Izdelano v skladu s členom 3(6) Statuta evropskega varuha človekovih pravic

Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je bil kandidat na javnem natečaju urada EPSO 2012-AD/230-231/12. Zaradi številnih težav v zvezi z računalniško podprtimi pristopnimi testi (v nadaljnjem besedilu: CBT) je moral te teste večkrat ponoviti.

2. Pritožnik je v CBT prvič sodeloval maja 2012. Na dan opravljanja testov je testni center Prometric [1] naletel na tehnične težave, ki so vsem kandidatom preprečile dokončanje testa. Preden je sistem propadel, je pritožnik opravil test verbalnega sklepanja in del testa numeričnega sklepanja.

3. Pritožnik je naslednji dan drugič sedel v CBT. Uslužbenci družbe Prometric so ga obvestili, da lahko nadaljuje preizkus od trenutka, ko je bil prekinjen. Tako mu je bilo naročeno, naj preskoči test verbalnega sklepanja in prva štiri vprašanja iz testa numeričnega sklepanja.

4. Dva tedna pozneje je Prometric stopil v stik s pritožnikom in ga obvestil, da je bil zaradi tehnične težave prvi del njegovega testa EPSO izgubljen. Zato je bil povabljen, da ponovno opravi test verbalnega sklepanja. Vprašanja o številčnem sklepanju niso bila omenjena, čeprav jih je pritožnik posebej zastavil.

5. Pritožnik je v začetku junija 2012 tretjič sedel v CBT. Naročeno mu je bilo, naj odgovori na vprašanja iz testa verbalnega sklepanja in preskoči preostali del testa. Konec junija 2012 je urad EPSO pritožnika obvestil, da ni dosegel zahtevanega praga in da ne bo povabljen na naslednjo stopnjo natečaja.

6. Pritožnik je julija 2012 uradu EPSO poslal zahtevo za pregled, v kateri je trdil, da urad EPSO ni upošteval odgovorov na prva štiri vprašanja iz testa številčnega sklepanja. Poleg tega naj mu EPSO pred zadnjim izpitom ne bi zagotovil dovolj časa za pripravo na test verbalnega sklepanja. Zato je prosil, naj se šteje, da je bil odgovor na vsa ta vprašanja pravilen, oziroma naj se mu dovoli, da ponovno prevzame te dele testa. Nazadnje je zahteval popolno razlago okoliščin izgube svojih podatkov in informacije o tem, kako EPSO obravnava druge podobne primere. Urad EPSO je potrdil prejem njegove zahteve za pregled.

7. Ker urad EPSO do januarja 2013 ni odgovoril, je pritožnik poslal opomin. Tri dni pozneje je od urada EPSO prejel elektronsko sporočilo, v katerem se je opravičil za zamudo in pojasnil, da mu zaradi upravnega nadzora ni bil poslan noben odgovor, čeprav je bila njegova zahteva takrat preučena in preiskana. V zvezi z vsebino je pojasnila, da ker je bil pritožnik prvi, ki je ponovno opravil test, EPSO v tej fazi še ni vedel, da so podatki iz prejšnjega dne nepovratni. Urad EPSO je potrdil, da se prva štiri vprašanja iz testa numeričnega sklepanja zdijo neodgovorjena, vendar je navedel, da tudi če bi bili njegovi odgovori pravilni, še vedno ne bi dosegel praga. Nazadnje, v zvezi s testom verbalnega sklepanja je EPSO poudaril, da noben kandidat ni imel dodatnega časa za pripravo na test.

8. Pritožnik je 30. januarja 2013 vložil zahtevo za dostop do vseh dokumentov, povezanih z njegovim primerom. Urad EPSO je po podaljšanju roka za odgovor 13. marca 2013 odobril dostop do zahtevanih dokumentov. Urad EPSO se je v dopisu, priloženem dokumentom, opravičil za nesrečne dogodke, ki so bili „v celoti izven njegovega nadzora“.

9. Pritožnik se je 15. marca 2013 direktorju urada EPSO pritožil v zvezi z obravnavo njegove zahteve za pregled in zahteve za dostop do dokumentov. Direktor urada EPSO je pritožniku zagotovil, da bo zadevo osebno podrobno preučil in se mu vrnil s podrobno obrazložitvijo.

10. Pritožnik od urada EPSO ni prejel nadaljnjih sporočil in je 8. maja 2014 vložil to pritožbo.

Preiskava

11. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo pritožbe ter opredelila naslednje obtožbe in trditve:

1) EPSO ni vzpostavil ustreznih mehanizmov za obravnavanje težav, ki se pojavijo med izpiti. Pritožnik je trdil, da bi moral urad EPSO pozorno spremljati računalniško podprte teste in zagotoviti, da se podatki o testih samodejno shranijo.

2) EPSO ni ustrezno obravnaval pritožnikove zahteve za pregled. Pritožnik je trdil, da bi moral urad EPSO predložiti podrobno pojasnilo, ki ga je njegov direktor obljubil marca 2013, v zvezi z obravnavo njegove zahteve za pregled.

3) EPSO ni ustrezno obravnaval pritožnikove prošnje za dostop do dokumentov. Pritožnik je trdil, da bi moral urad EPSO odobriti popoln dostop do dokumentov, na katere se nanaša zahteva za dostop.

12. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo prejela mnenje urada EPSO o pritožbi in nato pripombe pritožnika v odgovor na mnenje urada EPSO. Njene službe so opravile tudi pregled spisa urada EPSO v zvezi s to zadevo. Varuh človekovih pravic je pri preiskavi upošteval argumente in mnenja strank.

Urad EPSO domnevno ni vzpostavil ustreznih mehanizmov za obravnavanje težav, ki se pojavijo med izpiti, in s tem povezanih zahtevkov

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

13. Pritožnik je trdil, da je urad EPSO vso odgovornost prenesel na družbo Prometric, saj sama ni imela dovolj osebja, da bi kandidatom nudila pomoč med testi. Opozoril je, da je kontaktna številka urada EPSO za kandidate operativna le tri ure na dan od ponedeljka do petka, zaradi česar je neučinkovit sistem podpore v primeru resnih težav med izpitom.

14. EPSO je v svojem mnenju pojasnil sisteme in postopke, ki so bili vzpostavljeni za samodejno beleženje odgovorov vsakega kandidata med CBT. Vendar je pojasnila, da je sesutje strežnika oviralo pravilno delovanje sistema in da je šlo za primer višje sile, tj. incident, na katerega urad EPSO ni mogel vplivati. Urad EPSO je sklenil, da so okoliščine tega primera „nesrečna skladnost dogodkov“.

15. Pritožnik je v svojih pripombah poudaril, da ponavljajoče se napake dokazujejo, da je EPSO organizacijo in vodenje natečaja prepustil zunanjemu izvajalcu. Ponovno je poudaril, da kandidati v primeru težav nimajo dejanskega dostopa do urada EPSO.

Ocena varuha človekovih pravic, na podlagi katere je bil pripravljen osnutek priporočila

16. Dobra upravna praksa je, da uprava sprejme vse potrebne ukrepe za zagotovitev pravilne organizacije natečaja. EPSO mora zagotoviti, da se testi izvajajo čim bolj nemoteno in pravilno v skladu z načeloma dobrega upravljanja in enakega obravnavanja. To ugotovitev potrjuje tudi sodna praksa, v skladu s katero mora uprava zagotoviti ustrezno organizacijo natečaja [2].

17. Varuhinja človekovih pravic razume, da se lahko kljub prizadevanjem urada EPSO zgodi incident višje sile. V tem primeru varuh človekovih pravic priznava, da se lahko sesutje strežnika, do katerega je prišlo, šteje za tak incident. Vendar niza dogodkov, ki so sledili sesutju in zaradi katerih je moral pritožnik dvakrat ponovno opraviti teste, ni mogoče šteti za incidente, na katere urad EPSO ne more vplivati.

18. Natančneje, iz informacij, predloženih varuhu človekovih pravic, je razvidno, da čeprav je Prometric urad EPSO takrat obvestil o težavi s strežnikom, mu informacije, ki jih je predložil, ne omogočajo, da bi preveril nadaljnje ukrepe, ki jih je sprejel ali bi jih lahko sprejel v zvezi z zadevo. Poleg tega iz korespondence med uradom EPSO in družbo Prometric, ki jo je varuhinja človekovih pravic pregledala med preiskavo, izhaja, da je urad EPSO menil, da do januarja 2013, ko je bil odgovor na zahtevo za pregled, ni vedel za težave pritožnika.

19. Poleg tega je pritožnik službi urada EPSO za stike s kandidati večkrat pisal prek kontaktnega obrazca, ki je na voljo na spletišču urada EPSO. Vendar je bilo osebje družbe Prometric tisto, ki je vsaj enkrat odgovorilo z nepravilnimi/nepopolnimi informacijami.

20. Glede na navedeno varuh človekovih pravic dvomi o stopnji usklajevanja med uradom EPSO in družbo Prometric po sesutju strežnika na splošno ter zlasti o težavah, s katerimi se je srečal pritožnik. Poleg tega je zaradi tega, ker je urad EPSO dogodke opisal kot „nesrečne“ dogodke, vprašljivo, v kolikšni meri urad EPSO prevzema odgovornost za napake, ki so bile storjene pri obravnavi dogodkov, zaradi katerih je bila vložena ta pritožba.

21. Čeprav varuhinja človekovih pravic pozdravlja izjavo urada EPSO in njegovo pripravljenost, da se uči iz tega primera, urad EPSO ni predložil nobenih pojasnil glede konkretnih ukrepov, ki jih je ali jih bo sprejel, da bi se izognil podobnim težavam v prihodnosti. Poleg tega urad EPSO v svojem mnenju ni obravnaval vprašanja, ki ga je pritožnik večkrat izpostavil glede ur razpoložljivosti kontaktne službe za kandidate.

22. Glede na navedeno varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da urad EPSO ni zadostno dokazal, da se je ustrezno usklajeval s svojim izvajalcem in sprejel potrebne ukrepe za zagotovitev dobrega upravljanja sodelovanja pritožnika na zadevnem natečaju. Zato v skladu s členom 3(6) statuta evropskega varuha človekovih pravic v nadaljevanju podaja ustrezen osnutek priporočila.

Domnevno neustrezno obravnavanje pritožnikove zahteve za pregled in s tem povezanega zahtevka s strani urada EPSO

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

23. Pritožnik je poudaril, da je urad EPSO potreboval šest mesecev, da je odgovoril na njegovo zahtevo za pregled, in da je to storil šele po tem, ko je poslal opomin. Prav tako je podvomil v odgovor urada EPSO, da je že pravočasno obravnaval njegovo zahtevo za pregled, vendar mu odgovora takrat ni poslal zaradi upravnega nadzora.

24. EPSO se je v svojem mnenju pritožniku še enkrat opravičil, ker je odgovoril prek razumnega roka, in navedel, da je prišlo do nesporazuma glede pojasnil, ki jih je marca 2013 pritožniku obljubil njegov direktor. Zadevna pojasnila naj bi bila podana v odgovoru na pritožnikovo elektronsko sporočilo z dne 15. marca 2013 in naj bi se nanašala le na pritožnikovo zahtevo za dostop do dokumentov. To je bilo pritožniku pojasnjeno tudi po telefonu. EPSO se je opravičil, če je pritožnik napačno razumel, kaj je treba dodatno pojasniti.

25. Pritožnik je v svojih pripombah poudaril, da se je v elektronskem sporočilu uradu EPSO z dne 15. marca 2013 pritožil zaradi neustreznega obravnavanja njegove zahteve za pregled in ne le zaradi zamude urada EPSO pri odgovoru na njegovo zahtevo za dostop do dokumentov. Direktor urada EPSO mu je zagotovil, da bo zelo pozorno preučil razmere in se mu vrnil s podrobnim odgovorom. Pritožnik je ugovarjal, da je urad EPSO obljubljeno pojasnilo predložil po telefonu.

Ocena varuha človekovih pravic, na podlagi katere je bil pripravljen osnutek priporočila

26. Varuhinja človekovih pravic se zaveda, da se urad EPSO sooča s težavami pri obravnavanju zahtev za pregled v razumnem roku. Ob upoštevanju števila pritožb, ki jih je varuh človekovih pravic nedavno prejel v zvezi s to zadevo, se zdi, da so te težave posledica sistemskih težav pri uporabi postopka zahteve za pregled. Varuhinja človekovih pravic je zato menila, da temeljne težave ni mogoče učinkovito obravnavati med preiskavo na podlagi pritožbe, in se je zato odločila, da bo začela preiskavo na lastno pobudo o tem, kako urad EPSO uporablja postopek pregleda.

27. Ob tem je pritožnik v tem primeru naletel na posebne težave, ki bi jih moral urad EPSO obravnavati v okviru te preiskave. Prvič, urad EPSO je januarja 2013, šest mesecev po prejemu zahteve za pregled, pritožnika obvestil, da je bila njegova zahteva takrat „preučena in v celoti preiskana“, vendar mu odgovor zaradi upravnega nadzora ni bil poslan prej. Vendar je iz interne korespondence, ki so jo pregledale službe varuha človekovih pravic, razvidno, da zadevna zahteva ni bila obravnavana, dokler pritožnik ni 8. januarja 2013 uradu EPSO poslal opomina.

28. Drugič, kar zadeva pojasnilo, ki ga je obljubil direktor urada EPSO, je iz elektronskega sporočila pritožnika z dne 15. marca 2013 razvidno, da pritožnik ni dvomil le o obravnavi svoje zahteve za dostop do dokumentov, ampak tudi o obravnavi svoje zahteve za pregled. Vendar se zdi, da je EPSO napačno razumel elektronsko sporočilo in menil, da obravnava le njegovo zahtevo za dostop do dokumentov. Po navedbah urada EPSO je na to vprašanje odgovoril po telefonu. Pritožnik je to trditev izpodbijal.

29. Varuh človekovih pravic ne more oceniti, o čem je urad EPSO po telefonu razpravljal s pritožnikom. Vsekakor je jasno, da direktor urada EPSO pritožniku ni predložil pisnega odgovora. Jasno je tudi, da službe urada EPSO v primeru telefonskega pogovora s pritožnikom niso razpravljale vsaj o delu vprašanj, ki jih je izpostavil.

30. Čeprav se je urad EPSO za te zadeve večkrat opravičil, varuhinja človekovih pravic meni, da urad EPSO pritožniku ni zagotovil podrobne razlage, ki jo je obljubil. Varuh človekovih pravic bo zato v nadaljevanju pripravil ustrezen osnutek priporočila v skladu s členom 3(6) statuta evropskega varuha človekovih pravic.

Domnevno neustrezno obravnavanje pritožnikove prošnje za dostop do dokumentov s strani urada EPSO

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

31. Pritožnik je trdil, da EPSO ni spoštoval ustreznih določb Uredbe 1049/2001 [3] (v nadaljnjem besedilu: Uredba). Po njegovem mnenju EPSO ni utemeljil potrebe po podaljšanju roka 15 delovnih dni, ki ga določa Uredba. Pritožnik je podvomil tudi o omejenem številu dokumentov, ki so po navedbah urada EPSO spadali v njegovo zahtevo, in o tem, da je urad EPSO prikril razkrite dokumente.

32. EPSO je v svojem mnenju navedel, da je pritožnik prejel kopije vseh ustreznih dokumentov, ki jih je imel sam in jih je imel Prometric. Poleg tega je menila, da je upoštevala roke iz Uredbe. Urad EPSO je v zvezi z redigiranimi podatki trdil, da bodisi niso pomembni za vsebino pritožnikove zahteve bodisi zanje velja izjema iz člena 4(1)(b) Uredbe.[4] Urad EPSO je priznal, da je utemeljitev za podaljšanje roka, dana pritožniku, nenatančna in se ni izrecno skliceval na obsežnost dokumentacije, ki jo je treba preučiti. EPSO se je strinjal, da bo temu vidiku v prihodnosti namenil več pozornosti. Nazadnje je EPSO poudaril, da pritožnik ni vložil potrdilne prošnje in da bi bilo zato treba njegove trditve v zvezi z njegovo prošnjo za dostop do dokumentov šteti za nedopustne.

33. Po pregledu spisa, ki ga je opravil varuh človekovih pravic, je bil pritožnik obveščen, da se del informacij, ki jih je urad EPSO prikril, nanaša na tehnične podatke o okvari strežnika. Pritožnik je trdil, da te informacije ne spadajo v izjemo iz uredbe, ki jo zahteva urad EPSO. Pritožnik je ponovil, da pri njegovi zahtevi za dostop do dokumentov ni bilo izjemnih okoliščin, ki bi upravičevale podaljšanje roka.

Ocena varuha človekovih pravic, na podlagi katere je bil pripravljen osnutek priporočila

34. Najprej je treba obravnavati vprašanje dopustnosti te trditve, ki ga je postavil EPSO. V skladu z Uredbo 1049/2001 ima prosilec, čigar prošnja za dostop do dokumentov je bila izrecno ali implicitno zavrnjena, možnost vložiti potrdilno prošnjo za dostop. Ta potrdilna prošnja bi morala biti naslovljena na generalnega sekretarja Komisije. Čeprav so bile te informacije posredovane pritožniku, pritožnik dva dni po prvotnem odgovoru urada EPSO ni pisal generalnemu sekretarju, temveč direktorju urada EPSO, pri čemer se je pritožil nad obravnavo njegove zahteve za dostop do dokumentov in njegove zahteve za pregled.

35. Člen 15 Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev (v nadaljnjem besedilu: kodeks)[5] je zelo jasen glede obveznosti institucij in organov EU, da korespondenco ali pritožbe prenesejo na pristojno službo, kadar niso pristojni za njihovo obravnavo. Vendar urad EPSO ni prenesel e-sporočila pritožnika z dne 15. marca 2013, temveč je obljubil, da bo zadevo preučil. EPSO je priznal, da je pritožnikovo elektronsko sporočilo prepoznal kot pritožbo v zvezi s postopkom dostopa do dokumentov; zato ni jasno, zakaj ga ni posredovala generalnemu sekretarju Komisije. V vsakem primeru je glede na odgovor direktorja urada EPSO razumljivo, da je pritožnik menil, da bo EPSO ustrezno preiskal in obravnaval izpostavljena vprašanja, in ni menil, da je treba njegovo potrdilno prošnjo poslati Komisiji. Varuh človekovih pravic glede na okoliščine meni, da je ta trditev dopustna.

36. Kar zadeva vsebino, je varuhinja človekovih pravic med pregledom zadevnih dokumentov ugotovila, da se večina podatkov, ki jih je prikril EPSO, dejansko nanaša na osebne podatke. Vendar sta dva od prikritih odstavkov opisovala dogodke, povezane s strmoglavljenjem strežnika, in vsebovala tehnične podrobnosti v zvezi s tem incidentom. Varuhinja človekovih pravic meni, da vsaj opis dogodkov spada v obseg pritožnikove zahteve in ni bil zaščiten z izjemo, ki jo zahteva urad EPSO. Zato naj bi EPSO napačno prikril del besedila enega od predloženih dokumentov.

37. Varuhinja človekovih pravic v zvezi s podaljšanjem 15-dnevnega roka ugotavlja, da urad EPSO takrat ni navedel razlogov, zakaj bi ga potreboval. Vendar pozdravlja dejstvo, da je urad EPSO priznal ta neuspeh in da namerava v prihodnosti bolje pojasniti razloge, zakaj je podaljšanje upravičeno.

38. Ob tem se varuh človekovih pravic strinja s pritožnikovim dvomom glede razlogov, ki jih je v svojem mnenju navedel EPSO, da bi upravičil potrebo po podaljšanju v tem primeru, in sicer da je bilo to potrebno zaradi velikega števila dokumentov, ki jih je bilo treba preveriti. EPSO je navedel, da je pritožnik prejel vse dokumente, ki sta jih imela EPSO in Prometric v zvezi s pritožnikovim primerom. Pritožnik je prejel kopije enajstih elektronskih sporočil. Varuh človekovih pravic ugotavlja, da je člen 7(3) Uredbe [6] izjema in ga je zato treba razlagati ozko. V obravnavani zadevi se zdi, da niti število dokumentov, ki so spadali na področje uporabe prošnje, niti njihova narava ne upravičujeta take izjeme.

39. Glede na navedeno varuh človekovih pravic v skladu s členom 3(6) Statuta evropskega varuha človekovih pravic v nadaljevanju podaja ustrezen osnutek priporočila.

Osnutki priporočil

Varuhinja človekovih pravic je na podlagi preiskave te pritožbe uradu EPSO predložila naslednji osnutek priporočila:

1. Urad EPSO bi moral pojasniti mehanizme, ki jih je ali jih bo vzpostavil, da bi zagotovil boljše usklajevanje s programom Prometric in preprečil podobne težave v prihodnosti.

2. Urad EPSO bi moral pritožniku predložiti podrobno pojasnilo, ki mu ga je obljubil, in zlasti pojasniti, kako je bila pritožnikova zahteva za pregled preiskana po tem, ko je prispela julija 2012.

3. EPSO bi moral pritožniku zagotoviti nadaljnji dostop do dokumentov, na katere se nanaša njegova prošnja za dostop, če za dokumente ali njihove dele ne velja ena od izjem iz Uredbe 1049/2001.

EPSO in pritožnik bosta obveščena o tem osnutku priporočila. V skladu s členom 3(6) statuta evropskega varuha človekovih pravic urad EPSO pošlje podrobno mnenje do 31. julija 2015. Podrobno mnenje bi lahko vključevalo sprejetje osnutka priporočila in opis, kako je bilo izvedeno.

 

Emily O'Reilly

Evropski varuh človekovih pravic

Strasbourg, 29. maj 2015

 

[1] Prometric je podjetje, ki mu je zaupana praktična organizacija in upravljanje javnih natečajev, ki jih organizira urad EPSO.

[2] Zadeva T-159/98, Torre in drugi proti Komisiji, RecFP, str. I-A-83 in II-395, točka 46.

[3] Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL, posebna izdaja v slovenščini, poglavje 1, zvezek 3, str. 331).

[4] Člen 4(1) Uredbe št. 1049/2001 določa: „Institucije zavrnejo dostop do dokumenta, kadar bi razkritje oslabilo varstvo: (b) zasebnost in integriteto posameznika, zlasti v skladu z zakonodajo Skupnosti o varstvu osebnih podatkov."

[5] Na voljo na spletni strani varuha človekovih pravic na naslovu www.ombudsman.europa.eu.

[6] Člen 7(3) Uredbe št. 1049/2001 določa: „V izjemnih primerih, na primer v primeru prošnje, ki se nanaša na zelo dolg dokument ali na zelo veliko število dokumentov, se lahko rok iz odstavka 1 podaljša za 15 delovnih dni, če je prosilec o tem vnaprej obveščen in so navedeni podrobni razlogi.“