OZADJE PRITOŽBE

1. Ta zadeva se nanaša na pritožbo, ki jo je vložil nemški novinar (v nadaljnjem besedilu: pritožnik) v zvezi z dostopom javnosti do dokumentov na podlagi Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije [1] (v nadaljnjem besedilu: Uredba št. 1049/2001). Člen 2(1) navedene uredbe določa:

„Vsak državljan Unije in vsaka fizična ali pravna oseba s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic ima pravico dostopa do dokumentov institucij ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev, opredeljenih v tej uredbi.“

2. Izjeme od tako odobrene pravice do dostopa so določene v členu 4 Uredbe št. 1049/2001 in vključujejo naslednje.

Institucije zavrnejo dostop do dokumenta, kadar bi razkritje oslabilo varstvo:

(a) javni interes, kar zadeva:

– [...]

mednarodni odnosi,

– [...];

...

(4) Kar zadeva dokumente tretjih oseb, se institucija posvetuje s tretjimi osebami, da bi presodila, ali se lahko uporabi izjema iz odstavka 1 ali 2, razen če je jasno, ali naj se dokument razkrije ali ne.“

3. Člen 6 Uredbe 1049/2001 določa splošna načela o tem, kako se vložijo prošnje za dostop do dokumentov in kako naj institucija obravnava take prošnje:

Prošnje za dostop do dokumenta se vložijo v kakršni koli pisni obliki, vključno z elektronsko obliko, v enem od jezikov iz člena 314 Pogodbe ES in na dovolj natančen način, da lahko institucija prepozna dokument. Prosilcu ni treba navesti razlogov za prošnjo.

(2) Če prošnja ni dovolj natančna, institucija od prosilca zahteva, da prošnjo pojasni, in mu pri tem pomaga, na primer z zagotavljanjem informacij o uporabi javnih registrov dokumentov.

...

(4) Institucije državljanom zagotovijo informacije in pomoč o tem, kako in kje se lahko vložijo prošnje za dostop do dokumentov.“

4. Pravila za obravnavo potrdilnih prošenj so določena v členu 8 Uredbe:

Potrdilna prošnja se obravnava takoj. Institucija v 15 delovnih dneh od vpisa take prošnje v register odobri dostop do zahtevanega dokumenta in zagotovi dostop v skladu s členom 10 v tem roku ali pa v pisnem odgovoru navede razloge za popolno ali delno zavrnitev. ...

(2) V izjemnih primerih, na primer kadar se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali na zelo veliko dokumentov, se lahko rok iz odstavka 1 podaljša za 15 delovnih dni, če je prosilec o tem vnaprej obveščen in so navedeni podrobni razlogi.

..."

5. Pritožnik se je 23. julija 2007 obrnil na tiskovnega predstavnika komisarja Frattinija in prosil za izvod „Smernic za izvajanje Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Rusko federacijo o poenostavitvi izdajanja vizumov državljanom Evropske unije in Ruske federacije“(v nadaljnjem besedilu: smernice). Vprašal je tudi, ali je mogoče pridobiti nekatere statistične podatke, ki bi jih morale države članice po njegovem mnenju Komisiji poslati do konca avgusta 2007.

6. Tiskovni predstavnik komisarja Frattinija je poslal kratek odgovor na to zahtevo, v katerem je pritožniku posredoval podrobnosti o spletni strani delegacije Komisije v Moskvi. Po mnenju predstavnika za stike z javnostjo bi lahko pritožnik na tem spletnem mestu našel ustrezne dokumente. Pritožnik se je nato obrnil na tiskovnega predstavnika in ga obvestil, da temu ni tako. Ker tiskovni predstavnik komisarja Frattinija ni odgovoril, je pritožnik 31. julija 2007 osebno nagovoril tiskovnega predstavnika predsednika Komisije. Tiskovni predstavnik komisarja Frattinija je nato pritožniku predložil podrobnejši odgovor z informacijami o tem, kje lahko najde sklep Sveta o ratifikaciji Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Rusko federacijo o poenostavitvi izdajanja vizumov državljanom Evropske unije in Ruske federacije [2] (v nadaljnjem besedilu: Sporazum). V zvezi s statističnimi podatki je tiskovni predstavnik navedel, da je prosil kolege, ki se ukvarjajo z zunanjimi odnosi, naj pritožniku posredujejo ustrezne informacije. Ko je pritožnik odgovoril, da ga zanimajo smernice in ne sporazum, je tiskovni predstavnik pojasnil, da Komisija takrat ni mogla poslati zahtevanega dokumenta, saj mora smernice še dokončno oblikovati in sprejeti skupni odbor za spremljanje sporazuma (v nadaljnjem besedilu: skupni odbor). Tiskovni predstavnik je pojasnil, da bo Komisija z veseljem poslala smernice pritožniku, ko se bo skupni odbor odločil, da se lahko objavijo.

7. Pritožnik se je 10. avgusta 2007 ponovno obrnil na tiskovnega predstavnika komisarja Frattinija in navedel, da bi bilo treba njegovo zahtevo obravnavati v skladu z Uredbo 1049/2001. Zahteval je, da se upoštevajo ustrezni postopki iz Uredbe 1049/2001 in da se njegova prošnja posreduje pristojni službi. Tiskovnega predstavnika je tudi prosil, naj ga obvesti o oddelku, ki mu je bila posredovana njegova zahteva.

8. Pritožnik je 24. avgusta 2007 zaprosil za pomoč vodjo odnosov z mediji predstavništva Komisije v Nemčiji. Ta uradnik je v svojem odgovoru z dne 13. septembra 2007 menil, da je predstavnik komisarja Frattinija pravilno obravnaval pritožnikovo zahtevo. Poudaril je, da je njegova služba namenjena obveščanju medijev in da je izpolnila svojo dolžnost, ko je pritožniku izčrpno odgovorila. Poleg tega je pritožnika obvestil, da je treba prošnje za dostop do dokumentov vložiti pri generalnem sekretariatu Komisije.

9. Pritožnik je 27. septembra 2007 generalnemu sekretariatu Komisije predložil uradno zahtevo za dostop do smernic in statističnih podatkov. Ta zahtevek je bil evidentiran 28. septembra 2007. Komisija je z dopisom z dne 5. novembra 2007 zahtevek zavrnila. Pojasnila je, da se za Smernice uporabljajo številne izjeme iz Uredbe št. 1049/2001, vključno s tisto iz člena 4(1)(a) o mednarodnih odnosih. Komisija je dodala, da ni prejela nobenih statističnih podatkov, ki bi pritožnika zanimali, vendar ga bo o tem obvestila takoj, ko bodo na voljo. Pritožnik je 7. novembra 2007 vložil potrdilno prošnjo, ki je bila evidentirana 16. novembra 2007. Pritožnik je bil z dopisom z dne 7. decembra 2007 obveščen, da njegova vloga še vedno poteka in da potekajo posvetovanja z drugimi službami Komisije. Rok za odgovor bi bilo zato treba v skladu s členom 8(2) Uredbe 1049/2001 podaljšati za 15 delovnih dni do 9. januarja 2008.

10. Pritožnik se je 8. decembra 2007 obrnil na Evropskega varuha človekovih pravic, da bi vložil to pritožbo.

11. Komisija je 4. januarja 2008 pritožnika obvestila, da bo prišlo do dodatne zamude. Komisija je 16. januarja 2008 pritožnika obvestila, da je v postopku posvetovanja z ruskimi organi, da bi se odobril (delni) „dostop do osnutka smernic, ki ste ga zahtevali“. To posvetovanje bi trajalo nekaj časa, zaradi česar bi se obravnava pritožnikove vloge še bolj zavlekla.

12. Pritožnik je 27. septembra 2007 zahteval dostop do korespondence med Komisijo in udeleženci na trgu v zadevi COMP/38577 (preiskava Komisije o konkurenci). Komisija je to vlogo zavrnila. Pritožnik je 29. oktobra 2007 vložil potrdilno prošnjo za dostop do teh dokumentov.

13. Pritožnik je 30. septembra 2007 vložil tudi zahtevo za dostop do korespondence med Komisijo in Zvezno republiko Nemčijo v zvezi z obravnavo družinskih članov državljanov Unije v vizumskih zadevah. Ta prošnja za dostop se je nanašala na predhodno korespondenco, ki se je nanašala na obravnavo njegove tašče, ki je ruska državljanka. V dopisu z dne 19. januarja 2006 je Komisija napovedala, da bo pritožnika obveščala o svojih stikih z nemško vlado.

PREDMET VPRAŠANJA

14. Pritožnik je v pritožbi pri Evropskem varuhu človekovih pravic navedel naslednje trditve:

1. Komisija ni ravnala v skladu z Uredbo 1049/2001, ker mu ni odobrila dostopa do smernic in nekaterih statističnih informacij diplomatskih predstavništev držav članic o izvajanju Sporazuma v roku, določenem v Uredbi 1049/2001.
2. Komisija je rok za odločitev o potrdilni prošnji nezakonito podaljšala na zgoraj navedene dokumente.
3. Komisija s tem, ko generalnemu sekretariatu Komisije ni posredovala njegove prvotne prošnje za dostop do dokumentov in mu ni posredovala ustreznih kontaktnih podatkov, ni ravnala v skladu z načeli dobrega upravnega ravnanja in preglednosti ter ni upoštevala duha Uredbe 1049/2001. Komisija prav tako ni odgovorila na njegovo zahtevo za posredovanje njegove prošnje za dostop do dokumentov generalnemu sekretariatu.
4. Komisija ga v nasprotju s tem, kar je napovedala v dopisu z dne 19. januarja 2006, ni obvestila o korespondenci z Zvezno republiko Nemčijo v zvezi z obravnavo družinskih članov državljanov Unije na področju vizumov.
5. Komisija ni ravnala v skladu z Uredbo 1049/2001, ker ni odobrila dostopa do korespondence v zadevi COMP/38577.
6. Komisija je nezakonito podaljšala rok za odločitev o njegovi potrdilni prošnji za dostop do korespondence v zadevi COMP/38577.

15. Pritožnik je trdil, da bi mu bilo treba omogočiti dostop do zahtevanih dokumentov.

16. Pritožnik je 26. junija 2008 obvestil varuha človekovih pravic, da želi opustiti obtožbe (5) in (6) v zvezi z zadevo COMP/38577. Pritožnik je 6. oktobra 2008 obvestil varuha človekovih pravic, da je prejel korespondenco Komisije z Nemčijo v zvezi z obravnavo družinskih članov državljanov EU v vizumskih zadevah. Pritožnik je zato obvestil varuha človekovih pravic, da prav tako želi opustiti obtožbo (4).

17. Zato se ta sklep nanaša samo na pritožnikove trditve (1), (2) in (3) ter z njimi povezano trditev.

Poizvedba

18. Pritožba je bila vložena 8. decembra 2007. Varuh človekovih pravic je 17. januarja 2008 začel preiskavo in Komisijo zaprosil za mnenje o pritožbi.

19. Komisija je svoje mnenje poslala 30. junija 2008. Odgovor Komisije je bil 7. julija 2008 posredovan pritožniku za pripombe, ki jih je predložil 18. julija 2008.

20. Varuh človekovih pravic je 25. novembra 2008 Komisijo zaprosil za dodatne informacije v zvezi s to zadevo.

21. Komisija je 10. marca 2009 poslala odgovor na zahtevo po dodatnih informacijah. Ta odgovor je bil 13. marca 2009 posredovan pritožniku, ki je 17. marca 2009 v zvezi z njim podal pripombe.

22. Pritožnik je v svojih pripombah izpostavil več novih točk. Prvič, poudaril je, da niti Skupni odbor niti Komisija nista pristojna za spreminjanje predmeta Sporazuma. Vendar je bilo v poročilih navedeno, da so nekatere države članice uvedle številne omejitve, ki so v nasprotju s Sporazumom. Pritožnik je varuhinjo človekovih pravic in Komisijo pozval, naj zagotovita, da izboljšave, uvedene s Sporazumom, ne bodo ogrožene zaradi smernic ali enostranskih ukrepov držav članic. Drugič, izjavil je, da se ne strinja s stališčem Komisije, da se lahko od sorodnikov državljanov EU zahteva, da predložijo dokaze o tem, kako so povezani z državljanom EU, razen s „pisno zahtevo“ iz sporazuma. Zahteva po drugih dokumentih, kot očitno predvidevajo smernice, bi povečala birokracijo za zadevne osebe. Zato je predlagal, naj Komisija zagotovi, da bodo države članice sporazum razlagale na državljanom prijazen način. Tretjič, pritožnik je izrazil dvome glede pravilne uporabe Sporazuma, zlasti v zvezi s pristojbinami, ki se zaračunavajo za vizume. Predlagal je, naj Komisija Nemčijo opozori zlasti na njene naloge v zvezi s tem. Četrtič, pritožnik je navedel, da njegove izkušnje kažejo, da bi se omejitve potovanj sprostile le, če bi zadevne osebe vztrajale, da se bodo dogovorjeni ukrepi dejansko izvajali. Petič in zadnjič, pritožnik je trdil, da je zelo nezadovoljivo, da so nekatere države članice osnutek smernic, ki jim jih je predložila Komisija, posredovale svojim predstavništvom v tretjih državah in da so jih slednje že uporabile, ne da bi zadevnim državljanom omogočile, da preverijo, ali je bil osnutek smernic upoštevan in ali so bile skladne s Sporazumom. Zato je varuha človekovih pravic prosil, naj mu v okviru svojih pristojnosti pomaga pri tej zadevi.

23. Zdi se, da je pritožnik tako želel podati nove trditve in trditve. V skladu s členom 2(4) statuta varuha človekovih pravic je treba pred vsemi obtožbami in zahtevki zadevni instituciji zagotoviti ustrezne predhodne upravne pristope. Vendar varuh človekovih pravic ugotavlja, da se zdi, da pritožnik teh trditev ni navedel v svoji korespondenci s Komisijo. Zato so trenutno nedopustne. Vendar lahko pritožnik svoje trditve in trditve po ustreznih predhodnih pristopih, ki jih je predložil Komisiji, obnovi. Vendar je treba opozoriti, da lahko varuh človekovih pravic obravnava le pritožbe v zvezi z nepravilnostmi v institucijah, organih, uradih ali agencijah Evropske unije. Zato nikakor ne bi mogel obravnavati očitkov in očitkov zoper ravnanje držav članic.

ANALIZA IN SKLEPI OMBUDŠČANA

A. Trditev o nezagotavljanju dostopa do smernic in statističnih podatkov ter s tem povezana trditev

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

24. Pritožnik je trdil, da odločitev Komisije, da mu ne odobri dostopa do zadevnih dokumentov, ni bila v skladu z Uredbo 1049/2001. Predlagal je, naj se mu omogoči dostop do zahtevanih dokumentov.

V zvezi s smernicami

25. Komisija je v svojem mnenju poudarila, da je v odločbi z dne 5. novembra 2007, s katero je zavrnila prošnjo za dostop, pritožnika obvestila, da so smernice osnutek dokumenta, o katerem se še razpravlja in ga Skupni odbor, ki ga sestavljajo Ruska federacija, države članice in sam, še ni sprejel. Pojasnila je tudi, da se mora Komisija, ker je smernice sooblikovala tretja oseba, v skladu s členom 4(4) Uredbe št. 1049/2001 pred odločitvijo o prošnji za dostop posvetovati z Rusko federacijo.

26. Komisija je poudarila, da je na sestanku Skupnega odbora januarja 2008 izpostavila vprašanje odobritve dostopa do osnutka smernic. Vendar je ruska delegacija izrazila mnenje, da se smernice ne bi smele objaviti v obliki osnutka, ampak da bi se lahko vprašanje ponovno preučilo, ko bodo sprejete.

27. Komisija je zato 3. marca 2008 potrdila svojo prvotno odločitev, da zavrne dostop do osnutka smernic. Trdila je, da se uporablja izjema iz člena 4(1)(a) Uredbe št. 1049/2001. Razkritje smernic bi proti izrecni volji Ruske federacije negativno vplivalo na javni interes v zvezi z odnosi med Evropsko unijo in Rusko federacijo.

28. Pritožnik je v svojih pripombah navedel, da je bila po navedbah nemškega ministrstva za zunanje zadeve končna različica smernic na voljo že 2. januarja 2008.

29. Varuhinja človekovih pravic je zato prosila Komisijo, naj poda pripombe na to izjavo.

30. Komisija je v repliki poudarila, da smernice niso bile dokončno oblikovane do 2. januarja 2008. Dokončni in uradni dogovor o besedilu smernic je bil dejansko dosežen šele 10. junija 2008. Smernice naj bi bile zato sprejete na naslednjem sestanku skupnega odbora, ki je bil načrtovan za februar 2009. Dogovorjeno je bilo tudi, da bodo smernice objavljene takoj, ko bodo sprejete.

31. Med telefonskim pogovorom z uradom varuha človekovih pravic 30. novembra 2009 je pritožnik potrdil, da je medtem prejel izvod smernic.

V zvezi s statističnimi podatki

32. Komisija je v svojem mnenju navedla, da je do seje Skupnega odbora januarja 2008 le nekaj držav članic predložilo kakršne koli statistične podatke in da je bilo dogovorjeno, da si bodo prizadevale za pripravo statističnih podatkov za naslednjo sejo Skupnega odbora junija 2008.

33. Pritožnik je v svojih pripombah navedel, da ne more razumeti, zakaj mu Komisija ni vsaj posredovala statističnih podatkov, ki so ji bili na voljo, kot je bila dolžna storiti v skladu z Uredbo 1049/2001.

34. Varuhinja človekovih pravic je zato Komisijo prosila, naj predloži pripombe k tej trditvi in potrdi, ali so zdaj na voljo vsi statistični podatki.

35. Komisija je v svojem odgovoru navedla, da je od nekaterih držav članic prejela le delne četrtletne statistične podatke. Po mnenju Komisije ti podatki niso bili jasen kazalnik v zvezi z izvajanjem Sporazuma. Komisija je navedla, da bo od držav članic zahtevala, naj pripravijo ustrezne statistične podatke, da bodo na voljo na naslednjem sestanku skupnega odbora, ki je načrtovan za februar 2009.

36. Ob zgoraj omenjenem telefonskem pogovoru z uradom varuha človekovih pravic 30. novembra 2009 je pritožnik potrdil, da je medtem prejel želene statistične podatke.

Ocena varuha človekovih pravic

37. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je pritožnik zaprosil za dostop do smernic. Komisija je to priznala v svojem mnenju. Poleti 2007, ko je pritožnik prvič poskušal pridobiti dostop do tega dokumenta, ga je predstavnik komisarja Frattinija obvestil, da mu Komisija takrat ni mogla zagotoviti zahtevanega dokumenta, saj mora Skupni odbor še dokončno oblikovati in sprejeti smernice. Iz informacij, ki jih je Komisija predložila med to preiskavo, je razvidno, da so bile smernice uradno sprejete šele v začetku leta 2009. Glede na to, da je pritožnik zahteval dostop do smernic in ne osnutka smernic, bi morala Komisija zavrniti pritožnikovo zahtevo za dostop zgolj na podlagi dejstva, da dokument, do katerega je pritožnik zahteval dostop, takrat kot tak ni obstajal.

38. Varuhinja človekovih pravic ceni dejstvo, da je Komisija očitno poskušala ugotoviti, ali se lahko odobri dostop do osnutka smernic. Njegovi poskusi so vključevali posvetovanje z ruskimi oblastmi. Vendar in kolikor vidi varuh človekovih pravic, pritožnik ni nikoli navedel, da ga osnutek smernic zanima. Če bi bila Komisija negotova glede razlage pritožnikove zahteve, bi ga lahko prosila, naj pojasni to vprašanje v skladu s členom 6(2) Uredbe št. 1049/2001. Po mnenju varuha človekovih pravic bi Komisija tako ne le prihranila veliko truda, temveč bi se tudi izognila nadaljnjemu nasprotovanju državljanu, ki je, kot bo prikazano v nadaljevanju, že imel razlog za nezadovoljstvo s Komisijo.

39. Varuh človekovih pravic ugotavlja, da je pritožnik potrdil, da je medtem pridobil dostop do smernic in statističnih podatkov, ki jih je iskal. Zdi se, da je bila Komisija nekoliko počasna pri zagotavljanju dostopa do statističnih podatkov, saj sprva ni zagotovila dostopa do teh statističnih podatkov, ki so jih predložile nekatere države članice. Obravnavana zadeva pa se nanaša na to, da dostop ni bil odobren, in ne na morebitno zamudo pri odobritvi dostopa do zadevnih dokumentov.

40. Glede na navedeno varuh človekovih pravic meni, da ni razlogov za nadaljnje preiskave v zvezi z zadevno trditvijo in zahtevkom.

B. Trditev, da je Komisija nezakonito podaljšala rok za odgovor na pritožnikovo potrdilno prošnjo za dostop do dokumentov

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

41. Pritožnik je trdil, da je Komisija nezakonito podaljšala rok za odgovor na njegovo potrdilno prošnjo. Navedel je, da se mu zdi, da je Komisija ravnala tako, kot je, da bi pridobila čas, in da mu ni želela omogočiti dostopa do zadevnih dokumentov.

42. Komisija je v svojem mnenju izrazila obžalovanje, ker ni upoštevala rokov iz Uredbe št. 1049/2001. Vendar je institucija navedla tudi, da je bila zamuda posledica njenih prizadevanj, da bi našla rešitev, ki bi pritožniku omogočila čim širši dostop. Poleg tega je poudarila, da se mora v skladu s členom 4(4) Uredbe št. 1049/2001 posvetovati z ruskimi organi.

43. Pritožnik v svojih pripombah ni komentiral tega vprašanja.

Ocena varuha človekovih pravic

44. Varuh človekovih pravic poudarja, da se v skladu s členom 8(2) Uredbe 1049/001 potrdilne prošnje za dostop do dokumentov "obravnavajo nemudoma", rok 15 delovnih dni pa se lahko podaljša le " v izjemnih primerih" in kadar" je prosilec obveščen in so navedeni podrobni razlogi".

45. Nesporno je, da Komisija potrdilne prošnje pritožnika ni obravnavala v ustreznem roku 15 delovnih dni.

46. Komisija je pritožnika dejansko obvestila, da je treba rok za odgovor na njegovo potrdilno prošnjo podaljšati za nadaljnjih 15 delovnih dni. Vendar je ta odločitev temeljila na dejstvu, da je Komisija še vedno proučevala vlogo in se posvetovala z drugimi službami Komisije. Varuh človekovih pravic ne razume, kako bi se te okoliščine lahko štele za „izjemen primer“ v smislu člena 8(2) Uredbe 1049/2001. V vsakem primeru preprosto sklicevanje na potrebo po posvetovanju z drugimi službami Komisije, oblikovano na splošno, ne more izpolniti zahteve po „podrobni obrazložitvi“, kot je določena v istem členu.

47. Da bi Komisija upravičila čas, ki ga je potrebovala za obravnavo zadeve, se je nato sklicevala tudi na potrebo po posvetovanju z ruskimi organi. Člen 4(4) Uredbe št. 1049/2001 določa posvetovanje s tretjo osebo, ki je avtor (ali soavtor) dokumenta, do katerega se zahteva dostop. Zato ga skoraj ni mogoče šteti za "izjemen primer" v smislu člena 8(2) Uredbe št. 1049/2001. Varuhinja človekovih pravic v vsakem primeru ugotavlja, da se je prvotni rok, ko se je Komisija sklicevala na potrebo po posvetovanju z ruskimi organi, že zdavnaj iztekel.

48. Poleg vsega navedenega, tudi če bi domnevali, da si je Komisija v tem primeru upravičeno dovolila dodaten rok 15 delovnih dni, to ne bi spremenilo sklepa, da roki, predvideni v Uredbi 1049/2001, niso bili upoštevani. Prav tako ni sporno, da Komisija potrdilne prošnje pritožnika ni obravnavala v dodatnem roku 15 delovnih dni.

49. Komisija naj tako ne bi spoštovala upoštevne zakonske zahteve. To je primer nepravilnosti.

50. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da je Komisija izrazila obžalovanje, ker ni upoštevala rokov iz Uredbe št. 1049/2001. Varuh človekovih pravic meni, da mu običajno niso potrebni nadaljnji ukrepi, če se institucija opraviči za zamudo pri obravnavi prošnje za dostop v skladu z Uredbo 1049/2001. Vendar se Komisija v obravnavanem primeru ni niti opravičila niti priznala, da je bila odgovorna za to zamudo. Nasprotno, menila je, da zato, ker se je morala posvetovati z ruskimi organi, zamuda pri obravnavi pritožnikove potrdilne prošnje ni bila pod njenim nadzorom in odgovornostjo. Varuhinja človekovih pravic zato meni, da je treba v nadaljevanju podati kritično pripombo.

51. Ker Komisija pri podaljšanju roka decembra 2007 ni upoštevala postopkovnih pravil iz Uredbe št. 1049/2001, ni treba preučiti nadaljnjih "podaljšanj" z dne 4. in 16. januarja 2008.

C. Očitek, da se prvotna prošnja za dostop do dokumentov ni predložila generalnemu sekretariatu

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

52. Pritožnik je trdil, da je Komisija storila dve nepravilnosti. Prvič, ker njegove prvotne prošnje za dostop, ki je bila vložena 23. julija 2007, ni posredovala generalnemu sekretariatu in ker ni ugodila njegovi prošnji za napotitev, ki je bila vložena 10. avgusta 2007.

53. Komisija je v svojem mnenju ponovila stališče, ki ga je izrazila v predhodnih sporočilih pritožniku, in sicer, da je vloga službe uradnega govorca, na katero se je pritožnik obrnil 23. julija 2007, zagotoviti informacije, politične ocene in izjave v imenu Komisije. Komisija je trdila, da je bilo razumno, da je predstavnik za stike z javnostjo zahtevo pritožnika obravnaval kot zahtevo po informacijah in ne kot zahtevo po dostopu do dokumentov. Komisija se je v podporo temu stališču oprla na tri dejstva. Prvič, Komisija je ugotovila, da se je pritožnik predstavil kot poklicni novinar. Drugič, Komisija je trdila, da je iz besedila njenega elektronskega sporočila z dne 23. julija 2007 mogoče sklepati, da je želel zastaviti nekatera vprašanja, in ne, da je želel zaprositi za dostop do dokumentov. Po njenem mnenju nič drugega v besedilu elektronskega sporočila ne kaže na to, da je pritožnik nameraval vložiti uradno zahtevo za dostop do dokumentov. Tretjič, Komisija je ugotovila, da se pritožnik ni skliceval na Uredbo 1049/2001.

54. Komisija se je strinjala, da je pritožnik v svojem elektronskem sporočilu z dne 10. avgusta 2007 izrecno zahteval, da se njegova zahteva za dostop do dokumentov predloži Generalnemu sekretariatu. Opravičila se je za neustrezno ravnanje s to elektronsko pošto. Komisija je dodala, da je v postopku uvedbe sistema za zagotovitev, da se bodo take zahteve v prihodnosti obravnavale bolj sistematično.

55. Pritožnik je v svojih pripombah izrazil presenečenje nad stališčem Komisije, da mora državljan omeniti Uredbo 1049/2001, da bi zagotovil, da bo njegova prošnja za dostop do dokumentov obravnavana v skladu z navedeno uredbo. Navedel je, da ob vložitvi prošnje za dostop do zadevnih dokumentov ni nikoli slišal za Uredbo 1049/2001 in da je prepričan, da bo to veljalo tudi za številne druge državljane EU. Po njegovem mnenju pa to ne bi smelo biti pomembno, saj bi morala uprava poznati pravo in obravnavati zahteve državljanov v skladu z zakonom. Poudaril je tudi, da Uredba 1049/2001 izrecno določa, da mora uprava pomagati državljanom, da vložijo popolno in pravilno prošnjo. Poleg tega po mnenju pritožnika to, ali je oseba, ki je vložila zahtevo, novinar ali navaden državljan, ne bi smelo vplivati na to, kako je zahteva za informacije ali zahteva za dokumente tajna.

Ocena varuha človekovih pravic

56. Dobra upravna praksa je, da se prošnje za dostop do dokumentov obravnavajo v skladu z določbami iz Uredbe 1049/2001 (glej člen 23 Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev [3]). Poleg tega je dobra upravna praksa, da uradnik, ki ni pristojen za obravnavo zahteve, ki jo vloži državljan, tega državljana napoti k uradniku ali službi, pristojni za zadevo (glej člen 12(2) Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev). Opozoriti je treba tudi, da mora uprava v skladu s členom 6(4) Uredbe št. 1049/2001 „zagotoviti informacije in pomoč o tem, kako in kje se lahko vložijo prošnje za dostop do dokumentov“. Glede na navedeno varuh človekovih pravic meni, da če državljan vloži prošnjo za dostop do dokumentov pri službi, ki ni pristojna za obravnavo prošnje, bi bilo treba prošnjo posredovati pristojni službi ali pa bi moral biti državljan vsaj obveščen o službi, na katero bi moral nasloviti svojo prošnjo.

57. V obravnavani zadevi predstavnik F. Frattinija za stike z javnostjo ni niti posredoval prošnje za dostop, vložene 23. julija 2007, generalnemu sekretariatu niti pritožnika ni obvestil, da mora svojo prošnjo predložiti temu organu.

58. Varuhinja človekovih pravic meni, da argumenti, ki jih je Komisija navedla v utemeljitev načina, na katerega je obravnavala navedeno zahtevo, niso prepričljivi.

59. Prvič, poudariti je treba, da na uporabo Uredbe št. 1049/2001 ne vpliva vprašanje, ali je oseba, ki zahteva dostop do dokumentov, novinar ali ne. V zvezi s tem varuh človekovih pravic ugotavlja, da pritožnik v svoji zahtevi z dne 23. julija 2007 ni navedel dejstva, da je bil novinar. Zdi se namreč, da je to dejstvo omenil šele, ko se je obrnil na tiskovnega predstavnika predsednika Komisije, da bi se pritožil nad tem, kako je bilo obravnavano njegovo elektronsko sporočilo z dne 23. julija 2007. Drugič, varuh človekovih pravic ugotavlja, da je pritožnik, ko je 23. julija 2007 poslal elektronsko sporočilo, ki je bilo v nemščini, dodal prevod v angleščino. Varuh človekovih pravic v zvezi s statističnimi podatki meni, da bi nemška različica elektronskega sporočila lahko povzročila negotovost glede tega, ali je pritožnik želel vložiti prošnjo za dostop do zadevnih dokumentov ali pa je želel prejeti le informacije v zvezi z njimi. V zvezi s smernicami pa varuh človekovih pravic ugotavlja, da je pritožnik jasno zahteval kopijo tega dokumenta. Zadevni uradnik ni mogel dvomiti, da pritožnik želi dostop do tega dokumenta. Tretjič, dejstvo, da se pritožnik v elektronskem sporočilu z dne 23. julija 2007 ni skliceval na Uredbo št. 1049/2001, je očitno nepomembno. Kot je navedeno zgoraj, je obravnava prošenj za dostop do dokumentov v skladu z določbami Uredbe 1049/2001 dobra upravna praksa. Od državljanov ni mogoče pričakovati, da so v celoti seznanjeni s pravnimi pravili, ki urejajo naloge uprave EU.

60. Varuh človekovih pravic ugotavlja, da je tiskovni predstavnik komisarja Frattinija zelo hitro odgovoril na pritožnikovo elektronsko sporočilo z dne 23. julija 2007. Pritožnika je napotil na spletno stran, na kateri so po njegovem vedenju na voljo ustrezni dokumenti. Če bi bila uradnikova predpostavka pravilna, bi varuh človekovih pravic zadevnega uradnika brez oklevanja pohvalil za pristop, ki je bil očitno koristen in storitveno naravnan. Če bi zadevni uradnik zahtevo z dne 23. julija 2007 posredoval generalnemu sekretariatu ali če bi pritožnika obvestil, da mora svojo zahtevo nasloviti na to službo, bi moral generalni sekretariat njegovo zahtevo najprej evidentirati in jo nato dodeliti službi, pristojni za odgovor nanjo. Kot je navedeno zgoraj, je imela Komisija za to na voljo 15 delovnih dni. Če bi bili zadevni dokumenti v vsakem primeru na voljo na internetu, bi pristop, ki ga je sprejel tiskovni predstavnik komisarja Frattinija, pritožniku omogočil dostop do teh dokumentov veliko hitreje, kot bi ga imel, če bi bila zahteva z dne 23. julija 2007 obravnavana v skladu z Uredbo 1049/2001. Vendar ugotavlja, da zadevni dokumenti niso bili na voljo na spletnem mestu, na katero se je skliceval pritožnik. Pritožnik je o tem nemudoma obvestil zadevnega uradnika. V teh okoliščinah varuh človekovih pravic meni, da bi moral zadevni uradnik, takoj ko je bil obveščen, da je bil nasvet, ki ga je dal, napačen, zahtevo z dne 23. julija 2007 posredovati generalnemu sekretariatu ali vsaj obvestiti pritožnika, kje naj vloži svojo zahtevo.

61. Varuh človekovih pravic v zvezi z elektronsko pošto z dne 10. avgusta 2007 ugotavlja naslednje. Pritožnik se je izrecno skliceval na Uredbo 1049/2001, zahteval, da se njegova prošnja obravnava v skladu s to uredbo, in zahteval, da se pošlje službi, pristojni za obravnavo takih prošenj. Varuhinja človekovih pravic meni, da dejstvo, da Komisija ni odgovorila na to elektronsko sporočilo in ni izpolnila pritožnikovih zahtev, pomeni resen primer nevljudnosti. Teža nepravilnosti je še večja zaradi dejstva, da drug uradnik Komisije, na katerega se je pritožnik obrnil po pomoč, ni sprejel nobenih ukrepov za izboljšanje stanja. Namesto tega je bilo pritožniku rečeno, da je bil način obravnave njegove prošnje za dostop "popolnoma pravilen".

62. Vendar varuh človekovih pravic ugotavlja, da se je Komisija strinjala, da pritožnikova zahteva z dne 10. avgusta 2008 ni bila zadovoljivo obravnavana. Poleg tega ugotavlja, da se je za to opravičil in navedel, da izvaja sistem, ki zagotavlja, da se bodo takšne zahteve v prihodnosti ustrezno obravnavale. Pritožnik v svojih pripombah v zvezi s tem vidikom zadeve ni navedel nobenih posebnih pripomb.

63. V teh okoliščinah varuh človekovih pravic meni, da nadaljnje preiskave v zvezi z obdelavo elektronske pošte z dne 10. avgusta 2007 niso potrebne.

64. Vendar varuh ugotavlja, da zgoraj omenjeno opravičilo ne zajema načina, kako je Komisija obravnavala pritožnikovo elektronsko sporočilo z dne 23. julija 2008. Nasprotno, iz mnenja je razvidno, da Komisija še vedno meni, da je bila ta elektronska pošta ustrezno obravnavana. Iz zgoraj navedenih razlogov se varuh človekovih pravic s tem stališčem ne more strinjati. Varuh človekovih pravic bo zato v nadaljevanju podal ustrezno kritično pripombo.

D. Sklepne ugotovitve

Varuh človekovih pravic na podlagi preiskave te pritožbe zaključi pritožbo z naslednjimi ugotovitvami in kritičnimi pripombami:

1. V skladu s členom 8(2) Uredbe 1049/001 se lahko rok 15 delovnih dni, predviden za obravnavo potrdilnih prošenj za dostop do dokumentov, v „izjemnih primerih“in pod pogojem, da „so navedeni podrobni razlogi“, podaljša za nadaljnjih 15 delovnih dni. V tem primeru je Komisija pritožnika obvestila, da je treba zadevni rok podaljšati, ker še vedno preučuje vlogo in se posvetuje z drugimi službami. Varuh človekovih pravic ne vidi, kako bi lahko te okoliščine pomenile „izjemen primer“ v smislu člena 8(2) Uredbe 1049/2001. V vsakem primeru preprosto sklicevanje na potrebo po posvetovanju z drugimi službami Komisije, oblikovano na splošno, ne more izpolniti zahteve po „podrobni obrazložitvi“ iz istega člena. Komisija zato potrdilne prošnje pritožnika ni obravnavala v roku, določenem v Uredbi št. 1049/2001. To je primer nepravilnosti.
2. Dobra upravna praksa je, da se prošnje za dostop do dokumentov obravnavajo v skladu z določbami iz Uredbe 1049/2001 (glej člen 23 Evropskega kodeksa dobrega upravnega ravnanja). Dobra upravna praksa je tudi, da uradnik, ki ni pristojen za obravnavo določene zahteve državljana, državljana napoti k uradniku ali službi, pristojni za zadevo (glej člen 12(2) Evropskega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev). V tem primeru Komisija svojemu generalnemu sekretariatu ni posredovala pritožnikove prošnje za dostop do dokumentov z dne 23. julija 2007. Pritožnik bi moral biti obveščen vsaj o tem, kje lahko vloži svojo zahtevo, takoj ko je Komisijo obvestil, da je bil prvotni odgovor na njegovo zahtevo napačen. To je še en primer nepravilnosti.

Pritožnik in Komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

V Strasbourgu, 5. januarja 2010

---

[1] UL 2001, L 145, str. 43.

[2] Sklep Sveta z dne 19. aprila 2007 o sklenitvi Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Rusko federacijo o poenostavitvi izdajanja vizumov za kratkoročno bivanje, UL 2007, L 129, str. 27.

[3] Kodeks je na voljo na spletišču varuha človekovih pravic (http://www.ombudsman.europa.eu).