Ozadje pritožbe

1. Evropska agencija za nadzor ribištva (EFCA) je decembra 2022 objavila razpis prostega delovnega mesta za strokovno-tehnične uslužbence na področju človeških virov [1].

2. Pritožnik, ki je izvedel, da je bil navedeni izbirni postopek zaključen, je maja 2023 agencijo EFCA pozval, naj mu predloži seznam kandidatov, ki so bili izključeni iz izbirnega postopka in so bili v njem sprejeti, ter njihovo vsebinsko oceno, ki jo je opravila agencija EFCA. Prosil je tudi za seznam izbranih kandidatov in njihovih namestnikov.

3. EFCA je odgovorila, da je kandidate ocenila na podlagi meril za izbor, določenih v razpisu prostega delovnega mesta. Dodala je, da ne more deliti nobenih osebnih podatkov v zvezi s kandidati, kot so imena tistih, ki so bili sprejeti v izbirni postopek, ali tistih, ki so bili vključeni na seznam uspešnih kandidatov (v nadaljevanju: rezervni seznam), ali njihove ocene.

4. Pritožnik se je maja 2023 obrnil na varuhinjo človekovih pravic in izrazil pomisleke glede nepreglednosti postopkov za izbor osebja, ki jih organizira agencija EFCA, vključno z njegovo zaskrbljenostjo, da agencija EFCA kandidatov ni obvestila o izidu njihovih prijav.

Preiskava

5. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo informacij, ki jih je agencija EFCA zagotovila kandidatom v izbirnih postopkih.

6. Varuhinja človekovih pravic je v okviru preiskave agencijo EFCA prosila, naj pojasni, ali po zaključku vsake faze izbirnega postopka obvesti neuspešne kandidate, in če je tako, kako. V zvezi s tem je varuhinja človekovih pravic agencijo EFCA opozorila, da je dobra upravna praksa, da se kandidate posamično obvesti o statusu njihovih vlog, glede na pomen zadeve, zlasti za namene zagotavljanja dejanske pravice prosilca do pritožbe [2].

7. Varuh človekovih pravic je tudi ugotovil, da se na podlagi informacij, ki jih je agencija EFCA dala na voljo kandidatom v zvezi z upravnimi pritožbami ^[3], zdi, da bi lahko kandidati tako pritožbo predložili samo po pošti (ker ni bil naveden ustrezen elektronski naslov). Varuhinja človekovih pravic je zato agencijo EFCA pozvala, naj pojasni, kako lahko kandidati vložijo pritožbe v zvezi z izbirnimi postopki. V zvezi s tem je varuh človekovih pravic poudaril, da je dobra upravna praksa, da se kandidatom v postopkih izbire osebja omogoči, da pritožbe vložijo (tudi) elektronsko [4].

8. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo prejela odgovor agencije EFCA.

Kako agencija EFCA komunicira z neuspešnimi kandidati

Odgovor agencije EFCA na zahtevo varuhinje človekovih pravic po informacijah

9. Agencija EFCA je navedla, da stopi v stik samo s kandidati, ki so v ožjem izboru za razgovor. To je navedeno v razpisih prostih delovnih mest. Vendar so kandidati v vsakem razpisu prostega delovnega mesta navedeni na spletni strani agencije EFCA, namenjeni zahtevam po informacijah in pritožbam. V skladu s to spletno stranjo lahko kandidati, ki niso v ožjem izboru, zaprosijo za informacije v trimesečnem obdobju, ki se začne en mesec po roku za prijavo, določenem v razpisu prostega delovnega mesta. Kar zadeva kandidate z ožjega seznama, jih agencija EFCA sistematično obvešča o rezultatih morebitnih nadaljnjih testov in o tem, ali so bili uvrščeni na rezervni seznam ali ne.

10. Agencija EFCA je dodala, da bi obveščanje vsakega kandidata, ki ni v ožjem izboru, o izidu njegove prijave pomenilo znatno delovno obremenitev. Ker pa imajo kandidati možnost, da zaprosijo za informacije o statusu svojih vlog, agencija EFCA meni, da je kandidatom zagotovljena pravica do pritožbe.

11.  Agencija EFCA je v odgovor na pripombo varuhinje človekovih pravic, da je treba o izidu svojih prijav posamično obvestiti tudi kandidate, ki niso v ožjem izboru, navedla, da bo sprejela ukrepe, s katerimi bo zagotovila, da bo to storila v prihodnjih izbirnih postopkih. V ta namen EFCA trenutno preučuje možnost uvedbe avtomatizirane rešitve, ki bi ji omogočila, da obvesti vse neuspešne kandidate. EFCA namerava ta ukrep izvesti do konca septembra 2024. Agencija EFCA bo nato posodobila besedilo svojih razpisov prostih delovnih mest ter informacije o zahtevah za informacije in pritožbah, ki so na voljo na njeni posebni spletni strani.

Ocena varuha človekovih pravic

12. Varuhinja človekovih pravic pozdravlja zavezo agencije EFCA, da bo izboljšala komunikacijo z neuspešnimi kandidati v vseh fazah svojih postopkov za izbor osebja. Glede na pomembnost zadeve je EFCA pozvana, naj v šestih mesecih po sprejetju te odločitve obvesti varuhinjo človekovih pravic o ukrepih, ki jih je sprejela v ta namen. Do takrat varuhinja človekovih pravic verjame, da si bo EFCA po najboljših močeh prizadevala za uporabo standardov dobrega upravljanja pri komuniciranju z neuspešnimi kandidati na vse možne načine.

13. Glede na navedeno varuhinja človekovih pravic meni, da na tej stopnji nadaljnje preiskave v zvezi s tem vidikom pritožbe niso upravičene.

Kako agencija EFCA prejema pritožbe neuspešnih kandidatov

Odgovor agencije EFCA na zahtevo varuhinje človekovih pravic po informacijah

14. EFCA je v odgovoru navedla, da je že njena praksa, da pritožbe neuspešnih kandidatov v svojih postopkih za izbor osebja sprejema po elektronski pošti. Vendar je dodala, da je zdaj vzpostavila namenski poštni predal, namenjen takim pritožbam, in posodobila ustrezne informacije, ki so na voljo kandidatom.

Ocena varuha človekovih pravic

15. V skladu s posodobljenimi informacijami, objavljenimi na spletni strani agencije EFCA, namenjenimi zahtevkom za informacije in pritožbam, lahko „[k]andat vloži uradno pritožbo v skladu s členom 90(2) kadrovskih predpisov z dopisom ali elektronsko na naslednjem naslovu: [...]: Complaints@efca.europa.eu“^[5]. Zato je zdaj izrecno in jasno, da lahko neuspešni kandidati agenciji EFCA upravne pritožbe predložijo tudi po elektronski pošti.

16. Varuhinja človekovih pravic izreka pohvalo agenciji EFCA, ker je hitro in učinkovito obravnavala vprašanje, ki je bilo opredeljeno kot problematično, in meni, da je ta vidik preiskave rešen.

Sklepne ugotovitve

Varuh človekovih pravic na podlagi preiskave zaključi ta primer z naslednjimi sklepi [6]:

Nadaljnje poizvedbe o tem, kako Evropska agencija za nadzor ribištva (EFCA) komunicira z neuspešnimi kandidati po vsaki fazi postopka izbire osebja, niso upravičene. Agencija EFCA bi morala varuha človekovih pravic v šestih mesecih po tej odločitvi obvestiti o ukrepih, ki jih je sprejela za zagotovitev učinkovite komunikacije z neuspešnimi kandidati v vseh fazah svojih postopkov za izbor osebja.

Agencija EFCA je razrešila vidik preiskave v zvezi s tem, kako prejema pritožbe neuspešnih kandidatov v svojih postopkih za izbor osebja.

Pritožnik in agencija EFCA bosta obveščena o tej odločitvi.

Tina Nilsson
vodja enote za obravnavo primerov

Strasbourg, 16. maj 2024

[1] EFCA/TA/AST4/2213, na voljo na: https://www.efca.europa.eu/sites/default/files/atoms/files/EFCA-TA-AST4-2213%20-%20HR%20Assistant.pdf.

[2] Glej sklep varuha človekovih pravic v zadevi 923/2009/(BB)FOR (odstavek 12 in sklep) (na voljo na:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/5123)

[3] V skladu s členom 90(2) Kadrovskih predpisov EU [Uredba št. 31 (EGS), 11 (ESAE) o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo, na voljo na https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20240101].

[4] Glej sklep varuhinje človekovih pravic v zadevi 174/2021/KT (drugi predlog), ki je na voljo na:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/163564.

[5] https://www.efca.europa.eu/sites/default/files/2024-03/Zahtevki%20za%20informacij%20in%20pritožbe_update%20marec%202024.pdf

[6] Ta pritožba je bila obravnavana v okviru delegirane obravnave zadeve v skladu s sklepom evropskega varuha človekovih pravic o sprejetju izvedbenih določb.