Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som innehas av Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex) i samband med gemensamma återvändandeinsatser och nationella återvändandeinsatser som samordnas av Frontex för perioden 1 juli–31 december 2024. Frontex identifierade 247 slutliga rapporter om återvändandeinsatser, 46 dokument som utgör den operativa planen för återvändande för 2024 och flera tillhörande bidragsöverenskommelser. Frontex hämtade också en del av den detaljerade information som begärdes om återvändandeinsatser från sin databas, men strök resten. Frontex vägrade att ge tillgång till de 46 handlingar som utgjorde den operativa planen för återvändande för 2024 i deras helhet, samtidigt som man beviljade omfattande partiell tillgång till bidragsöverenskommelserna. Frontex hävdade att ytterligare utlämnande skulle undergräva skyddet för det allmänna samhällsintresset i fråga om allmän säkerhet och internationella förbindelser samt kommersiella intressen.

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade ett urval av de omtvistade handlingarna och höll ett möte med företrädare för Frontex. På grundval av inspektionen och de förtydliganden som gjordes under mötet fann ombudsmannen att Frontex ståndpunkt på det hela taget var motiverad.

Även om ombudsmannen således drog slutsatsen att Frontex hantering av begäran var rimlig och avslutade undersökningen med slutsatsen att det inte hade förekommit några administrativa missförhållanden, noterade hon att det, i avsaknad av en uttömmande förteckning över handlingar som omfattas av begäran, var svårt för ombudsmannen att med säkerhet fastställa hur många handlingar som Frontex identifierade som omfattas av begäran. Ombudsmannen upprepade därför en tidigare rekommendation om att Frontex, som en fråga om god förvaltning, bör förse de sökande med en förteckning över handlingar som byrån anser omfattas av deras begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

Ärendet gällde hur Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) hanterade anklagelser om kränkningar av de grundläggande rättigheterna i sin verksamhet på den grekiska ön Samos. Klagandena var oroade över att det sätt på vilket handläggare utplacerades i asylstödgrupperna vid Europeiska unionens asylbyrå genomförde intervjuer med utsatta asylsökande stred mot EU-lagstiftningen, och att Europeiska unionens asylbyrå hade underlåtit att ta itu med detta. Dessutom var klagandena oroade över hur Europeiska unionens asylbyrå hanterade de asylsökandes rapporter om avvisningar.

Ombudsmannen konstaterade att Europeiska unionens asylbyrå vid tidpunkten för klagomålet hade underlåtit att säkerställa att handläggare som utplacerades i dess asylstödgrupper var beredda att genomföra intervjuer med utsatta asylsökande på ett korrekt sätt, bland annat när det gäller hur man tar hänsyn till indikatorer på sårbarheter när dessa framkommer för första gången under asylintervjun. Ombudsmannen konstaterade vidare att Europeiska unionens asylbyrå hade underlåtit att förse utsatta asylsökande med ett lämpligt förfarande för att rapportera misstag som begåtts under intervjuer och för att få sådana rapporter granskade av Europeiska unionens asylbyrå. Ombudsmannen konstaterade att detta utgjorde administrativa missförhållanden och lämnade fyra rekommendationer till Europeiska unionens asylbyrå för att åtgärda bristerna.

Ombudsmannen skickade också dessa rekommendationer till sina motparter från Europeiska ombudsmannanätverket för att få deras synpunkter på hur efterlevnaden av de grundläggande rättigheterna säkerställs i samarbetet mellan handläggare vid Europeiska unionens asylbyrå och nationella asyltjänstemän.

Dessutom identifierade ombudsmannen viktiga brister när det gäller hur Europeiska unionens asylbyrå hanterade de asylsökandes avslöjande av erfarenheter av avvisningar under intervjuer. Eftersom Europeiska unionens asylbyrå började vidta åtgärder för att avhjälpa dessa brister under ombudsmannens undersökning fann hon inga administrativa missförhållanden utan lade i stället fram två förslag till förbättringar.

De tre ärendena gällde hur Europeiska kommissionen tillämpade sina regler för bättre lagstiftning och andra förfarandekrav när den utarbetade lagstiftningsförslag om tillbörlig aktsamhet för företag i fråga om hållbarhet (983/2025/MIK), bekämpning av smuggling av migranter (2031/2024/VB) och den gemensamma jordbrukspolitiken (1379/2024/MIK). Kommissionen ansåg att dessa förslag var brådskande och utelämnade därför åtgärder som föreskrivs i dess regler, såsom konsekvensbedömningar och offentliga samråd. Klagandena, som är organisationer i det civila samhället, ansåg att dessa utelämnanden stred mot kommissionens regler om bättre lagstiftning. I två fall hävdade klagandena också att kommissionen underlåtit att bedöma lagstiftningsförslagens förenlighet med EU:s klimatmål, i enlighet med kraven i den europeiska klimatlagen. I ett fall var klaganden dessutom oroad över att kommissionen hade brutit mot sin arbetsordning om samråd mellan kommissionens avdelningar.

På grundval av sina undersökningar fann ombudsmannen förfarandemässiga brister i hur kommissionen utarbetade lagstiftningsförslagen i fråga, vilket sammantaget utgjorde administrativa missförhållanden. För att åtgärda dessa brister rekommenderade ombudsmannen kommissionen att säkerställa en förutsägbar, konsekvent och icke godtycklig tillämpning av sina regler för bättre lagstiftning genom att definiera ”brådskande” situationer som motiverar ett undantag från deras krav samt genom att registrera och förklara skälen till eventuella undantag som beviljats. Om undantag beviljas bör kommissionen dessutom inrätta ett förfarande för att säkerställa att det brådskande utarbetandet av lagstiftningsförslag fortfarande är förenligt med principerna om en öppen, evidensbaserad och inkluderande lagstiftningsprocess. För att bistå kommissionen i denna uppgift lade ombudsmannen också fram fyra förslag till förbättringar, bland annat följande: förtydliga sina regler för samråd med berörda parter när det gäller brådskande förslag, se till att de analysdokument som ersätter konsekvensbedömningar och som beskriver de underlag som ligger till grund för dess förslag offentliggörs i god tid för att möjliggöra en offentlig debatt innan lagstiftningen antas, Utfärda riktlinjer för genomförandet av bedömningar av klimatkonsekvenser. tillhandahålla och registrera motiveringar när samrådsperioder mellan avdelningar förkortas under fastställda tröskelvärden.

I sitt svar till ombudsmannen gick kommissionen med på att överväga att definiera ”brådskande” situationer under den kommande översynen av reglerna för bättre lagstiftning, samt att registrera och offentliggöra skälen till att tillämpa eventuella undantag från deras krav. Kommissionen åtog sig också att säkerställa riktade samråd om sina ”brådskande” förslag, att offentliggöra analysdokumenten med underlag till sina förslag inom tre månader efter antagandet, att inkludera bedömningar av klimatkonsekvenser i både analysdokument och motiveringar till framtida förslag och att motivera förkortade samråd mellan avdelningarna.

Klagandena ansåg i sina synpunkter på kommissionens svar att kommissionens åtaganden varken är tillräckligt tydliga eller konkreta för att garantera en öppen, inkluderande och evidensbaserad lagstiftningsprocess.

Ombudsmannen välkomnade kommissionens överlag konstruktiva svar på hennes rekommendationer och förslag till förbättringar. Kommissionens svar ger dock ännu inte tillräcklig klarhet om de konkreta åtgärder som den avser att vidta för att genomföra ombudsmannens rekommendationer och förslag till förbättringar.

Ombudsmannen kommer därför att övervaka denna fråga på grundval av framtida klagomål och när kommissionen har slutfört översynen av reglerna för bättre lagstiftning. I detta skede är inga ytterligare undersökningar motiverade, och ombudsmannen avslutade de tre ärendena.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen säkerställer att Rumänien fullt ut genomför en dom från Europeiska unionens domstol om den olagliga vägran att utfärda identitetskort till rumänska medborgare med hemvist i andra medlemsstater.

Ombudsmannen konstaterade att frågan verkade utvecklas på nationell nivå och att kommissionen aktivt och med rimliga intervall hade övervakat situationen.

Ombudsmannen avslutade ärendet med slutsatsen att inga ytterligare undersökningar är motiverade i detta skede. Ombudsmannen uppmanade dock kommissionen att inom sex månader uppdatera henne om sin bedömning av Rumäniens efterlevnad av domen och eventuella ytterligare åtgärder som vidtagits av kommissionen.

Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som innehas av Europeiska unionens byrå för samarbete inom brottsbekämpning (Europol) om dess samarbete med myndigheter i medlemsstaterna, Förenade kungariket och Frontex när det gäller smugglingsbekämpning i Engelska kanalen. Europol identifierade 197 handlingar som omfattades av begäran och nekade tillgång till samtliga. Genom att vägra tillgång gjorde Europol gällande att ett utlämnande av handlingarna skulle undergräva skyddet för det allmänna samhällsintresset i fråga om allmän säkerhet och dess internationella förbindelser. 

Ombudsmannens undersökningsgrupp inspekterade prover av de omtvistade handlingarna och träffade företrädare för Europol. På grundval av detta och med tanke på det stora utrymme för skönsmässig bedömning som EU:s institutioner och byråer har när de anser att den allmänna säkerheten och de internationella förbindelserna är i fara, fann ombudsmannen att Europols beslut att vägra allmänheten tillgång inte var uppenbart felaktigt.

Med tanke på att de allmänintressen som står på spel inte kan ersättas av ett annat allmänintresse som anses vara viktigare avslutade ombudsmannen undersökningen och konstaterade att Europol inte hade gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande.