EU:s byråer spelar en central roll genom att genomföra EU:s politik och tillhandahålla teknisk, vetenskaplig och juridisk expertis inom viktiga sektorer. Varje uppfattning om att deras offentliga tjänstemän eftersträvar privata intressen som står i strid med deras skyldigheter kan undergräva allmänhetens förtroende för deras arbete. Europeiska ombudsmannen har konsekvent betonat riskerna med ”svängdörrsfenomenet” – där personalen övergår till externa roller, särskilt inom den privata sektorn. Även ett litet antal uppmärksammade fall kan orsaka allmän oro och skadat anseende, vilket framgår av de senaste undersökningarna.

Samtidigt måste EU-förvaltningen locka till sig kvalificerad personal för att ta itu med prioriteringar som hållbarhet, digitalisering och säkerhet. Åtgärder som karenstider och arbetsbegränsningar kan påverka karriärflexibiliteten, särskilt inom områden som juridik, ekonomi eller teknik.

Mot denna bakgrund undersöktes i denna undersökning, ur ett systemperspektiv, hur EU:s byråer hanterar svängdörrsärenden. Syftet var att identifiera god praxis och eventuella brister i befintlig politik och praxis. I detta syfte genomförde ombudsmannen en detaljerad granskning av den politik som införts av 15 EU-byråer och inspekterade 54 ärenden i enskilda fall som hanterats av nio EU-byråer. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade företrädare för fem EU-byråer för att klargöra kvarstående frågor.

Nästan alla EU-byråer som lämnade in dokumentation till ombudsmannen uppgav att de hade antagit Europeiska kommissionens strategi för att genomföra de rättsliga skyldigheterna för personal som övergår till roller inom den privata sektorn, oavsett om det var vid avresan eller under obetald ledighet. Ombudsmannen konstaterade dock att vissa EU-byråer har mer detaljerad och omfattande vägledning om genomförandet av dessa rättsliga skyldigheter än andra. De skillnader som ombudsmannen konstaterade gäller hur byråerna hanterar sena eller ofullständiga anmälningar av verksamhet efter avslutad tjänstgöring, hur byråerna bedömer sådana anmälningar, vilken typ av riskreducerande åtgärder som införts, insynen i beslut om anmäld verksamhet efter avslutad tjänstgöring och hur eventuella skyldigheter som följer av dem övervakas samt hur byråerna utbildar personalen i deras etiska skyldigheter.

Ombudsmannen konstaterade vidare att de regler och den politik som styr verksamheten efter ämbetstiden för personer som inte är anställda, dvs. ledamöter i byråernas förvaltningsstyrelser eller tillsynsstyrelser, skiljer sig markant åt. De flesta byråernas styrelseledamöter utses av nationella myndigheter och företräder sina respektive medlemsstater, vilket innebär att de fortfarande omfattas av nationella etiska regler, som varierar mellan medlemsstaterna. För att hantera potentiella intressekonflikter och skador på anseendet till följd av svängdörrsproblematik har endast ett fåtal av de styrande organen från de EU-byråer som undersökts i denna undersökning antagit strategier som reglerar (tidigare) styrelseledamöters verksamhet efter mandatperiodens slut.

För att hjälpa EU:s byråer att ytterligare stärka sina regler om svängdörrsrörelser fastställde ombudsmannen en rad riktlinjer för god praxis:

• En stark integritetsram börjar med förebyggande åtgärder: Det är mycket viktigt att förse personal och styrelseledamöter med tydlig vägledning, regelbunden utbildning och pågående medvetandehöjande initiativ för att säkerställa full förståelse för etiska skyldigheter.
• Detta förstärks av robusta standardrutiner för hantering av svängdörrssituationer, som ger en tydlig, stegvis strategi för anmälningar, bedömningar och efterlevnad.
• Tydliga kriterier för att begränsa posttjänste- eller postmandatroller måste fastställas i förväg, så att enskilda personer är fullt medvetna om begränsningarna innan de ansluter sig.
• När en övergång till den privata sektorn signaleras bör byråerna agera snabbt – genom att genomföra grundliga riskbedömningar, identifiera potentiella intressekonflikter och vidta omedelbara försiktighetsåtgärder, såsom att återkalla åtkomsträttigheter eller omfördela ansvar vid behov.
• Beslutsfattandet bör vara rättvist, öppet och väldokumenterat, så att enskilda personer kan lämna synpunkter på föreslagna begränsningar och samtidigt säkerställa att riskerna hanteras effektivt genom proportionella åtgärder såsom karensperioder, förbud mot lobbyverksamhet eller, vid behov, direkta förbud.
• Motiverade beslut måste i god tid tydligt ange rätten att överklaga.
• Utöver ett grundligt beslutsfattande är ansvarsutkrävandet beroende av ett starkt genomförande. Detta inbegriper offentliggörande av sammanfattningar av godkända verksamheter, aktiv övervakning av efterlevnaden av ålagda villkor och upprätthållande av sekretesskrav.
• Om överträdelser misstänks måste byråerna reagera snabbt - fastställa fakta och vidta disciplinära åtgärder i allvarliga fall - för att upprätthålla förtroendet och skydda den institutionella integriteten.

Ombudsmannen drar slutsatsen att EU:s byråer kan lära sig mycket av varandras praxis. Ombudsmannen har för avsikt att tillämpa dessa riktlinjer för god praxis i ärenden som kan komma till ombudsmannens kännedom i framtiden.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen (EU:s delegation vid Afrikanska unionen) hanterade en bidragsansökan och farhågor om en potentiell intressekonflikt.

Klaganden deltog i en inbjudan att lämna förslag till ett projekt för att stödja panafrikansk valkapacitet. Delegationen avslog klagandens ansökan eftersom den ansökte om EU-finansiering över den högsta tillåtna procentandelen enligt ansökningsomgången. Klaganden hävdade att detta var ett skrivfel och att delegationen borde ha begärt förtydliganden i stället för att avslå dess ansökan. Klaganden hävdade också att en expert som hade deltagit i utvecklingen av det projekt som finansierades inom ramen för denna ansökningsomgång arbetade för en enhet som lämnade in en ansökan inom ramen för ansökningsomgången.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen, på grundval av sina egna interna riktlinjer, borde ha betraktat klagandens misstag som ett ”uppenbart skrivfel” och bad klaganden om förtydligande och/eller korrigerade klagandens fel. Hon konstaterade också att kommissionen underlät att på ett adekvat sätt bedöma klagandens påståenden om en potentiell intressekonflikt. Dessa två brister utgjorde administrativa missförhållanden. För båda resultaten ansåg ombudsmannen att det inte skulle vara lämpligt att lämna motsvarande rekommendationer, eftersom bidraget under tiden redan har beviljats. Hon lade dock fram tre förslag som syftar till att förhindra att sådana problem uppstår i framtida liknande fall.

Ärendet gällde hur Europeiska kommissionen minskade risken för intressekonflikter i samband med ett jobb i den privata sektorn som en tidigare chef tog över. Den anställde, som tidigare hade varit anställd vid kommissionens konkurrensavdelning, flyttade till ett transnationellt [redigerat] företag som högre chef med ansvar för konkurrens- och regleringsfrågor, även för Europa. Innan den före detta anställde övergick till rollen i [det redigerade] bolaget hade han lämnat kommissionen och anslutit sig till en global advokatbyrå. Kommissionen hade godkänt flytten till advokatbyrån efter det att den tidigare anställde hade meddelat att han hade för avsikt att tillträda denna tjänst.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionen, i samband med godkännandet av flytten till advokatbyrån, hade vidtagit åtgärder för att minska den risk som den tidigare anställde som arbetar med ärenden eller ärenden som skulle vara relevanta för jobbet hos advokatbyrån utgör. Kommissionens beslut att godkänna flytten till advokatbyrån innehöll också flera begränsningar. Till exempel förbjöds den före detta anställde att direkt eller indirekt arbeta med alla ärenden som omfattades av den före detta anställdes ansvar under tjänstgöringen, eller alla ärenden med direkt anknytning till dem. För att hjälpa den tidigare anställde att identifiera de fall som kan ge upphov till intressekonflikter när som helst efter det att han eller hon har lämnat sin tjänst har kommissionen inkluderat en förteckning över ärenden som den uppdaterat efter det att den anställde faktiskt har lämnat sin tjänst.

Ombudsmannens undersökning bekräftade att kommissionen, inom ramen för den tidigare anställdes efterföljande roll i [det redigerade] företaget, intog en stabil hållning för att bedöma huruvida konkurrensärenden som inte ingår i den ovannämnda förteckningen ändå skulle kunna leda till en intressekonflikt, eftersom de har samband med ärenden som den tidigare anställde hade varit ansvarig för. Ombudsmannen välkomnade detta tillvägagångssätt.

Ombudsmannen avslutade undersökningen och drog slutsatsen att det inte förekom några administrativa missförhållanden i kommissionens hantering av riskerna för intressekonflikter i samband med tjänsten i fråga.

Ärendet gällde Europeiska kommissionens system med expertgrupper, som spelar en viktig roll när det gäller att informera om de beslut som fattas av kommissionen. I samband med en tidigare undersökning av ombudsmannen antog kommissionen nya regler för dessa expertgrupper. I denna uppföljande undersökning bedömde ombudsmannen hur kommissionen tillämpade dessa regler, särskilt när det gäller insynen i expertgruppernas sammansättning och överläggningar.

Utredningen visade att kommissionen har interna riktlinjer för genomförandet av expertgruppens regler och att den tillhandahåller utbildning för relevant personal. Kommissionen har också inrättat ett särskilt internt nätverk av samordnare för att övervaka och främja ett korrekt genomförande av expertgruppens regler, vilket ombudsmannen välkomnade.

Ombudsmannen identifierade dock ett antal områden där kommissionen ytterligare skulle kunna förbättra insynen i expertgrupperna. För det första bör kommissionen offentliggöra sina interna riktlinjer för att klargöra vad allmänheten kan förvänta sig av kommissionens genomförande. För det andra bör kommissionen, när vissa expertgruppshandlingar inte lämnas ut proaktivt, förteckna dessa handlingar i den berörda expertgruppens mötesprotokoll, så att allmänheten vid behov kan begära tillgång till dem. För det tredje bör kommissionen fastställa tidsfrister för offentliggörande av handlingar före och efter expertgruppens möten. Slutligen bör kommissionen förbättra de sökfunktioner i dokumentregistren som är relevanta för expertgrupper.

Ombudsmannen drog slutsatsen att inga ytterligare undersökningar var motiverade och avslutade undersökningen.