Ärendet gällde ett rekryteringsförfarande som anordnades av Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex) för tillfälligt anställda i dess stående styrka. Klaganden, som är en sökande i detta förfarande, hade uppnått det lägsta totalresultat som krävs för ett utslagningsprov med flervalsfrågor. Frontex uteslöt honom dock från vidare deltagande i rekryteringsförfarandet eftersom han inte hade uppnått minimipoängen i vart och ett av de separata avsnitten i provet med flervalsfrågor. Klaganden hävdade att hans uteslutning från rekryteringsförfarandet var orättvis eftersom detta krav, som han ansåg vara godtyckligt, inte hade meddelats de sökande före provet med flervalsfrågor.

Ombudsmannen ansåg att Frontex hade rätt att fastställa tröskelvärdena för provet med flervalsfrågor i ett senare skede av rekryteringsförfarandet, förutsatt att byrån gjorde detta innan den kände till kandidaternas individuella prestationer. Eftersom Frontex hade fastställt tröskelvärdena innan testet ägde rum konstaterade ombudsmannen att det inte förekom några administrativa missförhållanden.

Ombudsmannen föreslog dock att Frontex, när så är möjligt, skulle överväga att informera de sökande i sina rekryteringsförfaranden om trösklarna för alla utslagsprov före proven, för att öka öppenheten och göra det möjligt för de sökande att bättre förbereda sig för provet.

Ombudsmannen konstaterade vidare brister i hur Frontex förde register över urvalskommitténs interna arbete. Ombudsmannen föreslog därför att Frontex, av öppenhets- och ansvarsskäl, skulle förbättra standarderna för tydlighet och tillgång till sådana register.

 

Ärendena rörde Frontex beslut att inte ersätta klagandena, som var sökande i ett rekryteringsförfarande vid Frontex för medlemmar i dess ”ständiga kår”, för kostnader för resor och uppehälle efter att de rest till Warszawa, Polen, för simprov och läkarundersökningar. Enligt Frontex rekryteringsregler ersätts kostnader för den slutliga läkarundersökningen endast om en sökande senare tillträder sin tjänst vid Frontex, medan klagandena inte gjorde det.

Ombudsmannen konstaterade att Frontex enligt gällande regler visserligen kombinerade simproven med läkarundersökningen på grund av trycket på rekryteringsförfarandena, men att byrån borde ha gjort en separat utvärdering av kostnaderna för simproven.

Ombudsmannen lade fram ett förslag till lösning om att Frontex skulle ompröva sitt beslut att inte ersätta klagandena för alla kostnader för resor och uppehälle och överväga att ersätta dem för oundvikliga kostnader i samband med de simprov som de genomgick. Frontex gick med på att bidra i form av ett dagtraktamente för det antal extra dagar som klagandena stannade i Warszawa för att göra simproven.

Ombudsmannen avslutade undersökningen med att konstatera att Frontex hade godtagit förslaget till lösning.

 

Målet gällde hur Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (nedan kallat Översättningscentrum) bedömde ett anbud på området översättnings- och redigeringstjänster. Klaganden var särskilt oroad över översättningscentrumets tolkning av urvals- och tilldelningskriterierna och hur det utvärderade tilldelningskriterierna samt över översättningscentrumets beslut att avstå från ett steg i förfarandet i ”anbudsspecifikationerna” (de regler som gäller för upphandlingsförfarandet).

Ombudsmannen konstaterade att översättningscentrumet inte tydligt definierade och skilde mellan urvals- och tilldelningskriterier i kravspecifikationerna. Detta utgjorde ett administrativt missförhållande. Eftersom översättningscentrumet i slutändan inte tilldelade något kontrakt för de översättningstjänster som var aktuella i klagomålet ansåg ombudsmannen emellertid att det inte skulle tjäna något syfte att lämna en rekommendation.

Ombudsmannen föreslog dock att översättningscentrumet i framtida ansökningsomgångar tydligt skulle skilja mellan urvals- och tilldelningskriterier i kravspecifikationerna för att uppfylla kraven i EU:s budgetförordning. I detta avseende bör översättningscentrumet också ge tydliga instruktioner om vilken typ av bevis som ska tillhandahållas för både urvals- och tilldelningskriterier. Ombudsmannen uppgav också att hon skulle övervaka framtida anbudsinfordringar och överväga att vid behov på nytt undersöka frågan.

Ombudsmannen påpekade också att det är god administrativ praxis att se till att anbudsgivarna känner till eventuella beslut om att avstå från de steg i förfarandet som anges i kravspecifikationerna, och att det var beklagligt att översättningscentrumet inte gjorde det. Underlåtenheten att informera anbudsgivarna om att de avstått från en åtgärd i förfarandet utgjorde också ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen ansåg dessutom att det strider mot tillämpliga regler att avstå från förfarandet. Hon lade fram ett motsvarande förslag till förbättring i detta avseende.

Ärendet gällde en studie som utarbetats av en forskningsorganisation enligt ett avtal med EU:s delegation i Guinea-Bissau. Organisationen uttryckte oro över villkoren för offentliggörandet av studien, särskilt att den bör distribueras kostnadsfritt. Organisationen ansåg att detta villkor effektivt skulle förhindra publiceringen av studien som en akademisk bok, eftersom akademiska förlag är kommersiella enheter som gör vinst på böcker som de publicerar.

Undersökningen visade att studien hade beställts inom ramen för ett ”tjänstekontrakt”, där Europeiska kommissionen – som ansvarar för den totala budgeten i fråga – förvärvade äganderätten till studien. Studien ansågs därför vara en ”kollektiv nyttighet”, och kommissionen gjorde rätt i att insistera på att den skulle göras tillgänglig för allmänheten utan kostnad.

Ombudsmannen ansåg att det var rimligt av kommissionen att insistera på att studien skulle distribueras kostnadsfritt, med tanke på att den producerades med hjälp av EU-medel och därför inte bör kommersialiseras. Ombudsmannen ansåg dock att det var beklagligt att kommissionen på ett tydligt sätt hade specificerat villkoren för offentliggörande först efter det att studien hade slutförts. Ombudsmannen avslutade ärendet och konstaterade att inga ytterligare undersökningar var motiverade, men föreslog att liknande frågor skulle undvikas i framtiden.

Ärendet gällde hur Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) hanterade en begäran från en sökande som nyligen fött barn om att lägga om ett muntligt prov (intervju) i ett urvalsförfarande för experter på tekniskt stöd. Epso hade gått med på att skjuta upp en intervju, men sköt upp den så att den skulle äga rum samma dag som en annan intervju i samband med urvalsförfarandet. Klaganden var missnöjd med hur Epso hade hanterat hennes administrativa klagomål i ärendet.

Ombudsmannen ansåg att det inte var rimligt att Epso skulle schemalägga två prov samma dag, eftersom alla andra sökande kunde göra proven på separata dagar. Detta var särskilt svårt för klaganden, eftersom hon nyligen hade fött barn. Hur Epso hanterade begäran utgjorde därför ett administrativt missförhållande. För att åtgärda detta föreslog ombudsmannen Epso att inleda en dialog med klaganden i syfte att finna en lämplig och rättvis lösning.