Bäste X,

Ombudsmannen har mottagit ett klagomål mot Europeiska kommissionen. Klagomålet avser kommissionens vägran att ge allmänheten tillgång till protokollen från mötena i EU:s regionala arbetsgrupp för Grekland.

Klagandens begäran om tillgång av den 30 september 2021 gällde protokoll från mötena i EU:s regionala arbetsgrupp i Grekland från juni 2015 till december 2016, från maj 2018 till december 2018. och från april 2020 till september 2021”. Den 20 december 2021 identifierade kommissionen 34 handlingar [1] och nekade tillgång till samtliga. I samband med detta åberopade kommissionen tre undantag enligt EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar (förordning 1049/2001), nämligen behovet av att skydda allmänintresset i fråga om allmän säkerhet, försvar och militära frågor samt internationella förbindelser.

Den 1 januari 2022 begärde klaganden att kommissionen skulle se över sitt ursprungliga beslut och ge tillgång till handlingarna. Den 14 februari 2023 antog kommissionen sitt bekräftande beslut om partiell tillgång till 27 handlingar (handlingarna 1–28) och om avslag på ansökan om tillgång till de sju återstående handlingarna (handlingarna 29–35). Kommissionen har därvid åberopat behovet av att skydda det allmänna samhällsintresset i fråga om allmän säkerhet och internationella förbindelser samt av att skydda personuppgifter.

Klaganden är missnöjd med kommissionens vägran att ge (bredare) tillgång till handlingarna. Hon anser att kommissionen i alltför hög grad har utnyttjat de ovannämnda undantagen, särskilt mot bakgrund av den tid som förflutit och det faktum att de anläggningar som nämns i dokumenten nu är stängda. Klaganden bestrider inte redigeringen av information på grundval av behovet av att skydda personuppgifter.

Vi har beslutat att inleda en undersökning av klagomålet mot kommissionens beslut att endast bevilja delvis tillgång till de omtvistade handlingarna enligt förordning 1049/2001.

Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 ska ansökningar om tillgång till handlingar behandlas skyndsamt. Det är i linje med denna princip att ombudsmannen också strävar efter att behandla fall som detta så snabbt som möjligt.

Som ett första steg anser vi att det är nödvändigt att granska de handlingar som är i fråga i klagomålet samt eventuella samråd med tredje part som kommissionen har genomfört i samband med begäran om tillgång. Jag vore tacksam om kommissionen kunde tillhandahålla dessa handlingar, helst i elektroniskt format via krypterad e-post [2] senast den 10 januari 2025.

Vi skulle vara tacksamma om vi kunde få märkta kopior som anger vilka delar som lämnats ut till klaganden och vilka som inte lämnats ut, samt motiveringen till redigeringarna.

De handlingar som är föremål för allmänhetens begäran om tillgång kommer att behandlas konfidentiellt, tillsammans med allt annat material som kommissionen väljer att dela med oss och som markeras som konfidentiellt. Handlingar av detta slag kommer att hanteras och lagras i enlighet med denna konfidentiella status och kommer att raderas från ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats.

Kommissionens ståndpunkt har angetts i dess bekräftande svar. Om kommissionen emellertid skulle vilja lämna ytterligare synpunkter, som Europeiska ombudsmannen ska beakta under denna undersökning, vore vi tacksamma om de kunde lämnas till oss inom femton arbetsdagar från mottagandet av denna skrivelse, dvs. den 23 januari 2025.

Den utredare som ansvarar för ärendet är Amandine Le Bellec.

Med vänliga hälsningar,

Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör

Strasbourg den 19 december 2024

[1] Vi förstår att även om kommissionen i sitt ursprungliga beslut nämner 35 handlingar beror detta på ett skrivfel i den förteckning som lämnats till klaganden, vilket senare klargjordes i det bekräftande beslutet. För tydlighetens skull hänvisar vi dock till dokumenten 1–28 (totalt 27 dokument, eftersom dokument 5 inte finns) och 29–35.

[2] Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda.