Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden ansökte om en tjänst som ”kontraktsanställd”^[1] vid Europaparlamentet. Parlamentet bjöd in klaganden till en intervju och prov för denna tjänst. Klaganden reste från Lissabon till Bryssel för intervjun och proven i oktober 2016.

2. När parlamentet utlyste tjänsten som kontraktsanställd angav det inte i inbjudan att anmäla intresse [2]^om det hade för avsikt att ersätta de sökande för deras utgifter. I sin inbjudan informerade parlamentet klaganden om att det inte skulle ersätta de sökande för deras ”resekostnader och andra eventuella utgifter”.

3. Klaganden frågade parlamentet om skälen till detta. Parlamentet förklarade att det var normal praxis och att det i ansökningsomgången inte hade föreskrivits någon ersättning. Eftersom klaganden inte var nöjd med parlamentets svar vände han sig till Europeiska ombudsmannen i juli 2018.

Utredningen

4. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens oro över att parlamentets beslut att inte ersätta hans utgifter var olagligt, eftersom det stred mot principerna om icke-diskriminering och likabehandling.

5. Under undersökningen bad ombudsmannen parlamentet att förtydliga sina regler om ersättning av utgifter för urvalsförfaranden.  

Argument som framförts till ombudsmannen

6. Klaganden hänvisade till flera meddelanden om lediga tjänster för fast anställda EU-tjänstemän eller tillfälligt anställda^[3]. I dessa meddelanden hade parlamentet uppgett att det skulle ersätta kandidaterna.

7. Parlamentet klargjorde att det inte finns några regler i EU:s tjänsteföreskrifter^[4] om ersättning av resekostnader. Vid den tidpunkten hade parlamentet sina egna bestämmelser^[5] om delbetalning av kostnader för resor och uppehälle endast till sökande till lediga tjänster för offentligt anställda eller tillfälligt anställda. Eftersom klaganden hade ansökt om en tjänst som kontraktsanställd var han inte berättigad till ersättning enligt dessa regler^[6].

8.  Parlamentet uppgav att det hade behandlat alla sökande till den aktuella tjänsten som kontraktsanställd på samma sätt. Ingen sökande hade fått någon ersättning för sina kostnader för resor och uppehälle.

9. Parlamentet informerade ombudsmannen om att det sedan dess har infört nya regler om kostnadsersättningar för sökande. Dessa gäller för kontraktsanställda samt för lediga tjänster för tjänstemän och tillfälligt anställda.

Ombudsmannens bedömning

10. Enligt bestämmelserna om anställningsvillkor för EU-tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda bör EU-institutionerna sträva efter att rekrytera personal över största möjliga geografiska område bland medborgare i EU:s medlemsstater^[7]. Även om institutionerna har ett utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att bestämma hur detta bäst ska göras, är det uppenbart att delbetalning av resekostnader och andra kostnader är ett särskilt viktigt sätt att uppmuntra ansökningar från en geografiskt diversifierad pool.

11. Ombudsmannen förstår att det är för detta ändamål som parlamentets bestämmelser föreskriver ersättning för kostnader för resor och uppehälle för sökande till tjänster som EU-tjänstemän och tillfälligt anställda.

12. Ombudsmannen uppskattar att EU-tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda alla är olika personalkategorier. Parlamentet var därför inte skyldigt att tillämpa samma ersättningsregler för tjänstemän och tillfälligt anställda på potentiella kontraktsanställda.

13. Parlamentets beslut att inte ersätta klaganden var i linje med de regler som gällde vid den tidpunkten och respekterade likabehandlingen av sökande till samma tjänstekategori. Dessutom informerade parlamentet klaganden i sin inbjudan om att hans utgifter inte skulle täckas.

14. Det kan emellertid inte uteslutas att de regler som gällde vid den tidpunkten riskerade att avskräcka vissa sökande till kontraktsanställda från att delta i intervjuer och prov.

15. Parlamentet har under tiden ändrat sina regler. Ombudsmannen välkomnar parlamentets beslut att inkludera kontraktsanställda i sina nya ersättningsregler^[8]. Framöver kommer de kontraktsanställda att få en del av kostnaderna för resa och uppehälle, på samma sätt som de kontraktsanställda och tillfälligt anställda.

16. Även om hon kan uppskatta klagandens känsla av missnöje kring de regler som gällde vid den tidpunkten anser ombudsmannen därför inte att det föreligger administrativa missförhållanden i detta fall.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Det förekom inga administrativa missförhållanden i Europaparlamentets beslut att inte ersätta klagandens kostnader för resor och andra uppehälle.

Klaganden och Europaparlamentet kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 24 juni 2019

[1] EU-institutionerna rekryterar kontraktsanställda för att utföra manuella eller administrativa stödtjänster eller för att tillhandahålla ytterligare kapacitet på specialiserade områden där det inte finns tillräckligt många tjänstemän med den kompetens som krävs. Institutionerna anställer vanligtvis kontraktsanställda under en fastställd maximal period, ofta med ett kortare inledande kontrakt på 6–12 månader, beroende på typ av arbete.

[2] I en inbjudan att anmäla intresse, som liknar ett meddelande, anges de kriterier och regler som gäller för urvalsförfarandet för en viss tjänst.

[3] Tjänster för tillfälligt anställda är vanligtvis tillgängliga inom högspecialiserade områden och på assistent- och handläggarnivå.

[4] Tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna): http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[5] Bestämmelser om delbetalning av kostnader för resor och uppehälle för personer som kallas till muntliga prov i samband med allmänna uttagningsprov eller meddelanden om rekrytering, intervjuer eller läkarundersökningar, 22 juni 2015. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade en kopia av dessa regler.

[6] Parlamentet påpekade att titeln på 2015 års regler endast nämnde prov och intervjuer i samband med allmänna uttagningsprov (för offentliganställda) eller rekryteringsmeddelanden (för tillfälligt anställda). Parlamentet väljer inte kontraktsanställda genom dessa förfaranden, utan genom så kallade urvalsprov för kontraktsanställda.

[7] Detta gäller för rekrytering av tillfälligt anställda, kontraktsanställda och tjänstemän. Se artikel 27 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 12 och 82 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. 

[8] Den antog de nya reglerna den 6 februari 2019 och de trädde i kraft den 1 mars 2019. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade en kopia av dessa regler.