Klaganden bad Europeiska utrikestjänsten att ge tillgång till handlingar som rör utnämningen av en EU-ambassadör. Utrikestjänsten vägrade tillgång, åberopade undantag enligt EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar och hävdade att urvalskommittéernas arbete och alla tillhörande handlingar är konfidentiella (i enlighet med EU:s tjänsteföreskrifter) och att utlämnande av handlingarna skulle kränka den enskildes integritet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade handlingarna och träffade berörda företrädare för utrikestjänsten för att få förtydliganden om vägran att ge tillgång. På grundval av detta fann ombudsmannen att utrikestjänsten hade rätt att vägra tillgång till handlingarna på grundval av undantagen. Ombudsmannen avslutade därför undersökningen och konstaterade att det inte förelåg något administrativt missförhållande. Hon föreslog dock som en förbättring att utrikestjänsten bör se till att den anger detaljerade skäl för att vägra tillgång till handlingar och förklarar hur utlämnandet av de begärda handlingarna konkret och effektivt kan undergräva de intressen som skyddas av EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar. Utrikestjänsten bör dessutom offentliggöra den berörda EU-ambassadörens meritförteckning på delegationens webbplats.