Målet rörde en journalists begäran om allmänhetens tillgång till förklaringar om intressekonflikter som lämnats in av domare och generaladvokater vid domstolen och tribunalen sedan den 1 januari 2018. Förklaringarna från revisionsrättens nuvarande ledamöter offentliggörs på dess webbplats, men de tas bort när deras mandatperiod löper ut. Domstolen nekade tillgång till de begärda förklaringarna från före detta ledamöter med motiveringen att de utgör ”rättsliga handlingar”, som inte omfattas av dess beslut om allmänhetens tillgång till domstolens administrativa handlingar.

Ombudsmannen inledde en undersökning av detta klagomål och begärde förtydliganden om hur domstolen skiljer mellan rättsliga och administrativa handlingar bland dem som den förfogar över. Strax efter det att undersökningen hade inletts informerade dock revisionsrätten ombudsmannen om att den hade ändrat sin praxis och att den nu på begäran beviljar tillgång till intresseförklaringarna, med undantag för konfidentiella bilagor till dessa förklaringar. Revisionsrätten förklarade också att den på begäran kommer att tillhandahålla alla tidigare förklaringar från sina ledamöter vars mandat har löpt ut.

Ombudsmannen välkomnade revisionsrättens lägliga beslut att öka insynen på detta område. Hon ansåg att klagomålet var avgjort och avslutade ärendet. Samtidigt delade hon med sig av vissa iakttagelser om sitt mandat när det gäller revisionsrättens administrativa verksamhet att hantera begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar.

Ärendet gällde Europeiska centralbankens (ECB) hantering av förfarandeaspekter i samband med en visselblåsarrapport som klaganden [1] lämnade in 2022. Visselblåsarrapporten rörde ett påstått familjeförhållande mellan en anställd tjänsteman och den person som anställdes.

Klaganden upplevde att de påstådda gärningsmännen agerade på ett sätt som de ansåg utgjorde olämpligt beteende (inklusive trakasserier). Klaganden begärde en tillhörande administrativ utredning.

ECB beslutade att bedöma visselblåsarrapporten tillsammans med frågan om det påstådda olämpliga beteendet. Kommissionen informerade också klaganden om att den framlagda bevisningen inte motiverade att en administrativ utredning inleddes. Klaganden bestred båda punkterna genom ett administrativt klagomål, som ECB förklarade otillåtligt på grund av bristande individuellt intresse (gemensam handläggning av de två frågorna) eller på grund av att det inte fanns något beslut mot vilket talan kunde väckas (underlåtenhet att inleda en administrativ utredning).

Klaganden vände sig till ombudsmannen och bestred ECB:s beslut om avvisning. Under ombudsmannens undersökning bad klaganden också ombudsmannen att närmare undersöka hanteringen av rapporter och klagomål från visselblåsare vid ECB.

Ombudsmannen fann att ECB:s skäl för att förklara klagandens administrativa klagomål otillåtligt inte var övertygande.

Ombudsmannen noterade också att det under hennes undersökning hade skett en betydande utveckling i frågan och att relaterade interna utredningar på hög nivå fortfarande pågick. Dessutom höll ECB på att slutföra en översyn på eget initiativ av sin rapporterings-, utrednings- och disciplinram. Under dessa omständigheter drog ombudsmannen slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade vid den tidpunkten och avslutade undersökningen.

 

[1] Av anonymitetsskäl, bland annat när det gäller klagandens kön, hänvisas det i texten till klaganden som ”de”/”deras”/”dem”.

 

EU:s byråer spelar en central roll genom att genomföra EU:s politik och tillhandahålla teknisk, vetenskaplig och juridisk expertis inom viktiga sektorer. Varje uppfattning om att deras offentliganställda har privata intressen som strider mot deras skyldigheter kan undergräva allmänhetens förtroende för deras arbete. Europeiska ombudsmannen har konsekvent betonat riskerna med ”svängdörrsfenomenet” – där personalen övergår till externa roller, särskilt inom den privata sektorn. Även ett litet antal uppmärksammade fall kan orsaka oro bland allmänheten och skada anseendet, vilket återspeglas i de senaste undersökningarna.

Samtidigt måste EU-förvaltningen locka kvalificerad personal att ta itu med prioriteringar som hållbarhet, digitalisering och säkerhet. Åtgärder som karensperioder och arbetsbegränsningar kan påverka karriärflexibiliteten, särskilt på områden som juridik, finans eller teknik.

Mot denna bakgrund undersökte denna undersökning, ur ett systemperspektiv, hur EU:s byråer hanterar svängdörrsärenden. Syftet var att identifiera god praxis och eventuella brister i den befintliga politiken och praxisen. I detta syfte genomförde ombudsmannen en detaljerad granskning av den politik som införts av 15 EU-byråer och granskade 54 ärenden om enskilda ärenden som behandlats av nio EU-byråer. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade företrädare för fem EU-byråer för att klargöra kvarstående frågor.

Nästan alla EU-byråer som lämnade in dokumentation till ombudsmannen uppgav att de hade antagit Europeiska kommissionens strategi för att genomföra de rättsliga skyldigheterna för personal som övergår till roller inom den privata sektorn, antingen vid avresan eller under obetald ledighet. Ombudsmannen konstaterade dock att vissa EU-byråer har mer detaljerad och omfattande vägledning om genomförandet av dessa rättsliga skyldigheter än andra. De skillnader som ombudsmannen identifierade gäller hur byråerna hanterar sena eller ofullständiga anmälningar av verksamhet efter avslutad tjänst, hur byråerna bedömer sådana anmälningar, vilken typ av riskreducerande åtgärder som införs, insynen i beslut om anmäld verksamhet efter avslutad tjänst och hur eventuella skyldigheter som följer av dem övervakas samt hur byråerna utbildar personalen i deras etiska skyldigheter.

Ombudsmannen konstaterade vidare att de regler och riktlinjer som styr verksamheten efter mandatperiodens slut för personer som inte är anställda, dvs. ledamöter i byråernas förvaltningsstyrelser eller tillsynsstyrelser, skiljer sig markant åt. De flesta byråernas styrelseledamöter utses av nationella myndigheter och företräder sina respektive medlemsstater, vilket innebär att de fortfarande omfattas av nationella etiska regler, som varierar mellan medlemsstaterna. För att hantera potentiella intressekonflikter och skador på anseendet till följd av svängdörrsrörelser har endast ett fåtal av de styrande organen från de EU-byråer som granskats i denna undersökning antagit policyer som reglerar (de tidigare) styrelseledamöternas verksamhet efter mandatperioden.

För att hjälpa EU:s byråer att ytterligare stärka sina regler om svängdörrsproblematik fastställde ombudsmannen en rad riktlinjer för god praxis:

• En stark integritetsram börjar med förebyggande: Det är viktigt att förse personal och styrelseledamöter med tydlig vägledning, regelbunden utbildning och pågående initiativ för att öka medvetenheten för att säkerställa full förståelse för etiska skyldigheter.
• Detta förstärks av robusta standardrutiner för hantering av svängdörrssituationer, som ger en tydlig, stegvis strategi för anmälningar, bedömningar och efterlevnad.
• Tydliga kriterier för begränsning av befattningar efter tjänstgöring eller uppdrag måste fastställas på förhand, så att enskilda personer är fullt medvetna om begränsningarna innan de ansluter sig.
• När en övergång till den privata sektorn signaleras bör byråerna agera snabbt – genom att genomföra grundliga riskbedömningar, identifiera potentiella intressekonflikter och vidta omedelbara försiktighetsåtgärder såsom att återkalla åtkomsträttigheter eller omfördela ansvar vid behov.
• Beslutsfattandet bör vara rättvist, transparent och väldokumenterat, så att enskilda personer kan lämna synpunkter på föreslagna begränsningar samtidigt som det säkerställs att riskerna hanteras effektivt genom proportionella åtgärder såsom karensperioder, förbud mot lobbyverksamhet eller, vid behov, direkta förbud.
• I motiverade beslut i rätt tid måste rätten att överklaga tydligt anges.
• Utöver grundligt beslutsfattande är ansvarsutkrävandet beroende av ett kraftfullt genomförande. Detta inbegriper offentliggörande av sammanfattningar av godkända verksamheter, aktiv övervakning av efterlevnaden av fastställda villkor och upprätthållande av konfidentialitetsskyldigheter.
• Om överträdelser misstänks måste byråerna reagera snabbt - fastställa fakta och vidta disciplinära åtgärder i allvarliga fall - för att upprätthålla förtroendet och skydda den institutionella integriteten.

Ombudsmannen drar slutsatsen att EU:s byråer kan lära sig mycket av varandras praxis. Ombudsmannen har för avsikt att tillämpa dessa riktlinjer för god praxis på ärenden som hon kan komma att uppmärksammas på i framtiden.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen (EU:s delegation vid Afrikanska unionen) hanterade en bidragsansökan och farhågor om en potentiell intressekonflikt.

Klaganden deltog i en inbjudan att lämna förslag till ett projekt för att stödja panafrikansk valkapacitet. Delegationen avslog klagandens ansökan eftersom den ansökte om EU-finansiering över den högsta tillåtna procentandelen enligt ansökningsomgången. Klaganden hävdade att detta var ett skrivfel och att delegationen borde ha begärt förtydliganden i stället för att avslå dess ansökan. Klaganden hävdade också att en expert som hade deltagit i utvecklingen av det projekt som finansierades inom ramen för denna ansökningsomgång arbetade för en enhet som lämnade in en ansökan inom ramen för ansökningsomgången.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen, på grundval av sina egna interna riktlinjer, borde ha betraktat klagandens misstag som ett ”uppenbart skrivfel” och bad klaganden om förtydligande och/eller korrigerade klagandens fel. Hon konstaterade också att kommissionen underlät att på ett adekvat sätt bedöma klagandens påståenden om en potentiell intressekonflikt. Dessa två brister utgjorde administrativa missförhållanden. För båda resultaten ansåg ombudsmannen att det inte skulle vara lämpligt att lämna motsvarande rekommendationer, eftersom bidraget under tiden redan har beviljats. Hon lade dock fram tre förslag som syftar till att förhindra att sådana problem uppstår i framtida liknande fall.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen minskade risken för intressekonflikter i samband med ett jobb i den privata sektorn som en tidigare chef tog över. Den anställde, som tidigare hade varit anställd vid kommissionens konkurrensavdelning, flyttade till ett transnationellt [redigerat] företag som högre chef med ansvar för konkurrens- och regleringsfrågor, även för Europa. Innan den före detta anställde övergick till rollen i [det redigerade] bolaget hade han lämnat kommissionen och anslutit sig till en global advokatbyrå. Kommissionen hade godkänt flytten till advokatbyrån efter det att den tidigare anställde hade meddelat att han hade för avsikt att tillträda denna tjänst.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen, i samband med godkännandet av flytten till advokatbyrån, hade vidtagit åtgärder för att minska den risk som den tidigare anställde som arbetar med ärenden eller ärenden som skulle vara relevanta för jobbet hos advokatbyrån utgör. Kommissionens beslut att godkänna flytten till advokatbyrån innehöll också flera begränsningar. Till exempel förbjöds den före detta anställde att direkt eller indirekt arbeta med alla ärenden som omfattades av den före detta anställdes ansvar under tjänstgöringen, eller alla ärenden med direkt anknytning till dem. För att hjälpa den tidigare anställde att identifiera de fall som kan ge upphov till intressekonflikter när som helst efter det att han eller hon har lämnat sin tjänst har kommissionen inkluderat en förteckning över ärenden som den uppdaterat efter det att den anställde faktiskt har lämnat sin tjänst.

Ombudsmannens undersökning bekräftade att kommissionen, inom ramen för den tidigare anställdes efterföljande roll i [det redigerade] företaget, intog en stabil hållning för att bedöma huruvida konkurrensärenden som inte ingår i den ovannämnda förteckningen ändå skulle kunna leda till en intressekonflikt, eftersom de har samband med ärenden som den tidigare anställde hade varit ansvarig för. Ombudsmannen välkomnade detta tillvägagångssätt.

Ombudsmannen avslutade undersökningen och drog slutsatsen att det inte förekom några administrativa missförhållanden i kommissionens hantering av riskerna för intressekonflikter i samband med tjänsten i fråga.