Bakgrunden till klagomålet

1. Från augusti 2007 till mars 2008 arbetade klaganden som expert på ett kommissionsprojekt i Tchad. Syftet med projektet var att ge tekniskt stöd till förberedelserna inför valprocessen i Tchad. Klaganden hade ett avtal med ett italienskt konsultföretag som i sin tur hade ett avtal med kommissionen (företrädd av EU:s delegation i Tchad).

2. Den 2 oktober 2007 kontaktade EU:s delegation i Tchad klaganden via e-post för att uttrycka sitt missnöje med hennes arbete med projektet [1]. Han hade också ett möte med henne dagen efter. Klaganden arbetade med projektet fram till dess att hennes kontrakt löpte ut i mars 2008. Hans kontrakt förnyades inte.

3. Den 11 september 2008 ingick kommissionen avtal 2008/164538, med titeln ”Tekniskt bistånd till stöd för valprocessen i Sudan”, med det belgiska företaget ”IBF International Consulting” (nedan kallat IBF). Syftet med avtalet var att ge EU:s delegation i Sudan tekniskt stöd till valprocessen i Sudan, som skulle äga rum i november 2008.

4. IBF och klaganden ingick ett avtal som krävde att hon skulle arbeta i Sudan som oberoende expert. Hennes avtal med IBF började gälla den 15 oktober 2008 och varade i 200 arbetsdagar.

5. Genom en skrivelse av den 17 november 2008 begärde EU:s delegation i Sudan att IBF skulle ersätta klaganden i Sudanprojektet. I denna skrivelse hänvisade delegationschefen till en negativ bedömning som hade gjorts av både klagandens arbete och hennes förmåga att utföra sina uppgifter när hon hade arbetat med ett EU-projekt som övervakades av EU:s delegation i Tchad [2].

6. Genom en skrivelse av den 2 december 2008 [3] underrättade IBF klaganden om att man i enlighet med artikel 3.3 i avtalet [4] hade beslutat att säga upp hennes avtal.

7. Klaganden skrev till kommissionen och beskrev ovanstående fakta och bad institutionen att lämna en förklaring.

8. I sin skrivelse till klaganden av den 3 mars 2009 medgav kommissionen att EU:s delegation i Tchad hade lämnat viss information om hennes arbete i Tchad till EU:s delegation i Sudan, där ett rekryteringsförfarande för ett tjänstekontrakt om valprocessen pågick. I detta avseende påpekade kommissionen dock att den inte bara påminner delegationerna om de grundläggande principer som styr tilldelningen av kontrakt och utvärderingen av konsultföretagens och deras experters prestationer, utan också om att alla åtgärder som vidtas av dem måste förbli strikt inom ramen för deras yrkesmässiga prestationer och att alla subjektiva bedömningar måste undvikas.

9. Under året efter avskedandet från kommissionens projekt i Sudan kunde klaganden inte få arbete som konsult för något av EU:s utvecklingsprojekt. Hon vände sig därför till ombudsmannen med detta klagomål.

Föremålet för utredningen

10. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav:

1. Klaganden hävdade att hon på grund av de problem hon hade haft med kommissionens delegationer i Tchad och Sudan inte kunde hitta något arbete med externa biståndsprojekt som kommissionen hade anlitat. Hon kände sig utsatt för svartlistning och diskriminering. I sitt e-postmeddelande till ombudsmannen av den 31 december 2009 hänvisade hon till sina misslyckade försök att rekryteras som valobservatör.

2. Klaganden hävdade att kommissionen borde upphöra med den ovannämnda svartlistningen och diskrimineringen och göra det möjligt för henne att arbeta med ovannämnda projekt.

11. Den 27 januari 2010 skickade klaganden ytterligare ett e-postmeddelande till ombudsmannen [5]. Hon föreslog att hon skulle tilldelas ett kontrakt i Tchad i samband med valet 2010 och att ett sådant tillvägagångssätt skulle vara ett sätt att lösa hennes tvist med kommissionen.

Utredningen

12. Den 4 december 2009 inledde ombudsmannen en undersökning och bad kommissionen om ett yttrande över klagomålet. Dessutom bad han kommissionen att förklara om det fanns några bevis för att den, utöver den skrivelse av den 17 november 2008 som chefen för delegationen i Sudan skrev när den begärde att IBF skulle ersätta klaganden i Sudanprojektet, hade kontaktat klaganden direkt för att informera henne om sin avsikt att ersätta henne i Sudanprojektet. Därefter vidarebefordrade han klagandens ytterligare inlagor, daterade den 31 december 2009 och den 27 januari 2010, till kommissionen och bad den att ta upp dem i sitt yttrande.

13. Den 8 juni 2010 avgav kommissionen sitt yttrande. Ombudsmannen vidarebefordrade det till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Under perioden från den 8 juli 2010 till den 28 februari 2011 inkom klaganden med ett antal skrivelser med sina synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådda svårigheter att hitta arbete på grund av svartlistning och diskriminering från en EU-delegations sida

Argument som framförts till ombudsmannen

14. Klaganden hävdade att hon orättvist avskedades från EU-projektet i Sudan. Hon hävdade att den ärekränkande bedömningen av hennes tidigare arbete i Tchad var orsaken till hennes uppsägning. Hon gjorde också gällande att hon på grund av uppsägningen inte kunde få anställning hos privata konsultföretag som var uppdragstagare vid kommissionen. Dessutom hade de nationella myndigheterna och kommissionen avslagit hennes ansökningar om observatörstjänster i val som skulle hållas i vissa afrikanska länder. Hon ansåg att uppsägningen underförstått utgjorde svartlistning och diskriminering.

15. I sitt yttrande hänvisade kommissionen till den tid som klaganden arbetade för EU:s delegation i Tchad, som övervakade genomförandet av kontraktet för EU-projektet. Redan från början uppfyllde klagandens resultat inte den förväntade standarden. EU:s delegation i Tchad informerade klaganden om denna bedömning i ett e-postmeddelande av den 2 oktober 2007. För att förklara skälen till sitt missnöje och sina förväntningar enligt mandatet höll delegationen också ett möte med klaganden den 3 oktober 2007. Genom en skrivelse av den 9 oktober 2007 [6] skickade EU:s delegation i Tchad protokollet från det mötet till klagandens arbetsgivare, ett italienskt konsultföretag.

16. Trots att EU:s delegation i Tchad ansåg att klagandens prestationer var undermåliga beslutade den att hon kunde fortsätta att arbeta fram till dess att hennes kontrakt löpte ut, dvs. fram till slutet av mars 2008. Den gjorde detta i hopp om att de problem som uppstått gradvis skulle lösas. Slutrapporten, som utarbetades av klaganden, visade dock på den dåliga kvaliteten på hennes resultat och ledde till ett stort antal kommentarer från EU-delegationen. Delegationen godkände rapporten först när klagandens arbetsgivare hade infört de begärda ändringarna.

17. De särskilda omständigheterna i Sudan och den negativa återkopplingen om klagandens resultat i Tchad fick EU:s delegation i Sudan att tvivla på att klaganden var den lämpligaste kandidaten för EU-projektet i Sudan. Därför begärde delegationen i Sudan genom en skrivelse av den 17 november 2008 att dess uppdragstagare (IBF) skulle hitta en ersättare för klaganden.

18. Som svar på klagandens påstående att hon inte kunde hitta något arbete med EU-projekt, vare sig som expert eller som valobservatör, beskrev kommissionen det förfarande som leder till valet av i) experter som föreslås av anbudsgivare och entreprenörer, och ii) observatörer till EU:s valobservatörsuppdrag och kärngrupper.

19. När det gäller i) klargjorde kommissionen att anbudsgivare endast får uteslutas från deltagande i upphandlingsförfaranden på grundval av de begränsade grunder för uteslutning som anges i artiklarna 93 [7], 94 [8], 95 [9] och 96 [10] i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad budgetförordningen). Skälen för uteslutning omfattar till exempel fel i yrkesutövningen som har bekräftats genom en lagakraftvunnen dom eller dom eller som har bevisats på något sätt som den upphandlande myndigheten kan motivera. Juridiska eller fysiska personer som inte omfattas av artiklarna 93 och 94 i budgetförordningen meddelas alla kommissionens avdelningar genom systemet för tidig varning. Systemet för tidig varning är utformat för internt bruk av kommissionen för att informera kommissionens utanordnare om risker kopplade till vissa ekonomiska aktörer.

20. Kommissionen insisterade på att klagandens namn inte är, och aldrig har varit, infört i systemet för tidig varning. Kommissionen uppgav vidare att klaganden, i enlighet med sitt beslut av den 16 december 2008 om att införa systemet för tidig varning för kommissionens utanordnare [11], själv kunde ha kontrollerat riktigheten i detta uttalande, eftersom fysiska eller juridiska personer vars uppgifter har införts i systemets databas har rätt att bli informerade [12].

21. Systemet för tidig varning är kommissionens enda databas som håller reda på hur entreprenörer genomför upphandlings- eller bidragskontrakt. Än mindre finns det något annat system för övervakning av hur experter som anlitats av en av kommissionens uppdragstagare utför sina uppgifter. När det gäller tjänstekontrakt granskar utvärderingskommittéerna meritförteckningarna för de nyckelexperter som föreslås av de uppdragstagare som ansöker om bidrag. Kvaliteten på en entreprenörs tekniska anbud bedöms på grundval av lämpligheten hos de experter vars meritförteckningar de lämnar in. Experternas meritförteckningar måste innehålla uppgifter om tidigare uppdrag som styrker den yrkeserfarenhet som begärts.

22. För att fastställa sanningshalten i den påstådda yrkeserfarenheten förbehåller sig den upphandlande myndigheten rätten att kontakta de referenspersoner som anges i meritförteckningen. Om en expert i sin meritförteckning hänvisar till arbete som utförts inom ramen för ett tidigare EU-finansierat projekt som yrkeserfarenhet kan kommissionens utvärderare dessutom kontakta sin kollega med ansvar för det relevanta avtalet för att få återkoppling om expertens tidigare prestationer. Detta är vad som hände i den klagandes fall. Med tanke på den kritiska situationen och de svåra arbetsvillkoren i Sudan ansågs den information som fanns tillgänglig inom kommissionen om klagandens tidigare uppdrag i Tchad vara användbar för att bedöma hennes lämplighet för Sudanprojektet. Dessutom arbetade båda delegationerna med EU-finansierade projekt i samma region och med projekt inom samma område, nämligen valinsatser. Detta nämndes i en skrivelse av den 17 november 2008 till kommissionens uppdragstagare och bekräftades genom en skrivelse av den 3 mars 2009 till klaganden.

23. När det gäller ii), det vill säga valobservatörernas observatörer och kärngrupperna, angav kommissionen att en förteckning upprättades för att göra urvalet mer transparent, opartiskt och enhetligt. Alla kandidater (för kärngrupper och valobservatörer) som är intresserade av att delta i ett valobservatörsuppdrag måste registrera sin kandidatur i Europeiska unionens förteckning (EU:s förteckning). Att vara registrerad i EU:s förteckning leder inte automatiskt till att man väljs ut för ett valobservatörsuppdrag. Minimikraven för valobservatörsuppdragets observatörer fastställs i EU:s riktlinjer om gemensamma kriterier för urval av valobservatörer. Det arbete som utförs av observatörer utvärderas formellt av de ansvariga för uppdraget, som sedan träffar observatörerna i slutet av uppdraget för diskussioner. Slutresultaten förs in i EU:s förteckning. Om en expert inte håller med om en bedömning förs hans eller hennes skäl för att inte hålla med in i förteckningen. Medlemsstaterna har tillgång till dessa utvärderingar som ett sätt att optimera valet av sina nationella kandidater.

24. När kommissionen väljer ut observatörer skiljer den mellan två typer av ståndpunkter: a) Långtidsobservatörer och korttidsobservatörer, och b) medlemmar i kärngruppen. När det gäller a) hänvisade klaganden i sin skrivelse av den 11 januari 2010, i vilken hon lämnade ytterligare upplysningar om sitt klagomål, till det faktum att hon inte längre hade valts ut på förhand av ”Mission des Fonctionnaires Internationaux”, som är en del av det relevanta departementet vid det franska utrikesministeriet med ansvar för att föreslå franska kandidater till kommissionen som potentiella långsiktiga och långsiktiga mål för valobservatörsuppdrag. Ombudsmannen anser att påståendet att klaganden inte längre valdes ut på förhand av Mission des Fonctionnaires Internationaux är otillåtligt på grundval av artikel 228 i EUF-fördraget [13] eftersom denna aspekt inte rör en rättsakt som antagits av någon av unionens institutioner, organ eller byråer. När det gäller led b uppgav kommissionen att den rekryterar kärngruppens experter direkt. För varje valobservatörsuppdrag väljer kommissionen ut en grupp experter på hög nivå som är specialiserade på frågor som rör valobservatörsuppdraget genom att offentliggöra en inbjudan att lämna förslag. Dessa typer av ansökningsomgångar kräver en särskilt hög grad av specialisering och är mycket konkurrenskraftiga eftersom kommissionen tar emot mellan 20 och 100 ansökningar för varje tjänst. I detta avseende är det lämpligt att notera att i genomsnitt tio valobservatörsuppdrag genomförs varje år. Detta innebär att det faktiskt är mycket vanligt att inte behållas för denna typ av tjänst. I likhet med valet av valobservatörer skiljer sig varje urvalsprocess åt beroende på uppdragets behov, det berörda landet och de objektiva kriterier som fastställs i ansökningsomgångarna. Urvalskommittéerna tillämpar kriterierna för ansökningsomgången noggrant för att säkerställa urvalet av toppkandidater med tidigare yrkeserfarenhet, som har utövat liknande ansvar och har specialkunskaper om den berörda regionen eller det berörda geografiska området. Enligt de kriterier som krävs för yrkeserfarenhet kräver till exempel tjänsten som expert i kärngruppen att en sökande tidigare har utfört flera långvariga uppdrag. För kännedom bifogade kommissionen de två ansökningsomgångar som utlystes 2010 på den relevanta webbsidan. I båda ansökningsomgångarna angavs följande: ”Yrkeserfarenhet: i) deltagande i minst tre valobservatörsuppdrag som kärngruppsmedlem eller långtidsobservatör (...) eller motsvarande övervaknings-/övervakningsprojekt och ii) innehav av samma befattning minst två gånger eller innehav av jämförbara befattningar minst två gånger, eller särskild ad hoc-utbildning.

25. Kommissionen hävdade att klaganden hittills inte hade valts ut för den typ av tjänst som berörs i detta ärende, eftersom hon inte uppfyllde kraven på yrkeserfarenhet. Kommissionen var dessutom oroad över klagandens uppenbara åsidosättande av förfarandet i sitt e-postmeddelande av den 27 januari 2010, där hon föreslog att man skulle ingå ett ”avtal” med kommissionen som stred mot det ovan beskrivna förfarandet för urval av observatörer.

26. När det gäller ombudsmannens fråga om vilken information, om någon, som kommissionen lämnade till klaganden, om IBF:s begäran om hennes ersättare, uppgav kommissionen att delegationen i Tchad hade varit i direkt kontakt med klaganden under hennes tidigare uppdrag i Tchad och att den otvetydigt hade framfört sitt missnöje med hennes arbete. Dessutom hade EU:s delegation i Sudan i sin skrivelse av den 17 november 2008 vederbörligen informerat IBF, klagandens arbetsgivare vid den tidpunkten, om sina skäl för att begära att klaganden skulle sägas upp. Kommissionen fortsatte med att säga att eftersom [klaganden] ”inte var en avtalspart till klaganden, hade kommissionen ingen skyldighet gentemot henne”[14]. Kommissionen tillade att IBF hade gett henne tillgång till denna skrivelse.

27. I sina synpunkter, som skickades mellan den 8 juli 2008 och den 28 februari 2011, upprepade klaganden i princip de påståenden som hon framförde i sitt klagomål 503/2009/BU [15] om EU:s delegation i Tchad. Hon uppgav att konsultfirmor vid flera tillfällen hade informerat henne om att hon hade svartlistats som valexpert och att de inte längre ville lämna in hennes ansökan till kommissionen.

Ombudsmannens bedömning

28. Som en inledande anmärkning påpekar ombudsmannen att när han behandlade klagandens tidigare klagomål, som i huvudsak gällde EU-delegationens bedömning av hennes arbete i Tchad [16], beslutade han att det inte fanns någon grund för klagandens klagomål.

29. Dessutom konstaterade han att EU:s delegation i Tchad på ett korrekt sätt informerade klaganden om sin syn på hennes prestation. I ett e-postmeddelande som skickades till klaganden den 2 oktober 2007, det vill säga några månader innan hennes kontrakt löpte ut, uppgav delegationen följande:

”Durant votre 1er mois d'exercice, en qualité d'experte 2 en appui électoral, la Délégation de la Commission européenne a constaté certaines faiblesses en termes de maitrise des termes des références, et un manque de rigueur dans la planification opérationnelle et financière des actions financées dans le cadre du FED. Des initiatives désordonnées, et prises en dehors d'une concertation minimale avec les services de la Délégation, risquent sur le court et moyen terme de gêner le positionnement de l'Union européenne.”

30. Nästa dag (den 3 oktober 2007) anordnade kommissionen dessutom ett möte med klaganden under vilket hon gavs möjlighet att lägga fram sina synpunkter på kommissionens ovannämnda bedömning. Klaganden informerades således i förväg om att hon hade liten chans att arbeta med kommissionen igen i Tchad, såvida hon inte förbättrade sina resultat.

31. Det faktum att EU:s delegation i Tchad agerade rättvist mot klaganden befriade dock inte EU:s delegation i Sudan från att också agera rättvist mot henne när hon började arbeta med ett annat projekt som övervakades av den senare.

32. I detta sammanhang vill ombudsmannen uppmärksamma det faktum att klaganden inte hade något avtalsförhållande med kommissionen när hon arbetade i Tchad eller Sudan. Han undrar därför varför kommissionen i sitt yttrande uppgav att den ansåg att det var avsaknaden av ett avtalsförhållande som hindrade EU:s delegation i Sudan från att ta samma typ av direkt kontakt med klaganden när det gäller hennes prestation i Sudan som EU:s delegation i Tchad gjorde när det gäller hennes prestation i Tchad.

33. Ombudsmannen anser att det är helt rimligt att EU:s delegation i Sudan, efter att ha läst om klagandens tidigare yrkeserfarenhet under arbetet med ett EU-projekt i Tchad, i enlighet med hennes meritförteckning [17], kontaktade EU:s delegation i Tchad för att kontrollera klagandens kvalifikationer. Han anser att detta är desto mer rimligt eftersom klagandens arbetsuppgifter i Sudan i stort sett skulle ha varit desamma som de arbetsuppgifter hon utförde i Tchad. I båda länderna var arbetsvillkoren lika svåra och krävde inte bara yrkeskunskaper utan också särskilda personliga färdigheter.

34. Enligt bevisningen i ärendet, före kommissionens skrivelse av den 17 november 2008 till IBF, verkar det inte som om EU:s delegation i Sudan kontaktade klaganden direkt angående dess avsikt att ersätta henne i projektet i Sudan. I en skrivelse av den 17 november 2008 informerade EU:s delegation i Sudan IBF om att den hade fått ”mycket negativ återkoppling från en annan delegation [i Tchad] som nyligen anlitade konsulten” och att den därför hade beslutat att begära att hon skulle sägas upp från projektet. Det var först i mars 2009, när IBF lämnade ut ovannämnda skrivelse till henne, som klaganden fick kännedom om kommissionens skäl för att begära att hon skulle sägas upp. Kommissionen verkar inte heller ha kontrollerat huruvida klaganden gavs möjlighet att framföra sina synpunkter till sin arbetsgivare (IBF) avseende kommissionens begäran om uppsägning, innan uppsägningen faktiskt ägde rum.

35. Ombudsmannen har redan i sitt beslut om ett annat klagomål (53/2009/MF)[18] ansett att när en EU-delegation begär att en expert ska avsättas från ett EU-finansierat projekt bör den göra detta på grundval av artikel 17 i de allmänna villkoren för ramavtal Europeaid [19], men först efter det att experten har fått möjlighet att framföra sina synpunkter på EU-delegationens begäran om att han eller hon ska avsättas. Detta är ett uttryck för varje persons rätt till god förvaltning och till en rättvis hantering av sina angelägenheter. Denna rätt omfattar rätten att bli hörd innan en enskild åtgärd vidtas som kan påverka en person negativt [20].

36. I det aktuella fallet skulle EU:s delegation i Sudan ha agerat rättvist om den i) skriftligen hade angett sina skäl för att begära att IBF skulle avskeda klaganden från EU-projektet och ii) kontrollerat om klaganden, innan hon faktiskt avskedades, hade fått möjlighet att framföra sina synpunkter till IBF angående delegationens begäran om att hon skulle ersättas. EU:s delegation i Sudan misslyckades med detta. Detta var ett fall av administrativt missförhållande.

37. Ombudsmannen anser därför att det är nödvändigt att bedöma om sådana bevis på administrativa missförhållanden kan få i) konsekvenser för klagandens karriär genom den påstådda svartlistningen och diskrimineringen, och ii) andra allmänna konsekvenser.

38. När det gäller de möjliga konsekvenserna för den klagandes karriär, även om experter rättsligt arbetar för olika uppdragstagare inom kommissionen, är det i slutändan kommissionen som godtar eller avslår deras ansökningar som experter för varje enskilt projekt. Det råder därför inget tvivel om att om kommissionen gör en negativ bedömning av en expert arbete i ett EU-projekt, som hanteras av en av kommissionens avtalsparter, kan den negativa bedömningen faktiskt få återverkningar på möjligheten att de anlitas av en annan av kommissionens avtalsparter för att arbeta med ett annat EU-projekt. I det aktuella fallet gav kommissionen övertygande försäkringar om att klagandens namn inte fanns med i systemet för tidig varning. De negativa återverkningar som nämns ovan kan dock förekomma, oavsett om den berörda expertens namn finns i systemet för tidig varning eller inte.

39. Det är därför möjligt att kommissionens negativa bedömning av hennes prestationer i Tchad och dess begäran om att hon skulle sägas upp från projektet i Sudan faktiskt kan ha lett till att klaganden stötte på svårigheter att anlita kommissionens entreprenörer.

40. Även om klaganden, innan hon sades upp, hade fått möjlighet att diskutera sitt arbete i Tchad med EU:s delegation i Sudan eller med IBF, som var hennes arbetsgivare vid den tidpunkten, är det emellertid inte säkert att hon nödvändigtvis skulle ha varit anställd som expert på ett annat EU-projekt. För det första bör det påpekas att EU:s delegation i Tchad gav henne möjlighet att kommentera och försvara sig mot kommissionens negativa utvärdering av hennes prestationer. För det andra hade Tchad och Sudan, såsom anges ovan, en liknande arbetsmiljö, och det var rimligt att EU:s delegation i Sudan tog hänsyn till detta när den beslutade om klaganden skulle fortsätta att arbeta med EU-projektet i Sudan. För det tredje kan kommissionens entreprenörer ha haft andra skäl än kommissionens för att inte föreslå henne för de EU-projekt som kontrakterats till dem.

41. Eftersom klaganden i sin ansökan om tjänsten som expert i kärngruppen hänvisade till sin erfarenhet av valprocessen i Tchad [21] skulle det på samma sätt ha varit rimligt för kommissionen att kontrollera denna begäran om förhandsavgörande. Det är inte säkert att kommissionen faktiskt har gjort detta. Även om hennes prestationer i Tchad hade bedömts positivt utesluter detta emellertid inte att andra kandidater till tjänsten som expert i kärngruppen kunde ha varit bättre än henne. I sitt yttrande hänvisade kommissionen faktiskt till de mycket krävande kriterierna för sådana tjänster. Samma situation skulle också kunna uppstå om hon ansökte om att få delta i valobservatörsuppdrag [22]. Det finns därför inget uppenbart samband mellan att hon inte antogs till kärnteamet och omständigheterna kring hennes uppsägning i Sudan, och därmed till det ovannämnda fallet av administrativa missförhållanden.

42. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att det inte finns några bevis för att det ovannämnda administrativa missförhållandet hade konsekvenser för klaganden och att hennes argument att hon utsattes för diskriminering eller svartlistning därför inte kan stödjas.

43. När det gäller de allmänna konsekvenserna erinrar ombudsmannen om sin ytterligare anmärkning i klagomål 53/2009/MF, som det hänvisas till i punkt 35 ovan: "Ombudsmannen erinrar om att han i sitt svar på kommissionens offentliga samråd om översynen av budgetförordningen ansåg att en underleverantör (t.ex. en expert i klagandens ställning i detta fall) bör ha rätt att få kännedom om all kritik från kommissionen mot hans eller hennes prestationer och rätten att bli hörd i samband med denna kritik. Ombudsmannen erinrar också om sin skriftväxling med kommissionen om en kritisk anmärkning i ett annat ärende om ersättning av experter som lagts ut på underentreprenad. Kommissionen ansåg i huvudsak att rättigheterna för en expert vars ersättare hade begärts kunde säkerställas genom ett system där uppdragstagaren hörde experten och framförde eventuella synpunkter till kommissionen. I sitt svar av den 11 augusti 2010 uteslöt ombudsmannen inte att både meddelandet av kommissionens kritik till underleverantören och möjligheten att höras i samband med denna kunde lämnas av uppdragstagaren. I detta sammanhang anser ombudsmannen att det är lämpligt att påpeka att ett system av det slag som kommissionen tycks överväga för att garantera ett rättvist förfarande när kommissionen begär att en underleverantör ska bytas ut (dvs. ett system som är beroende av uppdragstagarens åtgärder) inte skulle vara förenligt med kommissionens uttalande i dess yttrande att den ”inte kunde kontrollera hur konsortiet genomförde klagandens uppsägning eftersom det inte kunde ingripa i relationer med tredje part”. Tvärtom skulle ett sådant system innebära att kommissionen har både ansvar och befogenhet att kräva att uppdragstagaren säkerställer ett rättvist förfarande när kommissionen begär att en underleverantör ska bytas ut.”

44. I sitt svar av den 26 januari 2011 på ovannämnda ytterligare anmärkning uppgav kommissionen att den praktiska vägledningen för kontraktsförfaranden för EG:s externa åtgärder (PRAG) hade ändrats i november 2010. Artikel 17.2 i de allmänna villkoren för tjänstekontrakt har nu följande lydelse: ”Under arbetets gång och på grundval av en skriftlig och motiverad begäran, till vilken konsulten ska lämna sina egna och den anställdes synpunkter, kan den upphandlande myndigheten dessutom beställa en ersättare om den anser att en anställd är ineffektiv eller inte utför sina uppgifter enligt avtalet.”(Min kursivering) Ombudsmannen välkomnar detta svar och anser, mot bakgrund av den ovan understrukna ändringen av artikel 17.2 i de allmänna villkoren för tjänstekontrakt, att det fall av administrativa missförhållanden som anges i punkt 36 ovan inte har några allmänna konsekvenser.

45. Mot bakgrund av ovanstående konstateranden i punkterna 42 och 44 har ombudsmannen beslutat att inte lägga fram något förslag till vänskaplig förlikning, utan att avsluta ärendet med en kritisk anmärkning.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande kritiska anmärkning:

Kommissionen agerade orättvist genom att underlåta att i) skriftligen ange sina skäl för att begära att IBF skulle avskeda klaganden från det EU-projekt som IBF hade anlitat henne för att arbeta med, och ii) kontrollera om klaganden, innan IBF avskedade henne, gavs möjlighet att lägga fram sina synpunkter på kommissionens begäran om avsked. Detta var ett fall av administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 18 maj 2011

---

[1] En kopia av detta e-postmeddelande bifogades ett annat klagomål till ombudsmannen från samma klagande (503/2009/BU). I klagomålet, som i första hand riktades mot EU:s delegation i Tchad, påstod klaganden att det förekommit mobbning. äventyra hennes säkerhet, tvingades dölja information i valrapporten när hennes uppdrag i Tchad avslutades, och förtal. Ombudsmannen fann att det inte fanns tillräckliga skäl för honom att hantera dessa påståenden eftersom i) klaganden inte hade lagt fram bevis till stöd för dem, och ii) kommissionen gav klaganden en ordentlig förklaring i sin skrivelse av den 3 mars 2009. Det framgick dessutom att klagandens begäran om ersättning i detta klagomål var föremål för ett domstolsförfarande.

[2] EU:s delegation i Sudan uppgav i den skrivelsen att den klagande i återkopplingen från EU:s delegation i Tchad beskrevs som ”inte bara brist på yrkesmässiga egenskaper som stringens, arbetsförmåga och teknikalitet utan även personliga egenskaper såsom diskretion, lojalitet och mental balans”. Det konstaterade också att "med tanke på svårigheterna och den kritiska situationen i Sudan, den svåra och märkliga arbetsmiljön, kunde [klaganden] inte framgångsrikt och effektivt utföra sina uppgifter [i Sudan]."

[3] Ej bifogat i klagomålet.

[4] Artikel 3.3 i avtalet har följande lydelse:

”Detta avtal ska också automatiskt sägas upp utan uppsägningstid och ersättning till den oberoende experten i) om den oberoende experten är sjuk, vilket gör att hon normalt inte kan utföra uppgifterna under mer än en vecka, i vilket fall IBF:s enda skyldighet vid behov ska vara att täcka kostnaderna i samband med den oberoende expertens hemtransport, och ii) om projektet av någon anledning avbryts eller omorganiseras på ett sådant sätt att den oberoende expertens tjänster inte längre är motiverade eller om myndigheterna i det land där den oberoende experten utför uppgifterna ska dra tillbaka sitt samtycke till att den oberoende experten utför uppgifterna eller inte kan skydda och garantera den oberoende expertens säkerhet.”

[5] Klagandens e-postmeddelande av den 27 januari 2010 har följande lydelse (fransk originalversion):

"Herr Monsieur,

Alors que le chef de la Commission Européenne au Tchad est directement responsable de la situation dont je souffre et alors que ce dernier est en fin de mission, et que je vis au Tchad actuellement et que l'élection législative est annoncée à l'Automne 2010 au Tchad, n'y aurait t'il pas moyen que la Commission européenne m'affecte au Tchad pour cette élection aux mêmes conditions que celle du contrat qui a été annulé au Soudan comme expert électoral ? Auquel cas le contentieux qui m'oppose à la Commission Européenne s'éteint.

[6] Bifogat klagomål 503/2009/BU. Kommissionens skrivelse av den 9 oktober 2007 till den klagandes arbetsgivare har följande lydelse (fransk originalversion):

"Nous vous avons présenté dans notre message du 3 octobre un aperçu des problèmes relationnels et professionnels qui ont surgi au cours du premier mois de son exercice à N'Djaména. À travers cette réunion nous souhaitions exposer les raisons de notre insatisfaction tout en indiquant à Melle nos attentes concrètes au regard des termes de références (inte översatt till svenska).

Nous estimons que la réunion s'est déroulée dans un climat globalement constructif (inte översatt till svenska). Nous espérons donc que les difficultés rencontrées jusqu'à présent ne se renouvèleront plus et qu'une relation de travail fiable, transparente et loyale pourra s'établir entre Melle [nom de la plaignante] et les services de la Délégation."

[7] Artikel 93 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (budgetförordningen) har följande lydelse:

1. Anbudssökande eller anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i ett upphandlingsförfarande om

a) De är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer, har avbrutit sin näringsverksamhet eller befinner sig i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar.

b) de har dömts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom,

c) De har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen som på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten.

d) De har inte fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade, i det land där den upphandlande myndigheten finns eller i det land där kontraktet ska fullgöras.

e) De har i en lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapens ekonomiska intressen.

f) efter ett annat upphandlingsförfarande eller förfarande för beviljande av bidrag som finansieras genom gemenskapens budget har konstaterats bryta mot de kontraktsenliga skyldigheterna på ett allvarligt sätt.

2. Anbudssökande eller anbudsgivare måste intyga att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges i punkt 1.”

[8] Artikel 94 i budgetförordningen har följande lydelse:

Kontrakt får inte tilldelas anbudssökande eller anbudsgivare som under upphandlingsförfarandet

a) är föremål för en intressekonflikt,

b) har lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i upphandlingsförfarandet, eller inte har lämnat de uppgifter som krävs.”

[9] Artikel 95 i budgetförordningen har följande lydelse:

”Varje institution ska upprätta en central databas med uppgifter om anbudssökande och anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i artiklarna 93 och 94. Databasens enda syfte skall vara att, i enlighet med gemenskapsbestämmelserna om behandling av personuppgifter, säkerställa en korrekt tillämpning av artiklarna 93 och 94. Varje institution ska ha tillgång till de övriga institutionernas databaser.”

[10] Artikel 96 i budgetförordningen har följande lydelse:

”Den upphandlande myndigheten får besluta om administrativa eller ekonomiska sanktioner mot anbudssökande eller anbudsgivare som befinner sig i något av de fall av uteslutning som avses i artiklarna 93 och 94, efter att ha gett dem tillfälle att yttra sig.

Sanktionerna kan bestå av följande:

a) Den berörda anbudssökanden eller anbudsgivaren utesluts från kontrakt och bidrag som finansieras genom budgeten under en period på högst fem år.

b) vid betalning av ekonomiska påföljder av uppdragstagaren i det fall som avses i artikel 93.1 f och av anbudssökanden eller anbudsgivaren i de fall som avses i artikel 94, om påföljderna verkligen är allvarliga och inte överstiger värdet på kontraktet i fråga.

Sanktionerna ska stå i proportion till kontraktets betydelse och hur allvarligt felet är.”

[11] EUT L 344, 20.12.2008.

[12] I artikel 8.3 i beslutet om systemet för tidig varning fastställs uttryckligen möjligheten för alla vederbörligen identifierade fysiska personer att begära information från kommissionens räkenskapsförare om huruvida de är registrerade i systemet för tidig varning.

[13] Artikel 228 i EUF-fördraget har följande lydelse:"[En] europeisk ombudsman, vald av Europaparlamentet, ska ha befogenhet att ta emot klagomål från varje unionsmedborgare eller varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat om missförhållanden i unionsinstitutionernas, unionsorganens eller unionsbyråernas verksamhet, med undantag för Europeiska unionens domstol när den utövar sina domstolsfunktioner. Han eller hon ska granska sådana klagomål och rapportera om dem. (...)"

[14] Fransk originalversion: ”N'ayant pas de lien contractuel avec la plaignante, la Commission n'avait aucune obligation envers cette dernière”.

[15] Se fotnot 1.

[16] Se fotnot 1.

[17] Ombudsmannen förstår att klagandens meritförteckning lämnades in av IBF i dess anbud för EU-projektet i Sudan.

[18] Tillgänglig på ombudsmannens webbplats http://www.ombudsman.europa.eu

[19] Artikel 17 i de allmänna villkoren för ramavtal Europeaid (http://ec.europa.eu/europeaid/work/frameworkcontract/beneficiaries/documents/a_3_2_general_conditions_en.pdf)

Uppdragstagaren får inte ändra den avtalade personalen utan skriftligt förhandsgodkännande från den upphandlande myndigheten. Uppdragstagaren ska på eget initiativ föreslå en ersättare i följande fall:

a) Om en anställd avlider, blir sjuk eller råkar ut för en olycka.

b) Om det blir nödvändigt att ersätta en anställd av något annat skäl som ligger utanför uppdragstagarens kontroll (t.ex. avgång).

(2) Dessutom kan den upphandlande myndigheten under fullgörandet av avtalet och på grundval av en skriftlig och motiverad begäran begära en ersättare om den anser att en anställd är ineffektiv eller inte utför sina uppgifter enligt avtalet.

[20] Artikel 41.2 a i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna.

[21] De två förslag som utlystes 2010 och som kommissionen hänvisade till i sitt yttrande hade titeln "Request for candidatures - European Union Election Observation Mission Ethiopia 2010"och "Request for candidatures - European Union Election Observation Mission Burundi 2000". De gällde bland annat rekryteringen av en valanalytiker. Båda dessa förslag krävde att de sökande uppfyllde följande kriterier: ”Yrkeserfarenhet: i) deltagande i minst tre valobservatörsuppdrag som kärngruppsmedlem eller långtidsobservatör (LTO) … eller motsvarande övervaknings-/övervakningsprojekt och ii) innehav av samma befattning minst två gånger eller innehav av jämförbara befattningar minst två gånger, eller särskild ad hoc-utbildning”.

[22] Ombudsmannen kan emellertid inte, såsom kommissionen med rätta har påpekat, behandla denna fråga, eftersom de nationella myndigheterna deltar i urvalsförfarandet för valobservatörsuppdrag och artikel 228 i EUF-fördraget föreskriver följande: ”En europeisk ombudsman, vald av Europaparlamentet, ska ha befogenhet att ta emot klagomål från varje unionsmedborgare eller varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat om missförhållanden i unionsinstitutionernas, unionsorganens eller unionsbyråernas verksamhet, med undantag för Europeiska unionens domstol då den utövar sina domstolsfunktioner. Han eller hon ska granska sådana klagomål och rapportera om dem.”