманът настоятелно призовава Комисията да приключи оценката си с оглед на изискването за „незабавно“ обработване на заявленията, предвидено в Регламент 1049/2001. 

Жалбоподателят и Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 18.9.2023 г.

[1] Съгласно Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията

документи: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2]

[3] Докладът от заседанието може да бъде намерен на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/168089

[4] Писмото на омбудсмана до Комисията е достъпно на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/167813. 

Отговорът на Комисията е достъпен на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/174016.

[5] Комисията се позова на Решение (ЕС) 2021/2121 от 6 юли 2020 г. относно управлението на записи и архивите, достъпно на адрес: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 и неговите Насоки относно регистрацията на документи.

[6] Член 2, параграф 3 от Регламент 1049/2001.

[7] Член 3, буква а) от Регламент 1049/2001.

[8] Вж. например дело 211/2022/TM: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980;

дело 1316/2021/MIG: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158295 и дело 1050/2018/DL: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/52666.