Bakgrund till klagomålet

1. Den 25 februari 2022 tilldelade Europeiska kommissionen ett kontrakt för en studie om kommissionens bedömning av framtida marknadsinträde, utvidgning och import i EU:s koncentrationsbeslut (COMP/2021/OP/0003)^[1] till ett konsultföretag specialiserat på konkurrensrätt. Syftet med studien var att utvärdera om kommissionens förhandsbedömningar av den framtida marknadsutvecklingen var korrekta, i syfte att förbättra kommissionens praxis för kontroll av företagskoncentrationer.

2. Mellan den 28 november 2022 och den 5 juni 2023 svarade klaganden i ärende 972/2023/KR, en organisation i det civila samhället, och kommissionen på frågor som rör EU:s konkurrenspolitik, bland annat om ovannämnda kontrakt. Klaganden var bekymrad över att tilldelningen av detta kontrakt hade gett upphov till intressekonflikter, eftersom den vinnande anbudsgivaren tidigare hade arbetat för stora transnationella företag och förberett ansökningar om fusions- och förvärvstillstånd. Dessa företag har i sin tur ett intresse av att ändra EU:s konkurrenspolitik. Kommissionen försvarade sitt beslut och sade att den hade infört riskreducerande åtgärder för att undvika sådana risker. Klaganden var missnöjd med kommissionens svar och vände sig till ombudsmannen.

3. Den 19 juni 2023 skrev klaganden i ärende 1292/2023/KR, i egenskap av ledamot av Europaparlamentet, till kommissionen och uttryckte liknande farhågor. Den 11 juli 2023 vände sig klaganden också till ombudsmannen, eftersom han inte hade fått något svar från kommissionen.  

Utredningen

4. Ombudsmannen inledde en undersökning av båda klagomålen för att undersöka hur kommissionen bedömde risken för intressekonflikter vid tilldelningen av kontraktet, i förhållande till de specifika uppgifter som skulle utföras med avseende på studien i fråga.

5. Ombudsmannen bad kommissionen att för inspektion lägga fram dokumenten om tilldelningen av kontraktet och hur den hade bedömt de därmed sammanhängande riskerna för intressekonflikter.

6. Efter inledandet av undersökningen sade kommissionen upp avtalet med företaget i fråga med verkan från och med den 28 augusti 2023, eftersom den ansåg att studien kunde uppfattas som partisk ^[2].

7. Mot bakgrund av detta beslutade ombudsmannen att det inte längre var nödvändigt att granska handlingarna i samband med tilldelningen av kontraktet, utan endast kommissionens interna vägledning för personal som deltar i förfaranden för offentlig upphandling.

Ombudsmannens bedömning

8. Ombudsmannen inledde denna undersökning för att undersöka hur kommissionen bedömde risken för en intressekonflikt till följd av konsultföretagets anbud, i förhållande till de specifika uppgifter som skulle utföras med avseende på studien i fråga.

9. Med tanke på att kommissionen har sagt upp avtalet i fråga efter inledandet av ombudsmannens undersökning anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar av de frågor som tas upp i klagomålen är motiverade.

10. Efter tilldelningen av det omtvistade kontraktet ändrade kommissionen emellertid sina interna riktlinjer för upphandling (kallade ”Vade-mecum on public procurement”) för att stärka bestämmelserna om identifiering och lindring av intressekonflikter som uppstår till följd av yrkesverksamhet, vilka den kallar ”professionella motstridiga intressen”. Denna uppdatering gjordes i augusti 2022.

11. I en tidigare undersökning från 2020 [3], som gällde kommissionens beslut att tilldela ett företag ett kontrakt för att genomföra en studie som gav upphov till farhågor om intressekonflikter, föreslog ombudsmannen att kommissionen skulle tillhandahålla tydligare riktlinjer om eventuella intressekonflikter för att bistå sin personal som arbetar med förfaranden för offentlig upphandling av policyrelaterade tjänstekontrakt. Hon föreslog också att kommissionen skulle överväga om det behövs en särskild uppdatering av budgetförordningen för att stärka bestämmelserna om eventuella intressekonflikter.

12. Ombudsmannen tog därför denna undersökning som ett tillfälle att bedöma de ändringar som kommissionen gjorde i sin interna vägledning om offentlig upphandling i augusti 2022. De viktigaste ändringarna är följande:

 i) Inkludera en tydlig definition av ”yrkesmässiga motstridiga intressen” samt några exempel (bl.a. med anknytning till ämnet för ombudsmannens tidigare undersökning).

ii) tydligt ange villkoren för att avvisa en anbudsgivare på grund av yrkesmässiga intressekonflikter,

iii) beskriva hur yrkesmässiga motstridiga intressen bör bedömas, i vilket skede och vilka de möjliga konsekvenserna av faktiska eller potentiella yrkesmässiga motstridiga intressen är,

iv) ge den berörda personalen flexibilitet att begära ytterligare information från vissa anbudsgivare för att bättre förstå om det finns risker för yrkesmässiga motstridiga intressen, och

v) fastställa att den berörda personalen måste bedöma de riskreducerande åtgärder som ingår i anbuden för att avgöra om de är lämpliga.

13. Ombudsmannen anser att dessa ändringar verkligen skulle kunna stärka hur kommissionen hanterar potentiella intressekonflikter i sin yrkesutövning i samband med förfaranden för offentlig upphandling. Hur effektiva dessa ändringar är beror dock på hur den berörda kommissionspersonalen omsätter dem i praktiken. För att till exempel säkerställa att all relevant information från anbudsgivarna erhålls eller att åtgärder i tillräcklig utsträckning minskar yrkesmässiga motstridiga intressen krävs kritiskt tänkande från kommissionens personal som bedömer de olika anbuden i ett upphandlingsförfarande.

14. Kommissionen har också antagit ett lagstiftningsförslag om en omarbetning av EU:s budgetförordning ^[4], som innehåller ett tillägg av en uttrycklig grund för att avvisa deltagare i tilldelningsförfaranden om yrkesmässiga motstridiga intressen anses föreligga. Enligt detta förslag skulle anbudsgivare för EU-kontrakt behöva lämna in en försäkran på heder och samvete som bekräftar att de inte har några yrkesmässiga motstridiga intressen och tillhandahålla relevant information när så krävs.^[5] När omarbetningen av budgetförordningen har antagits bör kommissionen kontrollera om dess riktlinjer för upphandling, både interna och offentliga riktlinjer, behöver ses över.

15.  Ombudsmannen kommer att fortsätta att övervaka hur kommissionen hanterar risker för yrkesmässiga motstridiga intressen och hur ändringarna av den interna vägledningen om offentlig upphandling kommer att genomföras i praktiken.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Med tanke på att kommissionen har sagt upp avtalet i fråga efter inledandet av ombudsmannens undersökning är inga ytterligare undersökningar av de frågor som tas upp i klagomålen motiverade.

De klagande och Europeiska kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 13 november 2023

[1] Se följande: https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:173090-2022:TEXT:EN:HTML.

[2] Se kommissionens svar på parlamentsfrågor från parlamentsledamöterna José Gusmão och Marisa Matias: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2023-001624-ASW_EN.html

[3] Ärende 853/2020/KR: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/135363.

[4] Se följande: https://commission.europa.eu/document/download/864989a7-dec6-4703-bfe7-c3a26a8c5581_en.

[5] Medbeslutandeförfarandet för att anta ändringarna av budgetförordningen pågår. Se följande: https://oeil.secure.europarl.europa.eu/oeil/popups/ficheprocedure.do?reference=2022/0162(COD)&l=en.