Bäste X,

Ombudsmannen har mottagit ett klagomål mot Europeiska utrikestjänsten när det gäller allmänhetens tillgång till handlingar som rör utnämningen av en EU-ambassadör.

Utrikestjänsten identifierade sex kategorier av handlingar som omfattades av begäran. Den nekade tillgång och hävdade att ett utlämnande skulle kunna undergräva den enskildes privatliv och integritet ^[1].

Vi har beslutat att inleda en utredning av klagomålet mot Europeiska utrikestjänstens beslut att vägra tillgång till handlingarna enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Denna utredning avser inte på något sätt förtjänsterna med utnämningen.

Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 ska ansökningar om tillgång till handlingar behandlas skyndsamt. Det är i linje med denna princip att ombudsmannen också strävar efter att behandla fall som detta så snabbt som möjligt.

Som ett första steg anser vi att det är nödvändigt att granska de handlingar som omfattas av klagandens begäran om tillgång. Jag vore tacksam om utrikestjänsten kunde tillhandahålla dessa handlingar, helst i elektroniskt format via krypterad e-post ^[2] senast den 10 december 2021.

De handlingar som är föremål för allmänhetens begäran om tillgång kommer att behandlas konfidentiellt, tillsammans med allt annat material som utrikestjänsten väljer att dela med oss och som markeras som konfidentiellt. Handlingar av detta slag kommer att hanteras och lagras i enlighet med denna konfidentiella status och kommer att raderas från ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats.

Vi noterar att utrikestjänstens ståndpunkt har angetts i dess bekräftande svar. Utrikestjänsten hänvisar till den enskildes privatliv och integritet (och tillhörande EU-lagstiftning om uppgiftsskydd ^[3]) samt till EU:s tjänsteföreskrifter ^[4], men utvecklar inte dessa bestämmelser närmare. Utrikestjänsten hänvisar inte till rättspraxis. Utrikestjänsten har inte heller behandlat de argument som klaganden framförde i sin bekräftande ansökan om vikten av öppenhet vid utnämningen av personal på hög nivå. Avsaknaden av en detaljerad motivering från utrikestjänsten i dess bekräftande beslut gör det svårt för klaganden att fullt ut förstå varför hans ansökan avslogs i sin helhet.

Vi anser därför att det skulle vara till hjälp att planera ett möte mellan utrikestjänsten och ombudsmannens undersökningsgrupp där vi kan diskutera detta ärende. Detta möte skulle om möjligt kunna hållas tillsammans med mötet i ärende 2051/2021/MIG.

Den utredare som ansvarar för ärendet, Dorien Laermans, kan nås för att ordna detaljerna för detta möte, helst senast den 14 januari 2022.

Med vänliga hälsningar,

Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör

Strasbourg den 2 december 2021

[1] Artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda.

[3] Förordning 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[4] Artikel 6 i bilaga III till EU:s tjänsteföreskrifter.