Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je irski rejec irskih vprežnih konjev. Leta 2010 je pri Evropski komisiji vložil pritožbo zaradi kršitve proti Irski. Nanašala se je na irski sistem nadzora in registracije irskih ugreznih konjev. Njegova pritožba zaradi kršitve je bila zaključena 28. novembra 2011 [1].

2. Pritožnik je 15. decembra 2011 v skladu z Uredbo 1049/2001 [2] zaprosil za dostop do svoje pritožbe zaradi kršitve in kopij korespondence Komisije z irskimi organi.

3. Komisija je 19. januarja 2012 pritožniku odobrila popoln dostop do njegove pritožbe zaradi kršitve. Prav tako mu je odobrila dostop do treh dopisov, ki jih je Komisija poslala irskim organom v okviru sistema EU Pilot, uvedenega v okviru te pritožbe zaradi kršitve. Vendar je v skladu s členom 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001 osebne podatke, vsebovane v teh pismih, izpraznila. Komisija je pritožnika obvestila, da lahko izpodbija njeno odločitev pred njenim generalnim sekretarjem.

4. Komisija je pritožnika obvestila tudi, da je njen dopis irskim organom z dne 5. oktobra 2011, ki ga je delno razkrila, vseboval prilogo (v nadaljnjem besedilu: priloga), sestavljeno iz dopisa tretje osebe. Pojasnila je, da bi se morala Komisija, če bi pritožnik želel imeti dostop do Priloge, posvetovati z zadevno tretjo stranjo in nato odločiti o razkritju.

5. Pritožnik je 25. januarja 2012 Generalnemu sekretariatu Komisije predložil potrdilno prošnjo. Potrdilo o prejemu je bilo izdano naslednji dan.

6. Pritožnik je v potrdilni prošnji zahteval, naj Komisija ponovno preuči svoje stališče glede nerazkritja osebnih podatkov. Poleg tega je potrdil, da želi imeti dostop do Priloge [3].

7. Komisija je 16. februarja 2012 pritožniku poslala začasni odgovor, v katerem je navedla, da „še ni uspela zbrati vseh elementov, ki jih potrebuje za izvedbo celovite analize zahteve, da bi lahko sprejela končno odločitev“. Rok za odgovor na potrdilno prošnjo je podaljšal za 15 delovnih dni, tj. do 8. marca 2012.

8. Komisija je 6. marca 2012 pritožniku poslala drugi začasni odgovor. Navedla je, da je osnutek odgovora na njeno potrdilno prošnjo pripravljen in da je bil predložen v notranji postopek odobritve, ki naj bi bil po pričakovanjih Komisije dokončan „zelo kmalu“, da bi se odgovor na potrdilno prošnjo lahko poslal v podpis. Komisija se je za to zamudo opravičila. Komisija ni določila novega roka za odgovor.

9. Komisija je 2. aprila 2012 odgovorila na potrdilno prošnjo. Pritožnika je obvestila, da je avtor nerazkrite priloge soglašal z njenim razkritjem. Komisija je tako pritožniku odobrila delni dostop do navedene priloge in izbrisala osebne podatke, ki jih vsebuje.

10. Poleg tega je Komisija potrdila svojo prvotno odločitev, da pritožniku ne bo odobrila dostopa do osebnih podatkov iz prvotno razkritih dokumentov. V zvezi s tem se je Komisija sklicevala na uredbi 1049/2001 in 45/2001 [4] ter na sodbo Sodišča EU v zadevi Bavarian Lager [5], pri čemer je opozorila, da pritožnik ni navedel nobenih razlogov, zakaj bi mu bilo treba posredovati osebne podatke.

11. Pritožnik se je 30. aprila 2012 obrnil na Evropskega varuha človekovih pravic.

Predmet preiskave

12. Evropski varuh človekovih pravic je začel preiskavo v zvezi z naslednjimi trditvami in trditvami.

Trditev:

Komisija pri obravnavi pritožnikove zahteve za dostop do dokumentov ni:

(i) vključi prilogo med prvotno razkrite dokumente;

(ii) pojasni, zakaj je izbrisala osebne podatke, ki jih je pritožnik poznal in jih je celo predložil, vključno z lastnimi osebnimi podatki; in

(iii) obravnava potrdilno prošnjo pritožnika v skladu s postopki in roki iz Uredbe 1049/2001.

Zahtevek:

Komisija bi se morala (i) pritožniku opravičiti za te pomanjkljivosti in (ii) zadovoljivo pojasniti svoje stališče glede varstva osebnih podatkov v tem primeru ali pritožniku zagotoviti popoln dostop do razkritih dokumentov.

Preiskava

13. Varuh človekovih pravic je 5. junija 2012 začel preiskavo, tako da je izvod pritožbe poslal predsedniku Evropske komisije in ga pozval, naj o njej predloži mnenje.

14. Službe varuha človekovih pravic so 10. julija 2012 pregledale spise Komisije v zvezi s to pritožbo in naredile kopije ustreznih dokumentov. Varuhinja človekovih pravic je 20. septembra 2013 Komisiji in pritožniku poslala izvod poročila o inšpekcijskem pregledu in pregledanih nezaupnih dokumentov. Varuh človekovih pravic je pritožnika pozval, naj po želji poda pripombe na rezultate pregleda.

15. Komisija je mnenje predložila 4. oktobra 2012. Mnenje je bilo poslano pritožniku, ki je pripombe v zvezi z njim predložil 31. decembra 2012, 6. februarja in 11. marca 2013.

Analiza in sklepi varuhinje človekovih pravic

A. Domnevna neustrezna obravnava pritožnikove prošnje za dostop do dokumentov in s tem povezanega zahtevka

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

16. Pritožnik je v potrdilni prošnji z dne 25. januarja 2012 menil, da je „najmanj nenavadno“, da Komisija v delno razkritih dokumentih skriva imena tretjih oseb. Dejansko je bil že seznanjen z vsebino nekaterih od teh dokumentov, saj je bil v kopiji korespondence in je bil tako popolnoma seznanjen z izbrisanimi osebnimi podatki.

17. Generalni sekretariat Komisije je v potrdilnem sklepu z dne 2. aprila 2012 navedel, da so bili podatki, ki so bili v delno razkritih dokumentih izbrisani, imena fizičnih oseb in konjev ter številke konjev. Komisija je menila, da so te informacije osebni podatki, kot so opredeljeni v členu 2(a) Uredbe 45/2001. Tudi številke konjev spadajo v to kategorijo, saj lahko vsaka oseba, ki pozna polje, prek njih identificira zadevnega konja in s tem njegovega lastnika.

18. Komisija je menila, da ni nobenega razloga, ki bi upravičeval javno razkritje takih podatkov v javnem interesu v smislu člena 5(a) Uredbe št. 45/2001. Poleg tega pritožnik tudi ni navedel nobenih razlogov. Zato ni bila dokazana potreba po prenosu podatkov k njemu. Natančneje, Komisija je v zvezi z osebnimi podatki iz Priloge navedla, da je bilo opravljeno posvetovanje z zadevno fizično osebo, vendar ni odgovorila.

19. Komisija je zato zavrnila razkritje osebnih podatkov iz vseh dokumentov, predloženih pritožniku. Obvestil ga je, da se lahko obrne na evropskega varuha človekovih pravic ali Sodišče EU.

20. Pritožnik je v pritožbi navedel, da ga je zmedlo dejstvo, da je Komisija vztrajala pri izbrisu osebnih podatkov posameznikov, ki so se odpovedali svojim pravicam do zaupnosti v okviru zadevnega postopka za ugotavljanje kršitev. Izrazil je tudi nezadovoljstvo nad trajanjem postopka, ki presega roke iz Uredbe 1049/2001.

21. Komisija je v svojem mnenju navedla, prvič, da ni dala pobude za posvetovanje z avtorjem priloge v času prvotne prošnje, ker je menila, da priloga ne spada na področje uporabe prošnje za dostop, ki se je nanašala na dokumente Komisije. Pritožnik je v potrdilni prošnji pojasnil, da želi imeti dostop do te priloge. Komisija je ravnala v skladu s tem in mu ga posredovala, potem ko je izbrisala osebne podatke, ki jih vsebuje.

22. Drugič, Komisija je pojasnila, da se je pritožba pritožnika na eni strani nanašala na njegovo pritožbo zaradi kršitve, na drugi strani pa na druge posebne dokumente, ki so izvirali od Komisije.

23. Komisija je pritožniku odobrila dostop do kopije njegove pritožbe zaradi kršitve kot avtorju in ne da bi ocenila zahtevo v skladu z Uredbo 1049/2001. Preostali del pritožnikove vloge v zvezi z dokumenti Komisije pa je bil ocenjen, kot da bi ga vložil kateri koli drug državljan. Komisija je trdila, da pritožniku status pritožnika zaradi kršitve ne zagotavlja privilegiranega položaja v skladu z Uredbo 1049/2001. Poleg tega je dokument, ko je razkrit v skladu z Uredbo, na voljo vsem državljanom, ki ga zahtevajo. To pomeni, da bi, če bi bili taki podatki razkriti pritožniku, vsak državljan, ki bi pozneje zahteval dostop do istih dokumentov, imel dostop do osebnih podatkov, ki jih je Komisija želela zaščititi z redigiranjem. Zato dejstvo, da je bil pritožnik seznanjen z nekaterimi osebnimi podatki iz dokumentov Komisije, v danem okviru ni bilo pomembno.

24. Tretjič, Komisija je priznala, da je prekoračila roke za oceno potrdilne prošnje pritožnika. Ta zamuda je bila posledica potrebe po posvetovanju z zadevno tretjo osebo. Posvetovanje je trajalo dlje kot običajno, saj je Komisija brez elektronskega naslova s priporočeno pošto stopila v stik z zadevno osebo. Poleg tega je morala dati na voljo dovolj časa, da je odgovor prispel na enak način, poleg petih delovnih dni, ki so morali preteči, preden je lahko menila, da zadevna oseba ni odgovorila na posvetovanje. Komisija se je opravičila, ker ni upoštevala veljavnih rokov.

25. Pritožnik je v svojih pripombah izrazil nezadovoljstvo s stališčem Komisije.

Ocena varuha človekovih pravic

26. V zvezi s prvim vidikom trditve se varuh človekovih pravic ne strinja s stališčem Komisije, da priloga ni bila del pritožnikove zahteve z dne 15. decembra 2011. V zvezi s tem opozarja, da se je drugi del pritožnikove vloge nanašal na „kopije korespondence [Komisije] z [irskimi organi]“. Zadevna priloga je bila nedvomno sestavni del dopisa Komisije irskim organom z dne 5. oktobra 2011. Dejansko se dejansko "pismo" Komisije irskim organom glasi: "Priložena je [priloga]..., ki izpodbija izjave in analize ..., ki ste nam jih posredovali ... Hvaležni bi vam bili, če bi prejeli vaše pripombe v zvezi z zgoraj navedenim." Varuh človekovih pravic težko vidi, kakšen smisel bi pismo Komisije lahko imelo za irske organe, če mu ne bi bila priložena priloga, ki je dejansko njen osrednji vsebinski element.

27. Stališče Komisije bi bilo dejansko upravičeno, če bi se štelo, da je Priloga sama po sebi dokument. Toda temu ni bilo tako. Trditev, vključena v preiskavo, ne postavlja pod vprašaj dejstva, da Komisija ni objavila dopisa, ki ga je prejela od tretje osebe na določen datum, o določeni zadevi in ki je zagotovo evidentiran v ustreznem spisu Komisije. Trditev se nanaša na zadevni dopis, ker in kolikor je bil priložen drugemu sporočilu, do katerega je bil zaprošen dostop. Tako je postala del tega sporočila in je zato spadala na področje uporabe tega predloga.

28. Varuh zato meni, da je bila priloga del pritožnikove prošnje za dostop do dokumentov in da bi bilo treba njeno razkritje oceniti v prvotnem odgovoru Komisije na pritožnikovo prošnjo [6].

29. Glede na to, da so bili učinki razlage Komisije, za katero varuh človekovih pravic meni, da je napačna, dejansko nevtralizirani z razkritjem priloge s potrdilnim sklepom, varuh človekovih pravic meni, da v zvezi s tem vidikom ni treba podati kritične pripombe. Vendar pa bo v nadaljevanju podal še eno pripombo.

30. V zvezi z drugim vidikom trditve varuh človekovih pravic poudarja, da je bil glavni razlog, zakaj jo je vključil v svojo preiskavo, ta, da se Komisija v potrdilni odločbi ni odzvala na pritožnikovo razumljivo zmedo glede dejstva, da so bile informacije, s katerimi je bil seznanjen, izbrisane iz dokumentov, ki jih je prejel. Varuh človekovih pravic v zvezi s tem opozarja [7], da ni mogoče domnevati, da so vsi državljani podrobno seznanjeni z Uredbo 1049/2001, posledicami razkritja dokumenta na podlagi te uredbe in še bolj s subtilnim in ne vedno očitnim razmerjem med Uredbo 1049/2001 in Uredbo 45/2001.

31. Varuhinja človekovih pravic zato pozdravlja podrobna pojasnila Komisije v zvezi s tem vidikom pritožbe. Prav tako pozdravlja dejstvo, da je Komisija upravičeno razlikovala med (i) pritožnikovo zahtevo za dostop do njegovih lastnih vlog pri Komisiji, ki mu jih je treba nujno omogočiti, in (ii) njegovo zahtevo za dostop do drugih dokumentov, ki so jih Komisiji predložile tretje osebe, tudi če so bili predloženi v okviru njegove pritožbe ali z njegovo vednostjo. Ne glede na to, ali je pritožnik seznanjen z informacijami, ki jih vsebujejo, ti dokumenti ostanejo dokumenti, ki jih predložijo tretje osebe. Kot je Sodišče razsodilo v sodbi Bavarian Lager, je treba pri razkritju dokumentov, ki vsebujejo osebne informacije, v skladu z Uredbo št. 1049/2001 upoštevati določbe o varstvu osebnih podatkov iz Uredbe št. 45/2001.

32. Stališče Komisije je torej pravno utemeljeno, pojasnila v njenem mnenju pa objektivno zadostujejo, da lahko pritožnik razume navidezni paradoks. Zlasti v zvezi s trditvijo pritožnika, da so se zadevne osebe odpovedale svojim pravicam do zaupnosti v okviru ustreznega postopka za ugotavljanje kršitev, varuh opozarja, da je navedena odpoved namenjena izključno stikom Komisije z organi zadevne države članice. Ta odpoved torej ne velja v zvezi z razkritjem osebnih podatkov drugim osebam.

33. Zato ni razloga za nadaljnje preiskave v zvezi s tem vidikom pritožbe.

34. V zvezi s tretjim vidikom trditve je dolgoletno stališče varuha človekovih pravic, da člen 8(1) Uredbe 1049/2001 nalaga obveznost hitre obravnave potrdilnih prošenj za dostop do dokumentov [8]. Predvideni rok 15 delovnih dni, ki se običajno prišteje času, ki ga institucija potrebuje za odgovor na začetno prošnjo, se je zakonodajalcu zdel razumen in ga je zato treba spoštovati. Vendar lahko nosilci v primerih, ko to obdobje ne zadostuje, v skladu s členom 8(2) Uredbe ta rok podaljšajo za nadaljnjih 15 delovnih dni, potem ko to podaljšanje ustrezno utemeljijo. Skupno ne sme preteči več kot 30 delovnih dni od trenutka, ko institucija evidentira potrdilno prošnjo, do trenutka, ko se prosilcu pošlje odgovor.

35. V obravnavani zadevi je Komisija 16. februarja 2012 uporabila svojo pravico do podaljšanja roka za obravnavo potrdilne prošnje. Komisija je pritožniku pojasnila, da „še ni uspela zbrati vseh elementov, ki jih potrebuje za izvedbo celovite analize zahteve, da bi lahko sprejela končno odločitev“.

36. Varuh človekovih pravic najprej ugotavlja, da razlogi, ki jih je navedla Komisija, očitno niso povezani s primeri iz člena 8(2) Uredbe 1049/2001, ki izjemoma upravičujejo podaljšanje 15-dnevnega roka, in sicer „prošnjo, ki se nanaša na zelo dolg dokument ali na zelo veliko število dokumentov“. Potrdilna prošnja pritožnika se je nanašala le na tri kratke dokumente (v najboljšem primeru štiri, če se priloga šteje za tako), od katerih je bila večina pritožniku že razkrita. Potrdilna prošnja se je namreč nanašala le na Prilogo in izbrisane osebne podatke iz preostalih dokumentov.

37. Komisija je v svojem mnenju potrdila, da je bila zamuda posledica potrebe po posvetovanju z avtorjem priloge glede osebnih podatkov, ki jih vsebuje, in poudarila, da je bilo treba posvetovanje opraviti s priporočeno pošto in je zato trajalo dlje, kot je bilo pričakovano. Varuh človekovih pravic bi bil lahko dovzeten za tak argument, če bi bil podprt z dokazi. Vendar iz kronologije dogodkov, opisanih v mnenju Komisije, ne more ugotoviti, da je Komisija začela posvetovanja z avtorjem priloge šele 16. februarja 2012, tj. ko se je 15-dnevni rok za odgovor na potrdilno prošnjo skoraj iztekel.

38. Komisija naj bi kršila tudi postopkovna pravila, ki se zanjo uporabljajo v skladu s členom 8(2) Uredbe št. 1049/2001, ko je pritožniku poslala drugi začasni odgovor, s katerim je drugič podaljšala rok za odgovor in mu tudi ni sporočila predvidenega datuma za svojo odločitev. Kot je varuh človekovih pravic večkrat poudaril, „če se institucija sooča z objektivno potrebo po daljšem časovnem obdobju za obravnavo začetne prošnje, bi bilo v skladu z načeli dobrega upravljanja, če bi institucija prosilcu pojasnila razloge, zaradi katerih se ta potreba pojavi, in mu tudi dala nekaj informacij o tem, koliko časa bo potreboval za obravnavo [...] prošnje“[9].

39. Ravnanje Komisije, opisano v odstavkih 37 in 38, še zdaleč ni obravnavano kot skrbno in spoštljivo do pritožnikovih procesnih pravic v skladu z Uredbo 1049/2001. To objektivno pomeni nepravilnost. V zvezi s tem bo varuh človekovih pravic podal kritično pripombo in dodatno pripombo v nadaljevanju.

B. Sklepi

Varuh človekovih pravic na podlagi preiskave te pritožbe zaključi pritožbo z naslednjo kritično pripombo in dodatnimi pripombami:

Ravnanje Komisije, opisano v odstavkih 37 in 38 tega sklepa, še zdaleč ni obravnavano kot skrbno in spoštljivo do pritožnikovih procesnih pravic v skladu z Uredbo 1049/2001. To objektivno pomeni nepravilnost.

Dodatne opombe

Varuh človekovih pravic meni, da priloga k dokumentu, do katerega se zahteva dostop, ni ločen dokument, temveč je sestavni del dokumenta, h kateremu je priložena. Oceno, ali se lahko razkrije ali ne, bi bilo zato treba opraviti hkrati z oceno, ki se nanaša na glavni dokument.

Kadar ocena zahteve za dostop do dokumentov vključuje posvetovanje s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001, bi morala Komisija začeti tako posvetovanje takoj, ko ugotovi, da je to potrebno, da bi lahko upoštevala roke iz Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Pritožnik in Komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

 

P. Nikiforos Diamandouros

V Strasbourgu, 13. junija 2013

---

[1] Obravnava zadeve v zvezi s kršitvijo s strani Komisije je bila predmet druge pritožbe Evropskemu varuhu človekovih pravic, in sicer pritožbe 2359/2011/AN, ki je bila zaključena 17. septembra 2012.

[2] Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL, posebna izdaja v slovenščini, poglavje 1, zvezek 3, str. 331).

[3] V istem dopisu je pritožnik predložil tudi novo zahtevo za dostop do nekaterih dokumentov. Ker obravnava te druge zahteve ni bila del te preiskave varuha človekovih pravic, se ta sklep ne bo skliceval nanjo ali na izmenjavo korespondence med Komisijo in pritožnikom v zvezi z njo.

[4] Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov, UL 2001, L 8, str. 1.

[5] Zadeva C-28/08 P, Evropska komisija proti Bavarian Lager, ZOdl. 2010, str. I-06055.

[6] V zvezi s tem opozarja, da je že zavzel stališče, da je dobra upravna praksa, da institucije zagotovijo, da njihove odločitve o prošnjah za dostop (začetnih ali potrdilnih) vključujejo dokumente, ki so očitno zajeti v prošnji, tudi če so taki dokumenti časovno poznejši od prošnje (odločba o pritožbi 672/2007(WP)PB, odstavek 50, na voljo na: http://www.ombudsman.europa.eu). To še toliko bolj velja za dokument, ki je sestavni del drugega in brez katerega bi bil ta nesmiseln.

[7] Glej na primer odločbo varuha človekovih pravic o pritožbi 1170/2009/KM, odstavki 57–59, na voljo na: http://www.ombudsman.europa.eu

[8] Glej odločbo varuha človekovih pravic o pritožbi 339/2011/AN, odstavek 45, na voljo na: http://www.ombudsman.europa.eu

[9] Glej odločbi varuha človekovih pravic o pritožbah 1302/2009/TS, odstavek 31, in 2073/2010/AN, odstavek 34, ki sta na voljo na: http://www.ombudsman.europa.eu