Klagomål: 2038/2021/DL

Ärendetitel: Europeiska utrikestjänstens vägran att ge allmänheten tillgång till handlingar som rör utnämningen av en EU-ambassadör

Datum: Torsdagen den 13 januari 2022

Arrangemang för inspektioner på distans och fysisk plats

Närvarande

Europeiska utrikestjänsten

Tillförordnad avdelningschef, utrikestjänsten SG.AFFGEN.2 – Parlamentsfrågor

Ombudsmannens samordning, utrikestjänsten SG.AFFGEN.2 – Parlamentsfrågor

Juridisk rådgivare, SG.AFFGEN.1 – rättsliga frågor

Handläggare, RM.HR.2.SEC1 – Ledning och tillfälligt anställda

Politisk handläggare, SG.2 – parlamentsfrågor

Europeiska ombudsmannen

O’REGAN Fergal, chefsjurist, direktoratet för utredningar

KING Jennifer, juridisk expert, direktoratet för undersökningar

MS GEHRING Michaela, handläggare, direktoratet för undersökningar

LAERMANS Dorien, handläggare, direktoratet för undersökningar

Syftet med inspektionen av handlingar och mötet

Syftet med mötet var att granska handlingarna för att kontrollera om Europeiska utrikestjänsten hade fog för att tillämpa de undantag enligt EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar ^[1] som anges i dess ”bekräftande beslut”.

Dessutom ville ombudsmannens undersökningsgrupp få ytterligare klargöranden från utrikestjänsten om varför den hade vägrat tillgång till de berörda handlingarna, eftersom det verkade som om den brist på detaljerad motivering som utrikestjänsten framförde i sitt beslut gjorde det svårt för klaganden att förstå varför hans ansökan avslogs i sin helhet.

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig, tackade utrikestjänstens företrädare för mötet med dem och redogjorde för syftet med mötet. Undersökningsgruppen beskrev den rättsliga ram som gäller för möten som hålls av ombudsmannen, särskilt att ombudsmannen inte skulle lämna ut någon information som utrikestjänsten identifierat som konfidentiell, varken till klaganden eller till någon annan person utanför ombudsmannens kontor, utan utrikestjänstens förhandsgodkännande.

Ombudsmannens undersökningsgrupp förklarade att de skulle utarbeta ett utkast till rapport om mötet som skulle skickas till utrikestjänsten för att säkerställa att den var sakligt korrekt och fullständig. Mötesrapporten skulle sedan färdigställas, ingå i ärendehandlingarna och överlämnas till klaganden. Inga konfidentiella uppgifter skulle ingå i rapporten.

Information som utbytts och handlingar som inspekterats

Inspekterade handlingar

Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade rapporten om det preliminära urvalet, intervjurapporten, rapporten från utvärderingscentrumet och slutrapporten. Utrikestjänstens företrädare tillhandahöll också vissa handlingar som inte omfattades av klagandens begäran om allmänhetens tillgång.

Information om vägran att lämna ut handlingarna

Utrikestjänstens företrädare förklarade i detalj hur urvalsprocessen för en EU-ambassadör fungerar, från inlämnandet av kandidaternas ansökningar till den höga representantens officiella utnämning. Förteckningen över kandidater på slutlistan godkänns av kommissionskollegiet innan den höga representanten i egenskap av tillsättningsmyndighet fattar sitt slutliga beslut. Representanterna betonade att det finns en relativt hög grad av granskning av sådana utnämningar jämfört med andra anställda som rekryterats i samma lönegrad. Urvalskommittéerna består till exempel av företrädare för utrikestjänsten, kommissionen, rådets generalsekretariat och medlemsstaterna. Utnämningen följs av ett pressmeddelande och offentliggörande av ambassadörens korta meritförteckning. Dessutom kan Europaparlamentet besluta att utbyta åsikter med en godkänd kandidat innan denne tillträder sin tjänst, för att säkerställa demokratisk kontroll.

Utrikestjänstens företrädare förklarade att deras beslut om allmänhetens begäran om tillgång i detta fall var kortfattat, eftersom rättsprinciperna och rättspraxis är tydliga genom att tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001 bör vägras om ett utlämnande skulle skada den enskildes privatliv och integritet.^[2] I enlighet med rättspraxis ^[3] måste dessutom regeln i tjänsteföreskrifterna om att uttagningskommitténs förfaranden ska vara hemliga ^[4] beaktas vid fastställandet av huruvida tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001 skulle undergräva en institutions beslutsfattande ^[5]. Eftersom handlingarna innehöll namnen på samtliga sökande och en kvalitativ bedömning av dessa, var kommissionen tvungen att vägra tillgång till handlingarna.

Utrikestjänstens företrädare ansåg att klagandens argument inte visade att det förelåg ett övervägande allmänintresse av utlämnande ^[6], och att den inte heller själv kunde identifiera något övervägande allmänintresse av utlämnande. Utnämningen av en EU-ambassadör är viktig, men den anser att det inte finns något allmänintresse av att se utvärderingarna av kandidaterna.

Utrikestjänstens företrädare ansåg också att klagandens argument inte visade att överföringen av personuppgifterna till klaganden var nödvändig för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. De hävdade också att det fanns en rimlig och förutsebar risk för att ett utlämnande av kandidaternas personuppgifter skulle undergräva kandidaternas legitima intressen ^[7].

Utrikestjänstens företrädare sade vidare att ett utlämnande av handlingarna skulle kunna hindra framtida urvalsförfaranden, eftersom det skulle avslöja vilka typer av frågor som ställs och hur bedömningarna genomförs, vilket skulle göra det möjligt för potentiella framtida sökande att undergräva urvalsprocessens effektivitet.

Avslutande av inspektionen av handlingar och möte

Undersökningsgruppen tackade utrikestjänstens företrädare för deras tid och för de förklaringar som lämnats, och mötet avslutades.

Bryssel den 19 januari 2022

Fergal O’Regan Dorien Laermans

Chief Legal Expert Inquiries Officer

[1] Förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Artikel 4.1 b i förordning 1049/2001.

[3] Se, till exempel, tribunalens dom av den 23 september 2020, ZL/EUIPO, mål T-596/18, punkterna 45–48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Artikel 4.3 andra strecksatsen i förordning 1049/2001.

[6] I enlighet med artikel 4.3 andra strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001.

[7] I artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs följande: ”Institutionerna skall vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter.” Den gemenskapslagstiftning som avses är förordning 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. I enlighet med artikel 9.1 b i förordning 2018/1725 måste en institution göra en analys i tre steg för att bedöma om överföringen av personuppgifter skulle vara laglig. För det första ska den pröva huruvida den sökande har visat att överföringen av personuppgifterna till honom eller henne är nödvändig för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. Om så är fallet måste institutionen fastställa om överföringen skulle kunna undergräva de registrerades berättigade intressen. Slutligen måste institutionen göra en avvägning mellan intressena hos den person som begär tillgång till personuppgifterna och de registrerades berättigade intressen.