De tre ärendena gällde hur Europeiska kommissionen tillämpade sina regler för bättre lagstiftning och andra förfarandekrav när den utarbetade lagstiftningsförslag om tillbörlig aktsamhet för företag i fråga om hållbarhet (983/2025/MIK), bekämpning av smuggling av migranter (2031/2024/VB) och den gemensamma jordbrukspolitiken (1379/2024/MIK). Kommissionen ansåg att dessa förslag var brådskande och utelämnade därför åtgärder som föreskrivs i dess regler, såsom konsekvensbedömningar och offentliga samråd. Klagandena, som är organisationer i det civila samhället, ansåg att dessa utelämnanden stred mot kommissionens regler om bättre lagstiftning. I två fall hävdade klagandena också att kommissionen underlåtit att bedöma lagstiftningsförslagens förenlighet med EU:s klimatmål, i enlighet med kraven i den europeiska klimatlagen. I ett fall var klaganden dessutom oroad över att kommissionen hade brutit mot sin arbetsordning om samråd mellan kommissionens avdelningar.

På grundval av sina undersökningar fann ombudsmannen förfarandemässiga brister i hur kommissionen utarbetade lagstiftningsförslagen i fråga, vilket sammantaget utgjorde administrativa missförhållanden. För att åtgärda dessa brister rekommenderade ombudsmannen kommissionen att säkerställa en förutsägbar, konsekvent och icke godtycklig tillämpning av sina regler för bättre lagstiftning genom att definiera ”brådskande” situationer som motiverar ett undantag från deras krav samt genom att registrera och förklara skälen till eventuella undantag som beviljats. Om undantag beviljas bör kommissionen dessutom inrätta ett förfarande för att säkerställa att det brådskande utarbetandet av lagstiftningsförslag fortfarande är förenligt med principerna om en öppen, evidensbaserad och inkluderande lagstiftningsprocess. För att bistå kommissionen i denna uppgift lade ombudsmannen också fram fyra förslag till förbättringar, bland annat följande: förtydliga sina regler för samråd med berörda parter när det gäller brådskande förslag, se till att de analysdokument som ersätter konsekvensbedömningar och som beskriver de underlag som ligger till grund för dess förslag offentliggörs i god tid för att möjliggöra en offentlig debatt innan lagstiftningen antas, Utfärda riktlinjer för genomförandet av bedömningar av klimatkonsekvenser. tillhandahålla och registrera motiveringar när samrådsperioder mellan avdelningar förkortas under fastställda tröskelvärden.

I sitt svar till ombudsmannen gick kommissionen med på att överväga att definiera ”brådskande” situationer under den kommande översynen av reglerna för bättre lagstiftning, samt att registrera och offentliggöra skälen till att tillämpa eventuella undantag från deras krav. Kommissionen åtog sig också att säkerställa riktade samråd om sina ”brådskande” förslag, att offentliggöra analysdokumenten med underlag till sina förslag inom tre månader efter antagandet, att inkludera bedömningar av klimatkonsekvenser i både analysdokument och motiveringar till framtida förslag och att motivera förkortade samråd mellan avdelningarna.

Klagandena ansåg i sina synpunkter på kommissionens svar att kommissionens åtaganden varken är tillräckligt tydliga eller konkreta för att garantera en öppen, inkluderande och evidensbaserad lagstiftningsprocess.

Ombudsmannen välkomnade kommissionens överlag konstruktiva svar på hennes rekommendationer och förslag till förbättringar. Kommissionens svar ger dock ännu inte tillräcklig klarhet om de konkreta åtgärder som den avser att vidta för att genomföra ombudsmannens rekommendationer och förslag till förbättringar.

Ombudsmannen kommer därför att övervaka denna fråga på grundval av framtida klagomål och när kommissionen har slutfört översynen av reglerna för bättre lagstiftning. I detta skede är inga ytterligare undersökningar motiverade, och ombudsmannen avslutade de tre ärendena.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen säkerställer att Rumänien fullt ut genomför en dom från Europeiska unionens domstol om den olagliga vägran att utfärda identitetskort till rumänska medborgare med hemvist i andra medlemsstater.

Ombudsmannen konstaterade att frågan verkade utvecklas på nationell nivå och att kommissionen aktivt och med rimliga intervall hade övervakat situationen.

Ombudsmannen avslutade ärendet med slutsatsen att inga ytterligare undersökningar är motiverade i detta skede. Ombudsmannen uppmanade dock kommissionen att inom sex månader uppdatera henne om sin bedömning av Rumäniens efterlevnad av domen och eventuella ytterligare åtgärder som vidtagits av kommissionen.

Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som innehas av Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning (Europol) om dess samarbete med myndigheter i medlemsstaterna, Förenade kungariket och Frontex när det gäller smugglingsbekämpning i Engelska kanalen. Europol identifierade 197 handlingar som omfattades av begäran och nekade tillgång till samtliga. Genom att vägra tillgång gjorde Europol gällande att ett utlämnande av handlingarna skulle undergräva skyddet för det allmänna samhällsintresset i fråga om allmän säkerhet och dess internationella förbindelser. 

Ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade prover av de omtvistade handlingarna och träffade företrädare för Europol. På grundval av detta och med tanke på det stora utrymme för skönsmässig bedömning som EU:s institutioner och byråer har när de anser att den allmänna säkerheten och de internationella förbindelserna är i fara, fann ombudsmannen att Europols beslut att vägra allmänheten tillgång inte var uppenbart felaktigt.

Med tanke på att de allmänintressen som står på spel inte kan ersättas av ett annat allmänintresse som anses vara viktigare avslutade ombudsmannen undersökningen och konstaterade att Europol inte hade gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande.

Klaganden bad Europeiska kommissionen att ge allmänheten tillgång till handlingar som rör EU:s stöd till migrationshantering i Cypern. Kommissionen identifierade fyra handlingar som omfattades av begäran: två mötesrapporter, en briefing och en Flash-rapport, men gav endast tillgång till delar av Flash-rapporten. Genom att vägra tillgång till de andra handlingarna åberopade kommissionen undantag enligt unionslagstiftningen om allmänhetens tillgång till handlingar och hävdade att ett utlämnande skulle kunna undergräva allmänintresset i fråga om allmän säkerhet och internationella förbindelser samt kommissionens beslutsprocesser. När kommissionen inte besvarade klagandens begäran om omprövning (bekräftande ansökan) inom den tillämpliga tidsfristen vände sig klaganden till ombudsmannen.

Ombudsmannen inledde en undersökning av kommissionens underförstådda vägran att (fullt ut) lämna ut de begärda handlingarna och ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade handlingarna i fråga. På grundval av inspektionen delade ombudsmannen med sig av sin preliminära åsikt till kommissionen att mer omfattande tillgång skulle kunna beviljas till handlingarna. Kort efter det att ombudsmannen hade översänt sin preliminära ståndpunkt antog kommissionen sitt bekräftande beslut om klagandens begäran om tillgång, i vilket den bekräftade sin ursprungliga ståndpunkt och vägrade ytterligare tillgång. Ombudsmannen begärde ett möte mellan hennes undersökningsgrupp och kommissionens företrädare för att få ytterligare klargöranden om kommissionens ståndpunkt.

Ombudsmannen beklagade att kommissionen inte gav mer omfattande tillgång till mötesrapporterna och briefingen under sin undersökning. Med tanke på att kommissionen bekräftade sin ståndpunkt i det bekräftande beslutet och under mötet med ombudsmannens undersökningsgrupp ansåg ombudsmannen att det inte skulle tjäna något syfte att driva frågan inom ramen för detta ärende. Ombudsmannen förväntar sig dock att kommissionen tar hänsyn till hennes detaljerade bedömning när den behandlar framtida begäranden om allmänhetens tillgång till genomgångar och mötesrapporter som de aktuella.