Ärendet gällde en begäran till Europeiska kommissionen om allmänhetens tillgång till handlingar om konsekvenserna av Internationella domstolens rådgivande yttrande av den 19 juli 2024 om handelsavtalet mellan EU och Israel. Kommissionen identifierade ett ”meddelande till akten” (nedan kallat meddelandet) som den nekade tillgång till i sin helhet, med hänvisning till ett undantag enligt unionslagstiftningen om allmänhetens tillgång till handlingar. Kommissionen hävdade närmare bestämt att det kunde antas att ett utlämnande av meddelandet skulle undergräva skyddet för juridisk rådgivning. Klaganden bad kommissionen att ompröva sitt beslut och hävdade att det fanns ett övervägande allmänintresse av utlämnandet. När kommissionen vidhöll sin vägran att lämna ut meddelandet och tillade att ett utlämnande också skulle undergräva skyddet av personuppgifter vände sig klaganden till ombudsmannen.

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade den omtvistade handlingen och träffade företrädare för kommissionen. Kommissionens företrädare klargjorde under mötet att även om kommissionen grundade sig på en allmän presumtion om icke-utlämnande som enligt dess uppfattning är tillämplig på all juridisk rådgivning som inte ges inom ramen för ett lagstiftningsförfarande, hade den också gjort en individuell bedömning av meddelandet.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen, genom att åberopa en allmän presumtion om sekretess som skulle vara tillämplig på all juridisk rådgivning på alla områden av unionsrätten så länge den inte rör ett lagstiftningsärende, avvek från fast rättspraxis om skydd av juridisk rådgivning och från den logiska grunden för någon av de allmänna presumtioner som erkänts av unionsdomstolarna.

På grundval av inspektionen av handlingen och den ytterligare information som lämnades under mötet drog ombudsmannen emellertid slutsatsen att det var rimligt för kommissionen att, efter en individuell bedömning av meddelandet, anse att dess utlämnande skulle kunna undergräva institutionens intresse av att söka och få uppriktig, objektiv och omfattande juridisk rådgivning. Hon ansåg också att det var rimligt att kommissionen drog slutsatsen att det inte fanns något övervägande allmänintresse av att meddelandet lämnades ut.

Ombudsmannen avslutade därför ärendet med slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade. Ombudsmannen beklagade dock att ett möte hade varit nödvändigt för att bekräfta att kommissionen hade gjort en individuell bedömning av meddelandet och för att få förklaringar till hur ett utlämnande av meddelandet konkret och faktiskt skulle undergräva institutionens intresse av att få uppriktig, objektiv och heltäckande juridisk rådgivning.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen hanterade en begäran om allmänhetens tillgång till en skrivelse från EU-anställda till kommissionens ordförande om hennes ståndpunkt om konflikten mellan Israel och Palestina. Förekomsten av skrivelsen hade rapporterats i medierna i oktober 2023.

Som svar på klagandens begäran uppgav kommissionen att den inte innehade någon handling som motsvarade beskrivningen av skrivelsen. Klaganden bad kommissionen att ompröva sin ståndpunkt (genom att lämna in en bekräftande ansökan). Mer än ett år senare bekräftade kommissionen att den vid tidpunkten för den ursprungliga begäran inte innehade någon handling som motsvarade beskrivningen av skrivelsen. Kommissionen registrerade emellertid på eget initiativ en ny begäran om allmänhetens tillgång till skrivelsen i fråga. Klaganden var missnöjd med behandlingen av hans begäran och vände sig till ombudsmannen.

I sina preliminära synpunkter på ärendet ansåg ombudsmannen att det av kommissionens beslut var oklart varför den inte kunde identifiera den begärda handlingen. Ombudsmannen noterade vidare att även om kommissionen inte höll den begärda skrivelsen var det oklart varför den inte informerade klaganden om detta så snart den hade mottagit den bekräftande ansökan, och under alla omständigheter inom de tillämpliga tidsfristerna. Ombudsmannen ansåg preliminärt att kommissionens hantering av klagandens bekräftande ansökan utgjorde ett administrativt missförhållande.

I sitt svar till ombudsmannen klargjorde kommissionen att den begärda skrivelsen aldrig mottogs av ordförandens kansli. I stället hade kommissionen mottagit den begärda skrivelsen den 23 april 2024 som en bilaga till en skrivelse till den dåvarande kommissionsledamoten med ansvar för budget och administration. Eftersom brytdatumet för identifiering av handlingar är registreringen av den ursprungliga begäran omfattades den begärda skrivelsen inte av klagandens begäran om tillgång i tiden. Kommissionen registrerade därför en ny begäran på eget initiativ. 

Ombudsmannen fann flera brister i kommissionens hantering av begäran om tillgång. För det första var ombudsmannen oroad över hur kommissionen hade kommunicerat med klaganden, eftersom klaganden inte fick tydlig information om varför kommissionen inte kunde identifiera den handling han hade begärt under mer än ett år (dvs. mellan hans ursprungliga ansökan i oktober 2023 och kommissionens svar till ombudsmannen i mars 2025). För det andra påpekade ombudsmannen att även om det är ostridigt att kommissionen hade kännedom om den begärda handlingen när den antog sitt slutliga beslut, bedömde den inte skrivelsen i syfte att eventuellt lämna ut den. I stället registrerade den en ny begäran i samband med skrivelsen och hänvisade till ett slutdatum för identifiering av handlingar i sin arbetsordning. Ett sådant formalistiskt tillvägagångssätt förefaller svårt att förena med andan i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar, och det är definitivt inte medborgarvänligt eller serviceinriktat. Slutligen noterade ombudsmannen den betydande förseningen i svaret på klagandens bekräftande ansökan.

På det hela taget anser ombudsmannen att kommissionens hantering av klagandens begäran om tillgång utgjorde ett administrativt missförhållande. Eftersom kommissionen under tiden har antagit ett nytt ursprungligt beslut och gett fullständig tillgång till den begärda skrivelsen, ser ombudsmannen dock inget meningsfullt syfte med att utfärda en formell rekommendation.

Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som innehas av Europeiska kommissionen med anledning av farhågor om yrkesetik som framförts av medlemmar i den internationella övervakningsinsatsen i Albanien. Kommissionen identifierade en handling (en skrivelse) som omfattades av begäran och beviljade delvis tillgång till den. Den nekade tillgång till delar av skrivelsen på grundval av behovet av att skydda privatlivet och allmänintresset när det gäller EU:s internationella förbindelser.

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade dokumentet och bekräftade att de delar som undanhållits innehåller personuppgifter och känslig information. Ombudsmannen ansåg att kommissionens argument som motiverade redigeringen av personuppgifter var rimliga. Hon konstaterade också att det inte var uppenbart fel av kommissionen att hävda att ett utlämnande av vissa känsliga delar av skrivelsen skulle undergräva EU:s internationella förbindelser med Albanien.

Ombudsmannen avslutade därför undersökningen och konstaterade att det inte förelåg något administrativt missförhållande.