Жалбоподателят е поискал от Европейската комисия публичен достъп до конкретни електронни писма и други съобщения, свързани с политиките и законодателството на ЕС в областта на околната среда. Комисията предостави достъп до част от документите, за които установи, че попадат в обхвата на искането. В подкрепа на решението си да редактира част от информацията тя се позова на различни изключения съгласно законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи (Регламент 1049/2001), като заяви, че оповестяването би могло да засегне неприкосновеността на личния живот, търговските интереси и процеса на вземане на решения. Що се отнася до поисканите електронни писма, Комисията заяви, че те не са регистрирани, тъй като не счита, че попадат в обхвата на нейните критерии за регистриране на документи поради тяхното съдържание и краткотраен характер.

Проверката на омбудсмана показа, че електронните писма се отнасят до „политики, дейности и решения“, за които отговаря Комисията, и очевидно са „документи“ по смисъла на Регламент 1049/2001. По този начин, докато разследването е в ход, Омбудсманът настоятелно призова Комисията да прецени дали може да бъде предоставен публичен достъп. Комисията регистрира електронните писма и се съгласи да ги разгледа за евентуално оповестяване съгласно Регламент 1049/2001.

Омбудсманът установи, че първоначалният пропуск на Комисията да регистрира и включи електронните писма в обхвата на искането представлява лошо администриране. Тъй като обаче Комисията се съгласи да ги разгледа в контекста на искането, допълнителни проверки не бяха обосновани. Като се има предвид значителното време, необходимо на Комисията, за да разгледа по подходящ начин искането на жалбоподателя за публичен достъп, Омбудсманът призова Комисията незабавно да приключи оценката си.